跟单工作流程

跟單工作流程

1.0 簡介

本流程描述當客人選擇款式及落實訂單後，採購組需如何跟進每一張訂單的各項資料，並將準確之資料轉交工廠進行一系列原料採購及大貨生產等工作。最後描述如何跟進大貨生產進度，品質狀況與及落貨送交客人。

2.0 適用範圍: 本流程適用於經本洋行進行採購之所有訂單。

3.0 相關流程

3.1 接單及選擇工廠工作流程：OP-PPTMER-001

3.2 跟辦工作流程：OP-PPTMER-003

3.3 處理旭日單工作指示：WI-PPTMER-002

3.4 選擇測試／驗證服務機構工作流程：OP-PPTQSM-002

3.5 查貨部工作流程：OP-PPTINS-001

3.6 出口部工作流程：OP-PPTSHG-001

4.0 定義沒有

5.0 內容

5.1 跟辦工作

各採購組別整理及分析客人起辦要求，將做辦要求分類後，應選擇認可工廠生產樣辦、並進行跟辦、查辦和覆辦儲存及處理客人回輸意見。具體的工作程式見『跟辦工作流程：OP-PPTMER-003』中 5.1 至 5.8 的內容。

5.2 處理客方訂單資料

收集客人資料，並進行分析及跟進，有關資料存於總檔。落實訂單後，便進行以下一系列跟單工作

5.3 落實訂單及工廠( 詳見『接單及選擇工廠工作流程：OP-PPTMER-001 』)。

5.4 分發訂單資料

本洋行之採購部美國組在處理經由旭日集團屬下工廠生產的訂單時，需跟循『處理旭日單工作指示：WI-PPTMER-002』以跟進布料、顏色標準、物料及款式等資料。若為外廠單(包括採購部中國真維斯組及澳洲真維斯組)，落實訂單後需按本流程 5.5 至 5.7 跟進布料、顏色標準、物料及款式等資料以供外廠進行生產。

5.5 跟進布料資料及顏色標準

5.5.1 按照客人訂單資料內之布種及顏色提供資料予工廠進行訂購，若客人沒有指定供應商，可交由工廠選擇供應

商採購該指定布種。

5.5.2 發出訂布資料予廠方( 客人入單時，採購員須提供以下資料通知廠方訂布)：

(i) 布商名稱及聯絡人(ii) 布料名稱／組織／布封／成份

(iii) 布價(iv) 布用量

(v) 交布期(vi) 色辦(如需洗水，需同時提供洗水色辦或後補)

以上資料交由負責有關客戶之採購組負責人批簽後才能交與廠方。(上述資料只供作廠方參考之用，廠方需與供應商加以落實；若由客人代訂布，則會例外。)

5.5.3 大貨布批核

工廠須提供大貨布布辦／洗水色辦(如成品需特別洗水) 予採購組復核，若客人指定需親自覆色或本洋行無法與工廠就顏色達成協定，需交由客人作最後批核。採購員需就以上客人復核事項保留紀錄，最後批核之布辦

須由採購員簽名並存檔。

5.5.4 大貨布測試

於訂布前，須留意客人有否特別要求和標準。若客人要求提供大貨布測試報告，採購組須向工廠抽取貨布交認可化驗室(見『選擇測試／驗證服務機構工作流程：OP-PPTQSM-002』) 進行測試。假若測試結果不符合客人之標準，應立刻知會客人及工廠，尋求解決方法。

5.6 跟進物料資料

5.6.1 按照客人指定之物料提供資料予工廠進行訂購，若客人沒有指定供應商，可交由工廠選擇供應商。

5.6.2 發出物料資料予廠方: 于訂物料時必須按下列情況將所有需要之物料資料交予工廠。

(i) 廠訂物料，須提供以下資料：(ii) 客代訂物料，須提供以下資料：

- 客人物料辦- 物料辦

- 供貨商數據(若有指定之供應商) - 訂物料期及返物料期

- 顏色標準及物料尺碼標準- 供貨商數據及聯絡人

- 單價

(iii) 客供物料，須提供以下資料:

- 物料辦

- 返物料期

需通知工廠雖然該物料為客人供應，但工廠仍須負責把大貨物料與物料辦核對無誤後才可生產。此外，若該等物料顯示出任何不符合規格的地方，工廠須向本洋行報告並由採購組向客人報告及尋求解決方法。

