档案数字化技术规范ppt课件
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档案数字化培训教材PPT课件
纸质档案数字化
• 采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转 化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按 照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联 关系的处理过程。
纸质档案数字化的基本环节
• 主要包括：数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、 图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。
• 德国当地时间3月3日下午2时左右，位于科隆市中心的科 隆城市档案馆外部墙体开始出现多道裂缝，在短时间内裂 缝就蔓延到了这幢4层建筑物的楼顶，随即引发了档案馆的 坍塌。
• 这座现代建筑风格的科隆历史档案馆是德国最大的历史档案 馆之一，于1971年正式开馆。
• 据路透社介绍，档案馆内藏有65000宗各类历史档案，包括 文字、图片等资料，不少档案已超过千年，在全德国都属于珍 贵历史文物，其中最早一份档案是公元922年的一份文字档案 资料。
安ห้องสมุดไป่ตู้第一
• 应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体 和档案信息的安全。
• 加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作。
• 一审法院经审理，判决科技公司全额支付商贸公司货款70 万余元。科技公司不服，认为自己与商贸公司已经协议确 认，可以用14万余元的网上储值抵扣货款。该公司在公证 处的监督下，从互联网上调取了有关电子订单、电子邮件， 提出上诉。
• 二审法院认为，科技公司提供的电子邮件，客观真实 地反映出双方就结算问题达成的协议。电子邮件是我国 《合同法》允许采用的订立合同的形式之一，电子邮件通 过互联网传到当事人后，不能进行更改，足以证明双方的 协议成立。最后，一中院改判科技公司支付货款人民币55 万余元。
档案数字化培训教材PPT课件
档案数字化
【优质课件】档案数字化培训教材(PPT 83页)
数字化标准
• 《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017,（代 31—2005））
• 《缩微胶片数字化技术规范》 （DA/T43-20 • 《录音录像档案数字化规范》 （DA/T 62-20 • 《档案数字化光盘标识规范》 （DA/T 52— • 《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-
• 清晰真实，完整，准确
不要忽略元数据
• 纸质档案数字化过程中，应保存数字化项目信 境、数字化各类技术参数等方面的元数据。元 确定应符合ISO/TR 13028提出的要求。
安全第一
• 应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确 和档案信息的安全。
• 加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要
机构及人员
• 一审法院经审理，判决科技公司全额支付商贸 万余元。科技公司不服，认为自己与商贸公司 认，可以用14万余元的网上储值抵扣货款。该 处的监督下，从互联网上调取了有关电子订单 提出上诉。
• 二审法院认为，科技公司提供的电子邮件 地反映出双方就结算问题达成的协议。电子邮 《合同法》允许采用的订立合同的形式之一， 过互联网传到当事人后，不能进行更改，足以 协议成立。最后，一中院改判科技公司支付货 万余元。
• 德国当地时间3月3日下午2时左右，位于科隆 隆城市档案馆外部墙体开始出现多道裂缝，在 缝就蔓延到了这幢4层建筑物的楼顶，随即引发 坍塌。
• 这座现代建筑风格的科隆历史档案馆是德国最 馆之一，于1971年正式开馆。
• 据路透社介绍，档案馆内藏有65000宗各类历史 文字、图片等资料，不少档案已超过千年，在全德 贵历史文物，其中最早一份档案是公元922年的一 资料。
• 就本案而言，原告充分把握了电子文件证据 在电子订单和电子邮件等电子文件证据尚未被 之前，及时采取了相应行动，通过公证方式及 关证据，才使自己掌握了案件的主动权并最终
档案数字化管理PPT幻灯片课件
要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提
高档案管理和利用的现代化水平。
1
档案信息化的意义
• 1、更好的收集和管理档案。档案是一个立档单位为 适应职能活动需要，而直接产生的依法归档的具有保存价 值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录。大型 企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档 、科技、合同等各种重要信息，这些信息忠实的记录了立 档单位的发展历史，对立档单位的发展提供有利的借鉴。 实行档案的信息化管理后，必将能够更好的收集和管理这 种信息资源。
档案管理软件的使用
DARMS2009档案管理软件介绍
17
7
如何做好档案信息化管理
3、有效性原则
是指电子文件应具备可理解性和可被 利用性，包含信息的可识别性、储存系统 的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
8
如何做好档案信息化管理
电子文归档格式 《电子文件归档管理规范》规定保存的电子
文件通用格式为： 文字型：XML、RTF、TXT 图像型：JPEG、TIFF 视频和多媒体：MPEG、AVI 音频：WAV、MP3
什么是档案信息化
•
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统
一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技
