《归档文件整理规则规范化》培训PPT课件
合集下载
【档案员培训资料】归档文件整理细则PPT课件
32
（1）一般按文件办理部门归档，而不是按 文件的署名者归档。
（2）党政分开。党务工作的文件材料应与 行政工作的文件材料分开，分别归入相应 的党务工作部门或业务（行政）部门。 但经党委或党组讨论而以机关名义印发的 文件，不归入党务工作部门，而归入相应 的业务或文秘机构。
33
（3）由领导临时指示某部门有关人员起草 的，其内容又不是其所在部门职能范围的 文件材料，应归入文件材料内容所属的职 能部门， 如业务一科某同志按领导要求起草的整个 单位的年度工作总结，应归入办公室或文 秘科。
34
（4）两个机构共同办理的文件，分入主办 机构。
（5）临时工作领导小组形成的文件，分入 领导小组办公室挂靠机构。
35
（6）二级单位的归档文件分类问题 （不讲）
二级单位如为具有独立法人资格的立档单 位，即同时具备人事权、发文权和财权， 或仅具备前两者的，则应单设全宗。
36
➢否则，则不单设全宗，仅作为本机关的一 个内设机构设类即可。 如某工商局下设注册分局，实际上由内资 处、外资处二个处组成，对于这种情况， 只设内资处、外资处两个类即可。其所形 成或办理的归档文件归入相关类目。
质文件一并归档的要求。
7
文书文件材料的整理概述
序号 整理环节 1 分件 2 装订
3 分类
4 划分保管期限 5 排列
6 编号
7 编目 8
整理要求 自然件与组合件
扫描前：梯形线袋。进馆前：线装。
“年度(-机构或问题)-保管期 限” 同上最后一级分类 事由-时间；事由-重要程度 最低一级类目下从“1”开始标 注 编制归档文件目录
22
本细则规定的装订方法： 优点：（1）兼顾整理和利用。初始整理较简 单；数字化处理后，利用档案可直接通过电脑 查询或打印全文。
文件级档案的整理规范培训.pptx
• 14、Thank you very much for taking me with you on that splendid outing to London. It was the first time that I had seen the Tower or any of the other famous sights. If I'd gone alone, I couldn't have seen nearly as much, because I wouldn't have known my way about.
1、件号：填写室编件号。 2、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文
机关或署名者。
3、文号：文件的发文字号。 4、题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可
自拟标题，外加“〔 〕”号。 5、日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年
月日，如19990909。 6、页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的
• 9、春去春又回，新桃换旧符。在那桃花盛开的地方，在这醉人芬芳的季节，愿你生活像春天一样阳光，心情像桃花一样美丽，日子像桃子一样甜蜜。20. 7.1320.7.13Monday, July 13, 2020
• 10、人的志向通常和他们的能力成正比例。08:40:3508:40:3508:407/13/2020 8:40:35 AM
分类
归档文件可以采用年度——机构(问题)——保 管期限或保管期限——年度——机构(问题)等 方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的 稳定。 （more）
1 按年度分类
将文件按其形成年度分类。 2 按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。 3 按机构(问题)分类
归档文件整理规则具体操作指南课件
2、一般文件只收集印本和定稿（即领导人 的签发稿）。
3、用铅笔、圆珠笔抄与或者字迹模糊不清 的文件定稿，应退回文件撰写部门重新 抄写后再收。
4.签发手续不全和张 残缺的文件材料应补 齐后再收。
25
（一）是做好归档文件登记、收 集工作。
5、正文和附件要同时收。 6.文件处理单要同文件一起收。 7、请示与批复要收齐。口头、电话
32
1.整理单位“件”的确定
❖ （一）、文件正本与不同稿本。
❖
同一文件除正本外, 在撰写、印刷过程中
形成的不同稿本, 包括历次修改稿、讨论稿、征
❖ 求意见稿、定稿等, 也可能需要留存。一般来
❖ 说, 文件的正本与定稿为一件, 但定稿过厚不
❖ 易装订的, 也可单独作为一件；重要文件（如
❖ 法律法规等）须保留历次修改稿的, 其正本与
信访工作材料;
本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;
本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料;
本单位外事活动中形成的文件材料位报送的重要的工作计划、报告、 总结、典型材料、统计报表、财务预算、决 算等文件;
下级单位报送的法规性备案文件等.
