书面沟通
第六章 书面沟通《管理沟通》PPT课件
备忘录样例（表头）
备忘录
发给：人力资源部 发自：财务部 抄送：总经理办公室 日期：2001年9月18 日 标题：购置新计算机 内容：上周董事会决定------------------------------
（不用结束语）
例 备忘录
致：人力资源部
自：总裁
主题：饮水机
时间：25／5／××
现在公司内有诸多抱怨，抱怨上班时间内喝
（1）符合信函的目的和读者的需求。 （2）给人以周到、礼貌、简洁明了的感觉。 （3）检查信函的完整性。
2.中间段 3.结尾段
二、商务信函的格式
如同一般信函，商业信文一般由开头、称 谓、正文、署名、日期等5个部分组成。
4、商务信函样例
1、发给： 上海光华保险公司 副总经理 王耀华先生
A4纸
公司标准信笺
第一节 书面沟通概述
一、书面沟通的作用
书面沟通的作用主要体现在：一是沟通信息容易记 录，并能得到永久的保存；二是由于其保存性强，且不易 受“污染”，能保证在信息的扩散过程中，使不在沟通现 场的受众（读者）能够得到真实的信息；三是对读者来说， 笔头沟通的信息传递方式速度快（因为阅读比倾听更 快）——当然对整个沟通系统来说效率不一定高（因为这 还涉及信息发送者的沟通效率问题）；四是笔头沟通可以 特别关注细节，而且就读者来说，也可以更多地获取细节 方面的信息；五是比口头表达采用更为精确的用词。也正 因为笔头沟通有这些优点，它将在以后的沟通中仍处于重 要的地位。
五、商务信函
出色的商务信函应该具备6个基本特点： 1.清晰。读者可以毫不费力地领会撰写者的意图。 2.完整。解答读者所有的问题，提供采取行动所需要的相关信 息。 3. 准确。信息准确无误，标点符号、语言运用、表述风格及语 气
书面沟通应遵循的原则
书面沟通应遵循的原则
书面沟通是以文字作为媒介来传递信息，主要形式有通知、文件、报告、合同等。
与口头沟通相比，书面要稳定很多，具有准确性、权威性。
一方面，可以更加清楚地传达问题；另一方面，出现问题谁是责任方相当明了，正所谓“白纸黑字”，可以减少许多不必要的损失和麻烦。
书面沟通应遵循的原则：主题突出、思路清晰、表达简洁、信息正确、换位思考。
●主题突出：在行文的过程中，问题越集中，目的越单纯，写
出来的主旨就越鲜明突出。
而要使文章主题鲜明，一个最见效的妙招就是设立主旨，也就是勤于点题。
我们树立的主旨句要能概括所在段落的内容，可以放在段尾，也可以放在段首。
●思路清晰：从文体特点入手分析文章结构、理清文章思路；
从文章线索、脉络入手理清文章思路；从段意、层意、句意入手理清文章思路；从关键句子、词语入手理清文章思路。
●表达简洁：用简明扼要的文字,把事物的形状、性质、特征、
成因、关系、功用等解说清楚。
●信息正确：应完整准确概括所需传达的信息，不能舍本逐末。
●换位思考：书面用语及表达的内容应更多地从对方的角度思
考，才能有效传达信息。
书面沟通适用情形：
➢简单问题小范围沟通时（如3~5个人沟通一下产出物最终的评审结论等）；
➢需要大家先思考、斟酌，短时间不需要或很难有结果时（如项目组团队活动的讨论、复杂技术问题提前知会大家思考等）；
➢传达非重要信息时（如分发周项目状态报告等）；
➢澄清一些谣传信息，而这些谣传信息可能会对团队带来影响时。
管理沟通第五章 书面沟通
课堂互动
1、请你用表格的方式制订出本学期的学 习方案。方案中要有目标、时间、内容、 要求、措施方法等。
2、你因某种原因不能按时上课〔上班〕， 请你向老师〔上级〕写一份请假条。
课堂互动
3、请指出下面会议通知中的错误，并加 以改正。
会议通知 各部门有关领导：
第二节 写作的根本过程
一、拟订提纲 1、确立目标 2、确定主题 3、分析读者 4、列出提纲
二、收集资料 〔一〕确定需要哪些资料 1、明确写作目的 2、了解读者对象 3、确定文书性质 〔二〕明确资料来源 1、书面媒体 2、非书面媒体 3、现代媒体