术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，
加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化
是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重
心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，
• 档案目录数据库建设 • 电子档案全文数据库建设
电子文件生成方式 1、计算机系统生成 2、数字化扫描
14
如何做好档案信息化管理
• 档案利用管理
档案数字化课件
2
第1节 档案数字化概述
2. 档案数字化的实质
档案数字化的实质： 是档案信息形式的转换，是将现实世界中记录于传统载体的图、文、声、 像等档案信息转化为计算机世界中记录于数字载体的数字化信息。
现实世界中的 传统档案
数字化
计算机世界中的 数字档案
3
第1节 档案数字化概述
3. 档案数字化的实现方式
纸质档案 缩微胶片
7
第1节 档案数字化概述
5. 档案数字化的原则和要求
（2）安全性要求 确保档案原件的安全 保守档案信息的秘密
8
第1节 档案数字化概述
5. 档案数字化的原则和要求
（3）真实性要求 确保档案信息内容的原真性 技术上优先考虑文件的保真度，力争将失真降低到最小 避免对档案内容作额外处理
9
第1节 档案数字化概述
26
第2节 纸质档案的数字化
2.纸质档案数字化的基本流程
（3）图像处理 1）图像数据质量检查 2）纠偏 3）去污 4）图像拼接 5）裁边处理
对方向不正确的图像进行旋转还原， 以符合阅读习惯。
对出现偏斜的图像进行纠偏处理， 以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
27
纠偏前
档案信息化概论
28
纠偏后
档案信息化概论
一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于 5%。
目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、 图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问 题时，抽检标记为“不合格”，一个全宗的档案，数字 化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时， 给予以验收“通过”
合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%
5. 档案数字化的原则和要求
（4）效率性要求 要采取最优化的技术方案 要实现档案数字化工程的专业化和社会化
第1节 档案数字化概述
2. 档案数字化的实质
档案数字化的实质： 是档案信息形式的转换，是将现实世界中记录于传统载体的图、文、声、 像等档案信息转化为计算机世界中记录于数字载体的数字化信息。
现实世界中的 传统档案
数字化
计算机世界中的 数字档案
3
第1节 档案数字化概述
3. 档案数字化的实现方式
纸质档案 缩微胶片
7
第1节 档案数字化概述
5. 档案数字化的原则和要求
（2）安全性要求 确保档案原件的安全 保守档案信息的秘密
8
第1节 档案数字化概述
5. 档案数字化的原则和要求
（3）真实性要求 确保档案信息内容的原真性 技术上优先考虑文件的保真度，力争将失真降低到最小 避免对档案内容作额外处理
9
第1节 档案数字化概述
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第2节 纸质档案的数字化
2.纸质档案数字化的基本流程
（3）图像处理 1）图像数据质量检查 2）纠偏 3）去污 4）图像拼接 5）裁边处理
对方向不正确的图像进行旋转还原， 以符合阅读习惯。
对出现偏斜的图像进行纠偏处理， 以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
27
纠偏前
档案信息化概论
28
纠偏后
档案信息化概论
一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于 5%。
目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、 图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问 题时，抽检标记为“不合格”，一个全宗的档案，数字 化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时， 给予以验收“通过”
合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%
5. 档案数字化的原则和要求
（4）效率性要求 要采取最优化的技术方案 要实现档案数字化工程的专业化和社会化
纸质档案数字化工作流程与规范要求-档案局PPT课件
2002年 国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案信息化建设实施纲要》
（档发【2002】8号）的通知中要求各地综合档案馆在“十五”期间以档案信 息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加强档案目录数据
库建设，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，以现实需要为前提， 分阶段、分步骤实施档案数字化进程。
纸质档案数字化工作流程 与规范要求
-
1
纸质档案数字化的概念
采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转 化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字 文本的处理过程（DAT/31-2005)。
采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、 磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录 数据与数字图像关联关系的处理过程。
