外贸英语函电格式详解
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For Ciba-Geigy Chemicals Co.
Yours faithfully, L. Van Linde L. Van Linde
Manager, QAD Software Co.
打印签名 职务 公司名称
具体收信人
• 位置： 1. 收信人名称地址之下 2. 齐头式靠左，缩格式居中 3. 要加下划线 • 表示的是承办本信件的具体个人或部门 1. Attention: Mr. H. A. Donnan, Export Manager 2. Attention of Mr. Cave 3. To the attention of Mr. Liu Ming 4. ATTN: Mr. Iverson
Yours sincerely, 或 Sincerely ,
称呼与结尾敬语的对应关系
Salutation Dear Sir(s) Dear Sir or Madam (Mmes) Gentlemen Ladies/Gentlemen Close Yours faithfully Faithfully yours Yours (very) truly Very truly yours Yours sincerely/ Sincerely Dear Mr. Malone Best wishes (U.K.) Best regards/ Regards (U.S.) Occasion Standard and formal closure
English Correspondence on Foreign Trade
Lesson 1 Business Letter-writing
• 商业信函书写
• • • • •
一、The Layout of Business letter （贸易函电格式） 1. Indented Style （缩格式） 2. Blocked Style （齐头式） 二、The Structure of A Business Letter （贸易函电结构）
编号
Our Ref. Your Ref.
日期
2 . Date: November 15, 20--
3.Messrs Ronald & Co. 556 Eastcheap London, E.C. 3, England
收信人名称和地 址
称呼 4.Dear Sirs, 标题
8.Attention: Import Dept. 具体收信人
Used by Americans
Less formal and between persons known to each other
建议使用
落款
结尾敬语 手写签名
Yours faithfully,
Yours faithfully,
Ciba-Geigy Chemicals Co. Pam Lotis Pam Lotis Pam Lotis Inspection coordinator Pam Lotis Inspection coordinator
信文
编号 10. Ref.No 附件 11. Enclosures 抄送 12. cc our Shanghai Branch Office 13. P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000. 附言
6.Yours truly, 7. Beijing Textiles
Imp & Exp Corp. Sig. _______________ (Manager)
11.Enclosures 12.cc our Shanghai Branch Office 13.P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000.
☺
日期
位置： 美式：在信头和收信人名称地址之间 英式：通常在收信人名称地址之下 均可以齐头，也可以靠右 写法： 美式：月-日-年 英式：日-月-年
美式日期举例
信头
Interstate Products, Inc. 511 Interstate Court Sarasota, FL 34240 USA
点击 察看示例
组成部分分项示例
1. Beijing Textiles Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China 信头 Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: carl@cofco.com.cn
Envelope Addressing
信封格式
写信人在上，收信人在下
信封格式不一, 根据收信人名称地址的写法 通常分两种格式： 缩格式：收信人名称地址逐行右缩 齐头式：收信人名称地址左端对齐
缩格式Βιβλιοθήκη Baidu例
MESSRS WILLIAM & SONS
写信人名称地 址
stamp
76 Lancaster House Manchester, England Mr. Wang Kai-ming
词首字母全大写， 词首字母全大写，用 逗号或不用标点符号
Dear Mr. Johnson, 或 Dear Jack,
结尾敬语
• 位置： 齐头式靠左对齐，缩格式偏右 • 如果不知道对方名字： 第二个单词小写， 第二个单词小写， 1.Yours faithfully, 结尾用逗号或不用 2.Yours truly, 标点符号 3.Faithfully yours, 4.Truly yours, • 如果知道对方名字：
日期
Date: April 4, 20--
Shandong Foreign Trade (Holdings) Corporation Limited 51,TAIPING ROAD Qingdao, 266001 China
收信人名称地址
英式日期举例
信头
OFFICE SYSTEMS PTY. LTD. 124 Oak Street Chatswood England Aqueous Technologies 291 Caxton Street Sante Fe U.S.A 18 November, 20-Dear Sir or Madam, Tel (61-2)419 3209 Fax (61-2)419 4011 E-mail info@os.com.uk
Optional Parts 附加部分
8. The attention line 9. The heading 10. The reference notation 11. The enclosure 12. The carbon copy notation 13. The postscript 具体收信人 标题 编号 附件 抄送 附言
10.Our Ref.
Your Ref.
2.Date: November 15, 20-3.Messrs Ronald & Co.
556 Eastcheap London, E.C. 3, England
8.Attention: Import Dept. 4.Dear Sirs, 9.Re:Order No.220 5.We thank you for your enquiry of 5 November.
