纸质档案数字化技术标准样本
中华人民共和国档案行业标准 纸质档案数字化技术规范
２ 规 范性 引用文 件
下 列 文 件 中 的条 款 通 过 本 标 准 的 引 用 而 成 为 本 标 准 的条 款 。 凡 是 注 日期 的 引用 文 件 ， 随后 所 有 的修 改 其 单 （ 包括 勘 误 的 内容 ） 修 订 版均 不适 用 于 本标 准 ， 不 或 然
对 档 案 进 行 数 字 化 转 换 后 ，数 字 罔 像 与 案 原 件 在色彩 、 何等方面的偏离程度。 儿
清 除 图像 冗 余 或 对 图 像 近 似 的 仟 一 种 过 程 ，其 目
的是对 图像 以更 紧凑的形式表示。 纸质档案数字化过程
中 ， 常 见的 有 ＴＦ （ ４ 、 Ｅ 等压 缩 格 式 。 较 ＩＦ Ｇ ）Ｊ Ｇ Ｐ
４纸质档 案数 字化 基本 要 求
４ １ 本 原 则 ．基
纸 质档案数 字化 的基本 原则是使 档案信息 资源准 确、 方便 、 快捷地提供利用 ， 使可以公开的档案信息 资源
’
采用扫描 仪或数码相 机等数码设 备对纸质档 案进 行数字化加工 ， 将其转化 为存储 在磁带 、 磁盘 、 光盘等载
体 上并 能被 计 算 机 识 别 的 数 字 图 像 或 数 字 文 本 的处 理
过程 。 ３３ 数 字 图 像 ｄ ｉ ｌｍ ｇ ． ｉ ｔ ａｅ ｇａ ｉ
纸 质 档 案 的数 字 化 ，必 须 符 合 国 家 档 案 开 放 规 定 以
及有关规定 。
３ 术语 和定 义
下 列 术 语 和 定 义适 用 于 本 标 准 。
３１ 数 字 化 ｄ ｉｚｔ ｎ ， ｉ ｔａｉ ｇｉ ｏ
用计算 机技 术将模拟 信号转换 为数字信 号的处理 ＋
过程。
３ 纸 质档 案数字化 ｄｇ ｉ ｔ ｎ ｆ ａｅ ｂ ｓ ｃｒｓ ． ２ ｉｔ ａｏ ｐｐ ｒ ａｅ ｒ ｏｄ ｉｚ ｉ ｏ － ｄｅ
最新纸质档案数字化的标准精编
一、电子文件与电子档案概述
（二）电子文件的分类与特点
按照文件的生成方式分：
原生电子文件：计算机系统中直接生成的原始文件
非原生电子文件：将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入或扫 描转化形成的文件。
电子档案与纸质档案的数字化加工
一、电子文件与电子档案概述
（三）电子文件与电子档案的关系
传统的档案理论认为：文件是档案的前身，档案是文件转化的结果。 电子档案就是“归档电子文件” 归档电子文件 archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。一份完整的归档 电子文件由足以为其职能活动提供凭证的内容、结构与背景信息构成。 结构与背景信息决定了归档电子文件的历史价值。 GB/T 18894—2002《电子文件归档与管理规范》 电子文件 鉴定、分类、整理 电子档案
档案管理系统的使用与档案信息化
信息技术科 张 静
2015.3
一、电子文件与电子档案概述 二、纸质档案的数字化加工技术 三、数字文档集约管理系统操作
电子档案与纸质档案的数字化加工
一、电子文件与电子档案概述
（一）电子文件的定义 （二）电子文件的分类与特点 （三）电子文件与电子档案的关系 （四）电子档案的定义 （五）电子文件归档与电子档案的移交
电子档案与纸质档案的数字化加工
一、电子文件与电子档案概述
（一）电子文件的定义
国内定义
（1）2009年颁布的中办和国办《电子文件管理暂行办法》 本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程 中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、 视频等不同形式的信息记录。 （2）GB/T 18894—2002《电子文件归档与管理规范》 电子文件（ Electronic Records） 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储 于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络 上传送的文件。
档案数字化技术标准
档案数字化技术标准对于纸质档案利用扫描仪或数码相机转换成可储存在电脑上或刻成光盘，便于保存及查阅的，称之为档案数字化。
进行档案数字化加工步骤有：整理（弱化）、一次校对、扫描、扫描件校对、装订、目录数据录入及修改、挂接。
一、整理（弱化）。
在扫描之前，对需扫描的档案进行整理，整理时有以下环节应注意：1、拆卷。
将装订成本的档案逐一拆开，为了更好的延长扫描仪的寿命，防止高速扫描时会卡纸的情况，拆卷时应注意：如发现有金属物（钉书针、大头针等）应剃除。
2、顺序号。
根据文件的相关内容进行编码和排序，按照文件的合理排列，要求一份文件对应一条目录，一条目录对应一个顺序号，一条目录中如有几个文件，其中有重要的不属于该目录文件附件的文件，需在目录页的最后加写目录，顺序号应附属在该卷档案的最后一条，页码按文件实际所在页次编写。
凡目录有增减，顺序号必须依次进行调整。
3、页号。
档案常常会有漏编、跳号的情况。
对于漏编如：P7与P8之间有四页未编码，则应依次编为“7-1”、“7-2”、“7-3”、“7-4”，若空号为一份文件的首页，则将该页编为正码，其它依次编为副码，如：P7与P8之间有一页未编码，而该页正好是P8所在文件的首页，则将该页码编为“8”，而原P8编为“8-1”。
出现跳号，若前后两张文件内容完整且连贯，而第一页和第二页分别编码为“1”和“4”，则需在错误登记表和目录备注处注明“P2、P3为跳号”的字样。
若有内容的文件反面漏打页码，需加编副码；若反面是文件首页，则需编正码，原来的正码改为副码，依次类推。
如果空白纸上有编码，需在目录备注中注明“第X页为空白页，无内容”。
文件的最后一页必须是正码，不能编副码。
如两张文件粘贴重叠而只编了一个页码的，应在被覆盖的上面编副码。
正、反面均有内容的文件，若其中一面需扫描的内容被折叠装订，该面应增加一个副码。
凡页码写在折叠后文件反面的，应展开文件写上相同的页码，必须保证文件页码在扫描的图片上。
档桉资料数字化标准
档案数字化数字化图像文件档案电子档案杂谈分类：档案数字化知识档案资料数字化标准（试行）XXXX档案馆本标准根据《XXXX电子档案管理技术标准》制定，适用于XXXX档案馆的数字化工作，其它单位可参照执行。
第一章、纸质档案数字化标准1 基本术语解释1.1 灰度值是指进行灰度扫描时把图像由纯黑到纯白整个色彩区域进行划分的级数，编辑图像时一般都使用到８位，即２５６级灰度。
1.2 黑白是与彩色及灰度相对应的一种模式，黑白图在表示图像时只区分黑白二值，他把其它色彩根据其特性转换为黑白两种，因此形成只有两种颜色的图像。
1.3 LZW压缩LZW压缩是一种比较复杂的压缩算法，其压缩效率也比较高。
