订单及发货流程

产品订单及发运流程相关规定
为确保公司产品销售、发运井然有序，准确及时，职责分明，往来清楚，特制定本工作流程及相关规定。

1、市场部根据销售合同及其合同评审结果下达《销售订单》（见附件1，简称《订单》）。

《订单》一式五份，经总经理签批后分别送至技术部、生产部、计划、质检部。

市．场部对订单的完整性、准确性负责。

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2、订单中应明确货物交运日期及方式。

货物运输应以“采取最廉价方式发运”为原则，对提出送货上门、客车代运等非最廉价方式发运要求的，必须在《订单》的“交货．方式”中注明，并提醒总经理审示。

3、各部在接到订单后，应及时明了订单内容，如对订单存有质疑，必须在2
小时之内反馈到市场部。

市场部应对提出的问题及时澄清，做出解答，对引起误解的部分予以文字补充说明。

文字补充说明不应使订单内容发生实质性的改变，若有实质性变动，应按照本规定第6条“订单修订”有关要求进行。

4、销售订单一旦确定下发，必须严格执行。

对执行过程中出现的新问题造成不能满足订单要求或不能按时完成订单时，应在第一时间（即小时内）反馈至市场部协调解决。

对确认不能满足订单技术或时间要求的，分下面两种情形由市场部负责上报总经理。

a、经与用户沟通用户接受修订后的交货条件：修改《订单》，上报总经理知晓；
b、经与用户沟通用户不接受修订后的交货条件：第一时间上报总经理裁定。

5、对经再次协调确定的与原订单不一致的内容，市场部必须对订单进行书面修订。

6、订单修订：
①、订单修订由原“下单员”负责完成，并对此项工作的彻底性和正确性负责。

．．．．．．．②、若存在技术修订，该单技术负责人应提出书面技术修订方案，经总工程师审批后送达市场部实施“订单修订”。

③、在修订内容不多，不影响订单内容清晰完整，不会造成误解的情况下，下单员可在市场部留存的《订单》上直接进行修订。

被修订的留存《订单》在报送总经理复审签批后，下单员到现场对所有原订单进行修订；
④、对修订内容较多，或影响订单的清晰完整，或易造成误解的，必须将原订单全部收回，重新下达、审批、下发。

必要时，在新订单下达前重新进行合同评审。

市场部留存的重新下达的《订单》应与留存的原单一并保存；
⑤、在原订单上进行内容修订，必须采用划改（划改——在原内容文字上画上一．．道，以示原内容作废，但又不影响原内容辨认，之后在其上方或下方写上正确的内容。

见附件2：“划改示意说明”），在原单上修订不得涂改；．．．．．．．．．．⑥、下单员对所有被修订《订单》的每一处修订都必须签章确认；．．．．．⑦、订单中止（撤单），视为特殊的订单修订。

订单一旦被确认中止，市场部必须在第一时间向总经理汇报，在得到同意撤单指示后，市场部应随即口头通知生产部准备进行生产和采购计划调整；同时应在2小时内完成下列工作：a、在留存的该原订单上注明撤单原因，送总经理签批；b、收回已下发的所有该《订单》合订保存；
⑧、生产部门不得接受任何来自非市场部的订单修订或撤单要求。

所有订单修订．．或撤单要求必须通过市场部按照有关程序及要求实施。

⑨、收到修订文件的部门负责人应在下单员指定的文件上签字认可。

7、生产部每天下午下班之前，把按订单要求第二天要发运的、或未到订单要求发运时间，但第二天也可以发运的产品通知市场部。

8、市场部根据生产部的通知做出发运安排，并将与发运安排相一致的《配货清单》（见附件3）送达生产部。

9、《配货清单》是《订单》的组成部分，其产品名称、规格型号、编号应与订单相一致。

当《订单》要求的产品不能一次性发运完毕时，应在《配货清单》编号后添加能够表明发运批次的后缀。

10、生产部根据市场部的发运安排，于次日下午四点半之前，把要发运的产品按照《订单》和《配货清单》的要求成套包装入库，并通知成品仓库做好出库准备。

配货清单上所标出的内容必须逐条验对后在“□”处打上“√”。

验对人应在《配货清单》上“核准人员”处签名。

11、由市场部根据产品准备情况，开具三联式《出库单》（如附件4），分别作为成品库出库、市场部发货、财务监督的下账凭证。

市场部对出库单的准确性负责。

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12、出库单“经理”一栏由主管销售的副总经理签署，以示对用户、产品及其配套物品的确认。

