《归档文件整理规则规范化》培训PPT课件

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第一章 《归档文件整理规则》总论
第四节 归档文件的整理原则
1.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有 机联系。
2、区分不同价值。 3、便于保管利用。
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 第二节 第三节
归档文件的整理单位 归档文件的修整 归档文件的文件装订
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
《归档文件整理规则》最根本的特点，就是 以“件”的整理单位，进行文件级整理。《规 则》规定，“件”即归档文件的整理单位。
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第二章归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
一、文件正本与不同稿本。
同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形
成的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
一、对机关档案工作的意义。
二、对档案馆工作的意义。 1.便于档案馆控制档案进馆质量。 2.有利于档案馆向社会开放。
三、对档案管理现代化的意义
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
三、对档案管理现代化的意义 1.为以计算机技术为中心的现代科学技 术在档案管理工作中的有效应用铺平道路。 2.促进机关文档一体化管理的实现。 3.为设计合理的电子文件整理方法打下基
第三节归档文件的基本概念 二、归档文件整理。 归档文件整理的概念是指将归档文件以件为 单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装 盒，使之有序化的过程。
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第一章 《归档文件整理规则》总论 第四节归档文件的整理原则
整理原则也是归档文件整理的基本要求。 即：是指遵循文件的形成规律，保持文件之 间的有机联系，区分不同价值，便于保管和 利用。
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第二章 归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
九、不便拆开整理的会议记录类材料 整本会议记录不便分割成一次会议一件来装 订整理，可将一本会议记录作为一件。
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第二节 归档文件的修整
的是，“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时
也
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第二章 归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
八、未装订的式样同一的表格 这是实际操作过程中不少单位提出的问题， 如表彰活动形成大量先进个人、先进集体的表格，或 某项工作的登记表等，一张表作为一件整理过于繁 琐，作为一件来完整地编目检索也无必要，可以以一 定单位将表格集中装订，作为一件对待。（比如一个 系统、一个单位、每个县区的先进个人表格等分别单 独为一件）。
求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来
说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不
易装订的，也wenku.baidu.com单独作为一件；重要文件（如
法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与
历次稿（包括定稿）各为一件。
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第二章 归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
二、正文与附件。 附件是指附属于正文之后的其他文件材料， 作为正文的补充说明或参考材料。如附带的图 表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等 等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件 数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
三、正文与文件处理单等。 文书处理较规范的机关，文件在运转过程中 一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头 纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表 单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归 档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作 为一件。
础。
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第二节《归档文件整理规则》的特点 一、简化。 二、兼容。 三、灵活。
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第三节归档文件的基本概念
一、归档文件。 归档文件的概念：是立档单位在其职能活动 中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的 各种纸质文件材料
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第一章 《归档文件整理规则》总论
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位 四、原件与复制件。 对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管 的文件（如传真件、铅笔书写的重要文件）， 以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。 复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写 的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
五、转发文与被转发文。 转发文与被转发文是一份文件的不同部分， 前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是 具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分 割，因此也应作为一件。
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位 六、报表、图册、名册等。 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都 相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照 其本来的装订方式，一册（本）作为一件。
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
七、来文与复文。
来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材料的
概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上要包 括
请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等
等。此类文件可以作为一件，也可以分别作为一件，
故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。需要注 意
全市归档文件整理规则 规范化培训讲义
2009年3月19日
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• “强化收集、简化整理、
• 细化简索、深化利用”
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------归档文件整理的工作方针
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《归档文件整理规则》培训提纲
第一章 《归档文件整理规则》总论 第二章 归档文件的整理单位与装订 第三章 归档文件的分类 第四章 归档文件的排列 第五章 归档文件的编号 第六章 归档文件的编目 第七章 归档文件的装盒
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义 第二节《归档文件整理规则》的特点 第三节 归档文件整理的基本概念 第四节 归档文件的整理原则
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
一、对机关档案工作的意义。
1.缓解机关档案工作压力。 2.节省机关的财力和物力。 3.理顺机关档案工作职能。