加强电子档案的管理和利用分析

加强电子档案的管理和利用分析

作者：王洪蕊

来源：《办公室业务》 2018年第1期

【摘要】电子档案的出台和更新给人们的工作生活提供了便利的发展条件，如何采取有效

的方式进行电子档案管理和利用需要档案管理部门及工作人员引起高度重视，明确电子档案管

理目标，制定出科学有效的电子档案管理方案，能够充分发挥出电子档案管理的功能效果，有

利于提高档案信息的准确性和完整性，从而为企业创造更高的经济效益。本文对电子档案管理

的重要性及基本形式进行了简要分析，并对加强电子档案利用的方法对策进行了详细论述，为

电子档案的使用者提供了详细的数据参考。

【关键词】电子档案；管理形式；利用方法；研究分析

电子档案具有方便快捷的优势特点，当前使用电子档案的数量逐渐上涨，在人们的工作中

发挥着重要作用。电子档案主要以文件的形式存在，存留时间较长，因此加强档案的管理与合

理利用是非常重要的，随着信息技术的不断更新，电子档案设备得到了有效更新和完善，部分

档案管理人员缺乏足够的重视，没有树立明确的电子档案管理目标，导致越来越多的弊端问题

突显出来，因此管理人员要正确分析研究问题，采取针对性方法来分析解决问题，使得档案管

理程序逐渐规范化、严谨化。

一、电子档案管理的基本方式

电子档案打破了传统纸质档案管理模式，准确性较高。电子档案的管理利用要充分借助信

息技术功能，进行信息数据分类，电子档案管理方式主要包括信息拷贝、通信输送和直接利用

三种方式。信息拷贝是电子档案管理中的不可或缺的环节，在整个管理过程中能够确保档案信

息的完整性，档案部门要采用正确的文档存储格式，也可以为用户提供复印件，方便用户参考

借鉴。通信输送能够满足使用者的基本需求，解决重难点问题，节省了大量的时间和资金费用。档案信息传输可以借助互联网平台实现，直接利用主要是指档案管理部门借助电脑设备直接查

询信息，为用户提供技术支持。

二、实行电子档案管理的重要性

随着电子信息技术的不断更新，大部分企业单位对电子档案管理给予了一定重视，但是一

些小企业依然以纸质档案管理为主，工作态度不够严谨，因此，管理人员明确电子档案管理中

的重点内容是非常关键的。电子档案的使用打破了传统的管理理念，减少了企业档案的开支，

传统的档案管理涉及的档案资料比较复杂多样，需要安排很多工作人员进行档案管理，在管理

过程中还面临着不同的风险问题，具有一定的复杂性。当前人们借助网络系统就可以实现档案

的管理与利用，能够在较短的时间内找到所使用的档案资料，给档案管理人员节省了一部分时间，这样不但可以减轻管理人员的工作压力，还能为企业带来更高的经济效益。电子档案的出

台和利用为档案的使用者提供了优质化的服务，打破了单一的档案管理模式，电子档案与纸质

档案的不同之处在于电子档案可以将大量的信息数据储存于计算机设备中，而纸质档案需要手

工登记，需要投入大量的时间和精力，电子档案的管理和利用明显提高了企业的服务质量，在

使用档案时非常快捷简便。

三、电子档案管理利用的方法对策

（一）建立健全电子档案管理制度。电子档案是一项复杂的操作流程，管理人员要端正工

作态度，严格遵循电子档案管理的各项要求，不断建立健全电子档案管理制度，有效拓展信息

资料搜集渠道，可以适当借助网络技术进行档案收集与管理，不断更新电子档案系统，才能满

足档案利用者的基本需求，管理人员要将纸质档案与电子档案有效结合，创新制定出新型档案管理模式，有利于提高档案管理的质量水平。

（二）规范电子档案利用模式。电子档案利用要遵循各项原则，及时了解使用者的基本情况，合理规划电子信息内容进行层次性管理。一般情况下，对于内容比较封闭的档案不能随意提供给使用者，必须在监控下浏览使用文件。采用网络方式提供档案利用时，对于密级的内容要严格处理，要定期更改密码，避免由于误操作而带来不同程度的损失。

（三）不断提高档案管理人员的安全保护意识。电子档案利用方式具有多样性，因此相关管理部门要定期对档案管理人员展开技能知识培训工作，不断提高档案管理人员的安全保护意识，将复杂的档案内容进行细化，明确电子档案管理的重要性，采用科学有效的管理技术确保档案管理内容的安全性，能够减少资源费用的浪费，有利于提高档案信息的可靠性和完整性。总而言之，管理人员要明确自身的岗位职责，从细节问题抓起，对电子档案管理中的重难点问题进行统一分析管理，这是确保电子文件真实性的根本要求。

四、结束语

通过对之前问题的分析研究可以看出人们对电子档案管理与利用有了更高层次的认识，在信息化时代发展过程中，人们在工作学习中不断使用电子计算机设备，由此越来越多的电子档案被使用，相关企业单位对电子档案的管理和利用要引起足够的重视，在整个操作管理过程中存在的突出问题要进行深入分析研究，采取针对性解决措施，有利于提高档案管理人员的技能水平和综合素养，只有这样才能推动企业单位的稳定发展。