它的基本原理为：LZW把每一个第一次出现的字符串用一个数值来编码，在还原程序中再将这个数值还成原来的字符串。
例如：用数值0x100代替字符串“abccddeee”，每当出现该字符串时，都用0x100代替，这样就起到了压缩的作用。
LZW是无损压缩，因此它不会对图像质量造成损失。
2 技术标准2.1 前提条件：所有要进行数字化的档案必须先进行著录，编制好页号。
2.2 扫描方式：纸质档案扫描采用黑白和灰度两种方式。
2.3 分辨率：扫描采用200dpi。
2.4 文件存储类型：按灰度方式扫描的图片存为JPG格式，压缩品质采用“中”级；按黑白方式扫描的存为TIF格式，采用LZW压缩。
2.5 文件存储方式：存储时按全宗、目录、案卷分级建文件夹存储，其中的每一份文件也需要单独创建文件夹。
2.6 文件夹命名办法：各文件夹名字长度为：全宗号5位；目录号3位；案卷号5位；份或件文件夹名4位；扫描的每张档案文件名4位；不足以上位数的以“0”补齐。
3 补充说明3.1 灰度和黑白两种方式中，对于清晰的、不带图片的档案材料，采用黑白方式；对于清晰度较差或者带有图片的得档案材料，采用灰度方式，灰度方式一般采用256灰阶。
3.2 扫描的线数可以根据所扫材料的清晰程度作适当的调整。
纸质档案数字化规范
纸质档案数字化规范
一、总体要求
1、纸质档案数字化必须贯彻落实“以人为本”的方针，尊重用户权益
实现信息共享。
2、纸质档案数字化的内容应充分反映历史价值、文化传承，合理应用
信息技术，实现信息资源的统一集成，确保信息安全与完整性。
二、技术标准
1、采用图像处理技术，对纸质档案进行拍摄和扫描，根据记录需求，
把纸质档案图像、音频、视频数据处理成图像格式、文本格式、文档
格式进行存储。
2、要求文件格式和质量达到标准，采用TIFF带压缩格式保存，便于
存储、检索和调阅，合理利用格式的优势，强化档案的管理、查阅等。
3、利用数据库技术、信息检索技术、图像检索技术等技术，帮助档案
馆实现档案资源的有效管理和识别与应用，优化档案管理能力。
三、管理规范
1、纸质档案数字化时必须完成鉴定，确定档案类别和合法性，保证清晰、完整的档案信息。
2、将原有的档案索引体系迁移至电子文档管理系统，以实现档案的集中、统一、有序管理，保证信息的安全。
3、对档案数字化过程，应记录处理环节，对每一步处理做出核实，并
记录正确性和完整性。
4、定期进行档案数字化管理培训和质量测试，保证档案数字化工作质量。
郑州市档案数字化技术标准目录 第一章 纸质档案数字化标准 1 基本术语
郑州市档案数字化技术标准目录第一章纸质档案数字化标准1 基本术语解释2 数字化基本流程3 案卷整理4 建目录库5 批量扫描6 数据处理7 信息存储8 检索利用第二章照片数字化标准1 基本术语解释2 技术标准3 补充说明第三章缩微胶片数字化标准1 基本术语解释2 技术标准3 补充说明第四章声音档案数字化标准1基本概念2硬件要求3技术标准4补充说明第五章影像档案数字化标准1基本概念2硬件要求3技术标准4补充说明第六章郑州市光盘载体档案封面标注格式第七章郑州市磁性载体档案整理规则1 全宗区分2 封面著录3排列4 编号郑州市档案数字化技术标准（暂行）本标准根据国家档案局《电子文件归档与管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》制定，适用于郑州市各级档案馆（室）的数字化工作，其它单位可参照执行。
第一章纸质档案数字化标准1 基本术语解释1.1 数字化指用计算机技术将模拟图像转换为数字图像的处理过程。
1.2 纸质档案数字化对普通(黑色字迹清晰)的油印、铅印、胶印等印刷件或复印件纸质档案进行数字化及应用的过程。
1.3 数字图像表示景物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样一连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
1.4 连续色调静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。
1.5 失真度对档案原件进行数字化转换后，在同等测试环境下，数字图像与档案原件色彩、几何、压缩算法等差值。
1.6 可懂度表示数字图像向人或机器提供信息的能力。
1.7 图像压缩清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。
1.8 分辨率指单位长度内图像包含的点数或像素数。
1.9 TIFF 标记图像文件格式。
一种基于标记的无损(不丢失信息)压缩格式，用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。
因为它存储的图像细微层次的信息非常多，图像的质量也得以提高，故而非常有利于原件为黑白档案的复制储存。
13、纸质档案数字化技术规范（精选合集）
13、纸质档案数字化技术规范（精选合集）第一篇：13、纸质档案数字化技术规范纸质档案数字化技术规范中华人民共和国档案行业标准 DA／T 31—20051范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB／T 17235．1—1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分：要求和指南GB／T 17235．2—1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分：一致性测试GB／T 18894-2002电子文件归档与管理规范3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3．1数字化digitization用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程 3．2纸质档案数字化digitization 0fpapeI喃ased records采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
3．3数字图像digital image 表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
3．4黑白二值图像binary image只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。
3．5连续色调静态图像continuous—tone 8till image以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。
在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。