12
4.相关文件
普查工作中形成的文件材料; 同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主 管业务但需要执行的法规性文件; 有关业务单位对本单位工作检查形成的重 要文件; 同级机关和非隶属单位与本单位联系、协 商工作的文件材料等.
料。
6
2.收集应注意的问题
数量: （1）归档文件材料一般为一份，重要
的、利用频繁的和有特殊需要的可适 当增加份数；---指发文需2套 （2）具有长期保存价值或具有凭证作用 的电子文件，应制成一套相应的纸质文 件一并归档。
3、用铅笔、圆珠笔抄与或者字迹模糊不清 的文件定稿，应退回文件撰写部门重新 抄写后再收。
4.签发手续不全和张 残缺的文件材料应补 齐后再收。
25
（一）是做好归档文件登记、收 集工作。
5、正文和附件要同时收。 6.文件处理单要同文件一起收。 7、请示与批复要收齐。口头、电话
32
1.整理单位“件”的确定
❖ （一）、文件正本与不同稿本。
❖
同一文件除正本外, 在撰写、印刷过程中
形成的不同稿本, 包括历次修改稿、讨论稿、征
❖ 求意见稿、定稿等, 也可能需要留存。一般来
❖ 说, 文件的正本与定稿为一件, 但定稿过厚不
❖ 易装订的, 也可单独作为一件；重要文件（如
❖ 法律法规等）须保留历次修改稿的, 其正本与
信访工作材料;
本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;
本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料;
本单位外事活动中形成的文件材料位报送的重要的工作计划、报告、 总结、典型材料、统计报表、财务预算、决 算等文件;
下级单位报送的法规性备案文件等.
12
4.相关文件
普查工作中形成的文件材料; 同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主 管业务但需要执行的法规性文件; 有关业务单位对本单位工作检查形成的重 要文件; 同级机关和非隶属单位与本单位联系、协 商工作的文件材料等.
料。
6
2.收集应注意的问题
数量: （1）归档文件材料一般为一份，重要
的、利用频繁的和有特殊需要的可适 当增加份数；---指发文需2套 （2）具有长期保存价值或具有凭证作用 的电子文件，应制成一套相应的纸质文 件一并归档。
档案管理人员培训PPT归档文件整理
在实际操作中就注 意：
组件时注意批复在前， 请示在后；正文在前， 附件在后；正本在前， 定稿在后；重要规范 性文件的历次修改稿 依次排列在定稿之后； 非诉讼案件材料的结 论、决定、判决性文 件材料在前，依据性 材料在后。这里所说 的“为一件”就是实 体装订在一起，编目 时也应视为一条条目， 但不允许将同一事由 的若干文件作为其中 一份主要文件的附件 装订在一起，这样容 易引起检索混乱，难 以查找。
7
四、归档文件整理方法
目前，我国推行的归档文件整理方法有两 种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷 级整理方法。
文件级整理方法，就是将归档文件以“件” 为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。
件的定义：件是指归档文件的整理单位。
8
归档文件整理方法
分类
装订 排列编号来自装盒22二、区分归档范围
实际操作中应注意：
●判断所收集的文件材料是否归档。 1、对照《机关文件材料归档和不归档的范围》，
将所收集的文件材料分为归档和不归档两部分。 属归档范围的文件材料转入下一流程；不属归 档范围的剔除。 2、注意：
应归档的：主要是本单位形成的文件材 料，反映本单位主要工作职能活动的， 有查考、保存价值的文件材料。
20
二、区分归档范围
一方面《规则》强调“本机关”的主体性，有效地从整体上防止文凭材料过于重复 ；另一方面仍然将“主要职能活动和基本历史面貌”作为判断归档范围的基本标准 。
（一）归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件
材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对
14
如何突出机关文件材料归档范围的特色