-
3
纸质档案数字化和数字档案室的关系
数字档案室：是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对 电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、 存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息 服务的档案信息集成管理平台。
数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确 保安全”的原则，资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应 坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，各级档案室的现存档 案，目前大多还是传统载体而非数字形态，因此，数字档案室建设的 首要任务，就是要把传统载体的档案数字化，而绝大多数传统载体档 案均为纸质档案。
DA/T31-2005）
（征求意见稿）
国家下发了《纸质档 案数字化技术规范》
（征求意见稿）
（DA/T31-2017）
2018年1月1日正式实施
（档发【2002】8号）的通知中要求各地综合档案馆在“十五”期间以档案信 息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加强档案目录数据
库建设，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，以现实需要为前提， 分阶段、分步骤实施档案数字化进程。
纸质档案数字化工作流程 与规范要求
-
1
纸质档案数字化的概念
采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转 化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字 文本的处理过程（DAT/31-2005)。
采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、 磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录 数据与数字图像关联关系的处理过程。
-
3
纸质档案数字化和数字档案室的关系
数字档案室：是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对 电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、 存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息 服务的档案信息集成管理平台。
数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确 保安全”的原则，资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应 坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，各级档案室的现存档 案，目前大多还是传统载体而非数字形态，因此，数字档案室建设的 首要任务，就是要把传统载体的档案数字化，而绝大多数传统载体档 案均为纸质档案。
DA/T31-2005）
（征求意见稿）
国家下发了《纸质档 案数字化技术规范》
（征求意见稿）
（DA/T31-2017）
2018年1月1日正式实施
《规范化数字档案室》PPT课件
45
• 数据备份时间 • 电子业务数据可根据各单位业务信息管理系统的数
据安全需求具体确定。对于数据变动频繁的，可每 日备份；对于数据变动较少的，可每周、每旬、每 月、每季、每半年备份，但每年至少一次以上。 • 电子公文根据每年进行一次登记备份，一般应在第 二年6月底前完成前一年度电子公文的登记备份。 • 档案数字化成果每年进行一次登记备份。一般应在 第二年6月底前完成前一年度形成的档案数字化成果 的登记备份。
负责档案数据的安全工作。 ①数据入库 ②数据修改 ③数据备份 ④数据删除
41
• 数据入库。电子档案及其目录数据应进行真实性、完整性、有效性鉴定，确认达到相 应技术要求后，经档案部门负责人签字同意后，才能入库保管。
42
• 数据修改。入库后的档案数据一般不能修改。入库数据有错误确需修改的，应形成书面报 告，按相关制度规定的程序进行批准后方能修改
6
施硬 件 设
计算机
做为客户端用于访问服务器或进行档案数字化处 理的终端设备，一般为个人计算机。 最低要求为P4级2.0GHZ主频CPU，256M内存，80G 硬盘空间
7
扫描仪、数码相机
施硬 件 设
用于纸质、照片档案的数字化。各单位应根据 室藏档案数量、纸张幅面和质量等情况，合理 配置不同规格的扫描仪等数字化设备。对于工 程、产品设计单位应该配备大型扫描仪；需要 批量扫描的单位，一般应配备具备自动进纸功 能的扫描仪，以提高扫描工作效率；扫描纸张 质量较差或珍贵的档案，一般应采用平板扫描 仪，以保护档案原件。
• 数据备份形式 在已联网的情况下，电子文件和档案数字化成果备份数据的移交工作可在网络上进行。未联网
的情况下，采用脱机移交的方式，脱机载体按优顺序依次推荐为：只读光盘、一次写光盘 、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。建议采用一次写光盘（推荐DVD数据光盘）作为脱机移 交的主要载体。也可以根据各单位实际，采取在线备份、离线备份，完全备份、差异备份 、增量备份等不同技术手段进行数据备份。
• 数据备份时间 • 电子业务数据可根据各单位业务信息管理系统的数
据安全需求具体确定。对于数据变动频繁的，可每 日备份；对于数据变动较少的，可每周、每旬、每 月、每季、每半年备份，但每年至少一次以上。 • 电子公文根据每年进行一次登记备份，一般应在第 二年6月底前完成前一年度电子公文的登记备份。 • 档案数字化成果每年进行一次登记备份。一般应在 第二年6月底前完成前一年度形成的档案数字化成果 的登记备份。
负责档案数据的安全工作。 ①数据入库 ②数据修改 ③数据备份 ④数据删除
