会议管理培训课件
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高效会议管理技巧(会议PPT)PPT课件
改进措施
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
会议管理系统课件
模块1-登录
模块2-会议管理
模块3-会议室管理
会议管理系统-用例图
会系统-数据模型
此课件下载可自行编辑修改，供参考！ 感谢您的支持，我们努力做得更好！
系统简界
• 该系统采用B/S ［浏览器 / 服务器 ］体系结构。 操作简单方便, 实现了会议室资源基础信息管理, 实时查询各会议室的使用状态, 会议组织者在网上 就可以进行预订并查看预订情况, 管理员可对会议 室的预定进行审批, 也可以对一些紧急会议做出调 整, 达到了会议室资源管理高度信息化。
• 会议组织者只需要通过互联网便可随时了解每个 会议室的当前状态和预定情况等, 这样一来, 不仅 可以提高了会议室的使用率, 而且能够节省会议组 织者的时间
会议管理系统
组名：star 组长：乌拉、云鑫 组员：武进、刘娜、白刚、白文燕
主要内容:
• 研发背景 • 系统简界 • 功能模块 • 用例图 • E-R图 • 流程图 • 数据模型
研发背景
• 鉴于我们在中软学习完 C#, .NetFormwork,, ,为了总结我们前 期学过的知识, 通过开发会议管理系统, 以巩固我们的知识 和提高自己的编码规范, 和技术水平。会议管理系统是基 于B/S结构, 在这里我们通过对会议室的使用/预定管理进 行规范化。会议组织者只需要通过互联网便可随时了解每 个会议室的当前状态和预定情况等, 这样一来, 不仅可以提 高了会议室的使用率, 而且能够节省会议组织者的时间
功能简介
• 1.功能模块
2.主要功能说明
用户管理 1.分角色进行登录 会议管理 1.用户可以通过网上查看会议室状态预定会议。 2.管理员登录后, 可以通网上查看会议信息和如果须
要取消的会议, 管理员可以通过会议变更改变会议状 态, 和会议信息或是删除会议。 会议室管理 1.用户通过查看会议室状态和信息可以确定预定哪 个 2.会议室进行开会 管理员可以通过登修改会议室相关信息。
7S管理会议ppt课件
摆放标准示例图
机加班
弯管班
配料班
配件班冲床区
黄铜件班
包装班挂车
摆放标准示例图
配件班冲床区临时放置
焊接班
成品仓
焊接班区域通道标准
焊接生产过道
成品仓标签一致朝外
检查特别注意事项
❖ 1、不良品（不合格品）只允许放置在不合格品放置区； 其它区域不能放置；三天之内必须返工处理完成；
❖ 2、不合格品放置区只能用于放置不合格品，合格品不能 放置在红色不良品区域；
看板更新
生产计划看板 未按要求更新
车间物品摆放存放标准
❖ 目的： 在车间物品摆放存放作出合理的标准，从而保证产
品质量、现场管理的最大受控。依规定对生产现场物品物 料定位、定量摆放整齐，保障物流畅通、增加作业面积， 防止误用，工作场所的整洁明了，一目了然，减少取放物 品的时间，提高工作效率，保持井井有条的工作秩序区。 以便用最快的速度取得所需之物，在最有效的规章、制度 和最简捷的流程下完成作业。
首检 无首检；或首 检日期与实际 生产日期不符
物品标无示识
无标示，不易 物料识别；或 标示单填写不 规范，无数量 等；或一个框 多张不同标示 单
点检记录
无点检表；或 点检记录未更 新
通道
超防线；或阻 塞生产通道
2.2—生产中常见的现象
不良品处理 不良品未放置 在指定区域； 或不良品未在 三天之内返工 处理完成
车间物品摆放存放标准
❖ 6、通道上不能放置物品，所有物品的摆放不得阻碍过道 与消防通道；
❖ 7、胶框摆放须沿黄色线按水平直角一排排摆放整齐，不 得任意堆放，影响美观；
❖ 8、区域标识清楚，实际放置正确，工作场所整洁、无大 滩水渍、油污；
高效会议管理技巧PPT课件
高效会议管理技巧ppt课件
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
《会议管理实务》全书电子教案整套教学课件
氏笔画从前至后纵向依次排列座次的方法。左后排列法 。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序， 以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座 位的方法。
40
知识链接
➢会议环境布置的基本要求
强化主题 勤俭节约
41
知识链接
➢会场布置
①会标 ②会徽 ③画像 ④标语 ⑤旗帜 ⑥花卉 ⑦灯光
29
二、任务实施
任务2——要素分解
1
明确 会议规模、性
质和规格
2
确定 会场涉及的人
员情况
3
座位布置及气 氛渲染
30
二、任务实施
任务2——实施步骤
步骤1：明确会议规模、性质与规格。 报告会属于中小型会议，参与人数约100人，应选择中
