如何组织一场高效工作会议

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议 程 清 晰
议程是有效控制现场会议的主线和依据。
要有明确的议程和时间分配规则。
1.议程安排上，不要领导先讲话，先 表态，避免有的参会人“话里听音” 拍马屁，从而失去民主直接按领导意 见办（不议而决），或者不能集思广 益，积极挖掘更多创意。 2.领导不要发言过多，要后面发言， 充当观察员角色，关键时候发言阐述 观点。
其它
*内部横向交流 会 *动员会 *表彰先进，激 励士气
无目的的会议纯粹是浪费时间
第二步.充分的会前准备
5Ｗ1Ｈ
Why-明确会议目的（议题） What-会议任务 Who-确定出席对象、主持人、 会议记录 When-召开时间、所需时间 Where-规模/地点议程 How-会议形式
与会者会议准备
1.会议组织人告知与会者扮演 的角色（主持人/与会者/记录 员等），相关资料发放，便于 会议顺畅进行 2.与会者做相应的会议准备 （提前思考/相应数据和事实 等），促进会议现场高效 3.重要会议或关键项提前沟通， 会议本身目的是快速取得共识。
现场把控，靠会议主持人。
主持人是会议现场的把控人。 1.不论是何种形式的会议，都必 须明确指定主持人。会议主持人 要严格按照会议进程、时间安排 等，做好会议的主持和会议控制 。 2.领导最好不要当主持人。召集 人或办公室为最佳主持人选。鼓 励其它人充当主持人。
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做 好 会 议 记 录
会议记录不仅仅是记录。
如何组织一场高效工作会议?
目
录
一.
什么是“高效会议”？ 一. 派特生物的企业文化及其理解
二.
如何组织一场高效工作会议？
一.
什么是高效会议？
现场高效开会
效率高+效果达到
＋
会后高效执行
如期跟进+有反 馈落实
二. 从会议步骤看，如何组织高效工作会议？ 高效会议 四步骤
第四步.高效的会议跟进
第三步.合理的组织形式
第四步.高效的会议跟进
关键2：会后 做好跟进
*要完成什么事？ *事情完成得怎么样？ *什么样尚未完成？ *事情没有完成怎么办？ 例：《**会议跟进事项表》
序号
待完成事项内容
责任人
时限
资源需求
备注
1 2
3
示例：工作例会（周会、月会）
• 一、主要内容： • 1、常规工作汇报、检查；2、市场问题的咨询与研讨；3、重要工作项 目的强调与传达。 • 二、例会要开得生动、活泼，气氛轻松，形式多样；时间一小时为宜 ，议题不宜过多。 • 三、关于主持人，不要每次都是经理当主持人，鼓励其它人充当主持 人； • 四、经理要多倾听、少发言，最后发言，多启发、多鼓励大家发言； • 五、发现有偏差、消极信息的出现，要及时纠正，避免扩延，能够在 会上解决就解决，不能解决的会下解决；
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三. 从会议要素看，如何组织高效工作会议？ 高效会议关键七要素
1
议 题 明 确
2
议 程 清 晰
3
精 选 参 与 人
4
Βιβλιοθήκη Baidu指 定 主 持 人
5
做 好 会 议 记 录
6
合 适 的 时 间 地 点
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基 本 会 议 保 障
1
议 题 明 确
明确的议题是会议成功的最关键要素。
一次会议，最好一个议题。 综合性会议，也不要超过3个议题。有利于集中时 间、精力、人员，高效解决问题。议题越多，参 与人员越多，陪绑人越多，效率越低。
小
结
1.高效工作会议的标准有二，一是现场高效开会，二是会 后高效跟进与落实。二者缺一不可。 2.同一个会，不同人开，效果不同。要想开好会，还需要 在基本理论基础上，实战中不断思考、分析、总结（尤 其是组织者/主持人），才能不断提升会议质量。
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没必要，无准备，就不开会
第三步.合理的组织形式
会议分类 组织形式
常规例会 市场周会 服务周会 片区月会
阶段会议
专题会议
半年会 专题研讨会 年会 （学习培训 10年庆典 /学术/项目）
针对不同的会议目的选择不同的会议形式
第四步.高效的会议跟进
关键1：做 好会议纪要
*你心里想的100% *你嘴上说的80% *别人听到60% *别人听懂40% *别人行动20% 1.速度优先，具体简洁； 2.正确记载，便于正确追踪落实； 3.将会中决定的事项进行明确分工， 确定完成时间、责任人，便于更好 地执行； 4.纪要及时分发与会者，以邮件方 式分发，确保会议记录的准确性和 透明管理，避免沟通漏洞。