主管销售的副总经理不在岗时，由主管生产的副总经理代签，待主管销售的副总经理到岗后，由下单员送交补签。

13、成品库管理人员按照《出库单》上的产品规格型号、变比、数量、准确级及负荷对待出库产品逐一进行核对，确认无误，成品库管理人员在出库单上签字，实施出库。

成品库管理人员对出库产品与出库单的一致性负责。

．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．14、所有出库产品，事先必须办理入库手续。

产成品原则上不允许先出后入，以防止漏办错办。

15、产品出库后，市场部应及时开出《货物发运通知单》（见附件5，简称《通知单》）实施发运，并对出库待发运产品进行标识，防止错发、漏发。

16、《货物发运通知单》一式二份，负责货物发运人员和市场部各一份。

货物发运人员在接到发运通知单后，对通知单上发往各目的地的发送件数进行核准，确认无误，发运人员在《通知单》上签字。

17、《通知单》应至少包含以下内容：客户名称（或订单编号）、发运日期、目的地、货物件数、联系人、联系电话、发运要求及付款方式。

市场部对待发运货物标识和《货．．．．．．．．．．．．．．物发运通知单》的正确性负责。

．．．．．．．．．．．．．18、发运人员凭《通知单》通知生产部主任安排待发运货物装车事宜。

货物装车是生产全过程的一部分，生产部主任应按照通知要求及时安排人员认真实施，不得推诿、延误。

发运人员应保证所发运货物及其目的地与《通知单》相一致。

．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．19、非常规出库/发运，是指无论工作日或休息日当成品库管理人员不在岗情况下需办理的出库/发运。

遇此，生产部主任应事先安排其他人员临时负责成品库工作，履行产成品出入库职责，同时把指定的成品库临时负责人告诉市场部知晓。

除此之外，．．非常规出库/发运其余各岗位流程及要求不变。

20、成品库管理人员对其不在岗情况下办理的出入库手续，应在到岗后4个工作时内完成核对、登帐，不得拖延。

发现问题及时纠正。

21、通常情况下，发运人员应在货物发出后第二天，持“物流货物运单”到市场
部复命。

市场部应对“物流货物运单”与《通知单》要求进行核对，核对无误在“物流货物运单”上签字认可。

此签字作为货物发运费用签批报销依据。

．22、市场部在接到货物已发运复命后，5日内应完成对用户的电话回访，了解货物收到情况，并记录。

发现问题应在当天上报部门主管经理寻求解决。

．．23、在确认用户收到货物后，对当月未回款的用户市场部应开出《产品交付卡》（见附件6），通过该业务责任业务人员转交用户，经用户签收后由业务人员带回，交市场部留存，以确保货物及货款安全。

24、本规定所涉及的各种附件文件均为公司商业机密，各个部门应完整保存，不得随意丢弃，未经许可不得向外透漏、提供。

每年三月底由市场部负责把上一年度发放到各部门的附件文件收回统一处理。

除留存一套完整文件被查外，其余均销毁。

25、凡抽查到未按本规定要求执行，但未造成责任后果的，第一次提醒；第二次批评；第三次及其以后每次处罚10元，以示警戒。

对酿成不良后果的，除行政处分外，按其影响程度处以20～200元罚款。

对及时发现非本岗位责任问题，避免重大不良
后果的予以50～200元奖励。

部门领导干部因不积极推动本规定执行，或因工作安排不当造成本规定无法执行酿成不良后果的，在同等责任下，处以两倍罚款。

（后附本规定所涉及附件样本，供参考）
附件1
销售订单
订货单位报单员编号
批准
规格型号变比等级负荷数量
技术要求：备注技术部签字技术方案．日期交交货方式货结算方式
下单员：接单员：下单日期：是否开票
附件2 划改示意说明
销售订单
订货单位报单员索朝华编号1100415 批准LZZB2-1040/510VA2
2
JDZ-10
20VA10/
15VA/500VA
10/
技术要求1
铠甲电
备注技术部签字技术方案
物流汽运交货日期结算方式交货方式铁路运输下单员：接单员：
下单日期：是否开票
附件3
配货清单
客户名称：订单编号：
提货单号：
变比等级负荷数号规格型量注备□□□□□□
□□□□□□□□□□□□□□□□□□．
□□□□□□
数量件配件殊数量配特特殊
下单人员：核准人员：日期
年
月日
附件4
出库单
单位年月日字第
号
金额单备注数量单价格物编号品名称规位
厂长（经理）会计保管人领物人
附件5
货物发运通知单
客户名称：订单编号：
标识：
数地要求发运日期件目的联系人联系电话发运要求付款方式下单员：发运员：日期年
日月．
附件6
产品交付卡。