中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案

2021/2/19
中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案
财务部部门职责（四）：采购价格审核
• 参与公司主要支出项目的合同谈判，包括与印刷厂、展览公司、 拍卖场所、邮寄公司、航空公司、旅行社、定点饭店餐厅等的合 同谈判
• 收集了解所需采购物品的市场价格状况，定期制作与公司支出相 关的询价表
• 审核采购价格
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中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案
业务部门部门职责（续）
4、业务信息收集
• 电脑录入拍品合同 • 负责本部门名片库的更新维护 • 及时填写拍品报损表，并根据不同情况按规定上报并进行处理
5、协助性工作
•向办公室和人力资源部提供有关拍卖会现场布展、人力等方面的需求并 对最终方案进行确认 •配合市场部需要，选择相关拍品图片和撰写媒体报道稿件 •配合财务部拍卖结算进行催款工作 •对市场部的招商活动及广告提出建议并配合实施
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2021/2/19
中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案
办公室部门职责
1、会务管理
• 根据公司规定或具体情况通知、召集、组织公司例行及临时会议 • 负责会议内容的记录和传达，并分类归档保管
2、拍卖会组织及报批工作
•根据公司具体情况确定包括举办时间、举办地点、场次安排、人力安 排等内容在内的拍卖会方案以及相应的公开征集时间 •负责拍卖会的组织协调工作并组织实施 •负责拍卖会的报批和拍品审签工作 •签订与展览公司、拍卖场所、邮寄公司、航空公司、旅行社和定点饭 店餐厅等的合作合同，并组织协调拍卖会的布展工作
目录
一、第一阶段组织结构调整方案和部门职责 二、第二阶段组织结构调整方案和部门职责 三、第三阶段组织结构调整方案和部门职责
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中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案
调整后的组织结构
副总经理
股东会 董事会 总经理
监事会 董事会办公室
总经理助理1
总经理助理2
2、合同管理
•审查拍卖委托合同，确保合同的填写和卖方佣金浮动幅度符合公司规定 •负责合同的发放登记、收回及保管
3、收付款协调
•每次拍卖会结束后，按期制作买方结算状况统计表并交至总经理、副总经理和 各业务部门 •每次拍卖会结束后，按期组织收付款协调会并讨论处理方案 •每季度统计客户交付款状况
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在部门业务有细 分的情况下才有
业 必要设立此岗位 务 主 管
行 司政 机秘
书
设 备 维 护
日 常 库 房 管 理 员
拍 品 库 房 管 理 员
邮 品 库 管 理 员
市 场 拓 展 专 员
市 场 分 析 专 员
拍 照 专 员
客客 户户 信服 息务 专专 员员
会 计
出 纳
结 算 员
人
力 资 源 部 专
业 务 秘 书
中国嘉德国际拍卖有限 公司组织结构调整方案
学习改变命运,知 识创造未来
2021年2月19日星期五
说明
1. 本报告以提升嘉德拍卖的管理为最终目标； 2. 本报告旨在提高嘉德拍卖公司的经营管理水平，不针对任何部
门和个人。
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中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案
市场部部门职责（一）：市场拓展（续）
3、广告宣传
• 根据公司年度预算和战略发展需要，制定年度广告预算及计划 • 负责组织品牌宣传广告的策划及实施 • 负责组织与拍卖会相关的各种广告的策划及实施
4、公司形象维护
•参与拍卖会布展设计等与公司公众形象相关的活动 •组织嘉德通讯等公司刊物所需报道的编写，并对稿件进行审核 •负责组织实施公司网站的版面设计和更新 •负责与公司形象相关载体的设计和维护
财务部部门职责（二）：日常会计管理（续）
4、客户信用管理
•组织制定客户信用标准，并及时修订更新客户信用分类名单 •定期对重点客户进行资信调查，对异常状况提出预警报告
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中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案
财务部部门职责（三）：拍卖结算
1、结算工作
• 负责拍卖会交易的结算工作，包括买方结算和卖方结算 • 确认并组织打印、发送买方及卖方结算通知单 • 负责竞投牌押金的收取、退还以及竞投牌的发放和回收工作
3、投融资