41
• 数据入库。电子档案及其目录数据应进行真实性、完整性、有效性鉴定，确认达到相 应技术要求后，经档案部门负责人签字同意后，才能入库保管。
42
• 数据修改。入库后的档案数据一般不能修改。入库数据有错误确需修改的，应形成书面报 告，按相关制度规定的程序进行批准后方能修改
6
施硬 件 设
计算机
做为客户端用于访问服务器或进行档案数字化处 理的终端设备，一般为个人计算机。 最低要求为P4级2.0GHZ主频CPU，256M内存，80G 硬盘空间
7
扫描仪、数码相机
施硬 件 设
用于纸质、照片档案的数字化。各单位应根据 室藏档案数量、纸张幅面和质量等情况，合理 配置不同规格的扫描仪等数字化设备。对于工 程、产品设计单位应该配备大型扫描仪；需要 批量扫描的单位，一般应配备具备自动进纸功 能的扫描仪，以提高扫描工作效率；扫描纸张 质量较差或珍贵的档案，一般应采用平板扫描 仪，以保护档案原件。
• 数据备份形式 在已联网的情况下，电子文件和档案数字化成果备份数据的移交工作可在网络上进行。未联网
的情况下，采用脱机移交的方式，脱机载体按优顺序依次推荐为：只读光盘、一次写光盘 、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。建议采用一次写光盘（推荐DVD数据光盘）作为脱机移 交的主要载体。也可以根据各单位实际，采取在线备份、离线备份，完全备份、差异备份 、增量备份等不同技术手段进行数据备份。
纸质档案数字化工作流程与规范要求.ppt
进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、 成果验收等，确保纸质档案数字化工作的顺利开展。
档案数字化的四个层级
档案数据挖掘 档案全文识别处理 档案扫描和文件级著录
Step 4 Step 3 Step 2
档案扫描及案卷级著录
档案扫描及案卷级著录
档案扫描及案卷级著录
档案扫描及文件级著录
档案扫描及文件级著录
档案全文识别处理
档案全文识别处理
档案数据挖掘
档案数据挖掘
总体架构示意图
收
归档数 据管理
电 子 电子文 档 件采集 案
发
生成电 子档案
数据检 查及整
理
实时归 档
数据分
归档数 据管理
馆（室）藏档案数字化工作是数字档案馆（室）资源体系建设的重要手段 和方式，国家档案局对档案数字化工作十分重视。
2002年 国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案信息化建设实施纲要》
（档发【2002】8号）的通知中要求各地综合档案馆在“十五”期间以档案信 息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加强档案目录数据
三、降低工作强度，提升工作效率 档案数字化后，阅览、编研、举办展览等利用档案实体的工作，都不需
要到库房提调档案，也不用档案归还入库时逐件逐页清点，降低了档案管理 工作的强度，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。档案实体封 存后，节省很多档案的日常管理工作，提升了工作效率，同时档案由于年代
纸质档案数字化和数字档案室的关系
男性成员8915人 配偶共4733人
这些数据讲了什么 样的故事？
胡李不通婚的家规 是真的吗？
从唐末至明初，真 的没有一人娶过姓 李的姑娘！
如果你是上川明经
档案数字化的四个层级
档案数据挖掘 档案全文识别处理 档案扫描和文件级著录
Step 4 Step 3 Step 2
档案扫描及案卷级著录
档案扫描及案卷级著录
档案扫描及案卷级著录
档案扫描及文件级著录
档案扫描及文件级著录
档案全文识别处理
档案全文识别处理
档案数据挖掘
档案数据挖掘
总体架构示意图
收
归档数 据管理
电 子 电子文 档 件采集 案
发
生成电 子档案
数据检 查及整
理
实时归 档
数据分
归档数 据管理
馆（室）藏档案数字化工作是数字档案馆（室）资源体系建设的重要手段 和方式，国家档案局对档案数字化工作十分重视。
2002年 国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案信息化建设实施纲要》
（档发【2002】8号）的通知中要求各地综合档案馆在“十五”期间以档案信 息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加强档案目录数据
三、降低工作强度，提升工作效率 档案数字化后，阅览、编研、举办展览等利用档案实体的工作，都不需
要到库房提调档案，也不用档案归还入库时逐件逐页清点，降低了档案管理 工作的强度，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。档案实体封 存后，节省很多档案的日常管理工作，提升了工作效率，同时档案由于年代
纸质档案数字化和数字档案室的关系
男性成员8915人 配偶共4733人
这些数据讲了什么 样的故事？
胡李不通婚的家规 是真的吗？
从唐末至明初，真 的没有一人娶过姓 李的姑娘！
如果你是上川明经
档案数字化制作技术培训教材PPT(共 49张)
北京航星永志科技有限公司
存在的问题
• 数字化制作成本过高; • 管理制度不健全,工人工作积极性不高; • 软件技术与数字化过程关系不大; • 数字化制作效率不高;
北京航星永志科技有限公司
第三代档案数字化制作技术
• 软件技术与团队管理相结合,以软件辅助 管理、辅助制作为主导;
• 科学的时间、质量保障和进度控制体系； • 网络化、大规模、多人协调的制作流程;
制作进度=处理时间 x 单位时间处理量 x 人员工作效率；
北京航星永志科技有限公司
整体制作进度控制
有了严格的环节内部进度控制，整体 进度有了保障，与此同时个环节间协调 显得至关重要； • 协调时间损耗较大的流水环节； • 动态调配流水环节内部的质量控制力度；
档案数字化制作技术
北京航星永志科技有限公司
概述
长久以来，我们一直采用柜架式的存 放形式来管理纸质档案，然后通过传统 目录本式的查询检索方法来使用这些档 案资料。但是随着档案数量的不断增加， 档案管理出现了库房空间不够、查询费 时费力、原件易损等问题。针对这些问 题，我们提出了一套完整的档案数字化 解决方案,并将其从理论层面,应用到实 际的数字化制作过程中。