等会议室。同时，报告会应该保证一个绝对的中心，会 场可以选择教室式布置。 本此次会议属于系列会议之一，因此，会议应尽量严肃 和庄重。 本次会议由两位专家主讲，会议应属于对等规格会议， 本公司可安排副总出席。
会议议程；
会议讨论和发言；
会议决定和决议；
这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先 后次序会有所不同。
15
二、任务实施
任务4——要素分解
搜集 会议文件
销售目标 及人员招聘 的相关材料
16
销售二部 经理人的 个人资料
东部地区 销售情况总结 及内部沟通问题
人员名单
任务5：拟写会议议程表——实施步骤
能力目标
能进行大型庆典会议的 气氛渲染和会场布置。
能进行报告会的会议气 氛渲染和会场布置。
能进行研讨会、座谈会 的气氛渲染和会场布置
23
一、任务描述
1、情境导入
菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业，再过一个月 ，就是企业成立50周年。为此，公司已决定举办一系 列纪念活动，一方面回顾总结企业50年来走过的历程 ，继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神，另一方 面是研究确定下一步企业发展战略，寻求新的发展机遇 。李杨是公司总经理秘书，负责各个具体会议的会场布 置工作。
40
知识链接
➢会议环境布置的基本要求
强化主题 勤俭节约
41
知识链接
➢会场布置
①会标 ②会徽 ③画像 ④标语 ⑤旗帜 ⑥花卉 ⑦灯光
29
二、任务实施
任务2——要素分解
1
明确 会议规模、性
质和规格
2
确定 会场涉及的人
员情况
3
座位布置及气 氛渲染
30
二、任务实施
任务2——实施步骤
步骤1：明确会议规模、性质与规格。 报告会属于中小型会议，参与人数约100人，应选择中
等会议室。同时，报告会应该保证一个绝对的中心，会 场可以选择教室式布置。 本此次会议属于系列会议之一，因此，会议应尽量严肃 和庄重。 本次会议由两位专家主讲，会议应属于对等规格会议， 本公司可安排副总出席。
会议议程；
会议讨论和发言；
会议决定和决议；
这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先 后次序会有所不同。
15
二、任务实施
任务4——要素分解
搜集 会议文件
销售目标 及人员招聘 的相关材料
16
销售二部 经理人的 个人资料
东部地区 销售情况总结 及内部沟通问题
人员名单
任务5：拟写会议议程表——实施步骤
能力目标
能进行大型庆典会议的 气氛渲染和会场布置。
能进行报告会的会议气 氛渲染和会场布置。
能进行研讨会、座谈会 的气氛渲染和会场布置
23
一、任务描述
1、情境导入
菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业，再过一个月 ，就是企业成立50周年。为此，公司已决定举办一系 列纪念活动，一方面回顾总结企业50年来走过的历程 ，继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神，另一方 面是研究确定下一步企业发展战略，寻求新的发展机遇 。李杨是公司总经理秘书，负责各个具体会议的会场布 置工作。
会议管理知识PPT课件
早会的准备
1
2
3
4
5
资源的 准备
制作一个月 会议行事历
制定奖惩办 法
要与部门成 员充分沟通
利用布告栏 公布
MANAGEMENT
额定张拉控制力以千斤顶油泵读数为准，钢绞线引伸量作为校核，设计引伸量与实际引伸量差值小于6%。 （12）钢筋冷拉时，卷扬机要设置防护挡板，冷拉两端必须装置防护设施，冷拉时严禁在冷拉线两端站人或跨越、触动正在冷拉的钢筋。
会议管理
会议
有效 沟通
提出 问题
脑力 激荡
有效 跟踪
总结 提高
设计 方案
会议
7.13.2 埋设于混凝土内的铸铁排烟管，宜采用法兰连接。 4)、实行质量一票否决制：当质量与进度等发生矛盾时，必须先质量后进度。
1
计划职责 实施方案细节 表彰、激励的项目和人员 待议事项的解决 活动安排的实施
悬挂图表
2
计划 实施方案 表彰、激励 待议事项 活动安排
想办法调动大家热情，产生群体效应，产生共鸣。 心态调整，技巧培训，精力提升，组织者或单位负责人应对每日
早会内容进行重点点评。 定期检查早会内容，进行反馈，写总结。
1.3 吊运或水平运输过程中对幕墙材料应轻起轻落，避免碰撞和与硬物摩擦；吊运前应细致检查包装的牢固性； 门式起重机运行轨道的终点，必须设置四套坚固的终点档架。
03
APPROPRIATE TEXT AND ADJUST THE LINE SPACING OF THE TEXT. YOU CAN ALSO FORMAT THE APPROPRIATE TEXT AND ADJUST THE LINE SPACING OF THE TEXT.
