工作分析的方法及优缺点

工作分析的方法及优缺点

一般而言，工作分析的方法可以分为职务定向方法和行为定向方法。前者相对静态地描述和分析职务的特征，收集各种有关“工作描述”一类的材料；后者集中于与“工作要求”相适应的工作行为，属于相对动态的分析。关键事件法就是一种常用的行为定向方法。这种方法要求管理人员、员工以及其他熟悉工作职务的人员记录工作行为中的“关键事件”——使工作成功或者失败的行为特征或事件。

在大量收集关键事件以后，可以对它们作出分析，并总结出职务的关键特征和行为要求。关键事件法既能获得有关职务的静态信息，也可以了解职务的动态特。主要方法如下：

一、访谈分析法

访谈法又称面谈法，是一种应用最为广泛的职务分析方法。是指工作分析人员就某一职务或职位面对面地询问任职者、主管、专家等人对工作的意见和看法。在一般情况下，应用访谈法时可以以标准化方谈格式记录，目的是便于控制访谈内容及对同一职务不同任职者的回答相互比较。

1.访谈法的优点：

①可以结合工作者的工作态度与工作动机等较深层次的内容有比较详细的了解；

②运用面广，能够简单而迅速地收集多方面的工作资料；

③使工作分析人员了解到短期内直接观察法不容易发现的情况，有助于管理者发现问题；

④为任职者解释工作分析的必要性及功能；

⑤有助于与员工沟通，缓解工作压力。

2.访谈法的缺点：

①访谈法要专门的技巧，需要受过专门训练的工作分析专业人员；

②比较费精力费时间，工作成本较高；

③收集的信息往往已经扭曲和失真；

④访谈法易被员工认为是其工作业绩考核或薪酬调整的依据，所以他们会故意夸大或弱化某些职责。

3.工作分析的访谈内容：

访谈法广泛运用于以确定工作任务和责任为目的的情况。访谈的内容主要是得到任职者四个方面的信息：

①工作目标：组织为什么设置这个工作岗位，并根据什么给予报偿。

②工作的范围与性质（面谈的内容）：工作在组织中的关系，所需的一般技术知识、管理知识和人际关系知识，需要解决问题的性质及自主权，工作在多大范围内进行，员工行为的最终结果如何度量。

③工作内容：任职者在组织中发挥多大作用，其行动对组织的影响有多大。

④工作的责任：涉及组织战略决策、执行等方面的情况，另外需注意访谈的典型提问方式。

二、问卷调查分析法

问卷调查法是工作分析中最常用的一种方法，具体来说，由有关人员事先设计出一套职务分析的问卷，再由随后工作的员工来填写问卷，也可由工作分析人员填写，最后再将问卷加以归纳分析，做好详细记录，并据此写

出工作职务描述。

1.职务调查问卷法的优点：

①费用低，速度快，节省时间，可以在工作之余填写，不会影响正常工作；

②调查范围广，可用于多种目的、多样用途的职务分析；

③调查样本量很大，适用于需要对很多工作者进行调查的情况；

④调查的资源可以量化，由计算机进行数据处理。

2.缺点：

①设计理想的调查问卷要花费较多时间，人力、物力、费用成本高；

②在问卷使用前，应进行测试，以了解员工对问卷中所提问题的理解程度，为避免误解，还经常需要工作分析人员亲自解释和说明，这降低了工作效率；

③填写调查问卷是由工作单独进行，缺少交流和沟通，因此被调查者可能不积极配合，不认真填写，从而影响调查的质量。

3.使用调查问卷还要注意以下事项：

①使用调查问卷的人员，一定要受过工作分析的专业训练；

②对一般企业来说，尤其是小企业，不必使用标准化的问卷，因为成本太高，可考虑使用定性分析法或开放式问卷；

③在调查时，对调查表中的调查项目应进行必要的说明和解释；

④及时回收调查表，以免遗失；

⑤对调查表提供的信息认真鉴定，结合实际情况，做出必要的调整。

三、观察分析法

观察法是一种传统的职务分析方法，指的是工作分析人员直接到工作现场，针对特定对象（一个或多个任职者）的作业活动进行观察，收集、记录有关工作的内容、工作间的相互关系、人与工作的关系以及工作环境、条件等信息，并用文字或图表形式记录下来，然后进行分析与归纳总结的方法。

1.观察法优点：

工作分析人员能够比较全面和深入地了解工作的要求，适用于那些主要用体力活动来完成的工作，如装配工作、保安人员等。

2.缺点：

①不适用于脑力劳动成分较高的工作，以及处理紧急情况的间歇性工作，如律师、教师、急救站的护士、经理等；

②对有些员工而言难以接受，他们会觉得自己受到监视或威胁，从而对工作分析人员产生反感心理，同时也可能造成操作动作变形；

③不能得到有关任职者资格要求的信息。

3.观察法的操作须知：

①要注意工作行为样本的代表性；

②观察人员在观察时尽量不要影响被观察者的注意力，干扰被观察者的工作；

③观察前要有详细的观察提纲和行为标准；

④观察者要避免机械记录，应反映工作有关内容，并对工作信息进行比较和提炼。

4.观察法的工作分析程序：

观察法可以与面谈法及调查法结合起来运用：

①初步了解工作信息：

A检查现有文件，形成对工作的总体概念：工作使命、主要任务和作用、工作流程

B准备一个初步清单，作为面谈的框架；

C为在数据收集过程中涉及到还不清楚的主要项目做一个注释

②进行面谈

A最好是首先选择一个主管或有经验的员工进行面谈，因为他们最了解工作的整体情况以及各项任务的配合；

B确保所选择的面谈对象具有代表性

③合并工作信息

A工作信息的合并是把以下各种信息合并为一个综合的工作描述：主管、工作者、现场观察者以及有关工作的书面资料

B在合并阶段，工作分析人员应该可以随时获得补充材料；

C检查最初的任务或问题清单，确保每一项都已得到答案或确认。

④核实工作描述：

A核实阶段要把所有面谈对象召集在一起，目的是确定在信息合并阶段得到的工作描述的完整性和精确性；

B核实阶段应该以小组的形式进行，把工作描述分发给主管和工作的承担者；

C工作分析人员要逐句地检查整个工作描述，并在遗漏和含糊的地方做出标记。

四、工作日志法

工作日志法又称工作写实法，指任职者按时间顺序详细记录自己的工作内容与工作过程，然后经过归纳、分析，达到工作分析目的的一种方法。

1.优点：

①信息可靠性很高，适于确定有关工作职责、工作内容、工作关系、劳动强度等方面的信息；

②所需费用较低；

③对于高水平与复杂性工作的分析，比较有经济有效。

2.缺点：

①这种方法的主要缺点是注意力集中于活动过程，而不是结果；

②使用这种方法必须要求从事这一工作的人对此项工作的情况与要

求最清楚；

③使用范围小，只适用于工作循环周期较短、工作状态稳定无大起伏的职位；

④信息整理的工作量大，归纳工作繁琐；

⑤工作执行人员在填写时，会因为不认真而遗漏很多工作内容，从而影响分析结果，另外在一定程度上填写日志会影响正常工作；

⑥若由第三者进行填写，人力投入量就会很大，不适于处理大量的职务；

⑦存在误差，需要对记录分析结果进行必要的检查。

五、文献资料分析法

为降低工作分析的成本，应当尽量利用原有资料，例如责任制文本等