北京航星永志科技有限公司
传统的档案数字化形式
北京航星永志科技有限公司
特点:
• 加工、制作规模小; • 技术含量低; • 制作流程简单; • 易操作、易管理;
北京航星永志科技有限公司
存在的问题
• 制作时间过长,影响档案客户的整体进度; • 容易丢失、损坏纸介档案; • 电子档案的通用性和可利用性较差,不利
效率最高,是最主要的问题. 从时间损耗图可以看出,扫描和图
像处理耗时较长,而其它环节相对耗 时较短.(如左图)在系统统计时间时, 扫描处理时间=扫描时间+剩余图形
存在的问题
• 数字化制作成本过高; • 管理制度不健全,工人工作积极性不高; • 软件技术与数字化过程关系不大; • 数字化制作效率不高;
北京航星永志科技有限公司
第三代档案数字化制作技术
• 软件技术与团队管理相结合,以软件辅助 管理、辅助制作为主导;
• 科学的时间、质量保障和进度控制体系； • 网络化、大规模、多人协调的制作流程;
制作进度=处理时间 x 单位时间处理量 x 人员工作效率；
北京航星永志科技有限公司
整体制作进度控制
有了严格的环节内部进度控制，整体 进度有了保障，与此同时个环节间协调 显得至关重要； • 协调时间损耗较大的流水环节； • 动态调配流水环节内部的质量控制力度；
档案数字化制作技术
北京航星永志科技有限公司
概述
长久以来，我们一直采用柜架式的存 放形式来管理纸质档案，然后通过传统 目录本式的查询检索方法来使用这些档 案资料。但是随着档案数量的不断增加， 档案管理出现了库房空间不够、查询费 时费力、原件易损等问题。针对这些问 题，我们提出了一套完整的档案数字化 解决方案,并将其从理论层面,应用到实 际的数字化制作过程中。
北京航星永志科技有限公司
传统的档案数字化形式
北京航星永志科技有限公司
特点:
• 加工、制作规模小; • 技术含量低; • 制作流程简单; • 易操作、易管理;
北京航星永志科技有限公司
存在的问题
• 制作时间过长,影响档案客户的整体进度; • 容易丢失、损坏纸介档案; • 电子档案的通用性和可利用性较差,不利
效率最高,是最主要的问题. 从时间损耗图可以看出,扫描和图
像处理耗时较长,而其它环节相对耗 时较短.(如左图)在系统统计时间时, 扫描处理时间=扫描时间+剩余图形
档案数字化技术规范PPT课件
授课：XXX
22
（一） 档 案 整 理
1、目录数据准备 2、拆除装订 3、区分扫描件和非扫描件 4、页面修整 5、整理登记 6、档案装订
授课：XXX
23
（一） 档 案 整 理
1、目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA/T18) 、 DA/T 22-2000《归档文件整理规则》和 《丹东市文书档案目录数据库结构和交换 标准（试行）》等标准的要求，规范档案
授课：XXX
14
3、数字化范围
专门档案 本机关形成的，可以对社会提供利用的、
利用率较高的专门档案应数字化。
授课：XXX
15
3、数字化范围
照片档案 1本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、
代表会议等形成的照片。 2上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、
指导工作形成的照片。 3本机关历届领导人的照片。 4本机关主办或承办的重大活动的照片。 5本机关重要外事工作形成的照片。 6本机关获得的省级以上各种荣誉（如奖状、锦
5本机关发生的重大事件、事故形成的录音、录 像带。
6新闻媒体报道本机关的信息、新闻报道。
授课：XXX
17
二、纸质档案数字化 技术规范主要内容
基本原则 基本工作流程 基本技术参数 技术实现方法 成果管理
授课：XXX
18
二、纸质档案数字化技术规范
基本原则 是使档案信息资源准确方便快捷地
中的目录内容。
授课：XXX
24
（一） 档 案 整 理
目录数据准备
授课：XXX
7
1、编 制 原 则
适度性原则
就是合理地确定一些需要统一的技 术范围和技术指标。范围过大或者过小， 指标水平过高或过低，都会对标准的实 施效果产生不良影响。
档案数字化培训教材PPT(83张)
随后，卜先生起诉到海盐法院，要求马女士偿还8万元。 为支持自己的诉讼主张，卜先生向法院提供了中国银行的 汇款凭证一份以及当时与马女士的微信聊天记录一份(复印 件)。
最终，原被告在承办法官的主持下，达成一致调解意 见，马女士同意分期归还此8万元。
• 【案例3】东北某重型机械企业在前不久的一次法律诉讼中， 因无法提供有关电子文件，无法有效举证，而背负巨大经 济损失。
档案数字化
省档案局经科处 刘春波
档案数字化的意义：通过案例来呈现
• 【案例1】北京某商贸公司在网上设立“8848 网站”，并 设有网上购物交易平台，客户可通过电子订单、电子邮件 等与其建立买卖关系。上海某科技发展公司系“8848 网站” 的客户，于2000 年8月与商贸公司曾通过电子邮件形式， 就“以网上储值形式冲抵货款”达成过协议。去年8月，科 技公司向“8848 ”订购各类电脑产品价款70余万元，但科 技公司在收取电脑后没有按约付款，诉讼烽火由此点燃。
质量要把关
• 应采取有效的管理和技术手段，确保纸质档案数字化成果 质量。纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实 反映档案内容，最大程度地展现档案原貌。
• 清晰，真实，完整，准确
不要忽略元数据
• 纸质档案数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环 境、数字化各类技术参数等方面的元数据。元数据元素的 确定应符合ISO/TR 13028提出的要求。
• 德国当地时间3月3日下午2时左右，位于科隆市中心的科 隆城市档案馆外部墙体开始出现多道裂缝，在短时间内裂 缝就蔓延到了这幢4层建筑物的楼顶，随即引发了档案馆的 坍塌。
• 这座现代建筑风格的科隆历史档案馆是德国最大的历史档案 馆之一，于1971年正式开馆。
• 据路透社介绍，档案馆内藏有65000宗各类历史档案，包括 文字、图片等资料，不少档案已超过千年，在全德国都属于珍 贵历史文物，其中最早一份档案是公元922年的一份文字档案 资料。
纸质档案数字化ppt
档案数字化工作规范