2.3施工前应对施工现场、机具设备及安全防护措施等进行全面检查，确认符合安全要求后方可施工。 水土保持监测专业性较强，按照有关建设xxxx水土保持法规及技术规范，工程水土保持监测工作应由业主委托有水土保持监测资质的单位承担。
第6章 会议沟通 (《管理沟通》PPT课件)
会场布置
礼堂型
U型
长桌型
程控制
-宣布会议的主题和目的 -根据会议议程顺序提出议题 -给予每个人阐述观点的机会 -控制讨论进程 -遵守预定时间 -讨论结束后概括观点 -确定下次会议议题和时间
会后工作
-会议记录应该准确无误 -下发会议记录或会议简报 -决议要突出任务责任人姓名、
时间及验收标准 -表明下次会议的日期和时间 -对执行工作进行监督和检查
会议主持人
会议中的
角色
会议
其他与
秘书
会者
主持人的主要职责
会议秘书的职责
ﮬ做好会前的准备 ﮬ宣布会议准时开始 ﮬ提出会议的议题 ﮬ控制会议进程 ﮬ总结会议 ﮬ追踪会议的结果
♪ 准确记录会议要点
有效会议的策略
不搞形式主义 明确会议的目的和目标 选择合适的与会者 合理安排会议议程 合理安排会务 控制好会议 分发会议简报
会议沟通的技巧
▪ 建立正面态度 ▪ 学会倾听 ▪ 消除抱怨与不满 ▪ 培养良好情商 ▪ 尽量鼓励 ▪ 掌握提问技巧 ▪ 强化个人沟通能力
会议文件
会议议程 会议记录
会议议程的设计原则
▪ 表明议题
▪ 确定主次 ▪ 注重实效 ▪ 适时调整 ▪提供背景资料
会议议程的设计步骤
突出问题 提出新议题 选择重要议题 分清主次顺序 确定时间 表明顺序 结束议程
会议记录
会议名称 地点、日期 起止时间 主办者 出席人员 缺席人员 会议主席致开幕词并宣布会议议程 会议过程 会议决议 下次会议的时间及地点
♪ 发放会议纪要 ♪ 确认执行人、完成时 间以及所需资源 ♪ 在主持人右手落座
其他与会者的职责
§ 明确会议目的 § 了解会议内容 § 作好发言准备 § 遵守会议制度
会议管理培训专业内容ppt课件完整内容)精品模板分享(带动画)
认真记录： 做好会议 记录，以 便后续跟 进
尊重他人： 不发表攻 击性言论， 尊重与会 者
遵守保密 规定：不 泄露会议 内容，保 护信息安 全
积极参与： 提出建设 性意见和 建议，为 会议贡献 力量
会议沟通与协调
有效沟通技巧
添加标题 添加标题 添加标题 添加标题 添加标题 添加标题
明确沟通目标：在沟通之前，明确沟通的目标和期望结果，避免无效沟通。 倾听与理解：在沟通过程中，要认真倾听对方的观点和意见，理解对方的立场和需求。
清晰表达：在表达自己的观点和意见时，要使用简洁明了的语言，避免模糊不清的表达。 反馈与确认：在沟通过程中，要及时给予反馈，确认对方是否理解自己的意思，避免误解和歧 义。 保持礼貌和尊重：在沟通过程中，要保持礼貌和尊重，避免使用攻击性或侮辱性的语言。
记录与总结：在沟通过程中，要及时记录重要的信息和意见，并在沟通结束后进行总结和归纳。
实施计划：制定 具体的实施计划 和时间表
效果评估：对改 进措施进行效果 评估和总结
未来会议规划与目标设定
确定会议目标： 明确会议的目 的和期望结果
制定会议计划： 包括会议时间、 地点、议程、
参会人员等
评估会议效果： 通过反馈、问 卷调查等方式 收集意见，评
估会议效果
改进会议管理： 根据评估结果， 提出改进措施， 提高会议效率
会议评估与改进
会议效果评估方法
评估指标：会议 目标达成度、参 会人员满意度、 会议效率等
评估方法：问卷 调查、访谈、观 察法等
评估结果：对会 议效果进行定量 和定性分析
改进措施：根据 评估结果提出针 对性的改进措施
会议问题分析与改进措施
会议问题分析： 明确会议中存在 的问题和不足
如何组织召开会议(PPT 31张)
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
１、会场座席及主席台布 置
按照会议性质，布置主席台及
座席。如：讨论会，可布置成 圆桌式；培训会，可 布置成教室式等。
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
２、突出会议主题的装饰
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
2、会议目标必须切合实 际
（1）经过努力，目标有被实现的可能 （2）目标要有一定的挑战性 （3）会议目标也可为事宜通报等
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
3、会议目标必须具体且 可以衡量
处处观察皆管理，事事留心皆精益
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
（3）必须确定会议起止时间
不确定起止时间，有两个缺陷
A、与会者无法对会后的工作做安排 B、会议效率降低，本来一个小时可以结束的会可能拖 到三个小时
另外，最好不要超过一个半小时
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
会议准备工作
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
一、明确会议目标 二、确定会议召开时间、地点及参加人员 三、拟定并发放会议通知 四、准备所需物品 五、布置会场 六、会前确认 七、会后工作
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
一、明确会议目标
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
会议组织与管理培训课件(PPT 81张)
5、 确定会议所需用品和设备 （1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
会议管理系统 ppt课件
干部早会的提示
1、今日目标分解落实，做到干部工作目标清晰； 2、干部教育、提升经营管理能力； 3、面对面协调、解决问题。 4、干部是文化、工作、制度的带头者。
工具包4 主管早会（周例会）操作表（参考）.doc
干部早会开得好， 昨日准备少不了！ 干部早会开得好， 今日工作没烦恼!