在实际工作中，坚持“以我为主”的鉴定原则，来划分归档范围和确定保管期 限，均以文件是否反映本单位的历史面貌和主要职能活动为首要标准。这样做 ，不仅能突出立档单位档案内容特色，保持立档单位档案的有机联系，而且可 以显著减少全宗之间的重复、馆际之间的重复。
《归档文件整理规则》ppt课件
数作为必备项，机构（问题）可以作为
选择项（见附录A 图A1）。归档章中
全宗号、年度、保管期限、件号、机构
（问题）按照3编制，页数用阿拉伯数
字标识（见附录A 图A2）。为便于识
记，归档章保管期限也可以使用“永久
”“30年”“10年”简称标识，机构
（问题）也可以用“办公室”等规范化
简称标识（见附录A 图A3）。
25
26
• 四、纸质归档文件的修整、装订、编页 、装盒和排架
• （一） 、修整 • 1、归档文件装订前，应对不符合要求的
文件材料进行修整。 • 2、归档文件已破损的，应按照DA/T
25-2000予以修复；字迹模糊或易退变 的，应予复制。 • 3、归档文件应按照保管期限要求去除易 锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。 • 4、对于幅面过大的文件，应在不影响其 日后使用效果的前提下进行折叠。
17
• （四）编号 • 1 、归档文件应依分类方案和排列顺序编
写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性 、稳定性、扩充性、简单性原则。
• 2、 档号的结构宜为：全宗号-档案门类代 码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号 。
• 上、下位代码之间用“-”连接，同一级代 码之间用“·”隔开。
如：Z109-WS·2011-Y-BGS0001
单位编制页码。 • 2、页码应逐页编制，宜分别标注
在文件正面右上角或背面左上角 的空白位置。 • 3、 文件材料已印制成册并编有 页码的；拟编制页码与文件原有 页码相同的，可以保持原有页码 不变。
31
• （四） 装盒
• 将归档文件按顺序装入档案盒，并填 写档案盒盒脊及备考表项目。不同年 度、机构（问题）、保管期限的归档 文件不能装入同一个档案盒。
《归档文件整理规则规范化》培训课件
《归档文件整理规则规范化》培训
8
第一章 《归档文件整理规则》总论
第二节《归档文件整理规则》的特点 一、简化。 二、兼容。 三、灵活。
《归档文件整理规则规范化》培训
9
第一章 《归档文件整理规则》总论
第三节归档文件的基本概念
一、归档文件。 归档文件的概念：是立档单位在其职能活动 中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的 各种纸质文件材料
《归档文件整理规则规范化》培训
19
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
五、转发文与被转发文。 转发文与被转发文是一份文件的不同部分， 前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是 具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分 割，因此也应作为一件。
《归档文件整理规则规范化》培训
20
第二章 归档文件的整理单位与装订
《归档文件整理规则规范化》培训
10
第一章 《归档文件整理规则》总论
第三节归档文件的基本概念 二、归档文件整理。 归档文件整理的概念是指将归档文件以件为 单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装 盒，使之有序化的过程。
《归档文件整理规则规范化》培训
11
第一章 《归档文件整理规则》总论 第四节归档文件的整理原则
《归档文件整理规则规范化》培训
25
第二章 归档文件的整理单位与装订 第二节 归档文件的修整
一、修裱破损文件。 二、复制字迹模糊或易褪变的文件。 三、超大纸张折叠。 四、去除易锈蚀的金属物。
《归档文件整理规则规范化》培训
26
第二章 归档文件的整理单位与装订
第三节 文件装订
装订方式和用品的选择应符合档案保护要 求。具体选择时应考虑到以下要求：
归档文件整理规范PPT课件
有些单位收集归档的仅仅是本单位的发文，收文一律不 收集归档，全部作资料处理。
有些单位收集归档的仅仅是文件的正本，而文件处理单 或附件未随文件一起收集归档。
有些单位未将应归档电子文件及其元数据、背景信息 收集归档。
.