●图像拼接 ：对大幅面的档案进行分幅扫 描时，应使各分幅尺寸相近、技术参数一 致，相邻图像之间必须有部分重叠，重叠 面积应达到各分幅面积的5%以上
进行分幅扫描后形成的多幅图像，应进行 拼接处理，合并为一个完整的图像。拼接 时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅 图像无明显拼接痕迹
档案数字化工作规范
或采用分幅扫描后进行图像拼接，或先进行 缩微拍摄后再进行数字化转换 • 纸张状况良好的档案宜采用连续扫描方式； 纸张状况较差（如过薄、过厚或过软）的档 案，应采用平板扫描方式
档案数字化工作规范
• 色彩模式 ：采用真彩色模式进行扫描
• 扫描分辨率：分辨率的选择应保证扫描后的图像 清晰、完整、不影响图像的利用，一般选择
数据验收（主要针对外包单位开展）
档案数字化基本流程
档案数字化工作规范
一、档案整理
• 确定扫描页面范围
• 应扫描凡属于档案组成部分并反映档案内 容信息的全部页面
• 应扫描对有助于维持档案的完整性和系统 性或有助于理解档案内容的辅助性页面
档案数字化工作规范
一、档案整理 • 编页
• 应在扫描之前对没有编页或编页不规范的档案重新 进行编页
档案数字化工作规范
页面修整：破损严重、折皱不平等无法直接进 行扫描或影响扫描质量的档案，应先对页面 进行专业处理后再扫描
填写备考表：在档案整理过程中，如对档案实 体进行过调整并需要在备考表中注明的，应 在备考表中注明
装订 ：扫描工作完成后，拆除装订的档案应重 新装订。装订后应基本恢复档案原貌，做到 安全、准确、无遗漏
• 2013年只做2011年形成的档案数字化扫描 工作
• 涉密档案不做数字化 • 2011年以前形成的需移交进馆的档案数字化
数字化档案ppt模板
档案资源数据库包括目录数据库、内容数据库、元数据库等。 目录数据库是是数字资源与利用者之间的桥梁，目前已逐步建立起包括案卷目 录、文件目录和各个专题目录数据体系，大大提高了工作效率。 内容数据库人们习惯上也称为全文数据库，实际上它除了文件的全文等平面数 据，还包括多媒体数据等。 元数据是描述电子档案内容、结构、背景及其整个管理过程的的数据，它是保 证数字档案的原始性、可靠性和可用性的一项重要措施。
10
基本特征
11
档案资源“数字”化 档案实体“虚拟化”
档案管理系统化 信息传递网络化 档案利用知识化
建设原则
资源为先 标准规范
整体推进
确保安全
12
建设原则
资源为先 标准规范
整体推进
确保安全
13
第三部分
14
建设内容
建设依据：
✓ 《数字档案室建设指南》 ✓ 《电子文件管理系统通用功能要求》 ✓ 《数字档案室评估细则》 ✓ 《基于XML的电子文件封装规范》 ✓ ......
检索利用 公开信息利用
档案借阅 检索
专是齐全完整、标准规范 获取方式：既有对传统档案的数字化转换，又有对电子文件的归档。 信息形式：既有文本、照片、图片等平面数据，又有音频、视频等多 媒体数据，以及网页、数据库等结构化的复合信息。
21
档案资源数据库
建设内容： ✓ 基础设施建设 ✓ 应用系统建设 ✓ 数字档案资源建设 ✓ 保障体系建设
15
基础设施建设
16
为确保数字档案资源的安全管理和有效利用，应 依托机关信息化建设成果，建设相对独立且稳定、兼 容的，能够满足数字档案资源管理和机关共享利用需 求的数字档案室基础设施，主要包括网络基础设施、 系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设 备等五个部分。
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基本特征
11
档案资源“数字”化 档案实体“虚拟化”
档案管理系统化 信息传递网络化 档案利用知识化
建设原则
资源为先 标准规范
整体推进
确保安全
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建设原则
资源为先 标准规范
整体推进
确保安全
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第三部分
14
建设内容
建设依据：
✓ 《数字档案室建设指南》 ✓ 《电子文件管理系统通用功能要求》 ✓ 《数字档案室评估细则》 ✓ 《基于XML的电子文件封装规范》 ✓ ......
检索利用 公开信息利用
档案借阅 检索
专是齐全完整、标准规范 获取方式：既有对传统档案的数字化转换，又有对电子文件的归档。 信息形式：既有文本、照片、图片等平面数据，又有音频、视频等多 媒体数据，以及网页、数据库等结构化的复合信息。
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档案资源数据库
建设内容： ✓ 基础设施建设 ✓ 应用系统建设 ✓ 数字档案资源建设 ✓ 保障体系建设
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基础设施建设
16
为确保数字档案资源的安全管理和有效利用，应 依托机关信息化建设成果，建设相对独立且稳定、兼 容的，能够满足数字档案资源管理和机关共享利用需 求的数字档案室基础设施，主要包括网络基础设施、 系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设 备等五个部分。
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10
3、数字化范围
纸质档案 纸质档案包括文书档案、专门档案等门类。
11
3、数字化范围
文书档案 文书档案数字化范围包括永久和长期保存
的重要的文件正本。
12
3、数字化范围
文书档案 文书档案适用涉密数据制作环境要求的范围 1密级文件，包括绝密、机密、秘密的文件材料。 2上级机关颁发的不易公开的文件材料。 3本机关党组（或实行党委制的党委）、行政领
丹东市文书立卷改革暨档案数字化工作培训班
纸质档案数字化 技术规范介绍
1
主要内容
一、《规程》基本情况 二、纸质档案数字化技术规范 三、照片档案数字化技术规范 四、声像档案数字化技术规范
2
一、基 本 情 况
1、编制的原则和依据 2、研究、起草过程 3、数字化范围
3
1、编 制 原 则
系统性原则