Parts of a Business Letter 信件组成部分
Essential Parts 必要部分
1. The letterhead 信头 2. The date line 日期 3. The inside name and address 收信人名称地址 4. The salutation 称呼 5. The body of the letter 信文 6. The complimentary close 结尾敬语 7. The signature 落款
中国地址名称用英文写
单位名称
Jiangsu Import and Export Corporation
街道 大楼名称
Jiangsu International Business Mansion, 50 Zhonghua Road, Nanjing 门牌号 城市 210001, P.R. China
Carbon copy,收信 收信 人知道被抄送
抄送
• 位置： 附件之下，左对齐 • 表示该信件同时抄送给他人 1. 明抄：cc Marketing Department 2. 暗抄：bcc Mr. Simpson
Blind carbon copy,收信人不知 收信人不知 道被抄送， 道被抄送，只出 现在发给被抄送 人的信件里
标题
• 位置： 1.称呼和正文之间 2.齐头式靠左，缩格式居中 3.要加下划线 • 表示的是该信函的主题
1. Re: Your Order No.463 2. Subject: SHEEP WOOL 3. Contract No. 8904
附件
• 位置： 落款之下，左对齐 • 说明该信件有附件 1. Enclosures 2. Enclosures 4 3. Enc. 4. Encl. As Stated 5. Enclosure: Brochure
邮编(在 邮编 在 国家之前) 国家之前 国家
中国地名的翻译规范
• 用汉语拼音直译; • 一个地名只大写第一个字母 例如：“山东青岛” Qingdao, Shandong Qing Dao, Shan Dong • 可用缩写: Rd. = Road, Fl. = Floor, Ave = Avenue
收信人名称地址 日期 称呼
日期写法注意事项
• 月份最好用文字，如：
1. 2. 3. 4.
2nd May, 20-主意标点符号！ 主意标点符号！ 2 May, 20-September 21st, 20-September 21, 20--
• 避免月份用数字，如 11/12/20--
称呼
• 位置： Gentlemen后 后 必须齐头 用冒号 • 如果不知道对方的姓名： 对男士：Dear Sir, 或Dear Sirs,或Gentlemen: 对女士：Dear Madam或Ladies • 如果知道对方的姓名：
信函组成 部分示例
In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply.
1. Beijing Textiles
Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: carl@cofco.com.cn
9.Re:Order No.220
5. We thank you for your enquiry of 5 November. In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply. 6. Yours truly, 7.Beijing Textiles Imp & Exp Corp. 结尾敬语 Sig. _______________ (Manager) 落款
Yours faithfully, L. Van Linde L. Van Linde
Manager, QAD Software Co.
打印签名 职务 公司名称
具体收信人
• 位置： 1. 收信人名称地址之下 2. 齐头式靠左，缩格式居中 3. 要加下划线 • 表示的是承办本信件的具体个人或部门 1. Attention: Mr. H. A. Donnan, Export Manager 2. Attention of Mr. Cave 3. To the attention of Mr. Liu Ming 4. ATTN: Mr. Iverson
Yours sincerely, 或 Sincerely ,
称呼与结尾敬语的对应关系
Salutation Dear Sir(s) Dear Sir or Madam (Mmes) Gentlemen Ladies/Gentlemen Close Yours faithfully Faithfully yours Yours (very) truly Very truly yours Yours sincerely/ Sincerely Dear Mr. Malone Best wishes (U.K.) Best regards/ Regards (U.S.) Occasion Standard and formal closure
English Correspondence on Foreign Trade
Lesson 1 Business Letter-writing
• 商业信函书写
• • • • •
一、The Layout of Business letter （贸易函电格式） 1. Indented Style （缩格式） 2. Blocked Style （齐头式） 二、The Structure of A Business Letter （贸易函电结构）
编号
Our Ref. Your Ref.
日期
2 . Date: November 15, 20--
3.Messrs Ronald & Co. 556 Eastcheap London, E.C. 3, England
收信人名称和地 址
称呼 4.Dear Sirs, 标题
8.Attention: Import Dept. 具体收信人
Used by Americans
Less formal and between persons known to each other
建议使用
落款
结尾敬语 手写签名
Yours faithfully,
Yours faithfully,
Ciba-Geigy Chemicals Co. Pam Lotis Pam Lotis Pam Lotis Inspection coordinator Pam Lotis Inspection coordinator
信文
编号 10. Ref.No 附件 11. Enclosures 抄送 12. cc our Shanghai Branch Office 13. P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000. 附言
6.Yours truly, 7. Beijing Textiles
Imp & Exp Corp. Sig. _______________ (Manager)
11.Enclosures 12.cc our Shanghai Branch Office 13.P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000.