24
“帐外文件”一般主要包括以下几个方面：
1.本单位党委（党组）、局务办公会议记录、会议纪要；
⑥上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关 工作时形成的文件材料；
⑦上级机关转发本机关的文件。
.
18
2.应归档的本单位文件材料
⑴本单位党组（党委）会议和行政办公会议的纪 要、会议记录；
⑵本单位召开的工作会议、专题会议的文件材料；
⑶单位联合召开会议的文件材料；
⑷本单位承办的展览会、博览会的文件材料；
2000年，国家档案局颁布《归档文件整理规则》
（DA/T 22-2000）,在全国范围内开展以件为单
位整理文书档案。
2002年，江西省档案局根据《规则》，结合江
西省实际制定《江西省归档文件整理规范》
（DB36/T 380-2002）,经省质监局发布后在全
省范围内实施。
2015年，国家档案局颁布《归档文件整理规则》
②下级机关报送的年度或年度以上的计划、总 结、统计材料。
.
22
（二）文件材料不归档范围：
1.上级机关的文件材料中,普发性不需本单位办理的文件材料, 任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料,供工作参考的抄件 等；
2.本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、 临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿、无特 殊保存价值的信封、不需办理的一般性人民来信、电话记录， 单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职 务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材 料；
有些单位收集归档的仅仅是文件的正本，而文件处理单 或附件未随文件一起收集归档。
有些单位未将应归档电子文件及其元数据、背景信息 收集归档。
.
24
“帐外文件”一般主要包括以下几个方面：
1.本单位党委（党组）、局务办公会议记录、会议纪要；
⑥上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关 工作时形成的文件材料；
⑦上级机关转发本机关的文件。
.
18
2.应归档的本单位文件材料
⑴本单位党组（党委）会议和行政办公会议的纪 要、会议记录；
⑵本单位召开的工作会议、专题会议的文件材料；
⑶单位联合召开会议的文件材料；
⑷本单位承办的展览会、博览会的文件材料；
2000年，国家档案局颁布《归档文件整理规则》
（DA/T 22-2000）,在全国范围内开展以件为单
位整理文书档案。
2002年，江西省档案局根据《规则》，结合江
西省实际制定《江西省归档文件整理规范》
（DB36/T 380-2002）,经省质监局发布后在全
省范围内实施。
2015年，国家档案局颁布《归档文件整理规则》
②下级机关报送的年度或年度以上的计划、总 结、统计材料。
.