•拟订资金筹措和使用方案，开辟财源，有效、合理地分配、使用公司资金 •进行投资机会分析，协助投资决策
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中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案
财务部部门职责（二）：日常会计管理
1、日常帐务
• 负责公司日常账务管理、会计凭证的制作等工作 • 编制公司财务报表 • 日常费用报销 • 采购合同管理
2、培训工作
•根据员工需求和公司预算制定公司年度培训计划，并组织实施 •组织安排新员工入职培训 •组织安排其他培训活动
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中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案
Baidu Nhomakorabea
人力资源部部门职责（续）
3、考核激励
•负责制定公司的薪酬体系，包括建立健全公司的各项福利制度 •负责制定公司的激励机制，包括奖惩制度 •负责组织实施对公司员工的选拔、任免和绩效考核工作 •负责员工职业生涯规划的制定
2、保险
•负责拍品的保险及索赔事宜，并每月制作拍品报损统计表 •负责公司其他财产的保险事宜
3、公司资产及税务管理
•会同相关部门定期组织对公司资产的盘点工作，保证账 物相符
•负责公司资产的报废处置
•计算并缴纳各项税费
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中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案
• 根据公司年度战略发展目标和各业务部门的历史业绩，将公司总体目标 分解至部门
• 进行年度完成业绩的实际情况和目标业绩的差异原因综合分析，并提出 调整／解决方案
• 组织制定公司年度运营计划
3、协助总经理工作
•协助总经理开展其他工作
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中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案
• 拟定董事会的有关文件
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中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案
总经理助理2岗位职责
1、公司内部管理体系建设
•建议并制定公司内部管理提升方案 •监督实施公司管理流程和相关规章制度
2、战略分析及规划
• 汇总公司内部市场、行业及竞争对手的信息，并组织进行战略分析，提 出战略规划方案
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中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案
人力资源部部门职责
1、人力资源规划
•根据公司年度战略发展规划制定年度人力资源规划预算和培训预算 •制定公司的年度招聘计划，并组织实施岗位招聘、安排面试和考核工作； 进行对员工试用、转正、定级、晋级的审查、登记和统计；办理员工辞退 和离职手续 •建立公司人才储备库，包括正式员工、临时员工的储备 •根据公司和各业务部门的需求，组织调配临时工作人员，其中包括翻译、 外部专家等各种专业人才 •负责拍卖师的工作组织和管理
业 务 员
员
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中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案
目录
一、组织结构调整方案 二、部门职责界定
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中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案
董事会办公室部门职责
会议组织及文件起草
• 公司股东会、董事会会议组织安排及管理工作。包括：会议通知 、会议记录、会议相关材料的准备等
财务部部门职责（一）：财务管理
1、预算管理
•根据公司年度战略发展目标，制定公司详细预算 •参与制定公司年度计划 •定期编制公司预算执行情况阶段分析报告，并根据具体情况对 公司预算予以调整 •协助公司领导进行预算执行情况差异分析和确定解决方案
2、财务分析
• 定期编写财务分析报告，分析公司经营状况、资金使用情况、费用成本 状况等方面内容
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中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案
市场部部门职责（一）：市场拓展
1、市场信息收集及分析
•根据客户信息数据库资料，分析整理客户购买兴趣等特点并定 期形成客户分析报告 •定期制作市场分析报告，包括对潜在客户群特征、竞争对手动 态、拍卖行业动态等市场信息的分析 •收集、汇总并分析新业务市场信息 •收集、汇总并分析潜在客户需求信息 •新闻媒体反馈信息收集