☺
日期
位置： 美式：在信头和收信人名称地址之间 英式：通常在收信人名称地址之下 均可以齐头，也可以靠右 写法： 美式：月-日-年 英式：日-月-年
美式日期举例
信头
Interstate Products, Inc. 511 Interstate Court Sarasota, FL 34240 USA
点击 察看示例
组成部分分项示例
1. Beijing Textiles Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China 信头 Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: carl@cofco.com.cn
Envelope Addressing
信封格式
写信人在上，收信人在下
信封格式不一, 根据收信人名称地址的写法 通常分两种格式： 缩格式：收信人名称地址逐行右缩 齐头式：收信人名称地址左端对齐
缩格式Βιβλιοθήκη Baidu例
MESSRS WILLIAM & SONS
写信人名称地 址
stamp
76 Lancaster House Manchester, England Mr. Wang Kai-ming
词首字母全大写， 词首字母全大写，用 逗号或不用标点符号
Dear Mr. Johnson, 或 Dear Jack,
结尾敬语
• 位置： 齐头式靠左对齐，缩格式偏右 • 如果不知道对方名字： 第二个单词小写， 第二个单词小写， 1.Yours faithfully, 结尾用逗号或不用 2.Yours truly, 标点符号 3.Faithfully yours, 4.Truly yours, • 如果知道对方名字：
日期
Date: April 4, 20--
Shandong Foreign Trade (Holdings) Corporation Limited 51,TAIPING ROAD Qingdao, 266001 China
收信人名称地址
英式日期举例
信头
OFFICE SYSTEMS PTY. LTD. 124 Oak Street Chatswood England Aqueous Technologies 291 Caxton Street Sante Fe U.S.A 18 November, 20-Dear Sir or Madam, Tel (61-2)419 3209 Fax (61-2)419 4011 E-mail info@os.com.uk
Optional Parts 附加部分
8. The attention line 9. The heading 10. The reference notation 11. The enclosure 12. The carbon copy notation 13. The postscript 具体收信人 标题 编号 附件 抄送 附言
10.Our Ref.
Your Ref.
2.Date: November 15, 20-3.Messrs Ronald & Co.
556 Eastcheap London, E.C. 3, England
8.Attention: Import Dept. 4.Dear Sirs, 9.Re:Order No.220 5.We thank you for your enquiry of 5 November.
Parts of a Business Letter 信件组成部分
Essential Parts 必要部分
1. The letterhead 信头 2. The date line 日期 3. The inside name and address 收信人名称地址 4. The salutation 称呼 5. The body of the letter 信文 6. The complimentary close 结尾敬语 7. The signature 落款
中国地址名称用英文写
单位名称
Jiangsu Import and Export Corporation
街道 大楼名称
Jiangsu International Business Mansion, 50 Zhonghua Road, Nanjing 门牌号 城市 210001, P.R. China
Carbon copy,收信 收信 人知道被抄送
抄送
• 位置： 附件之下，左对齐 • 表示该信件同时抄送给他人 1. 明抄：cc Marketing Department 2. 暗抄：bcc Mr. Simpson
Blind carbon copy,收信人不知 收信人不知 道被抄送， 道被抄送，只出 现在发给被抄送 人的信件里
标题
• 位置： 1.称呼和正文之间 2.齐头式靠左，缩格式居中 3.要加下划线 • 表示的是该信函的主题
1. Re: Your Order No.463 2. Subject: SHEEP WOOL 3. Contract No. 8904
附件
• 位置： 落款之下，左对齐 • 说明该信件有附件 1. Enclosures 2. Enclosures 4 3. Enc. 4. Encl. As Stated 5. Enclosure: Brochure
邮编(在 邮编 在 国家之前) 国家之前 国家
中国地名的翻译规范
• 用汉语拼音直译; • 一个地名只大写第一个字母 例如：“山东青岛” Qingdao, Shandong Qing Dao, Shan Dong • 可用缩写: Rd. = Road, Fl. = Floor, Ave = Avenue
收信人名称地址 日期 称呼
日期写法注意事项
• 月份最好用文字，如：
1. 2. 3. 4.
2nd May, 20-主意标点符号！ 主意标点符号！ 2 May, 20-September 21st, 20-September 21, 20--
• 避免月份用数字，如 11/12/20--
称呼
• 位置： Gentlemen后 后 必须齐头 用冒号 • 如果不知道对方的姓名： 对男士：Dear Sir, 或Dear Sirs,或Gentlemen: 对女士：Dear Madam或Ladies • 如果知道对方的姓名：
信函组成 部分示例
In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply.
1. Beijing Textiles
Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: carl@cofco.com.cn
9.Re:Order No.220
5. We thank you for your enquiry of 5 November. In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply. 6. Yours truly, 7.Beijing Textiles Imp & Exp Corp. 结尾敬语 Sig. _______________ (Manager) 落款