———启示录
全员早会
1、新闻报道 2、喜讯报道 3、成功分享
1、专业学习 2、专题学习 3、集体学习
1、政令宣导 2、领导训勉（爱心激励） 3、诵读公司愿景、使命
全员早会的提示
1、四声：歌声、掌声、笑声、读书声 2、三盛：人气盛、士气盛、正气盛 3、二人：负责人、主持人 4、一畅：流程紧凑主持顺畅
工具包5 全 员 早 会 操 作 表（参考）.doc
会议管理系统
“会议”的概念：
------指三个或以上的人聚集在 一起，运用沟通（口头或书面） 共同分享所要达成的目标
1、会议是一个集思广益的渠道
2．会议显示一个组织或一个部门的存在
3．会议是一种群体沟通的方式
管理中有没有问题? 为什么问题很难解决?
管理
设计和保持一种良好的环境，使人 在群体里高效率地完成既定目标
经营管理专题会
业务检讨会
业务检讨会流程
工 1、目标达成情况
参 会
作 总
2、目标(达成、未达成、超额达成)具体原因分析
者 结 3、重大或创新的管理与活动的执行情况
工
1、下阶段目标
作 计
2、达成目标的具体措施与方案
划
3、重大或创新的管理与活动规划
1、点评
领
导
2、工作导向提示
3、重点工作提醒
4、谢归用谢
高效会议管理PPT课件
方案须明确写下谁、在何 时、应完成什么 尽可能取得各提案的正、 反意见
主管进场后、须当下裁决
选项只有3个：做、不做 符合某条件才做 法当下决定的议题，只给 24小时考虑
案例2：三星目标指向型会议
曽供职于三星的金咏韩在《开会就要学三星》书中，将三星的成功归结于其会议文化： 三星速度经营的根本是会议，通过会议认识到变化，通过会议传播变化并付诸行动
适合形式 2
移地会议（3-100人）
要点：走出办公室、改变会议气氛，暂时抛开繁琐公务，专心面对问题
20
案例1：日产汽车Value First会议流程
要点：1、主管少评论、只负责决策 2、鼓励发言、表彰个成员的贡献
会前准备
会议3-4周前，确认议题 跨部门选出与会者 选定会议主持人，进行方 式与道具
现状分析
分析问题时，主持人尽一 切可能广纳与会者意见 将每种提案的成本效益、 优缺点列出 筛选、归纳各种可能方案
确认方针
规则说明
最高主管说明会议目的、与 会者扮演的角色 主持人说明会议时程规划
完成提案
主持人宣布发言2规则 不可对外泄露谁说了什么 讨论中不可使用职权压力、 不问上下关系
当下决策
列出每个议题的解决方案
337原则：所谓337原则是指3种思考（3WayS of Thinking）、3个原则（3Principles）
和7条规定（7Rules）
3种思考
3个原则
7条规定
思考会议的必要性
思考如何最大限度地减少 会议
思考是否有能够与其他会 议合并或委托的方法
确定不召开会议的工作日
将会议时间定为1小时。最多 不超过1个半小时
下）
优点：收起电脑、手机，专注做决策、想创意，避开电子产品干扰，开会效果会更好 要求：干扰会议进行的事物、全留在会议室外 所需时间：1小时为主、最多不超过4小时
主管进场后、须当下裁决
选项只有3个：做、不做 符合某条件才做 法当下决定的议题，只给 24小时考虑
案例2：三星目标指向型会议
曽供职于三星的金咏韩在《开会就要学三星》书中，将三星的成功归结于其会议文化： 三星速度经营的根本是会议，通过会议认识到变化，通过会议传播变化并付诸行动
适合形式 2
移地会议（3-100人）
要点：走出办公室、改变会议气氛，暂时抛开繁琐公务，专心面对问题
20
案例1：日产汽车Value First会议流程
要点：1、主管少评论、只负责决策 2、鼓励发言、表彰个成员的贡献
会前准备
会议3-4周前，确认议题 跨部门选出与会者 选定会议主持人，进行方 式与道具
现状分析
分析问题时，主持人尽一 切可能广纳与会者意见 将每种提案的成本效益、 优缺点列出 筛选、归纳各种可能方案
确认方针
规则说明
最高主管说明会议目的、与 会者扮演的角色 主持人说明会议时程规划
完成提案
主持人宣布发言2规则 不可对外泄露谁说了什么 讨论中不可使用职权压力、 不问上下关系
当下决策
列出每个议题的解决方案
337原则：所谓337原则是指3种思考（3WayS of Thinking）、3个原则（3Principles）
和7条规定（7Rules）
3种思考
3个原则
7条规定
思考会议的必要性
思考如何最大限度地减少 会议
思考是否有能够与其他会 议合并或委托的方法
确定不召开会议的工作日
将会议时间定为1小时。最多 不超过1个半小时
下）
优点：收起电脑、手机，专注做决策、想创意，避开电子产品干扰，开会效果会更好 要求：干扰会议进行的事物、全留在会议室外 所需时间：1小时为主、最多不超过4小时
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显示等级：如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的 顶端，其他与会者座位按资力递降顺序就座。主席坐在长 桌的顶端，资力最浅者坐在离主席最远处。
自由讨论：如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注， 在会议中用一张圆桌。主席可坐在任何一个座位上
（四）主持人如何做好会前准备 设定沟通目标 制定行动计划 如何应对争执 进行SWOT 分析