纸质档案数字化技术规范
纸质档案数字化技术规范1 范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡足不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 17235.1－1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩编码第一部分:要求和指南GB/T l7235.2－1998信息技术还续色调静态图像的数字压缩编码第二部分:一致性测试GB/T l8894－2004 电子文件归档与管理规范3 术语和定义下列术语利定义适用于本标准。
3.1 数字化digitization用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
3.2 纸质档案数字化digitization of paper-based records采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
3.3 数字图像digital image表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
3.4 黑白二值图像binary image只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。
3.5 连续色调静态图像continuous-tone still image以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。
在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描利彩色扫描两种模式。
3.6分辨率resolution单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。
海南省纸质档案数字化技术规范
海南省纸质档案数字化技术规范海南省纸质档案数字化技术规范（试行）为规范我省纸质档案数字化工作，提高纸质档案的数字化质量，维护档案实体和档案信息安全，根据《中华人民共和国档案法》和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）等相关法规标准，制定本规范。
1.范围本规范规定了我省纸质档案数字化的各项要求。
本规范适用于我省各级国家综合档案馆（室）进行纸质档案数字化转换工作。
机关、团体、企事业单位纸质档案的数字化工作可参照执行。
2.术语本规范所称纸质档案数字化是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
源版数字副本是指使用扫描仪等数字成像设备对纸质档案进行数字化转换而直接生成的静态图像文件。
源版数字副本的衍生品是指对源版数字副本进行压缩、格式转换、识别等处理而生成的静态图像文件、版式文件或纯文本文件。
3.项目管理3.1 全程管理应对纸质档案数字化项目的准备、扫描、处理、移交接收等阶段实施全程管理，对数字化工作的安全、标准、质量、进度等进行有效控制。
3.2 制定数字化工作方案应对数字化对象基本情况进行调查摸底，以此为基础并根据本规范提出数字化项目管理与技术要求，编制数字化工作方案。
数字化工作方案应包括安全保密措施、项目管理要求、技术标准、工作文档管理要求、数字化成果移交要求等内容。
采取委托加工方式的数字化项目，数字化工作方案应明确数字化成果的计算标准。
3.3 数字化对象审批对纸质档案数字化对象实行审批制。
尤其是委托加工方式的项目，要有档案原件法定持有保管单位的法人或授权代表的签署《纸质档案数字化审批书》（附录A表A１）3.4 数字化工作文档管理应明确纸质档案数字化过程中形成的工作文档的整理、归档、移交等管理要求，并与全宗卷共同保管。
应归档的数字化文档包括：数字化工作方案、档案原件数字化审批书、档案数字化借用档案登记表、数字化工作登记表、纸质档案数字化加工流程单、纸质档案数字化数据质检登记表、纸质档案数字化数据质检验收登记表、纸质档案数字化项目验收移交清单等凭证性文件；采取委托加工方式的数字化项目，还应包括项目招投标文件、中标通知书、项目合同等。
档案数字化技术标准
档案数字化技术标准一、目录数据的著录按照《省目录数据库结构与交换格式》要求，建立档案目录数据库。
按“目录数据库结构”要求，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应进行修改或重录。
二、纸质档案数字化1. 纸质档案的数字化可以采用扫描方式进行。
2. 用扫描仪数字化时，扫描类型一般采用“黑白二值”模式，建议采用“彩色”模式。
3. 扫描的分辨率应达到 200dpi以上；如需进行OCR文字识别的，应达到 300dpi以上。
4. 扫描的图像应保存为TIF或JPG格式；然后转换成DJVU格式以减少体积，方便网络传输与检索。
禁止用如WORD 之类的字处理软件保存扫描图像，从而避免造成图像失真。
三、照片档案数字化1. 照片档案数字化应采用扫描方式进行。
2. 彩色照片扫描类型采用“百万种颜色”模式；黑白照片扫描类型采用“灰度”模式。
3. 对于5寸（125cm×85cm）照片，扫描仪光学分辨率应达到600dpi。
如待扫照片为5寸照片的N分之一，则扫描光学分辨率应为5寸照片的N倍；如待扫照片为5寸照片的N倍，则扫描光学分辨率应为5寸照片的N分之一。
4. 扫描后的照片应保存为JPG或TIF格式。
四、音像档案数字化1. 音频档案①配置相应采集软件的相关参数，根据所要采集格式设定采样率。
音频档案数字化选用44.1kHz作为声音采样标准。
②转换文件处理应清除与档案无关的信息。
根据需要合并相关音频信息，并生成最终文件。
③文件存储格式推荐使用WAV、MP3格式文件。
④音频档案数字化文件应按音频档号方式建立文件夹存储，检查数字化后的文件能否正常播放，检查无误后归档保存。
2. 视频档案①采用专业级或广播级的硬件采集压缩设备，应同时具备AV复合端子、S端子、分量等多种视频输入接口，支持MPEG-2硬件压缩。
②存储设备应使用硬盘、磁盘阵列和磁带机等，脱机保存可采用光盘存储。
③配置相应采集软件的相关参数，根据磁带视频制式，设定所采集的视频制式（PAL、NTSC、SECAM）。
纸质档案数字化工作技术标准
纸质档案数字化工作技术标准1、档案前处理要求：1）应对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。
档案实体破损、残缺的要进行登记，征求同意后对破损、残缺档案进行裱糊抢救，目录错误的要予以修正，无数字化目录的要予以著录。