〔三〕资料收集的一般技巧 1、从身边的资料开始收集 2、尽量利用高科技手段 3、平时注重积累 4、保持适度的资料数量
四、编辑修改 〔一〕修改的范围和要求 1、校正文章主题 2、增删更换资料 3、调整结构 4、变换写作手法 5、推敲润色语言
〔二〕修改的技巧 1、修改前把写作材料搁置一些时候 2、不要太专注于所写的材料 3、修改内容，改进结构
第三节 企业常用文书的写作方法与技巧
一、工作规划 〔一〕特点 1、时间一般在三五年以上 2、范围大都是全局性工作或涉及面较广
3、结尾 结尾：可以指出努力方向、提出改进
意见。结尾要简短利索。 4、落款
落款：一般在正文右下方署名。
实践演练
请你写一份年度个人学习或工作总结。 1、字数在1000字左右 2、总结要有标题、正文和落款 3、正文要有取得的成绩、存在的问题及
今后的打算等。
第四节 求职信和个人履历的写作方法与 技巧
实践演练
请你通过各种渠道，收集有关“民营 企业成长模式〞方面的资料，要求每个 人收集的资料不得少于5篇。
第三章书面沟通能力课件
第四节 求职信和个人简历 的写作
PPT学习交流
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一、求职信的写作
（一）求职信的礼仪要求 1、称呼要准确、得体 2、问候要真诚 3、内容要清楚 4、包装要适度
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（二）求职信的基本结构 1、开头
开门见山，直截了当地说明求职意图，以引 起对方注意。 2、主体 （1）自己求职的理由 （2）个人的目标 （3）介绍自己应聘该岗位所具备的条件 3、结尾 再次强调求职的愿望
• 个人简历及相关材料一并附上，希望您能感到我是该职位的有力竞争者，并希望 能尽快收到面试通知，我的联系电话：139********
• 感谢您阅读此信并考虑我的应聘要求！ 此致敬礼！ 您真诚的朋友： XXXX年X月X月
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应届生求职信示例
• 尊敬的XX公司领导：
• 您好！衷心的感谢您在百忙之中翻阅我的这份材料，并祝愿贵单位事业欣欣向荣，蒸 蒸日上！
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（二）修改的技巧 1、修改前把写作材料搁置一些时候 2、不要太专注于所写的材料 3、修改内容，改进结构
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第三节 企业常用文书的写作
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一、工作规划
（一）特点 1、时间一般在三五年以上 2、范围大都是全局性工作或涉及面较广的重
要工作 3、在内容和写法上比较概括 4、规划带有方向性、战略性、指导性
•
此致
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敬礼
二、个人简历的制作
完美的简历就是能达到面试这一目标的简历，仅此而已。当 简历能使你的大名被收入面试候选人的名单时，就已大功告成 。 －－－摘自网络
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书面沟通注意事项
书面沟通注意事项书面沟通是指以书写形式进行的交流方式，它是一种重要的沟通工具，用于传递信息、表达思想和交流意见。
在进行书面沟通时，有一些注意事项需要我们遵守，以确保信息的准确传达和沟通的有效性。
首先，书面沟通要注重语言的准确性和规范性。
要注意书写正确的汉字，严格遵守语法规则和使用正确的标点符号。