过眼神、手势等面部表情告诉发言人说多了或者别说了， 或者是说得不够接着说等。
（四）达成决议
（1）权威决策 权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面
作出决定时。 （2）少数服从多数决策 少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主
原则为基础。 （3）共识决策 共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每
（五）会议的成本 （1）会议的时间成本
（2）直接的会议成本
（3）效率损失成本
开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成 公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失， 就是效率损失成本。
6.2 会议效率与规范
（一）会议效率不高 会议效率不高的原因 时间、地点、开会对象的选择、主持人的技能、参会者的
一团队成员均有否决权。 （4）无异议决策 无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。
（五）团队决策法
（1）头脑风暴 （2）德尔菲法 （3）异地思考法 （4）思路转换法
会议中主持人的会议管理技巧
（一）主持人的守则 （1）营造和谐的气氛 （2）按照议程进行 （3）正确总结讨论的内容 （4）引导发言者解释令人困惑的发言 （5）帮助与会者理清不假思索的想法 （6）尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况 （7）减少与议题无关的争辩和讨论 （8）保持中立的态度
（3）考虑会议上所分派给自己的任务的完成方案；
（4）会议可能是新任务的开始，要考虑是否召开自己部门 会议进行动员和安排，并讲会议精神观测下一步的工作中去。
（2）主持人的会后跟进 请大家填写会议评估表 针对评估意见采取改进措施
联络缺席的同事，询问缺席的原因，如有需要，讨论有关 项目
跟进计划，如有需要立刻召集另一次会议
（二）意外和冲突的处理 （1）“蝉”型发言者 症状 A讲故事 B讲了很久才切入主题 C讲得太模糊，没有具体事例 D拒绝倾听别人的主要观点 应对办法 A采用非语言性暗示 B探询、总结、测试其理解程度 C善意提醒关于程序及时间限制 D带入别人发言
（2）“鲨鱼”型发言者 症状 A有攻击别人的倾向 B总是给予消极的、否定的意见 应对办法 A理解别人的想法或情绪 B重申会议中无论什么意见都可以提，但正面的建议会
会议在星期一下午二点开始，有几名服务员没有按时到来，到了下午三点十 五分，除一名服务员外，其他全体服务员都到齐了。拉尔夫说管事部目前的 工作进展情况并非如他期待的那么好，此次会议的目的就是要征求所有员工 的意见，以改善目前的工作环境。大部分的员工对此都感到惊讶，但对拉尔 夫能征求他们的意见还是感到高兴，讨论在非常轻松愉快的气氛中开始。
（2）一定要开会的情况 把信息同时传递给很多人 需要别人参与以集思广益 需要听取各部门工作汇报 需要当众表扬或批评时 给小组或部门分配任务时
（二）会议准备的作用和方法 （1）会议准备的作用 可选择最适当的讨论方式 使参会者有讨论的方向 事先告知参会者做好准备 节省会议时间与减少冲突
更受欢迎 C采用非语言性方式打断
（3）“兔子”型发言者 症状 A质疑正在使用的程序 B总是提议不同的程序或建议 应对办法 A肯定他的贡献 B重申可以先试用现在的程序，如不奏效，则马上按他
的方法实施
（4）“驴”型发言者 症状 A过于敏感 B防卫性很强，心中有面“墙” C不能站在别人的立场看问题 应对办法 A突出他的贡献 B重复问题 C短暂沉默
（2）会议准备的1H5W法 H-How 怎么样开会 W－Why 为什么开会 W－What 开什么样的会 W－When 何时开会 W－Who 谁来参加会 W－Where 到哪儿开会
（三）开会准备时座位的安排
（1）小型会议（一对一面谈） 支持性的：如果你希望是支持性的，可与另一个人在桌角
第六章 会议管理
了解会议管理的目的、种类和体系 了解会议效率不高的原因及对策 掌握有效为会议作准备的技巧 掌握会议中的沟通与反馈技巧 掌握主持人的会议管理技巧 学会提高会议效率和质量的技巧
6.1 会议概述
（一）会议的意义 是一个集思广益的渠道 显示组织或部门的存在 是重要的群体沟通方式
蒂龙.琼斯，一个在管事部已经工作了多年的老员工，说道：“宴会部的服务 员总是把碟子、玻璃杯以及银餐具扔在宴会厅外的托盘及餐车里，这种做法 不仅使我的工作量无形中增大了两倍，而且还把很多餐具都搞坏了。朱迪上 个月还被破口的玻璃杯子割破了手，不得不去医院缝了好几针。” 拉尔夫听 了之后说：“我这次开会可不是让大家来发牢骚的，我们这次会议的主题是 如何改善我们管家部的现状。”蒂龙将两手抱在胸前，坐直了身子，朱迪眼 睛骨碌碌转着，看着蒂龙。
有哪些证据支持次议案的通过，及反对意见如何
分派工作的详细情形及完成日期。
会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的 长度。
（2）会后跟进 与会者的会后跟进