如果该档案为涉密档案，则不进行全文扫描，并予以标记。
2）扫描前，对档案进行拆卷并整理，对不平整的档案进行平整处理，对错误、漏编的页号进行修正或补编页号。
扫描结束，档案需进行恢复性、规范性整理装订。
拆卷和装订不能损害档案原件。
拆卷时不允许裁切档案纸张，装订时应尽量按原有顺序原孔装订，案卷不掉页，右边和底边整齐，左侧不及装订线的要加装订边。
2、档案整理要求具体整理方法参照《机关档案业务建设规范》、《归档文件整理规范》。
档案整理的归档范围和保管期限参照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。
具体任务包括：区分归档年度、鉴定保管期限、剔除重份文件、组卷、编写页码、打印目录、打印封面、打印备考表、盖归档章、填写档号项、装订、装盒、填写背脊、入库、上架等，具体以业务性标准规范标为准。
3、档案著录要求（1）、需符合国家档案局发布的《纸质档案数字化技术规范》、《档案著录规则》和安徽省档案局发布的《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》在数字化加工方面的相关规定，并按太和县档案局要求，将档案数据著录进太和县档案局档案管理软件系统中。
著录的档案信息要求准确无错别字、符号正确、题名完整通顺、无缺项，对传统方法整理的档案案卷题名、会议记录类档案、无明确题名的通知等需总结完整通顺，符合著录规则,对不完整的题名需要按照要求自拟题名。
（2）、卷内目录需与案卷目录对应，按要求进行录入，并进行校对，确保准确，著录完成后按太和县档案局要求打印相应目录。
（3）、著录时，在文件、会议记录或其他档案材料中如遇到有人员职务任免、离退休、工资福利、关系调动、奖励处罚等的人名需要全部著录到人名项中。
纸质档案数字化技术标准
纸质档案数字化技术标准
Specification for Digitization of Paper-Based Records
1 范围
本标准规定了纸质档案数字化的要紧技术要求。
本标准适用于采用各类设备对纸质档案的数字化加工处置及数字化功效的治理。
2 标准性引用文件
以下文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，但是，鼓舞依照本标准达到协议的各方研究是不是可利用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 持续色调静态图像的数字紧缩编码第一部份：要求和指南
GB/T 持续色调静态图像的数字紧缩编码第二部份：一致性测试
GB/T 18894 电子文件归档与治理标准
3 术语和概念
以下术语和概念适用于本标准。
数字化digitization
用运算机技术将模拟信号转换为数字信号的处置进程。
纸质档案数字化digitization of paper-based records
采纳扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被运算机识别的数字图像或数字文本的处置进程。
数字图像digital image
表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的持续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样——持续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
黑白二值图像binary image
只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。
国家档案行业标准：纸质档案数字化技术规范
的登记 ， 及时整理 、 总 ， 订成册 ， 数字 化工作 完 图 的档 案 ， 并 汇 装 在 以及页 面为多色 文字 的档案 ， 可采 用灰度 模
６ ２ ４页面中有红头 、 ・・ 印章或插有黑白照片 、 彩色照
６ ３扫描分 辨率 ・ ６ ３ １扫描 分辨率参 数大小的选择 。 ・・ 原则上 以扫描 ６ ３ ２采用黑 白二值 、 ・－ 灰度 、 彩色几种模式 对档 案进
３・ 连 续 色 调 静 态 图 像 ｃ ｎｉｕ ｕ －ｏ ｅ ｓｉ ５ ｏ ｔ ｏ ｓ ｔｎ ｔ ｎ ｌ ｌ
ｉ ｇ ｍａ ｅ
４・ ・ 应加 强 纸质档 案数字 化各 环节 的安全 保密 ４１ 管 理机制 ， 确保 档案原件和数字化 档案信息 的安全 。
赫赫丛一
维普资讯
３・ １数 字 化 ｄｇｔ ａｉｎ ｉｉｚ ｔ ｉ ｏ
纸质档 案数字化 的基本原则是 使档案信 息资源 准
确方便快捷 地提供利 用 ，使可 以公 开 的档 案信息资 源
４ ２数 字 化 对 象 的确 定 原 则 ・
用计 算机技术 将模拟信 号转换 为数字信号 的处理 得到共享 ， 以满足社会对档案利用 的需求 。
单 位长度 内图像 包含 的点 数或像 素数 ，一般用 每
３ ７失真度 ｄｓｏｔ ｎ ｍｅ ｓ ｒ ・ ｉ ｒｏ ａ ｕ ｅ ｔ ｉ
下列文件 中的条款 通过本标准 的引用而 成为本标 英寸点数（ ｉ ｄ） 。 ｐ 表示
单（ 不包 括勘误 的内容） 或修 订版均不适 用于本标 准 ， 然
采用扫描仪 或数码相 机等数码 设备对纸 质档案进 献才 能进行数字化 。 行 数字化 加工 ， 将其转 化为 存储 在磁带 、 磁盘 、 光盘 等 载体上并能被 计算机识别 的数 字图像或数 字文本 的处
纸质档案数字化验收标准
纸质档案数字化验收标准一、扫描质量1.1分辨率：确保扫描的分辨率满足档案数字化的需求，一般应达到200dpi或以上。
1.2色彩：确保扫描的档案色彩准确，无明显色差。
1.3清晰度：扫描后的图像应清晰，无模糊、失真现象。
1.4倾斜与抖动：扫描过程中应保持档案平放，无明显倾斜与抖动。
二、数字处理2.1色彩调整：对扫描后的图像进行色彩调整，以使其更接近原档案的色彩。
2.2去噪与拼接：去除扫描过程中产生的噪点，对于大型文档应进行拼接处理。
2.3裁剪与旋转：对扫描后的图像进行裁剪和旋转，以纠正方向和位置。
三、数据存储3.1格式：数字化后的数据应采用通用的、非专有的文件格式进行存储，如TIFF或PDF。
3.2压缩：对于大型文件，应采用适当的压缩技术以减小存储空间占用。
3.3备份：数字化数据应定期备份，以防数据丢失。
四、安全性4.1访问控制：确保数字化数据只能由授权人员访问。
4.2加密：对数字化数据进行加密处理，以防数据泄露。
4.3防篡改：采取措施防止数字化数据被篡改。
五、完整性5.1校验：对数字化数据进行校验，以确保数据的完整性。
5.2元数据：确保数字化数据相关的元数据完整、准确。
5.3索引：建立数字化数据的索引，以便快速查找和检索。
六、元数据6.1内容描述：对数字化档案的内容进行详细描述。
