适用公证格式需要注意的问题

适用新定式公证书格式需要注意的若干问题
近日，外交部对送交认证的公证书，要求必须严格符合新定式公证书格式的规定，凡不符合规定的一律退回，不予办理认证。

现就适用新的定式公证书格式的若干问题通知如下：
一、发往境外使用的公证书，均应当依照司法部颁布的公证书格式出具，不得擅自增删公证书的证词。

特别是需要办理外交认证的公证书，不得增加证明“原件上的印鉴（签名）属实”的内容。

二、发往境外使用的证照类公证书，应当适用格式第三十三式“证书（执照）公证书格式”出具公证书。

三、发往境外使用的各类非证照类文件的公证书（如成绩单公证、个人收入证明公证等），可以适用格式第三十五式“文本相符公证书格式”出具公证书。

但是，因国外使馆或有关机构不接受仅对复印件与原件相符作出证明，未对原件上的印鉴是否属实作出证明的公证书，故办理各类非证照类文件的间接公证，可暂适用格式第三十三式出具公证书。

四、适用格式第三十三式“证书（执照）公证书”出具公证书，“公证事项”一栏用被证明的证照或文件的通用名称表述，即：“机动车驾驶证”、“结婚证”、“毕业证”、“营业执照”、“护照”、“存款证明”等，不表述为“中华人民共和国机动车驾驶证”、“XX大学成绩单”、“XX银行存款证明”等。

五、鉴于目前没有办理证明文件原件上的印鉴（签名）属实所对应的公证书格式（如对成绩单原件作出公证），因此，涉及申请人申办证明文件原件属实的公证书，如果该公证书需要办理外交认证，则公证机构或者适用第二大类“有法律意义的事实类”公证书格式中所对应的格式做直接公证，或者适用第三十三式对文件的复印件做间接公证，公证机构目前暂无法为其出具证明文件原件上的印鉴（签名）属实的公证书。

六、法人或非法人组织作为申请人的，应当在公证书“申请人”一栏中载明组织名称、登记注册地址。

同时，应当另起一行，载明法定代表人或者负责人的姓名、性别、公民身份号码。

七、发往港澳台地区使用的公证书可以参照本通知执行。

八、发往日本和台湾地区使用的公证书以及发往奥地利使用的出生公证书通常需要载明申请人的住址。

发往日本和台湾地区使用的需载明关系人的公证书通常也需要载明关系人的住址。

公证书所载明的住址应当与户籍记载完全一致。

申请人要求公证书载明的住址与户籍住址不一致的，除需要提供相应的证据外，还应当承诺如果因此导致公证书不被采信，后果自负。

公证机构认为必要时，可以将申请人（或关系人）的户籍住址和现住地址均写入公证词。

如：
户籍所在地：XXX省XX市（县）XX路XX号。

现住：XXXXXX。

公证机构未核实申请人户籍住址与现住址是否一致时，公证词通常表述为“住址：XX市XX区XX路XX号”，不表述为“现住XX市XX区XX路XX号”。

公证机构能够核实申请人户籍住址与现住址一致的，公证词也可以表述为“现住XX市XX区XX路XX 号”。

申请人不能够提供申请人或关系人在国外的详细住址的，可以表述为“现住日本”、“现住台湾”。

九、对证照的副本办理公证，证词中应当在被证明文件的名称之后加括号注明“副本”。

十、涉外及涉港澳台公证，经常会因境外机构的需求发生变化而对公证书格式进行相应的调整，因此，各公证机构应当注意相关的变化和最新的规定，并请将办证中遇到的问题及时反馈。

适用新定式公证书格式需要注意的若干问题（二）
经司法部与外交部会商，现就适用新的定式公证书格式的若干问题通知如下：
一、适用第九式“出生公证书格式”出具公证书时，如果申请人不能提供有关其父母公民身份号码的充分证据，公证证词中可以不载明其父母的公民身份号码。

二、公证机构办理结婚公证，如果无法核实申请人是初婚还是再婚，可以适用第二十一式之三“已婚（初婚）公证书格式”出具公证书。

“公证事项”一栏表述为“已婚”。

三、公证机构依据《公证程序规则》第三十七条规定证明非证照类文书时，也可以适用第三十三式“证书（执照）公证书格式”，但公证机构应当严格履行审查义务。

四、适用第三十三式“证书（执照）公证书格式”出具公证书时，可以选择以下表述之一作为公证词中的“证明结论”：
1、兹证明……的原件与前面的复印件相符，原件属实。

2、兹证明……的原件与前面的复印件相符，原件属实。

前面的复印件所附的XX文译本内容与XX文原本相符。

3、兹证明前面的……的原件属实。

4、兹证明前面的……的原件属实。

前面的原件所附的XX文译本内容与XX文原本相符。

适用第三十三式“证书（执照）公证书格式”出具公证书时，不得将证明结论中的“原件属实”改为“印鉴（签名）属实”，或者改为“原件属实，原件上的印鉴（签名）属实”，也不得在证明结论中增加限制公证机构所承担责任的表述。