（1）拿到会议记录后要细读，尤其是对与自己工作相关的 信息作出标记；
（2）分析一下会议的过程，分析一下各个不同与会者对同 一问题的不同态度和表现，分析一下人际关系的状态；
（二）如何分配发言时间
（1）主持人的发言时间应掌握在20/80； （2）要尽量保证每个人发言机会均等； （3）尽量形成一种互动的会议氛围。
（三）如何掌握议事进度（控场）
语言方式 语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议
的议事进度。 非语言方式 更有效的掌控议事进度的方式是用非语言性的方式，即通
9、 请您谈谈本次会议最大的收获是什么，有哪些看法和建议？
附：酒店内部会议 （一）种类 （1）战备发展会议 （2）酒店运转会议 （3）酒店日常会议 （二）酒店日常会议 （1）每日晨会 （2）办公会议和一周工作指令会议 （3）房务协调会议和餐饮协调会议
（4）每月经营管理和质量分析讲评会议
（3）固定的会议流程规范
6.3 开会前的准备工作
引言 如何判断是否需要开会 会议准备的作用和方法 会议准备的内容 主持人如何做好会前准备
（一）如何判断是否需要开会 （1）不需要开会的情况 已经按惯例开过的会议 没有要讨论的特别的事情 还有比开会更好的方法 预算出的会议成本过大 决策者已经决定的事情
案例分析
埃里克.马隆最近刚刚来到位于旧金山的怀亚特酒店做助理管事，管事部的经 理是拉尔夫.施科福尔，他是一名退休的军官。拉尔夫比埃里克早几个月来到 酒店，可是在管理手下的服务员方面好象有点问题。由于管事部和宴会部的 关系有些紧张，因此拉尔夫决定召开大会，以解决管事部现在面临的一些问 题。他要求所有管事部的员工都必须参加这次会议，即使轮休在家的也不许 请假。但他又解释说会议占用的时间酒店会支付工资。
情景模拟
我们班级马上要开一个迎新晚会，就该晚会的时 间、地点、节目单、抽奖内容展开讨论。
6.6 会议记录与会后跟踪
（一）会议记录 （1）会议记录者的素质要求 反应快 写字快 知识面广 记忆力特别强 组织能力强 倾听能力强 总结能力强
（2）会议记录内容包含：
讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦地向与会者确 认每个结论都无误）
两边就座，这有助于消除障碍且可进行目光接触。 合作性的：坐在另一个人旁边表示合作，这种安排提示观
点的相似性。 面对面的：坐在桌子的对面，使自己与另一人保持距离，
这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些。
（2）大型会议
面对面就座：当你在讨论问题或试图做出决定时，安排持 相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边。主席坐在团 队成员之间。
6.4 会议成功的策略
（一）如何做好开场白 （1）概念：开场白是会议开始前3至5分钟的谈话，系统而
简洁，并有明确宗旨的一段讲话。 （2）内容：开会目的、时间安排、议事方式、纪律规则等； （3）开场白的程序 概括会议进行的程序； 提供与讨论有关的资讯； 规范会议的议程； 指定会议记录者； 征求对议程设计的意见
会议评估表 进入“性别论坛” 跨界合作：湖南妇女/社会性别学讲师团建设项目工作会议评估 1、 您对本次工作会议的总体印象： A、非常好（ ） B、好（ ） C、一般（ ） D、较差（ ） E、差（ ） 2、 您如何评价该会议的收获 A、非常大（ ） B、大（ ） C、一般（ ） D、较小（ ） E、小（ ） 3、 您如何评价跟同仁的交流与合作情况 A、非常好（ ） B、好（ ） C、一般（ ） D、较差（ ） E、差（ ） 4、 您如何评价会场总体环境 A、非常好（ ） B、好（ ） C、一般（ ） D、较差（ ） E、差（ ） 5、 您如何评价多媒体设备条件 A、非常好（ ） B、好（ ） C、一般（ ） D、较差（ ） E、差（ ） 6、 您如何评价本次会议的议程安排： A、 非常好（ ） B、好（ ） C、一般（ ） D、较差（ ） E、差（ ） 7、 通过该会议，您对项目运做管理了解如何 A．非常了解（ ） B、了解（ ） C、不是很了解（ ） D不了解（） 8、 您觉得有必要继续开办该类会议吗？ A、非常必要（ ） B、必要（ ） C、无所谓（ ） D、没必要（ ）
（5）“螃蟹”型发言者 症状 A开会时还做别的工作 B私自进入小团体讨论 C时常接电话 D打瞌睡 E其他，如用笔敲桌子、背对发言者、看别处等 应对办法 A主持人停止说话或示意发言者暂停，使私下谈话的人
警觉 B主持人问能否把他们正在讨论的事告诉大家，问他们
是不是觉得应该先分组讨论，然后集中讨论 C对打瞌睡者，可以中间休息5分钟，并把会议议程加快 D保持短暂的沉默
部门督导沃克说，在管事部提供服务的三个餐厅里所使用的杯子各式各样， “有些杯子的形状根本和洗碗机里的杯子架配不上，使得很多价格昂贵的杯 子在洗涤的过程中都被损坏了。为什么我们饭店不把使用的杯子同意起来， 或者是让洗碗机里的架子尽量与杯子配上。” 拉尔夫草草地记下她的意见， 可他一边记一边摇着头。
自由讨论：如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注， 在会议中用一张圆桌。主席可坐在任何一个座位上