6.2来源与创建日期：记录数字化档案的来源和创建日期。
6.3使用权限与限制：对数字化档案的使用权限进行定义和限制。
6.4关联信息：记录与数字化档案相关的其他信息，如相关文档、项目等。
七、验收测试7.1功能测试：测试数字化档案的基本功能，如打开、浏览、搜索等。
7.2兼容性测试：测试数字化档案在不同操作系统、浏览器和软件中的兼容性。
7.3数据完整性测试：测试数字化档案的数据是否完整、准确。
7.4安全性能测试：测试数字化档案的安全性能，如防篡改、防病毒等。
八、文档管理8.1文档分类：对数字化档案进行分类管理，以便于查找和使用。
8.2文档编号：为每个数字化档案分配唯一的编号，以便识别和管理。
XX市禅城区档案馆纸质档案数字化验收标准
XX市禅城区档案馆纸质档案数字化验收标准为规范XX市XX区档案馆纸质档案数字化处理工作，根据中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005），结合XX区档案馆实际，特制定本标准。
一、适用范围本标准适用于XX区档案馆纸质文书档案、业务档案数字化处理。
二、档案整理、装订验收标准(一)文件排序、页号编制正确1.文件排序要求一份文件内页与页之间的顺序要仔细核对，对页序颠倒、紊乱的页面要予以更正。
2.页号编制要求(1)卷/件内文件含有有效信息的页面，按次序从1开始连续编号，不得有重号、跳号、错号。
不含有效信息的页面不编页号，含有有效信息的页面必须编页号。
(2)图、文混排的档案，每张图视同一页文件编制页号。
(3)卷/件内文件全部页码需要重新编制时，页号的位置为：以扫描后正确的图像方向为基准，以案卷形式归档的，正面在右上角，背面在左上角；以单份文件方式归档的，正面在右下角，背面在左下角。
卷/件内文件只有部分页码需要修订时，需修订部分的新页码的位置应与不需修订部分的页码的位置协调一致。
页号应尽量在页面的空白处编制。
不能在纸质照片上编制页号。
(4)页号用阿拉伯数字编制，可用号码机打印，也可用黑色墨水笔书写，页号字迹要工整、清晰。
(5)页号不可采用加副页(例如：3、3-1、4、5……)的方式进行“理顺”。
(6)档案实体原有页号已是从1开始连续编号，无重号、跳号、漏号、错号现象的，不论页号编制在页面何处位置，也不论页号是否含有前导字符“0”，均不需重新编制页号。
3.文件排序、页号编制方面常见的质量问题示例(二)条目修订准确1.案卷目录修订要求(1)文件份数：指一个案卷内的文件份数，著录时用阿拉伯数字据实录入。
(2)页数：指一个案卷内的总页数，著录时用阿拉伯数字据实录入。
2.卷内文件目录/归档文件目录修订要求(1)顺序号(件号)：指文件排列先后顺序的序号，著录时用阿拉伯数字据实录入，例如：1、100等。
DA／T纸质档案数字化技术规范
DA／T纸质档案数字化技术规范纸质档案数字化技术规范DA/T31-1 范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求本标准适用于用扫描仪对各种纸质档案的数字化加工处理 2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准GB／T 连续色调静态图像的数字压缩编码 GB／T 连续色调静态图像的数字压缩编码GB／T ? 电子文件归档与管理规范 ()G3 二值图像压缩算法 ()G4 二值图像压缩算法DA／T18? 档案著录规则档案管理软件功能要求暂行规定国家档案局档发[]6号 3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准数字化用计算机技术将模拟图像转换为数字图像的处理过程纸质档案数字化 ?对普通(黑色字迹清晰)的油印、铅印、胶印等印刷件或复印件纸质档案进行数字化及应用的过程3．3数字图像表示景物图像的整数阵列一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生在矩阵(或其他)网络上采样一连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列3．4黑白二值图像只有黑白两级灰度的数字图像它对应于黑和白的两种状态文字稿、线条图、指纹图等3．5连续色调静态图像 ?以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像 3．6失真度对档案原件进行数字化转换后，在同等测试环境下，数字图像与档案原件色彩、几何、压缩算法等差值 3．7可懂度表示数字图像向人或机器提供信息的能力 3．8清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表现3 9分辨率指单位长度内图像包含的点数或像素数标记图像文件格式一种基于标记的无损压缩格式，用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件因为它存储图像细微层次的信息非常多，图像的质量也得以提高，故而非常有利于原件为黑白档案的复制储存联合照片专家组一种丢失少量信息的压缩格式，尤其适用于屏幕和打印显示，支持所有主要计算机平台和浏览器格式文件小，影像质量多数情况下均可接受考虑储存空间及传输效率，原件为彩色的档案可迁此格式复制储存4 数字化基本流程纸质档案数字化的基本流程主要包括案卷整理、目录建库、批量扫描、数据处理、信息存储、检索利用等工序4．1 案卷整理对需要扫描的案卷进行适当整理，做出标识 4．2 目录建库为数字化的档案检索而建立必要的目录数据库 4．3 批量扫描按照档案数字化具体任务的整体安排按计划分批次进行扫描 4．4 数据处理4．4．1 对扫描图像进行校对，确保图像完整无误，并视需要对有问题的扫描图像进行纠偏、去污、拼接等技术处理4．4．2 对裸数据进行验收前的相应处理，包括文件的格式转换、逻辑分盘处理、添加说明性文件，以及数据的挂接、检验、上载、质量检查和备份4．5 信息存储根据不同的扫描图像选择适当数据格式、编码方式和存储介质对信息进行保存4．6 检索利用按用户需求提供检索利用 5 案卷整理在批量扫描之前，按下述步骤对案卷进行整理，确保档案数字化质量 5．1 分件5．1．1 把同一案卷中的扫描件和非扫描件分开5．1．2 在扫描件中将大图、照片插入指示页，便于扫描工序批量扫描，实际图像放在图像处理时进行重扫，替换指示页5．1．3 填写《数据加工过程处理单》(见附录A)，对需要特殊处理的页，标识清楚5．2 分页对批量扫描前的档案进行页号、件号的标注如在标注中与原档案中的件数、页号不一致，应以此为准5．3 拆卷去除档案中原来的装订物，以便后续扫描工作的进行 5．4 装卷按档案保管要求恢复原装订 6 建目录库 6．1 目录著录根据DA／T18确定档案著录项，并进行著录 6．2 数据格式选择所选定的数据格式通用，应能直接或间接与文件格式或通过文档进行数据交换6．