档案信息是国家信息化建设工作的一 个组成部分，档案的数字化也是档案信 息管理工作的一个方面，技术规范的制 定应符合国家信息化建设有关技术要求， 保证可持续性发展。
导会议记录。 4本机关或本机关汇总的统计报表。 5人民来信、来访材料及本单位处理人民来信、
来访形成的记录。
13
3、数字化范围
文书档案 文书档案适用涉密数据制作环境要求的范围 6本机关党员、干部、职工名册。 7涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对有
关人员违纪违法的调查与具体审理处理情况形成 的文件材料。 8本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、 行政、党、团、工会组织介绍信及存根。 9本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册。 10下级机关报送的不易公开的文件材料。
21
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
二、纸质档案数字化技术规范 过程管理
1、应加强纸质档案数字化各环节 的安全保密管理机制，确保档案原件和 数字化档案信息的安全。
2、在数字化工作的同时建立起完整、 规范的加工记录。即各个环节均应进行 详细的登记，并及时整理、汇总，装订 成册（形成加工档案）。
22
（一） 档 案 整 理
1、目录数据准备 2、拆除装订 3、区分扫描件和非扫描件 4、页面修整 5、整理登记 6、档案装订
像带。 6新闻媒体报道本机关的信息、新闻报道。
17
二、纸质档案数字化 技术规范主要内容
基本原则 基本工作流程 基本技术参数 技术实现方法 成果管理
18
二、纸质档案数字化技术规范
基本原则 是使档案信息资源准确方便快捷地
提供利用; 使可以公开的档案信息资源得到共
享，以满足社会各界对档案利用的 需求。
6
1、编 制 原 则
实用性原则
作为技术规范首先要把握宏观指导原 则，对于档案数字化具体实施步骤、方 法，应给予较明确的规范要求，以及在 加工过程中所需的技术参数给与较明确 的指标要求，提高本规范的实用效果。
7
1、编 制 原 则
适度性原则
就是合理地确定一些需要统一的技 术范围和技术指标。范围过大或者过小， 指标水平过高或过低，都会对标准的实 施效果产生不良影响。
4
1、编 制 原 则
通用性原则
应基本满足国内正在进行的档案数 字化工作，对档案数字化的结果数据要 给予较明确的指标要求，以保证数据的 通用交换能力 。
5
1、编 制 原 则
先进性原则
在制定过程中对目前比较常见的档案 数字化技术进行论证评估，同时也要对 新出现的技术进行研究。基本思路是肯 定成熟技术，探讨新技术发展态势，适 当进行指导。
19
二、纸质档案数字化技术规范
数字化对象的确定原则 1）符合国家法律法规的原则：符
合国家档案开放规定。
2）价值性原则：属于归档范围且
应永久或长期保存的、社会利用价值高 的。
20
二、纸质档案数字化技术规范 基本环节
档案整理 目录建库 档案扫描 图像处理 图像存储
数据挂接 数据质检和验收 数据备份 成果管理
旗、奖杯等）翻拍形成的照片。
16
3、数字化范围
录音录像档案 1本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、
代表会议等形成的录音、录像带。 2上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、
指导工作形成的录音、录像带。 3本机关在职能活动中主办或承办的重大活动的
录音、录像带。 4本机关重要外事工作形成的录音、录像带。 5本机关发生的重大事件、事故形成的录音、录
8
编制依据
GB/T 18894 –2002 电子文件归档与管理 规范
DA/T18－1999 档案著录规则 DA/T 22-2000《归档文件整理规则》 档发[2001]6号 档案管理软件功能要求
暂行规定 DA/T 31—2005纸质档案数字化技术规
范
9
2、研究、起草过程
丹东市档案馆从1993年开始进行档案 的数字化的工作，对纸质档案、缩微胶片 档案、照片档案、工程图纸、电影胶片等 多种载体的档案进行了数字化转换，有一 定的实践经验，有针对性的对各种载体数 字化的技术参数进行了反复试验、比较， 取得了较科学、合理的技术参数。并参考 了国家档案局的相关标准和规范，借鉴了 兄弟单位的研究和实践成果。
14
3、数字化范围
专门档案 本机关形成的，可以对社会提供利用的、
利用率较高的专门档案应数字化。
15
3、数字化范围
照片档案 1本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、
代表会议等形成的照片。 2上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、
指导工作形成的照片。 3本机关历届领导人的照片。 4本机关主办或承办的重大活动的照片。 5本机关重要外事工作形成的照片。 6本机关获得的省级以上各种荣誉（如奖状、锦
23
（一） 档 案 整 理
1、目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA/T18) 、 DA/T 22-2000《归档文件整理规则》和 《丹东市文书档案目录数据库结构和交换 标准（试行）》等标准的要求，规范档案 中的目录内容。
24
（一） 档 案 整 理
目录数据准备
一是确定档案目录的著录项、字段长度 和内容要求；
二是修改错误或不规范的目录内容，如 案卷名、文件名、责任者、起止页号和 页数；
三是没有目录的档案按照原件内容建立 目录。
3、数字化范围
纸质档案 纸质档案包括文书档案、专门档案等门类。
11
3、数字化范围
文书档案 文书档案数字化范围包括永久和长期保存
的重要的文件正本。
12
3、数字化范围
文书档案 文书档案适用涉密数据制作环境要求的范围 1密级文件，包括绝密、机密、秘密的文件材料。 2上级机关颁发的不易公开的文件材料。 3本机关党组（或实行党委制的党委）、行政领
丹东市文书立卷改革暨档案数字化工作培训班
纸质档案数字化 技术规范介绍
1
主要内容
一、《规程》基本情况 二、纸质档案数字化技术规范 三、照片档案数字化技术规范 四、声像档案数字化技术规范
2