22
（二）文件材料不归档范围：
1.上级机关的文件材料中,普发性不需本单位办理的文件材料, 任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料,供工作参考的抄件 等；
2.本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、 临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿、无特 殊保存价值的信封、不需办理的一般性人民来信、电话记录， 单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职 务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材 料；
归档文件整理规则.ppt
1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的 文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料， 供工作参考的抄件等；
2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的 事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次 校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人 民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本 机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件 材料，有关工作参考的文件材料；
（二）收集工作的法律依据 《中华人民共和国档案法》第十条规定：对国家规定的 应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档 案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不 得据为己有。
2019年9月14
感谢你的观看
8
《山东省档案条例》第十三条、规定：“单位及其工作 人员在公务活动中形成的文件材料，按照国家和省有关 规定应当归档的，单位文书或者业务部门必须收集、整 理，并按照规定时间交本单位档案机构和档案工作人员 集中管理。任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档”。
2、文件正本与定稿为一件。
3、正文和附件为一件。
4、原件与复印件为一件。
5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。
6、转发与被转发件为一件。
7、正文与文件处理单为一件。
2019年9月14
感谢你的观看
5
8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一 件。
9、一次会议或活动文件。一次会议或活动形成的文件， 为便于利用，可将整个会议或活动的文件装订在一起作 为一件来处理。
感谢你的观看
20
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权 益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件 材料；下级机关报送的重要文件材料；
2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的 事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次 校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人 民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本 机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件 材料，有关工作参考的文件材料；
（二）收集工作的法律依据 《中华人民共和国档案法》第十条规定：对国家规定的 应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档 案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不 得据为己有。
2019年9月14
感谢你的观看
8
《山东省档案条例》第十三条、规定：“单位及其工作 人员在公务活动中形成的文件材料，按照国家和省有关 规定应当归档的，单位文书或者业务部门必须收集、整 理，并按照规定时间交本单位档案机构和档案工作人员 集中管理。任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档”。
2、文件正本与定稿为一件。
3、正文和附件为一件。
4、原件与复印件为一件。
5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。
6、转发与被转发件为一件。
7、正文与文件处理单为一件。
2019年9月14
感谢你的观看
5
8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一 件。
9、一次会议或活动文件。一次会议或活动形成的文件， 为便于利用，可将整个会议或活动的文件装订在一起作 为一件来处理。
感谢你的观看
20
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权 益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件 材料；下级机关报送的重要文件材料；
档案培训文档文件整理规范.pptx
归档文件应从一个新的整理 年度开始，由各业务职能部门按《 规范》要求将归档文件整理完毕后 交本单位档案室管理。
一、定义 （一）归档文件 立档单位在其职能活动中形成 的，办理完毕、应作为文书档案保 存的各种纸质文件材料。 范围：收文、发文、电报、报表 、会议材料、调查材料、各种记录 、
登记表册。
（二）件 归档文件的整理单位。一般 以每份文件为一件。 自然件是指一个直接责任者 形成的文件，自然件分为两种：
个人形成的具有有机联系的档案整体。
制定全宗内文件的分类编号方案。（下一页）
常见的错误：
基层单位文件材料数量少也采用多
级分类，造成分类过细。应当根据文件
材料的多少设定本单位档案分类的级数
，如文书档案一般可采用“年度 ·保管 期限”两级分类。
档案的分类类目
文书档案
年度 ·保管期限 ·机构
2003年
3.上级、同级机关发来的普法性、供参 考不办的文件材料。
（三）收集的种类