3 目录输入将著录好的目录输入计算机内，建立机读目录数据库 7 批量扫描 7．1 扫描方式纸质档案扫描可采用黑白二值图像和连续色调图像两种方式7．1．1 页面为单色文字的纸质档案，宜采用黑白二值图像扫描；页面为多色文字图像的档案文件，可采用连续色调图像扫描7．1．2 字迹清晰、不带图片的档案材料，采用黑白二值图像扫描；清晰度较差或带有图片的档案材料，可采用连续色调图像扫描7．2 分辨率选择7．2．1 单色页面档案文件，扫描分辨率一般建议选择~ 7．2．2 彩色页面档案文件，扫描分辨率可选择以上参数值进行 7．2．3 大幅面档案文件，如工程图纸、报纸等尺寸超过A3的，可选用大幅面图像扫描仪(如A0)、大幅面数码平台、缩微照像后胶片数字转换，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接扫描分辨率应选择1以上7．2．4 需要时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率如原件质量较差且尺寸较小，可适当提高分辨率；反之也可相应减少分辨率，增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰为准7．3 特殊页面的扫描 7．3．1 粘贴页与表格对于粘贴折页，可用大幅面扫描仪扫描，或先分部扫描后拼接；对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决7．3．2 一般文本流程图采用适当的分辨率扫描及局部深化技术，确保文本流程图清晰同时采用不同设备满足文本流程图的扫描工作7．3．3 插图采用高分辨率灰度或彩色扫描技术将插图与文字一起扫描，保证原来的页面布局和插图清晰7．3 4照片对于页面中有黑白或彩色照片的文件，采用格式扫描，确保照片清晰度，同时可避免图像存储空间过大7．4 文件命名方式 7．4．1 建立文件夹扫描时文件夹的建立应按档案实体分级建立，其中的每一份文件也需要单独建立文件夹7．4．2 文件夹命名方法，以档案实体中的档号命名，一般为3位数，不足3位数的左边补“0” 8 数据处理 8．1 图像处理 8．1．1 纠偏对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，保证数字图像的偏斜角度小于1度(图像偏斜不超过页面内半个文字)8．1．2 去污去除数字图像中影响可懂度的杂质档案数字化图像的去污，应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则8．1．2．1 局部去污，如去除黑边、污点 8．1．2．2 整体去污，可一次性去除页面上的污渍 8．1．3 拼接为保证档案数字化图像的整体性，对幅面分离的数字图像进行拼接 8．1．4 校对8．1．4．1 一次校对，检查扫描完的图像质量情况，对不合格的图像进行标记退回重新扫描8．1．4．2 纠错处理，根据一次校对中提出的诸如污渍、黑边、偏斜、图像质量等问题，结合《数据加工过程处理单》(见附录A)情况，对每份图像进行相应的处理8．1．4．3 二次校对，对一次校对及数据处理后的数字图像再次进行检查，并标记图像处理过程中不清晰的页面不合格的退回重新处理 8．2 数据质量检查8．2．1 文字录入质量对录入域清单上所标明的各著录项的文字录入进行正确率控制，保证错误率低于3‰ 8．2．2 图像质量对纸质文件扫描后形成的图像文件进行清晰度、污渍、黑边、偏斜等问题的控制，以达到要求的图像质量保证扫描后的数字图像清晰，便于清楚阅读，适应各种纸张和手写、印刷字的情况8．3 数据挂接档案条目数据与图像文件的对应准确程度的控制在生成裸数据光盘之前，根据资料整理信息、扫描前的标引信息及卷内文件页号信息核查图像文件总数是否与实际文件数相等，如不相等则不能生成裸数据光盘，可打印出清单，回退给图像处理人员补扫8．4 数据检验8．4．1 将裸数据进行验收前的相应处理，包括文件的格式转换、逻辑分盘处理、添加说明性文件8．4．2 对数据进行检验，给出合格或不合格结论8．4．3 将数字加工后的数据转换为裸数据光盘格式，拷贝到活动硬盘上 8．4．4 系统应自动记录检验进度 8．5 数据上载档案数字化各工序的数据通过网络及时上载到数据服务器端汇总，其中数字图像自动搜索对应的目录数据，加入对应的电子地址数字图像文件名，建立起一一对应的关系8．6 数据备份定期对服务器的各类数据进行备份，防止数据丢失 9 信息存储以数字压缩编码或国际通用标准格式采用国际标准的传真文档压缩格式压缩后，分别按页编号后分页存储数字图像的存储管理应保持原纸质档案的保管模式对应存储 9．1 压缩存储格式档案数字图像格式采用和数字压缩编码 9．1．1 黑白二值图像黑白二值扫描图像文件采用格式二值图像压缩算法，压缩率就绪格式二值图像压缩算法，压缩率(Cr)为3 O：19．1．2 连续色调静态图像。
纸质档案数字化技术标准样本
纸质档案数字化技术原则1范畴本原则规定了纸质档案数字化重要技术规定。
本原则合用于采用各种设备对纸质档案数字化加工解决及数字化成果管理。
2规范性引用文献下列文献中条款通过本原则引用而成为本原则条款。
凡是注日期引用文献，其随后所有修改单（不涉及勘误内容）或修订版均不合用于本原则，然而，勉励依照本原则达到合同各方研究与否可使用这些文献最新版本。
凡是不注日期引用文献，其最新版本合用于本原则。
GB/T 17235 .1-1998信息技术持续色调静态图像数字压缩及编码第1某些：规定和指南GB/T 17235.2-1998信息技术持续色调静态图像数字压缩及编码第2某些：一致性测试GB/T 18894 - 电子文献归档与管理规范3术语和定义下列术语和定义合用于本原则。
3.1数字化用计算机技术将模仿信号转换为数字信号解决过程3.2纸质档案数字化采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机辨认数字图像或数字文本解决过程。
3.3数字图像表达实物图像整数阵列。
一种二维或更高维采样并量化函数，由相似维数持续图像产生。
在矩阵（或其她）网络上采样——持续函数，并在采样点上将值最小化后阵列。
3.4黑白二值图像只有黑白两级灰度数字图像。
它相应于黑白两种状态文字稿、线条图等。
3.5持续色调静态图像以多于两级灰度不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成静态数字图像。
在纸质档案数字化过程中，普通体现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。
3.6辨别率单位长度内图像包括点数或像素数，普通用每英寸点数( dpi)表达。
3.7失真度对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面偏离限度。