示例：专题研究会
• • • • • • • • • • 一、明确会议主题和形式： 1、确定会议目的和目标； 2、依据会议目标来设计主题，议题不要多；忌在会议中插入无关性的 、发散的内容。 3、确定会议形式：专题发言、辩论、头脑风暴等，形式创新。 二、会前通知与启发： 1、提前通知，并下发必要的材料、提纲和日程表，便于参会者准备。 2、会前动员，重点沟通参会人。 三、发言人及内容的控制： 发言人选择很重要，要选择发言人擅长的题目，考察其素质和表达能 力。 在召开之前，会议负责人一定要对发言提纲、PPT文件进行审定，要 避免主题内容之间的矛盾和重叠，要删除无关议题。
第二步.充分的会前准备 第一步.明确的会议目的
第一步.明确的会议目的
决策执行
*总经理例会 *定期例会，听 取汇报，分配 任务； *确认团队目标、 分工； *资讯分享，政 策宣传；
解决问题
*目标和现实有 落差时，找出 解决办法 *发现问题，讨 论问题，产生 决策
创意提案
*集思广益，头 脑风暴 *融合意见，达 成共识
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合 适 时 间 地 点
1.刚上班，马上下班不宜召开，避免人在 心不在的情况，以“在工作状态”为准。
2.考虑主要参会人员的时间安排，要有二 手方案备用。
3.会议室安静，考虑隔音效果。现场摆设 根据具体情况调整，课桌式，Ｕ形等。
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基 本 会 议 保 障
1.基本会议制度，统一会议基本规则。（ 迟到？工作未完成？人身攻击？敌对情况 ？开小会？大嘴巴？…..） 2.对不适宜列入会议制度中的情况（如会 议沉默、过分繁琐、转移话题、跑题、自 言自语、插话、重复观点、消积问题等） 有要预判和对应话术。这一点很重要，需 要经验，更需要预先应对。 3.防止领导打破基本会议制度，做好备用 方案。
3
精 选 参 会 人
人多未必力量大。
本着“直接相关性”和“少而 精”的原则，避免陪绑。 会议的召开，并不是人越多越 好，人多不仅会增加会议成本 ，延长会议时间，而且会增加 扯皮的现象，不容易形成一致 的会议结论，失去会议控制。 因此，选择参会人员时要尽量 避免非直接相关的人员参与。
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指 定 主 持 人
1.参会人大多数只记录或关注与自己相关的内容， 而不相关的则不关心。因此，为了将各方的发言观 点、产生的宝贵思想火花、最终决策、待完成项完 整准确地记录下来，必须要做会议记录。 2.会议记录的主要内容包括会议的全部要素（议题 、议程、时间、地点、参与人、主持人、记录人、 出席情况、发言情况、决策情况、待跟进事项、会 议附件等）。 3.为会议时效性考虑，应在会议结束的第二天将会 议纪要发送到与会人员。
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• 四、发言顺序： • 领导不要发言过多，要后面发言，充当观察员角色，关键时候发言阐 述观点； • 五、会议结束： • 每场会争取要有结果和答案，有些结果要安排、跟踪责任人执行，有 些未决定的议案要搁置，并阐述清楚。 • 注意应对会议干扰： • 敌对、人身攻击、自以为是、悄悄话、沉默、繁忙、迟到、插话、繁 琐、过分描述细节、转移话题、自言自语、大嘴巴……
• 六、如果是研讨，只有议题，弱化身份，经理不要轻易早下结论
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示例：年中会、年会（议程表）
序号 1 2 3 4 5 6 7 8
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项目
说明
主题阐述（领 由省区负责人阐述本次会议的主题涵义、要求与标准，说明主 导致辞） 题任务的重要性。 省区工作总结 由省区负责人或授权人负责做工作总结与计划报告，总结、分 与工作计划 析本省区工作完成情况及成果、经验教训。发布年度工作计划。 专题典型发言 为了深入理解和接受年度工作主题，要提前准备专题，并邀请 合适的发言人发言，专题要支持主题，发言人要擅长该专题。 分地区工作总 以地区为单位，由各负责人阐述工作总结及工作计划，参与讨 结和计划研讨 论、修改。 分专题研讨 专题培训 其他活动 会议总结 为了深刻理解会议主题，进行分专题研讨，可以采取研讨、对 话、论坛、辩论、竞赛等多种形式进行。 可能会安排部分专题、技能等方面的培训。 可能会安排部分其他方面的活动内容。 会议要进行总结，对本次会议的成果、发现及工作安排进行汇 总，同时对会议主题再次强调和陈述。