1.专题收集 （1）专题会议：如表彰会、人大会、党代
会、职代会、经验交流会议材料；
（2）专题调研（汇报、调研、开展各种检 查） ；
（3）简报、信息专刊； （4）案件处分材料；
2.专业收集 （工程档案竣工验收后收集归档、科 研成果鉴定后收集归档、设备文件开 箱和安装运行后收集归档、产品文件 在定型生产后收集归档、会计文件在 年终决算后收集归档、专业普查在普 查工作结束后收集归档）
3.正常收集
（平时办理完毕的文件及时归档，对号入座； 半年或年终集中收集；按收发文全面收集）
永久
办公室、业务处、人事处……
2003年 30年
办公室、业务处、人事处……
2003年 10年
办公室、业务处、人事处……
一、定义 （一）归档文件 立档单位在其职能活动中形成 的，办理完毕、应作为文书档案保 存的各种纸质文件材料。 范围：收文、发文、电报、报表 、会议材料、调查材料、各种记录 、
登记表册。
（二）件 归档文件的整理单位。一般 以每份文件为一件。 自然件是指一个直接责任者 形成的文件，自然件分为两种：
个人形成的具有有机联系的档案整体。
制定全宗内文件的分类编号方案。（下一页）
常见的错误：
基层单位文件材料数量少也采用多
级分类，造成分类过细。应当根据文件
材料的多少设定本单位档案分类的级数
，如文书档案一般可采用“年度 ·保管 期限”两级分类。
档案的分类类目
文书档案
年度 ·保管期限 ·机构
2003年
3.上级、同级机关发来的普法性、供参 考不办的文件材料。
（三）收集的种类
1.专题收集 （1）专题会议：如表彰会、人大会、党代
会、职代会、经验交流会议材料；
（2）专题调研（汇报、调研、开展各种检 查） ；
（3）简报、信息专刊； （4）案件处分材料；
2.专业收集 （工程档案竣工验收后收集归档、科 研成果鉴定后收集归档、设备文件开 箱和安装运行后收集归档、产品文件 在定型生产后收集归档、会计文件在 年终决算后收集归档、专业普查在普 查工作结束后收集归档）
3.正常收集
（平时办理完毕的文件及时归档，对号入座； 半年或年终集中收集；按收发文全面收集）
永久
办公室、业务处、人事处……
2003年 30年
办公室、业务处、人事处……
2003年 10年
办公室、业务处、人事处……
最新《归档文件整理规则规范化》培训81页PPT
最新《归档文件整理规则规范化》培 训
1、战鼓一响，法律无声。——英国 2、任何法律的根本；不，不成文法本 身就是 讲道理 ……法 律，也 ----即 明示道 理。— —爱·科 克
3、法律是最保险的头盔。——爱·科 克 4、一个国家如果纲纪不正，其国风一 定颓败 。—— 塞内加 5、法律不能使人人平等，但是在法律 面前人 人是ห้องสมุดไป่ตู้ 等的。 ——波 洛克
46、我们若已接受最坏的，就再没有什么损失。——卡耐基 47、书到用时方恨少、事非经过不知难。——陆游 48、书籍把我们引入最美好的社会，使我们认识各个时代的伟大智者。——史美尔斯 49、熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟。——孙洙 50、谁和我一样用功，谁就会和我一样成功。——莫扎特
1、战鼓一响，法律无声。——英国 2、任何法律的根本；不，不成文法本 身就是 讲道理 ……法 律，也 ----即 明示道 理。— —爱·科 克
3、法律是最保险的头盔。——爱·科 克 4、一个国家如果纲纪不正，其国风一 定颓败 。—— 塞内加 5、法律不能使人人平等，但是在法律 面前人 人是ห้องสมุดไป่ตู้ 等的。 ——波 洛克
46、我们若已接受最坏的，就再没有什么损失。——卡耐基 47、书到用时方恨少、事非经过不知难。——陆游 48、书籍把我们引入最美好的社会，使我们认识各个时代的伟大智者。——史美尔斯 49、熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟。——孙洙 50、谁和我一样用功，谁就会和我一样成功。——莫扎特
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
第一节 归档文件的整理单位
五、转发文与被转发文。 转发文与被转发文是一份文件的不同部分， 前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是 具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分 割，因此也应作为一件。
.
20
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位 六、报表、图册、名册等。 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都 相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照 其本来的装订方式，一册（本）作为一件。
求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来
说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不
易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如
法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与
历次稿（包括定稿）各为一件。
.
16
第二章 归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
二、正文与附件。 附件是指附属于正文之后的其他文件材料， 作为正文的补充说明或参考材料。如附带的图 表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等 等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件 数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。
.
6
第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
一、对机关档案工作的意义。
二、对档案馆工作的意义。 1.便于档案馆控制档案进馆质量。 2.有利于档案馆向社会开放。
三、对档案管理现代化的意义
.
7
第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
三、对档案管理现代化的意义 1.为以计算机技术为中心的现代科学技 术在档案管理工作中的有效应用铺平道路。 2.促进机关文档一体化管理的实现。 3.为设计合理的电子文件整理方法打下基
础。
.
8
第一章 《归档文件整理规则》总论
第二节《归档文件整理规则》的特点 一、简化。 二、兼容。 三、灵活。
.