（四）主持人如何做好会前准备 设定沟通目标 制定行动计划 如何应对争执 进行SWOT 分析
过眼神、手势等面部表情告诉发言人说多了或者别说了， 或者是说得不够接着说等。
（四）达成决议
（1）权威决策 权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面
作出决定时。 （2）少数服从多数决策 少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主
原则为基础。 （3）共识决策 共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每
（五）会议的成本 （1）会议的时间成本
（2）直接的会议成本
（3）效率损失成本
开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成 公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失， 就是效率损失成本。
6.2 会议效率与规范
（一）会议效率不高 会议效率不高的原因 时间、地点、开会对象的选择、主持人的技能、参会者的
一团队成员均有否决权。 （4）无异议决策 无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。
（五）团队决策法
（1）头脑风暴 （2）德尔菲法 （3）异地思考法 （4）思路转换法
会议中主持人的会议管理技巧
（一）主持人的守则 （1）营造和谐的气氛 （2）按照议程进行 （3）正确总结讨论的内容 （4）引导发言者解释令人困惑的发言 （5）帮助与会者理清不假思索的想法 （6）尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况 （7）减少与议题无关的争辩和讨论 （8）保持中立的态度
（3）考虑会议上所分派给自己的任务的完成方案；
（4）会议可能是新任务的开始，要考虑是否召开自己部门 会议进行动员和安排，并讲会议精神观测下一步的工作中去。
（2）主持人的会后跟进 请大家填写会议评估表 针对评估意见采取改进措施
联络缺席的同事，询问缺席的原因，如有需要，讨论有关 项目
跟进计划，如有需要立刻召集另一次会议
（二）意外和冲突的处理 （1）“蝉”型发言者 症状 A讲故事 B讲了很久才切入主题 C讲得太模糊，没有具体事例 D拒绝倾听别人的主要观点 应对办法 A采用非语言性暗示 B探询、总结、测试其理解程度 C善意提醒关于程序及时间限制 D带入别人发言
（2）“鲨鱼”型发言者 症状 A有攻击别人的倾向 B总是给予消极的、否定的意见 应对办法 A理解别人的想法或情绪 B重申会议中无论什么意见都可以提，但正面的建议会
会议在星期一下午二点开始，有几名服务员没有按时到来，到了下午三点十 五分，除一名服务员外，其他全体服务员都到齐了。拉尔夫说管事部目前的 工作进展情况并非如他期待的那么好，此次会议的目的就是要征求所有员工 的意见，以改善目前的工作环境。大部分的员工对此都感到惊讶，但对拉尔 夫能征求他们的意见还是感到高兴，讨论在非常轻松愉快的气氛中开始。
（2）一定要开会的情况 把信息同时传递给很多人 需要别人参与以集思广益 需要听取各部门工作汇报 需要当众表扬或批评时 给小组或部门分配任务时
（二）会议准备的作用和方法 （1）会议准备的作用 可选择最适当的讨论方式 使参会者有讨论的方向 事先告知参会者做好准备 节省会议时间与减少冲突
更受欢迎 C采用非语言性方式打断
（3）“兔子”型发言者 症状 A质疑正在使用的程序 B总是提议不同的程序或建议 应对办法 A肯定他的贡献 B重申可以先试用现在的程序，如不奏效，则马上按他
的方法实施
（4）“驴”型发言者 症状 A过于敏感 B防卫性很强，心中有面“墙” C不能站在别人的立场看问题 应对办法 A突出他的贡献 B重复问题 C短暂沉默
（2）会议准备的1H5W法 H-How 怎么样开会 W－Why 为什么开会 W－What 开什么样的会 W－When 何时开会 W－Who 谁来参加会 W－Where 到哪儿开会
（三）开会准备时座位的安排
（1）小型会议（一对一面谈） 支持性的：如果你希望是支持性的，可与另一个人在桌角
第六章 会议管理
了解会议管理的目的、种类和体系 了解会议效率不高的原因及对策 掌握有效为会议作准备的技巧 掌握会议中的沟通与反馈技巧 掌握主持人的会议管理技巧 学会提高会议效率和质量的技巧
6.1 会议概述
（一）会议的意义 是一个集思广益的渠道 显示组织或部门的存在 是重要的群体沟通方式
蒂龙.琼斯，一个在管事部已经工作了多年的老员工，说道：“宴会部的服务 员总是把碟子、玻璃杯以及银餐具扔在宴会厅外的托盘及餐车里，这种做法 不仅使我的工作量无形中增大了两倍，而且还把很多餐具都搞坏了。朱迪上 个月还被破口的玻璃杯子割破了手，不得不去医院缝了好几针。” 拉尔夫听 了之后说：“我这次开会可不是让大家来发牢骚的，我们这次会议的主题是 如何改善我们管家部的现状。”蒂龙将两手抱在胸前，坐直了身子，朱迪眼 睛骨碌碌转着，看着蒂龙。
有哪些证据支持次议案的通过，及反对意见如何
分派工作的详细情形及完成日期。