五、公证机构依据《公证程序规则》第三十八条的规定证明文书的复印件与原件相符、译本内容与原本相符以及文书上的印鉴（签名、指印）属实的，不论被证明的文书属于证照类文书还是非证照类文书，均可以适用第三十四式“文书上的签名（印鉴）公证书格式”或者第三十五式“文本相符公证书格式”出具公证书。

六、适用第三十四式“文书上的签名（印鉴）公证书格式”出具公证书时，如果证明文书上的签字属实，或者证明申请人亲临公证员面前盖章，应当严格依据该格式的内容出具公证。

如果仅证明文书上的印鉴属实，可以选择以下表述之一作为公证词中的“证明结论”：
1、兹证明前面的XXXX《XXXX》的原件上的“XXXX”（单位全称或法定代表人姓名）的印鉴属实（包括法定代表人的签名章，下同）。

2、兹证明前面的XXXX《XXXX》的原件上的“XXXX”（单位全称或法定代表人姓名）印鉴属实，前面的原件所附的XX文译本内容与XX文原本相符。

3、兹证明前面的XXXX《XXXX》的复印件上的“XXXX”（单位全称或法定代表人姓名）的印鉴属实。

4、兹证明前面的XXXX《XXXX》的复印件上的“XXXX”（单位全称或法定代表人姓名）印鉴属实，前面的复印件所附的XX文译本内容与XX文原本相符。

上述书名号前面的“XXXX”系指被证明文件的定语，具体用语可参照本通知第十条的规定。

七、证明公证书的译本内容与原本相符的（即发往美国、韩国、奥地利、南非等国使用的“双号”公证书），适用第三十五式“文本相符公证书格式”出具公证书，对证明结论可以作如下表述：
兹证明前面的（）XX字第XX号《公证书》的XX文译本内容与该公证书中文原本相符。

八、适用第三十五式“文本相符公证书格式”出具公证书时，可以按照本通知第十条
的规定，将被证明文件的定语“XXX(申请人)出示给本公证员的”改为其他用语。

适用第三十五式“文本相符公证书格式”对“复印件与原件相符”作出公证的，不得在证明结论中增加“原件属实”的内容。

九、适用第三十三式“证书（执照）公证书格式”出具公证书，“公证事项”一栏使用被证明文书的通用名称表述，如毕业证书、机动车驾驶证等（见附件），没有通用名称的，使用被证明文书的名称全称。

适用第三十四式“文书上的签名（印鉴）公证书格式”出具公证书，“公证事项”一栏表述为“签名”、“印鉴”或“盖章”（申请人亲临公证员面前盖章的，“公证事项”一栏表述为“盖章”；申请人未亲临公证员面前盖章的，“公证事项”一栏表述为“印鉴”）。

适用第三十五式出具公证书，“公证事项”一栏表述为“复印件与原件相符”。

证明“复印件与原件相符”的同时，还证明“译本内容与原本相符”的，“公证事项”一栏只表述为“复印件与原本相符”。

仅对“译本内容与原本相符”作出证明的，“公证事项”一栏表述为“译本与原本相符”。

十、适用“有法律意义的文书类”定式公证书格式出具公证书时，对被证明文件的定语所作的表述，原则上应当适用格式中所规定的定语，但颁证时间、颁证机构不明或难以表述时，以及涉及转代理、表见代理等情形时，可以使用下列能够强调被证明文件的唯一性的词语作为公证词中被证明文件的定语：
1、XXXX（单位全称）颁发的；
2、XXXX（单位全称）发给XXX的；
3、XXXX（单位全称）于XXXX年X月X日出具的；
4、XXXX（单位全称）出具的；
5、XXX（申请人）出示给本公证员的；
6、XXX（申请人）的；
7、XXX（申请人）所持有的；
8、编号为XXXX号的；
9、XXX（申请人）所持有的编号为XXXX号的；
10、XXX（申请人）所持有的第XXXX号；
11、在XXXX登记备案的；
12、XXXX所保管的；
13、XXXX所存档的；
附：常用证照通用名称
（1）居民身份证
（2）居民户口簿
（3）护照
（4）结婚证
（5）离婚证
（6）判决书
（7）未婚证明书
（8）出生医学证明
（9）机动车驾驶证
（10）毕业证书
（11）学位证书
（12）执业资格证书（或职业资格证书）
（13）国际旅行健康检查证书
（14）营业执照
（15）税务登记证
（16）组织机构代码证
（17）许可证
（18）房屋所有权证
（19）机动车登记证书
（20）商标注册证
（21）发明专利证书
（22）实用新型专利证书
（23）计算机软件著作权登记证书（24）大学英语考试成绩报告单。