句子的结构要清晰明了，意思要准确表达，避免模糊和歧义。
同时，也要注意使用恰当的词汇和措辞，选择合适的语气和语调，以便让读者更好地理解和接受所传达的信息。
其次，书面沟通要注意结构的合理性和逻辑性。
写作时应有明确的开头、中间内容和结尾，信息的组织要条理清晰，不跳跃不重复。
要尽量使用简明扼要的语言，避免冗长的句子和复杂的句子结构，使读者能够快速地获取要点。
同时，要注意段落的划分，合理运用分段和缩进，以帮助读者更好地理解文章的逻辑结构。
第三，书面沟通要注重对读者的适应性和针对性。
在写作时要考虑到读者的需求和知识水平，选择适合读者理解的词汇和表达方式。
对于专业性较强的文章，可以适当使用专业术语；对于普通大众的文章，则要使用通俗易懂的表达方式，尽量避免使用过于生僻的词汇和复杂的语句结构。
此外，还要注意避免使用歧视性语言和过激言辞，尊重读者的感受和文化背景。
第四，书面沟通要注重信息的可靠性和真实性。
在撰写文章时，要确保所提供的信息准确可靠，并且能够提供相关的证据和资料。
要注意避免散布谣言和虚假信息，要有科学的态度和客观的观点，避免个人主观意见和偏见的干扰。
需要引用他人的观点或资料时，要注明出处，并对资料进行核实和验证。
第五，书面沟通还要注重审慎和细心。
在书写之前，要先进行思考和筹划，明确写作目的和要点，确保思路清晰。
在书写过程中，要仔细检查和编辑，纠正拼写错误、语法错误和标点符号错误。
要注意修饰词的使用，确保句子简洁明了。
此外，要注意格式的规范性，符合文件的要求和规定。
总之，书面沟通是一种重要的交流方式，需要我们在语言的准确性、结构的合理性、适应读者的需求、信息的可靠性和审慎细心等方面都予以重视。
书面沟通,口头沟通,非语言沟通的区别
.一、语言沟通语言沟通是以语言文字为载体的沟通，又可细分为|口头沟通、书面沟通和电子媒介沟通三种形式。
1、口头沟通口头沟通是最灵活、最直接的一种沟通形式。
口头沟通最大的优点是快速、简便和即时反馈。
在这种沟通方式下，信息可以直截了当快速传递并当场得到对方的反应，若有疑问或曲解，当即澄清。
此外，口头沟通还有一个优点就是可以附以表情、手势等体态语言或声调、语气等副语言，加强沟通的效果。
口头沟通也有其缺陷。
信息以口头方式经过多个层次传递时，信息衰减和失真严重。
2、书面沟通书面沟通是比较正规的沟通形式，包括备忘录、协议书、信函、布告、通知、报刊、文件等以书面文字或符号进行信息传递的形式。
书面沟通的优点是有形有据、可保存、可核对。
此外，书面语言在正式发表之前，可以反复琢磨修改，因此，一般比较周密、逻辑性强，较好地表达作者所要发表的信息。
书面沟通也有自己的缺陷。
主要是耗费较多的时间和不能即时反馈。
在相同的时间内，口头要比书面所传达的信息多得多。
口头沟通可以当场核实对方对信息的理解是否符合发信者的原意，但书面沟通做不到这一点。
3、电子媒介沟通电子媒介沟通是随着电子信息技术的兴起而新发展起来的一种沟通形式，包括传真、闭路电视、计算机网络、电子邮件等。
电子媒介沟通除了具备书面沟通的某些优点外，还具有传递快捷、信息容量大、成本低和效率高等优点。
一份信函要从国内寄往国外，恐怕要数天才能到达收信者的手中，而通过电子邮件或传真，可即时收到。
电子媒介沟通的缺点是看不到对方的表情。
在网络上的某些交流中，甚至搞不清对方的真实身份。
二、非语言沟通就人际沟通而言，非语言沟通主要是指身体语言沟通和副语言沟通两大类。
所谓身体语言沟通，是指通过面部表情、手势动作、姿势等传达不同的态度、感情和思想。
身体语言的含义丰富、复杂，不能过于简单理解。
不同类型的人或不同文化背景的人的体态动作所表示的含义可能会有某些差别，我们必须根据以往的经验并结合当前的具体对象和背景去判断，以免造成误解。
书面交流的优点
书面交流的优点
书面交流，即通过书写和文字表达信息的方式，有许多优点。