3.8可懂度数字图像向人或机器提供信息能力。
3.9图像压缩清除图像冗余或对图像近似任一种过程，其目是对图像以更紧凑形式表达。
纸质档案数字化过程中，较常用有TIFF (G4)、JPEG等压缩格式。
4纸质档案数字化基本规定4.1基本原则纸质档案数字化基本原则是使档案信息资源精确、以便、快捷地提供运用，使可以开档案信息资源得到共享，以满足社会对档案运用需求。
纸质档案数字化技术规范pdf_档案数字化标准
纸质档案数字化技术规范pdf_档案数字化标准档案数字化标准本规范依据以纸质档案[按文书、科技工程图纸]、专门档案[照片、声音、影像、实物等分类] 为主的档案载体分类的行业标准；其中纸制档案数字化标准中详细约定了档案数字化规范标准过程，专门档案的数字化标准过程类同，但是在格式标准上有专门的要求，整个规约参照国标[DA/T31—2005]等有关档案数字化的标准规范以下内容1纸质档案档案数字化标准1文书、科技档案数字化标准文书档案和科技档案的数字化通常是以纸介质作为专门的档案载体，其数字化的过程是指通过扫描仪将纸制档案采集为数字化数据并加以处理和存储的过程。
其档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。
在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取, 并还原成电子文件以备查询利用。
纸质档案数字化的基本环节主要包括档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。
纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
1档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。
目录数据准备按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。
包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。
如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。
拆除装订在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。
拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
页面修整破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等) 后再进行扫描。
档案整理登记制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
纸质档案数字化技术规范 pdf
纸质档案数字化技术规范 pdf1、档案数字化标准本规范依据以纸质档案[按文书、科技工程图纸]、专门档案[照片、声音、影像、实物等分类] 为主的档案载体分类的行业标准；其中纸制档案数字化标准中详细约定了档案数字化规范标准过程，专门档案的数字化标准过程类同，但是在格式标准上有专门的要求，整个规约参照国标[DA/T313寸的黑白照片，必须选用300dpi 或350dpi 。
文件存储类型：扫描后的照片以TIF 格式存储，保存时必须选用图像选项中的品质为最佳值的大文件，存入到统一的照片数据库。
文件存储方式：档案照片存储时按全宗、目录、相册分级建立文件夹保存，照片名字以照片的档案号命名。
照片命名方法：每一张照片必须定义完全。
包括此张照片的档案号、拍摄时间、组说明或照片的定义内容。
以上注明需在文件名中全部打出。
补充说明无论彩色照片还是黑白照片都采用全彩格式扫描。
扫描仪有光学分辨率和差值分辨率两个常用技术参数，其中光学分辨率反映的是硬件系统确实可以达到的清晰程度，是扫描仪自身性能的反映。
所扫描的照片必须经过图像处理软件进行图片的亮度、色度调整，对扫描的边框进行裁切。
声音档案数字化标准声音档案数字化是指通过硬件设备将声音档案转为数字化数据并加以存储的过程。
声音档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。
在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取, 并还原成声音信号输出。
同时作为输出的流媒体信号能正常在网络中播放查阅。
基本概念采样频率和样本大小采样频率和样本大小是反映数字化声音档案的精确度高低的两个最基本的参数。
采样频率即每秒钟采集多少个声音样本, 用Hz 或kHz 来表示。
样本大小一般指声音卡的二进制位数，有8位、12位、16位等。
采样频率越高, 声音波形就表达得越精确, 而需要的存储空间就越大。
奈奎斯特理论奈奎斯特理论指出, 采样频率不应低于声音信号最高频率的两倍, 这样就能把数字表达的声音还原成原来的声音。
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纸质档案数字化技术标准
1范围
本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。
2规范性引用文件
下列文件中的条款经过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件, 其随后所有的修改单( 不包括勘误的内容) 或修订版均不适用于本标准, 然而, 鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件, 其最新版本适用于本标准。
GB/T 17235 .1-1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分: 要求和指南
GB/T 17235.2-1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分: 一致性测试
GB/T 18894 - 电子文件归档与管理规范
3术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1数字化
用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程
3.2纸质档案数字化
采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工, 将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
3.3数字图像
表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数, 由相同维数的连续图像产生。