以上資料交由負責有關客戶之採購組負責人批簽後才能交與廠方。

5.6.3 大貨物料復核

(i) 若某項物料適用于整季，可于季初復核一份該季通用之物料辦，不必每單復核。

(ii) 若以上程式不適用，須要求工廠在收齊所有大貨物料後，提交一式兩份之物料咭予本司相關採購組。

(iii) 採購員需于三個工作天內核查資料有否漏誤，若有漏誤，需立刻通知工廠，並要求工廠交回正確物料辦。(iv) 核對無誤後由採購員簽名。一份交查貨部，一份存檔。

(v) 若客人指定需親自復核或無法與工廠就復核達成協定，需交由客人作最後批核。採購員需就以上復核事項保留存檔。

5.7 跟進款式資料

5.7.1 根據客人所落單之款式向客人跟進如辦單、批辦及呎碼表等資料，如有需要，可聯絡辦組及產品開發組取

得有關資料。

5.7.2 交予廠方的資料

(i) 將客人覆實之核准款式資料(個別客戶不同形式見各客戶之「客戶工作規劃」)、客人覆辦、呎碼表以及所有款

式資料交予工廠。

(ii) 跟進工廠於收到資料後需提供兩件核准辦給本公司復核。

(iii) 若該訂單之款式為舊款(即翻單)，則只須指示工廠按舊款做便可，無需重新提交所有款式資料。

5.7.3 批核手續及程式

(i) A)由本公司代客復核

收到核准辦後，根據客人之核准資料核對樣辦之所有制造規格，尺碼及洗水效果，把所有不符點記錄於「覆辦信：F-PMER-001 /F-PMER-004」上，並注明是否可以生產。

B)由客人復核

若客人指定需親自復核或無法與工廠就復核達成協定，需交由客人作最後批核。採購員需就以上復核事項保留紀錄：

I) 把客人發現之所有不符點紀錄於覆辦信上，並注明是否可以開始投產。

II) 如客人已附有覆辦信，可直接採用客人之覆辦信，但需注意已於信上注明是否可以開始投產。

(ii) 若需要重新做辦予客復核，須通知廠方面再起辦，並依照以上程式再行復核。

(iii) 如復核無誤，將覆辦信(本行或客方)由負責之採購組負責人批簽後交回工廠生產，另需於本行保留之核准辦上掛上吊牌(APPROVAL SAMPLE 吊牌)，其上寫上訂單編號、批核日期並由負責樣辦審核(見每客戶之客戶工作規劃) 的部門／組別簽名確認審核無誤。

5.8 跟進合同

跟進合同上有關資料，包括：

(i) 數量及分配(ii) 價錢

(iii) 布種／成份／組織(iv) 成品處理

(v) 付款方法(vi) 客期

(vii) 款式(viii) 包裝／走埠數據

採購員需核對以上資料與客人較早前提供之訂單資料是否相符，若不相符，需與客人澄清。另需檢查合同上有否客人簽署，核對無誤後可按採購部『處理及分發客方合同工作指示：WI-PPTMER-001』進行處理合同及分發等工作。

5.9 處理直接單程式

5.9.1 直接單為澳洲真維斯客人排單于旭日集團屬下工廠生產的其中一部份訂單。

5.9.2 將客人某些經常生產的款式列為直接單。對這些款式，客人需提供明確的款式、呎碼表、布種、物料及洗

水色辦規格，並以一特定款號代表每一款式。

5.9.3 當本公司落實某款式作為直接單後，採購組需為每一款式準備以下標準規格之總檔案：

(i) 覆辦(ii) 布料／顏色標準

(iii) 物料標準(iv) 洗水標準

(v) 製造通知單(由大進營業部提供，內容只供參考)

此份總檔內容由採購組自行負責，以作為該款款式的總檔案。此份總檔需分發與大進營業部及本行查貨部。

當客人以後落實每張訂單後，無須再為每張個別訂單分發規格資料。

5.9.4 處理個別訂單資料

收到客人有關直接單之訂單資料，採購組將有關資料以ORDER CONFIRMATION形式連同尺碼分配通知大進營業部，大進營業部按經確認之價錢核算，必要時亦可要求工廠根據分配計算實用料，採購組收到大進營業部簽署確認的ORDER CONFIRMATION後，通知客人並跟進客人入P/O，收到P/O後交大進營業部加簽確認及進行分發。

5.9.5 跟進訂單

當完成以上資料分發後，其他跟進訂單程式與處理正常訂單相同。

5.10 跟進大貨進度

5.10.1 跟進步驟

(i) 每星期收集工廠的生產進度資料，並對生產進度資料作分析。

(ii) 若發現進度有問題，需立即向廠方或駐廠查貨員查詢。

5.10.2 處理更改客期