一、基 本 情 况
1、编制的原则和依据 2、研究、起草过程 3、数字化范围
3
1、编 制 原 则
系统性原则
档案信息是国家信息化建设工作的一 个组成部分，档案的数字化也是档案信 息管理工作的一个方面，技术规范的制 定应符合国家信息化建设有关技术要求， 保证可持续性发展。
导会议记录。 4本机关或本机关汇总的统计报表。 5人民来信、来访材料及本单位处理人民来信、
来访形成的记录。
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3、数字化范围
文书档案 文书档案适用涉密数据制作环境要求的范围 6本机关党员、干部、职工名册。 7涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对有
关人员违纪违法的调查与具体审理处理情况形成 的文件材料。 8本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、 行政、党、团、工会组织介绍信及存根。 9本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册。 10下级机关报送的不易公开的文件材料。
21
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
二、纸质档案数字化技术规范 过程管理
1、应加强纸质档案数字化各环节 的安全保密管理机制，确保档案原件和 数字化档案信息的安全。
2、在数字化工作的同时建立起完整、 规范的加工记录。即各个环节均应进行 详细的登记，并及时整理、汇总，装订 成册（形成加工档案）。
22
（一） 档 案 整 理
1、目录数据准备 2、拆除装订 3、区分扫描件和非扫描件 4、页面修整 5、整理登记 6、档案装订
像带。 6新闻媒体报道本机关的信息、新闻报道。
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二、纸质档案数字化 技术规范主要内容
基本原则 基本工作流程 基本技术参数 技术实现方法 成果管理
18
二、纸质档案数字化技术规范
基本原则 是使档案信息资源准确方便快捷地
提供利用; 使可以公开的档案信息资源得到共
享，以满足社会各界对档案利用的 需求。
6
1、编 制 原 则
实用性原则
作为技术规范首先要把握宏观指导原 则，对于档案数字化具体实施步骤、方 法，应给予较明确的规范要求，以及在 加工过程中所需的技术参数给与较明确 的指标要求，提高本规范的实用效果。
7
1、编 制 原 则
适度性原则
就是合理地确定一些需要统一的技 术范围和技术指标。范围过大或者过小， 指标水平过高或过低，都会对标准的实 施效果产生不良影响。
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1、编 制 原 则
通用性原则
应基本满足国内正在进行的档案数 字化工作，对档案数字化的结果数据要 给予较明确的指标要求，以保证数据的 通用交换能力 。
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1、编 制 原 则
先进性原则
在制定过程中对目前比较常见的档案 数字化技术进行论证评估，同时也要对 新出现的技术进行研究。基本思路是肯 定成熟技术，探讨新技术发展态势，适 当进行指导。
19
二、纸质档案数字化技术规范
数字化对象的确定原则 1）符合国家法律法规的原则：符
合国家档案开放规定。
2）价值性原则：属于归档范围且
应永久或长期保存的、社会利用价值高 的。
20
二、纸质档案数字化技术规范 基本环节
档案整理 目录建库 档案扫描 图像处理 图像存储
数据挂接 数据质检和验收 数据备份 成果管理
旗、奖杯等）翻拍形成的照片。
16
3、数字化范围
录音录像档案 1本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、
代表会议等形成的录音、录像带。 2上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、
指导工作形成的录音、录像带。 3本机关在职能活动中主办或承办的重大活动的
录音、录像带。 4本机关重要外事工作形成的录音、录像带。 5本机关发生的重大事件、事故形成的录音、录
8
编制依据
GB/T 18894 –2002 电子文件归档与管理 规范
DA/T18－1999 档案著录规则 DA/T 22-2000《归档文件整理规则》 档发[2001]6号 档案管理软件功能要求
暂行规定 DA/T 31—2005纸质档案数字化技术规
范
9
2、研究、起草过程
丹东市档案馆从1993年开始进行档案 的数字化的工作，对纸质档案、缩微胶片 档案、照片档案、工程图纸、电影胶片等 多种载体的档案进行了数字化转换，有一 定的实践经验，有针对性的对各种载体数 字化的技术参数进行了反复试验、比较， 取得了较科学、合理的技术参数。并参考 了国家档案局的相关标准和规范，借鉴了 兄弟单位的研究和实践成果。
14
3、数字化范围
专门档案 本机关形成的，可以对社会提供利用的、
利用率较高的专门档案应数字化。
15
3、数字化范围
照片档案 1本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、
代表会议等形成的照片。 2上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、
指导工作形成的照片。 3本机关历届领导人的照片。 4本机关主办或承办的重大活动的照片。 5本机关重要外事工作形成的照片。 6本机关获得的省级以上各种荣誉（如奖状、锦
23
（一） 档 案 整 理
1、目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA/T18) 、 DA/T 22-2000《归档文件整理规则》和 《丹东市文书档案目录数据库结构和交换 标准（试行）》等标准的要求，规范档案 中的目录内容。
24
（一） 档 案 整 理
目录数据准备
一是确定档案目录的著录项、字段长度 和内容要求；
二是修改错误或不规范的目录内容，如 案卷名、文件名、责任者、起止页号和 页数；
三是没有目录的档案按照原件内容建立 目录。