会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的 长度。
（2）会后跟进 与会者的会后跟进
（1）拿到会议记录后要细读，尤其是对与自己工作相关的 信息作出标记；
（2）分析一下会议的过程，分析一下各个不同与会者对同 一问题的不同态度和表现，分析一下人际关系的状态；
（二）如何分配发言时间
（1）主持人的发言时间应掌握在20/80； （2）要尽量保证每个人发言机会均等； （3）尽量形成一种互动的会议氛围。
（三）如何掌握议事进度（控场）
语言方式 语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议
的议事进度。 非语言方式 更有效的掌控议事进度的方式是用非语言性的方式，即通
9、 请您谈谈本次会议最大的收获是什么，有哪些看法和建议？
附：酒店内部会议 （一）种类 （1）战备发展会议 （2）酒店运转会议 （3）酒店日常会议 （二）酒店日常会议 （1）每日晨会 （2）办公会议和一周工作指令会议 （3）房务协调会议和餐饮协调会议
（4）每月经营管理和质量分析讲评会议
（3）固定的会议流程规范
6.3 开会前的准备工作
引言 如何判断是否需要开会 会议准备的作用和方法 会议准备的内容 主持人如何做好会前准备
（一）如何判断是否需要开会 （1）不需要开会的情况 已经按惯例开过的会议 没有要讨论的特别的事情 还有比开会更好的方法 预算出的会议成本过大 决策者已经决定的事情
案例分析
埃里克.马隆最近刚刚来到位于旧金山的怀亚特酒店做助理管事，管事部的经 理是拉尔夫.施科福尔，他是一名退休的军官。拉尔夫比埃里克早几个月来到 酒店，可是在管理手下的服务员方面好象有点问题。由于管事部和宴会部的 关系有些紧张，因此拉尔夫决定召开大会，以解决管事部现在面临的一些问 题。他要求所有管事部的员工都必须参加这次会议，即使轮休在家的也不许 请假。但他又解释说会议占用的时间酒店会支付工资。
情景模拟
我们班级马上要开一个迎新晚会，就该晚会的时 间、地点、节目单、抽奖内容展开讨论。
6.6 会议记录与会后跟踪
（一）会议记录 （1）会议记录者的素质要求 反应快 写字快 知识面广 记忆力特别强 组织能力强 倾听能力强 总结能力强
（2）会议记录内容包含：
讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦地向与会者确 认每个结论都无误）
两边就座，这有助于消除障碍且可进行目光接触。 合作性的：坐在另一个人旁边表示合作，这种安排提示观
点的相似性。 面对面的：坐在桌子的对面，使自己与另一人保持距离，
这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些。
（2）大型会议
面对面就座：当你在讨论问题或试图做出决定时，安排持 相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边。主席坐在团 队成员之间。
6.4 会议成功的策略
（一）如何做好开场白 （1）概念：开场白是会议开始前3至5分钟的谈话，系统而
简洁，并有明确宗旨的一段讲话。 （2）内容：开会目的、时间安排、议事方式、纪律规则等； （3）开场白的程序 概括会议进行的程序； 提供与讨论有关的资讯； 规范会议的议程； 指定会议记录者； 征求对议程设计的意见
会议评估表 进入“性别论坛” 跨界合作：湖南妇女/社会性别学讲师团建设项目工作会议评估 1、 您对本次工作会议的总体印象： A、非常好（ ） B、好（ ） C、一般（ ） D、较差（ ） E、差（ ） 2、 您如何评价该会议的收获 A、非常大（ ） B、大（ ） C、一般（ ） D、较小（ ） E、小（ ） 3、 您如何评价跟同仁的交流与合作情况 A、非常好（ ） B、好（ ） C、一般（ ） D、较差（ ） E、差（ ） 4、 您如何评价会场总体环境 A、非常好（ ） B、好（ ） C、一般（ ） D、较差（ ） E、差（ ） 5、 您如何评价多媒体设备条件 A、非常好（ ） B、好（ ） C、一般（ ） D、较差（ ） E、差（ ） 6、 您如何评价本次会议的议程安排： A、 非常好（ ） B、好（ ） C、一般（ ） D、较差（ ） E、差（ ） 7、 通过该会议，您对项目运做管理了解如何 A．非常了解（ ） B、了解（ ） C、不是很了解（ ） D不了解（） 8、 您觉得有必要继续开办该类会议吗？ A、非常必要（ ） B、必要（ ） C、无所谓（ ） D、没必要（ ）
（5）“螃蟹”型发言者 症状 A开会时还做别的工作 B私自进入小团体讨论 C时常接电话 D打瞌睡 E其他，如用笔敲桌子、背对发言者、看别处等 应对办法 A主持人停止说话或示意发言者暂停，使私下谈话的人
警觉 B主持人问能否把他们正在讨论的事告诉大家，问他们
是不是觉得应该先分组讨论，然后集中讨论 C对打瞌睡者，可以中间休息5分钟，并把会议议程加快 D保持短暂的沉默
部门督导沃克说，在管事部提供服务的三个餐厅里所使用的杯子各式各样， “有些杯子的形状根本和洗碗机里的杯子架配不上，使得很多价格昂贵的杯 子在洗涤的过程中都被损坏了。为什么我们饭店不把使用的杯子同意起来， 或者是让洗碗机里的架子尽量与杯子配上。” 拉尔夫草草地记下她的意见， 可他一边记一边摇着头。