在矩阵( 或其它) 网络上采样——连续函数, 并在采样点上将值最小化后的阵
列。
3.4黑白二值图像
只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。
3.5连续色调静态图像
以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。
在纸质档案数字化过程中, 一般表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。
3.6分辨率
单位长度内图像包含的点数或像素数, 一般用每英寸点数( dpi)表示。
3.7失真度
对档案进行数字化转换后, 数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。
3.8可懂度
数字图像向人或机器提供信息的能力。
3.9图像压缩
清除图像冗余或对图像近似的任一种过程, 其目的是对图像以更紧凑的形式表示。
纸质档案数字化过程中, 较常见的有TIFF (G4)、 JPEG等压缩格式。
4纸质档案数字化基本要求
4.1基本原则
纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用, 使能够开的档案信息资源得到共享, 以满足社会对档案利用的需求。
4.2数字化对象的确定原则
应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和利用方法进行确认, 只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。
4.2.1符合国家法律法规的原则
纸质档案的数字化, 必须符合国家档案开放规定以及有关规定。
4.2.2价值性原则
属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列人数字化加工的范围。
4.3基本环节
纸质档案数字化的基本环节主要包括: 档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数
据备份、成果管理等。
4.4过程管理
4.4.1应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制, 确保档案原件和数字化档案信息的安全。
4.4.2纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记, 并及时整理、汇总, 装订成在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
5档案整理
在扫描之前, 根据档案管理情况, 按下述步骤对档案进行适当整理, 并视需要作出标识, 确保档案数字化质量。
5.1目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求, 规范档案中的目录内容。
包括确定柱录的著录项、字段长度和内容要求。
如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等, 应进行修改。
5.2拆除装订
在不去除装订物情况下, 影响扫描工作进行的档案, 应拆除装订物。
拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
5.3区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。
普发性文件区分的原则是: 无关和重份的文件要剔除, 有正式件的文件能够不扫描原稿。
5.4页面修整
破损严重、无法直接进行扫描的档案, 应先进行技术修复, 折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理( 压平或熨平等) 后再进行扫描。
5.5档案整理登记
制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单, 详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
5.6装订
扫描工作完成后, 拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。
恢复装订时, 应注意保持档案的排列顺序不变, 做到安全、准确、无遗漏。
6档案扫描
6.1扫描方式
6.1.1根据档案幅面的大小(A4、 A3、 AO等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪( 如工程图纸可采用0号图纸扫描仪) 进行扫描。
大幅面档案可采用大幅面数码平台, 或者缩微拍摄后的胶片数字花转预硬滔焉磴E行扫描-面能够采再JJ\r面扫描后的图像拼接方式处理。
6.1.2纸张状况较差, 以及过薄、过软或超厚的档案, 应采用平板扫描方式; 纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
6.2扫描色彩模式
6.2.1扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。
一般采用黑白二值。
6.2.2页面为黑白两色, 而且字迹清晰、不带插图的档案, 可采用黑白二值模式进行扫描。
6.2.3页面为黑白两色, 但字迹清晰度差或带有插图的档案, 以及页面为多色文字的档案, 能够采用灰度模式扫描。
6.2.4页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案, 可视需要采用彩色模式进行扫描。
6.3扫描分辨率
6.3.1扫描分辨率参数大小的选择, 原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
6.3.2采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时, 其分辨率一般均建议选择大于或等于100dpi。
特殊情况下, 如文字偏小、密集、清晰度较差等, 可适当提高分辨率。
6.3.3需要进行OCR汉字识别的档案, 扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。
6.4扫描登记
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单, 登记扫描的页数, 核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致, 不一致时应注明具体原因和处理方法。
7图像处理
7.1图像数据质量检查。