4、人事服务
• 负责工资奖金的核算 • 负责人事档案和人事调动的管理，签订并管理员工劳动合同 • 负责处理公司各部门发生的重大劳动纠纷 • 负责出国人员的申报等工作 • 关于劳动管理、工资管理等方面的统计工作
• 负责员工社会保险和公积金的办理
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中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案
市场部部门职责（三）：客户服务
1、客户接待及服务
•回答和接待一般性的客户咨询，包括一般性的拍品咨询、拍卖会信息咨 询和公司信息咨询等 •向买方、卖方和相关方面寄送图录、拍卖会成交价格单、嘉德通讯等资 料 •负责委托竞投的工作 •应客户要求，协助库房进行拍品的包装和运输等工作 •协助其他部门进行竞投登记等拍卖会现场的咨询及服务工作
中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案
市场部部门职责（三）：客户服务（续）
3、客户信息管理
•客户名片库信息录入、整理、更新和维护
4、协助其他部门工作
•协助财务部打印、发送买方及卖方结算通知单
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中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案
各地办事处职责
1、市场拓展
2、市场推广及公关活动
•建议、策划并组织各种公共关系活动 •选择、建立与媒体之间的关系 •撰写、组织媒体报道文章和组织安排采访等活动 •建议、策划并组织艺术品鉴赏讲座等各种品牌宣传及市场推广活动 •建议、策划并组织外地巡展等拍卖会前招商活动
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中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案
•拓展拍品征集渠道及其信息来源渠道 •收集潜在客户信息，建议并组织当地及周边地区的市场及公关活动 •协助市场部在当地及周边地区的市场活动 •协助市场部和当地的广告媒体联络
2、拍品征集
•拍品的初级鉴定 •协助业务人员进行当地及周边地区的拍品征集
3、接待联络
• 负责拍品的临时保管和转运 • 负责公司内部及客户的接待服务
办 公 室
法 律 事 务 室
各 市地财 场办务 部事部
处
人 力 资 源 部
中 国 书 画 部
瓷 器 工 艺 品 部
油 画 部
古 籍 善 本 部
邮 品 钱 币 部
珠 宝 部
周 末 拍 卖 部
行 政 秘 书
技 术 支 持
设 备 维 护
库 房 管 理
保 卫 处
司 机
市刊客 场物户 拓印服 展刷务
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业务部门部门职责
1、拍品征集
•征集拍品，签定拍卖委托合同 •负责拍品的筛选，必要时组织专家会审
2、图录制作
•制作图录版式、文字标注及英文翻译 •提出拍品照片要求，并协助市场部刊物编印安排拍品拍照时间 •校对图录样稿
3、客户联系和招商活动
•就合同更改及其他事宜与卖方协商联系 •拍卖会前的招商活动
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采 财日拍购 务常卖价 管会结格 理计算审
核
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岗位设置结构图 副总经理
法
办
律
市
公
事
场
室
务
部
主
室
经
任
主
理
任
技
术
库
支
房
持
主
主
管
管
市
刊
场
物
拓
印
展
刷
主
主
管
管
总经理 总经理助理1
人
办
财
力
事
务
资
处
部
源
主
经
部
任
理
经
理
客 户 服 务 主 管
总经理助理2
业 务 部 门 经 理
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中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案
市场部部门职责（二）：刊物编印
公司图录、刊物等资料的编印工作
• 制定年度刊物印刷计划和预算 • 根据公司印刷要求选择印刷厂，并与财务部共同进行合同谈判并签订印
刷合同 • 综合公司各方面需求和预算确定图录及其它刊物的印刷数量 • 组织图录、嘉德通讯等公司刊物的样稿校对 • 负责图录、嘉德通讯等公司刊物的印刷工作 • 负责公司其他印刷品的制作 • 负责安排和组织各业务部门的拍品拍照工作
2、客户通知及信息反馈
• 告知客户拍卖会变更、公司变化等信息 • 在拍品筛选结束后，通知卖方拍品处理情况 • 在拍卖会结束后，通知卖方有关拍品的交易情况 • 记录、汇总客户信息反馈，针对不同性质的信息反馈按公司规定进行处
理；并每月制定客户信息反馈处理统计表
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