9
第一章 《归档文件整理规则》总论
第三节归档文件的基本概念
一、归档文件。 归档文件的概念：是立档单位在其职能活动 中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的 各种纸质文件材料
.
10
第一章 《归档文件整理规则》总论
.
21
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
七、来文与复文。
来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材料的
概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上要包 括
请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等
等。此类文件可以作为一件，也可以分别作为一件，
故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。需要注 意
第三节归档文件的基本概念 二、归档文件整理。 归档文件整理的概念是指将归档文件以件为 单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装 盒，使之有序化的过程。
.
11
第一章 《归档文件整理规则》总论 第四节归档文件的整理原则
整理原则也是归档文件整理的基本要求。 即：是指遵循文件的形成规律，保持文件之 间的有机联系，区分不同价值，便于保管和 利用。
.
18
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位 四、原件与复制件。 对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管 的文件（如传真件、铅笔书写的重要文件）， 以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。 复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写 的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。
.
பைடு நூலகம்
19
第二章 归档文件的整理单位与装订
.
23
第二章 归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
九、不便拆开整理的会议记录类材料 整本会议记录不便分割成一次会议一件来装 订整理，可将一本会议记录作为一件。
.
24
第二章 归档文件的整理单位与装订
第二节 归档文件的修整
第一节 归档文件的整理单位
《归档文件整理规则》最根本的特点，就是 以“件”的整理单位，进行文件级整理。《规 则》规定，“件”即归档文件的整理单位。
.
15
第二章归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
一、文件正本与不同稿本。
同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形
成的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征
.
3
.
4
第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义 第二节《归档文件整理规则》的特点 第三节 归档文件整理的基本概念 第四节 归档文件的整理原则
.
5
第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
一、对机关档案工作的意义。
1.缓解机关档案工作压力。 2.节省机关的财力和物力。 3.理顺机关档案工作职能。
的是，“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时
也
.
22
第二章 归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
八、未装订的式样同一的表格 这是实际操作过程中不少单位提出的问题， 如表彰活动形成大量先进个人、先进集体的表格，或 某项工作的登记表等，一张表作为一件整理过于繁 琐，作为一件来完整地编目检索也无必要，可以以一 定单位将表格集中装订，作为一件对待。（比如一个 系统、一个单位、每个县区的先进个人表格等分别单 独为一件）。
.
12
第一章 《归档文件整理规则》总论
第四节 归档文件的整理原则
1.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有 机联系。
2、区分不同价值。 3、便于保管利用。
.
13
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 第二节 第三节
归档文件的整理单位 归档文件的修整 归档文件的文件装订
.
14
第二章 归档文件的整理单位与装订
全市归档文件整理规则 规范化培训讲义
2009年3月19日
.
1
•
•
• “强化收集、简化整理、
• 细化简索、深化利用”
•
•
------归档文件整理的工作方针
•
.
2
《归档文件整理规则》培训提纲
第一章 《归档文件整理规则》总论 第二章 归档文件的整理单位与装订 第三章 归档文件的分类 第四章 归档文件的排列 第五章 归档文件的编号 第六章 归档文件的编目 第七章 归档文件的装盒
.
17
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
三、正文与文件处理单等。 文书处理较规范的机关，文件在运转过程中 一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头 纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表 单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归 档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作 为一件。
五、转发文与被转发文。 转发文与被转发文是一份文件的不同部分， 前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是 具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分 割，因此也应作为一件。
.
20
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位 六、报表、图册、名册等。 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都 相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照 其本来的装订方式，一册（本）作为一件。
求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来
说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不
易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如
法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与
历次稿（包括定稿）各为一件。
.
16
第二章 归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
二、正文与附件。 附件是指附属于正文之后的其他文件材料， 作为正文的补充说明或参考材料。如附带的图 表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等 等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件 数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。
.