以下是一些书面交流的主要优点：
1.明确和准确：书面交流能够提供清晰、准确的信息，因为写作者有足够的时间来仔细选择用词和构建句子，确保传达的信息不容易被误解。
2.永久性：书面文档可以保存和存档，提供了一种永久性的记录。
这对于日后的查阅、审查或回顾是非常有益的，尤其是在专业和法律环境中。
3.组织结构：书面文档通常具有良好的组织结构，作者可以按照逻辑次序或特定格式组织信息，使读者更容易理解和消化所传达的内容。
4.异地和异时沟通：书面交流使得在时间和空间上的分隔成为可能。
人们可以在不同的地点和时区之间进行有效的沟通，而不受到现场交流的限制。
5.审慎考虑：书面交流给予作者更多的时间来思考和审慎选择用词，避免了口头交流中可能出现的冲动和误解。
6.便于传播：书面材料可以轻松地复制、传播和共享。
这在教育、商务和科研领域中非常有用，能够迅速传递信息给多个受众。
7.多媒体结合：现代书面交流通常可以结合多媒体元素，如图表、图片、链接等，以更生动形象地展示信息。
8.不受语言障碍影响：书面交流可以消除语言障碍的问题，因为它允许作者使用他们最熟悉和准确的语言来表达思想。
书面沟通的优点与缺点
书面沟通的优点与缺点书面沟通是现代社会中不可或缺的一部分，其优点包括方便、准确、可追溯等，但也存在着一些缺点，比如可能会产生歧义、缺乏情感表达等。
本文将从多个角度探讨书面沟通的优点与缺点。
一、优点1.方便书面沟通具有方便的特点，我们可以在任何时间、任何地点进行书写和阅读，无需担心时间和空间的限制。
这对于忙碌的现代人来说非常重要，因为他们不一定有时间和机会进行面对面的交流。
2.准确书面沟通的另一个优点是准确性。
与口头交流相比，书面沟通更容易避免误解和歧义。
在书面沟通中，我们可以仔细思考自己的表达方式，选择最恰当的词语和短语，以确保信息的准确传达。
3.可追溯书面沟通还具有可追溯的优点。
一旦信息被写下来，就可以随时回顾和检查。
这对于一些重要的商业和法律文件来说尤为重要。
如果口头交流中出现了误解或争议，很难找到确凿的证据来证明自己的观点。
但是，如果信息是以书面形式存在的，就可以轻松地找到证据支持自己的观点。
二、缺点1.可能会产生歧义书面沟通的一个主要缺点是可能会产生歧义。
与口头交流相比，书面沟通往往更加正式和严肃，需要更加准确和清晰的表达方式。
但是，即使我们尽力做到准确和清晰，仍然有可能出现歧义。
这可能是因为读者对于某些词语或表达方式的理解与作者不同，也可能是因为作者没有考虑到读者可能会有不同的解读方式。
2.缺乏情感表达书面沟通的另一个缺点是缺乏情感表达。
与口头交流相比，书面沟通往往缺乏声音、表情和姿态等非语言元素。
这使得书面沟通很难传达情感和情绪。
在某些情况下，这可能会导致信息的不完整和不准确传达。
三、如何克服缺点1.注意表达方式为了避免书面沟通中出现歧义，我们应该注意表达方式。
我们应该尽量使用简单、明确、具体的词语和短语，避免使用模糊、抽象的词语和短语。
我们还应该尽量避免使用多义词和歧义词，以免造成误解和歧义。
2.加强情感表达为了弥补书面沟通中的情感表达不足，我们可以使用一些表情符号或特殊的标点符号来表达情感和情绪。
书面沟通的5c原则基本
书面沟通的5c原则基本书面沟通是我们在日常生活和工作中常常遇到的一种沟通方式。
无论是写邮件、发短信、撰写报告还是写信函，都需要遵循一定的原则，以确保沟通的有效性。
在书面沟通中，有一个被广泛使用的原则，即5C原则。
这个原则包括清晰、简明、恰当、准确和连贯五个要点。
首先是清晰。
我们在书面沟通中要尽量清晰地表达自己的意思，确保对方能够正确地理解自己所要传达的信息。
清晰的书面表达需要注意语言简练、结构清晰和逻辑严谨等方面。
我们应该避免使用含糊不清或歧义的词句，同时尽量用简洁、明了的语言来表达自己的观点。
其次是简明。
