1行政工作操作指引

行政工作操作指引

行政主要工作内容：

1．负责外联工作，做好公司资质、公司荣誉的申报工作，各项优惠政策的争取、工商证照的申报及年检工作；

2．负责公司后勤日常用品、办公用品的供应商评审、计划、购买、保管、发放登记工作，负责各类印刷品的印刷及办公费用的的分摊、办公设备、福利用品的管理；

3．负责行为制度建设，公司的收、发文管理，做好档案资料的收集、管理、立卷、归档及开发利用工作；

4．负责各项活动的计划安排，来访客户的接待；

5．负责公司网络、电脑设备、投影仪以及电话系统的管理和维护；

6．负责公司公车的管理和调度；

7．负责公司环境卫生、安全绿化、日常工作；

8．负责公司用电、门禁等安全保障。

9．负责招聘前置事宜安排和入职培训以及员工聘用、解职及调动的相关事务。

10．负责公司公共场地（培训、会议室）安排调度。

11．负责完成各项临时工作任务以及综合事务管理执行。

一、为什么设立行政部

企业的目的是调动人力、物力生产出产品或服务来与客户交换价值，赚取利润。而在这个过程中会产生许多事务性工作，比如：办理各种证件执照、租赁办公场所、装修装饰、软硬件维护、出入管理、物品采购等，这些事务让研发、生产和销售人员兼职来做不仅机会成本较高，还会造成重复工作，效率低下。

为了解决这个问题，把这一类“杂七杂八”工作专门分工给一些人进行处理，这就是行政部的由来。

二、行政部具体做什么？

行政部门通过参与和保障企业的经营活动，让专业岗位从事务性工作中脱离出来，提高人力资源和物质资产的利用效率来实现本部门存在的意义。

具体工作可分为四大类：1、基础环境保障。2、业务流程保障。3、行为制度建设。4、综合事务管理。

基础环境保障：

企业实施经营活动通常要依托办公场所及各类设施设备，并要考虑安全、舒适、整洁、美观等适宜工作的基本要素，建立和维护这种基础环境是行政部门的职能之一。

业务流程保障：

业务流程是企业的经脉，它围绕着客户需求来调动企业中的各项资源来达成业务目标。业务流程的顺利运转，主要在于流程的合理设计及业务部门的日常执行与优化管理。

行政部对业务流程的保障意义，更多的指的是任务优先级的考量，以及在流程变化时对行政资源需求的快速响应。

资源是有限的，优先保障业务流程的运转，是行政部门工作的重要指导原则。

行为制度建设：

市场竞争不亚于战场交锋，看一个企业能否令行禁止，往往就预示出了战争的结果。行为制度的建设更多的体现了行政管理的监督与控制职能，是企业文化和管理氛围的重要影响要素。

综合事务管理：

其他行政事务

知名IT企业行政，目前中国公司规模200～500日常工作情况。

行政，简而言之公司管家，随便列举我每天负责的内容权衡一下一般技术岗转行过来是否容易，以及可替代性强不强。

1.常规：房租、物业、水、电、空调一般固定支出费用支付和管理。

2.一般供应商选择、联络、采购、管理、费用核算和支付：鲜花绿植、名片信纸纸袋信封、用餐补助、零食水果、差旅、办公用品、礼品定制品、保洁服务、设备和家具维修、物流公司、医药箱、送餐公司、协议酒店、车公司、矿泉水公司。

3.办公室规划和装修：总包商、监理公司、设计公司、强弱电、网络、安防、家具、装饰、搬家公司等的招标、方案策划、总结汇报、最终选择和服务流程效率的跟进，服务结果的验收，售后服务的联络。

4.举办和活动支持：方案策划、酒店联络、舞台布置搭建、员工生日会、团建、年会。

5.人员管理：前台、Tea-lady、小时工、司机。

6.差旅管理：管理职员账户增开及销户，负责人不在时的紧急授权，成本控制。

7.信息物资传达和处理：会议室预定管理、信息整理和发布、收发快件、接待海外公司访客、安置面试候选人、应对各个政府部门的一般询问和检查、新员工指引以及回答各部门同事提出的问题，协助他们找到合适的接口人。

8.行政流程架构设定和文件制作。

9.合同管理、续签，预算制定和申请。

10.根据实际情况提供提升员工体验的服务：夏天的冰棍冬天的暖宝，雨季的雨伞雾霾天的口罩；咖啡的品牌零食的口味；圣诞的松树八月十五的月饼…全部都要考虑到。

11.其他日常性事务以及临时插入工作的完成。

所以各位行政同行们，不要妄自菲薄，任何公司，没有行政，并玩不转。

XXXX公司行政日常基本事务

1)每天早上到公司根据实际情况开窗、空调，垃圾袋套好；下班之前将空调、

门窗关好，垃圾袋带走。

2)下午茶购买，4.15开吃，不能有理由推迟。4:30热毛巾发到各位同事手上，

5点之前下午茶盘子要收完并清洗干净。（根据实际情况提供提升员工体验的服务：比如：夏天的冰棍、冬天打豆浆、做奶茶等。）

3)公司租金、无野、水、电等固定支出费用支付申请单填写；每个月会接到管

理处的缴款单据，根据单据实际金额填写。

4)茶水间卫生标准：无残留物、无脏水、无未清洗盘子、微波炉、冰箱保持干

净注意冰箱里面的气味去除。

5)每个月月初5号之前将考勤表做好给各个员工签字确认后给到财务。

6)公司通讯录、人事资料及时更新，请假、加班、调休表单制作登记。出入物

品放行条盖章确认（一定要确定出入物品，找对应责任人签字）

7)办公用品、低值易耗品（纸巾等）采购、发放以及登记，要明确到部门。

8)差旅管理：公司同事出差机票、酒店等事宜安排，注意成本控制。

9)信息物资传达和处理：会议室管理安排，信息整理和发布、收发快件（分部

门登记快件发送情况）、接待公司访客安排。

10)安置面试候选人、应对各个政府部门的一般询问和检查。

11)入职培训，新员工指引以及回答各部门同事提出的问题，协助他们找到合适

的接口人。

12)负责员工聘用、解职及调动的相关事务处理，负责员工业绩考核及奖罚的实

施工作。

13)公司人事资料整理保管、劳动合同签订、预算制定和申请。

14)日常打印、复印以及领导安排工作完成。

15)活动的策划安排、公司通告的制定和通知。

16)公司宣传、标识等制作。

17)公司办公环境的整洁，可以出具办公室5S管理方案，实施5S管理考核办公

环境情况。

18)线路、网络、门、窗、空调以及整理办公环境的维护保养。

19)负责公司网络、电脑打印机设备、投影仪、音响以及电话系统的管理和维护。

20)对公理念的认同以及熟悉，非常熟悉的了解公司的文化，可以跟随意一个人

员介绍公司的情况和发展。

21)完成安排领导交办的其他工作。