6
第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
一、对机关档案工作的意义。
二、对档案馆工作的意义。 1.便于档案馆控制档案进馆质量。 2.有利于档案馆向社会开放。
三、对档案管理现代化的意义
.
7
第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
三、对档案管理现代化的意义 1.为以计算机技术为中心的现代科学技 术在档案管理工作中的有效应用铺平道路。 2.促进机关文档一体化管理的实现。 3.为设计合理的电子文件整理方法打下基
础。
.
8
第一章 《归档文件整理规则》总论
第二节《归档文件整理规则》的特点 一、简化。 二、兼容。 三、灵活。
.
9
第一章 《归档文件整理规则》总论
第三节归档文件的基本概念
一、归档文件。 归档文件的概念：是立档单位在其职能活动 中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的 各种纸质文件材料
.
10
第一章 《归档文件整理规则》总论
.
21
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
七、来文与复文。
来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材料的
概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上要包 括
请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等
等。此类文件可以作为一件，也可以分别作为一件，
故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。需要注 意
第三节归档文件的基本概念 二、归档文件整理。 归档文件整理的概念是指将归档文件以件为 单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装 盒，使之有序化的过程。
.
11
第一章 《归档文件整理规则》总论 第四节归档文件的整理原则
整理原则也是归档文件整理的基本要求。 即：是指遵循文件的形成规律，保持文件之 间的有机联系，区分不同价值，便于保管和 利用。
.
18
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位 四、原件与复制件。 对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管 的文件（如传真件、铅笔书写的重要文件）， 以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。 复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写 的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。
.
பைடு நூலகம்
19
第二章 归档文件的整理单位与装订
.
23
第二章 归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
九、不便拆开整理的会议记录类材料 整本会议记录不便分割成一次会议一件来装 订整理，可将一本会议记录作为一件。
.
24
第二章 归档文件的整理单位与装订
第二节 归档文件的修整
第一节 归档文件的整理单位
《归档文件整理规则》最根本的特点，就是 以“件”的整理单位，进行文件级整理。《规 则》规定，“件”即归档文件的整理单位。
.
15
第二章归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
一、文件正本与不同稿本。
同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形
成的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征
.
3
.
4
第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义 第二节《归档文件整理规则》的特点 第三节 归档文件整理的基本概念 第四节 归档文件的整理原则
.
5
第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
一、对机关档案工作的意义。
1.缓解机关档案工作压力。 2.节省机关的财力和物力。 3.理顺机关档案工作职能。
的是，“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时
也
.
22
第二章 归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
八、未装订的式样同一的表格 这是实际操作过程中不少单位提出的问题， 如表彰活动形成大量先进个人、先进集体的表格，或 某项工作的登记表等，一张表作为一件整理过于繁 琐，作为一件来完整地编目检索也无必要，可以以一 定单位将表格集中装订，作为一件对待。（比如一个 系统、一个单位、每个县区的先进个人表格等分别单 独为一件）。
.
12
第一章 《归档文件整理规则》总论
第四节 归档文件的整理原则
1.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有 机联系。
2、区分不同价值。 3、便于保管利用。
.
13
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 第二节 第三节
归档文件的整理单位 归档文件的修整 归档文件的文件装订
.
14
第二章 归档文件的整理单位与装订
全市归档文件整理规则 规范化培训讲义
2009年3月19日
.
1
•
•
• “强化收集、简化整理、
• 细化简索、深化利用”
•
•
------归档文件整理的工作方针
•
.
2
《归档文件整理规则》培训提纲
第一章 《归档文件整理规则》总论 第二章 归档文件的整理单位与装订 第三章 归档文件的分类 第四章 归档文件的排列 第五章 归档文件的编号 第六章 归档文件的编目 第七章 归档文件的装盒
.
17
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位
三、正文与文件处理单等。 文书处理较规范的机关，文件在运转过程中 一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头 纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表 单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归 档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作 为一件。