合同及附件提交规范要求

合同及附件提交规范要求

一﹑提交前工作：

1.每个项目报价前，策划公司必须对合作公司作初步筛选，从三

家公司选一家性价比最高的公司作为合作公司，并加上评估意

见给合同部审批。

2.报价表内必须注明产品的名称、型号、技术参数、材质、尺寸、

照片等相关要素，策划公司也必须述清对该项报价的要求及情

况，以便合同部开展审批工作。

3.为保障双方合作权益，策划公司应结合合同拟定的合同范本与

合作公司洽谈合作条款，必须清楚了解双方的权利义务，特别

乙方提出甲方须配合的要求我方是否可以做到，争取更平等合

理的合作空间，如洽谈过程中乙方提出的要求与合同范本有冲

突，策划公司应尽量协调，协商不成可向合同部提意见，合同

部视乎情况再确定是否修改条款。

4.附件为合同不可分割的部分，附件的填写也必须清晰明了，在

合同及附件同提交前先发电子版予合同部确认，待通过后才可

填写《合同审批意见》表，并附上有乙方签名盖章的合同（两

页以上及有附件的合同必须盖上骑缝章）递予瑞恒运营部项目

助理走审批流程。合同生效日期为甲方签章当日的日期，瑞恒

运营部项目助理必须认真检查是否漏填。

5.填写表格时项目经办人应清楚写明提交审批项目的情况，主管

负责人也必须加意见，每位签名的人士必须写上签名日期。

6.在文件提交时检查清楚该要附上的费用预算表﹑合意审批意

见表﹑资金使用付款审批﹑相关合同及其附件等昰否齐全。二﹑提交注意事项：

1.因合同部审批合同流程需时1-5个工作日，策划公司应根据项

目计划时间把握好合同的确认与提交。

2.合同部对于策划公司所提交的合同相关文件均会认真审查，出

现错漏情况的，一律发还重填不予审批通过。

3.基于合同审批需时，合同部必须对合同的审批结果负责。若因

策划公司（如：迟递交或有错漏）而造成的项目施工担误，合同部绝不负责。

4.瑞恒运营部项目助理原则上只负责文件的传递工作，不能参与

合同及相关附件内容的任何填写。

三﹑审批问题汇总：

1.所提交合同及相关文件没经过电子版确认就递予合同部走审批

流程，结果出现错漏情况发回重填。

2.合同及相关文件没按要求使用合同部下发的模版填写，造成合

同条款不统一，审批时需要了解的相关内容不足。

3.递交错了不昰经双方最终确认的合同版本，或在合同提交时漏

了附上合同中需要的相关附件。

4.合同及相关文件中没有相应盖章、经办人没写明情况、主管人

没有加意见、没有相关签名或不填写日期。

5.附件中需填写的相关内容经常缺漏。（如：没附上物品照片、尺

寸规格、型号、技术参数、材质等相关要素，没填或相关描述

过于简单含糊等）

四﹑关于配合审批：

1.为减少不必要的文件传递，瑞恒运营部项目助理在合同及相关

文件递交前应检查，若有错漏情况可立刻发回相关人员重填。

2.由于合同部并不直接对外联系，若合作公司不能接受或需要修

改合同模版中某些条款，策划公司相关人员应第一时间做好之

间的沟通及协调工作，以免担误合同的批审时间。（如不能达成

一致意见，视情况定是否更换合作公司）

3.策划公司合同经办人意见填写栏往往只有签名，没有填上签名

日期及具体意见。（例：合同谈到什么情况或对合同有什么看法、提醒一下签定合同后多少天内要付款等）

五﹑合同部联系资料

注：有事请先联系审核专员，有文件请先发部门邮箱并通知查收，谢谢合作！