办公系统使用管理制度

OA办公系统使用管理制度

一、系统使用规定：

1、网上办公系统为我司内部办公系统，禁止非我司员工登陆或使用本系统。

2、我司每位正式员工拥有专用的用户名和密码，系统将自动记录每位员工的登陆情况，请全体员工正确使用系统，保护好自己的用户名和密码，如发现盗用用户名、密码现象，应立即报告主管领导，并通知系统管理员。

3、所有员工上班时必须打开办公自动化系统，下班后方可关闭。

4、如使用本企业以外的公用设备（如网吧）登陆系统，请在使用后删除电脑中的记录。

5、原则上在OA平台严禁上传涉密的文件、技术资料、档案等；员工不得随意让我司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不允许下载受控的内容。

6、员工不得发送与工作无关的信息，如有违反，一经发现将严肃处理。

7、员工不得利用系统发布反动、色情、低级趣味以及国家法律禁止的相关信息，如有违反，将严肃处理，情节严重的将追究法律责任。

8、对于恶意操作行为，我司将予以严惩，直至诉诸法律。

二、系统故障应急规定：

发现系统无法正常使用或数据处理有误，应在第一时间通知系统管理员，并转告相关业务接口部门，相应的业务数据可临时改为手工处理、传送。故障排除后，系统管理员将发布通知，相关部门应将故障期间的信息、数据补录入系统，并恢复网上办公。

三、系统用户资料变更规定：

1、遇有人员、人事调整时需要调整OA系统组织信息及相关权限的，需由调入部门填写《系统权限申请表》由相关部门分管领导及人力资源部确认后通过OA系统流程表单通知系统管理员办理用户变更操作。

2、员工应该保持OA中个人手机号码为最新号码，如变更手机号码，应及时更新，或通知人力资源部备案，保证能顺利收到公司通知等信息。

4、涉及系统资料变更一律按照以上流程执行，如遇特殊情况或者紧急情况，处理后要补办备案手续。

四、系统应用范围

目前可以使用的工作流包括：收文、发文，工作交办，办公用品申领，请假申请，加班登记，倒班人员调班条，申购单，设备科备品备件采购计划审批，日运行报表，化验分析日

报表，工作交办单，设备报修维修记录，零星项目记录，科室工作联系单，生产计划报审表。

五、责任与授权

我司系统管理员负责统一管理，各部门负责人、分管领导进行检查监督；如发现违规现象，OA管理员有权对违反本规定员工进行监督、批评、警告直至停止权限，各部门、各分管领导须对有关责任人处罚。

规范ＯＡ权限分配，ＯＡ权限按部门岗位进行分配。原则上不能越部门管理，但一些特殊应用要求除外，如系统管理员管理权限等。

所有部门权限归公司领导直接管理，系统管理员负责具体实施权限设置工作。

个人权限归所在部门进行直接管理，各部门可按其工作职责进行分配，由系统管理员具体实施权限设置工作。

系统管理员未经上级批准不得擅自开启或关闭员工的重要权限。

系统管理员应做好ＯＡ服务器中各科室及个人文件的保密工作，不得未经许可向任何单位或个人透露文件内容。

六、保证数据的有效性

各种报表及表单在结束归档后数据将不允许修改，如因工作失误或各种不可预见的原因造成数据与实际不符及其它不得不对数据进行修改的情况时，可使用ＯＡ中《信息系统数据修改申请表》工作流提出修改数据申请，经相关审批后交由系统管理员具体实施修改。

七、其它要求：

1、各部门经办人应主动使用已有的工作流处理工作，使用中如发现有表单或流程上的问题应马上联系系统管理员解决，做到边改边用。

2、在工作中应主动发掘可利用OA系统办理的工作及其他信息化需求设想，并将想法使用《信息系统需求申请单》或《信息系统工作流程修改申请》经过审批程序报送到系统管理员处，由系统管理员具体实施方案，并配合经办人使工作顺利整合入OA中。

3、关注OA系统中由系统管理员发布的系统通知，以配合系统可能的变动。

4、发生急办或重大信息，除在OA上发布外，还应及时采用其它通讯方式进行沟通，传递。

5、系统使用过程中如有不解的地方，可联系系统管理员要求进行讲解，如需要可要求管理员专门为部门进行系统使用方面的集中培训。

八、附则

本要求自下发之日起执行。