书面沟通需要尽量简明扼要地表达，避免废话和冗长的句子。
我们应该提炼出主要信息，用简洁明了的语言来表达自己的观点。
简明的表达可以提高读者的阅读效率，让他们更容易理解和记忆我们所要传达的信息。
第三是恰当。
在书面沟通中，我们需要选择适当的语言和措辞来表达自己的意思。
要根据不同的场合和受众，选择合适的语气、用词和句式。
我们应该注意避免使用不当或冒犯他人的词语，以免造成误解或争议。
第四是准确。
书面沟通必须准确地传达信息，避免使用模糊或不准确的表达方式。
我们应该确保所使用的词语和句子能够准确地表达自己的意思，没有歧义和误导性。
准确的表达可以减少误解和不必要的沟通障碍。
最后是连贯。
书面沟通需要保持逻辑的连贯性，确保整篇文档的结构合理和内容连贯。
我们应该注意使用适当的过渡词和句子，确保段落之间、句子之间的衔接顺畅。
连贯的表达可以提高读者的阅读流畅度和理解效果。
总之，书面沟通的5C原则，即清晰、简明、恰当、准确和连贯，是我们进行书面表达时的基本要求。
只有遵循这些原则，我们才能够有效地传达信息，与他人进行良好的沟通。
无论是在学校、工作还是日常生活中，这些原则都是我们进行书面沟通时不可忽视的重要指导。
沟通的三个方式
沟通的三个方式
1.口头沟通：通过口头语言进行交流，包括面对面的对话，电话通话和视频会议等。
此种方式可以传达语音、情感和语调等方面的信息，有利于及时了解对方的反应和意见。
2.书面沟通：通过书面文字进行交流，包括邮件、信函、备忘录等。
此种方式便于记录和追踪信息，可以反映具体事实和书面语言细节。
3.非语言沟通：除了语言以外的方式进行交流，包括面部表情、身体语言、手势和姿态等。
此种方式可以传达情感和态度，并且可以弥补语言交流中的不足，增加沟通的效果。
沟通技巧有效运用口头与书面沟通
沟通技巧有效运用口头与书面沟通沟通是人际交往中非常重要的一环。
无论是在工作场所还是日常生活中，有效的沟通技巧都可以帮助我们与他人建立良好的关系，避免冲突并提高工作效率。
本文将介绍一些关于口头和书面沟通的技巧，帮助读者更好地运用这两种沟通方式。
一、口头沟通技巧口头沟通是人们最常用的沟通方式之一。
以下是几个关于口头沟通的技巧：1. 使用简洁明了的语言：口头沟通的特点是快速直接，因此在表达自己的意思时，最好选择简洁明了的语言。
避免使用过多的修饰词语或太复杂的句子结构，以免引起误解。
2. 注重非语言沟通：除了语言表达，我们的非语言沟通也非常重要。
通过姿态、表情、眼神等方式传递信息，可以增加沟通的效果。
注意自己的肢体语言和表情，同时也要留意对方的非语言信号，以更好地理解对方的意思。
3. 善于倾听：良好的口头沟通不仅要善于表达，也需要善于倾听。
当与他人进行口头交流时，给予对方足够的时间和空间表达自己的意见，不要打断或中断对方的发言。
同时，积极倾听对方的观点，以便更好地理解对方的需求和意图。
4. 使用适当的语速和音量：语速和音量是影响口头沟通效果的重要因素。
要根据对方的情况和场合的需要，调整自己的语速和音量。
避免讲得过快或过慢，以及过大声或太小声，保持适中的水准，以保证对方可以清晰地听到并理解自己的意见。
二、书面沟通技巧书面沟通常用于公文、邮件、报告等正式场合，下面列举几点关于书面沟通的技巧：1. 注意文体和语气：书面沟通需要更加正式和准确，要注意文体和语气的选择。
根据不同的情况选择适当的语气，如正式、客观或友好，以确保信息的准确传达。
2. 简洁明了的表达：书面语言需要更加简洁明了，避免使用口语化的词汇和长篇大论的句子。
可以使用段落来组织思路，使用标题和编号来凸显重要信息，使读者更容易理解和记忆。
3. 细心校对和编辑：在书面沟通中，细心的校对和编辑是非常重要的。
在发送之前，务必仔细检查文章的拼写、语法和标点符号等方面的错误，并根据需要进行修改和修改。
简述书面语言沟通的优点和缺点
简述书面语言沟通的优点和缺点
书面语言沟通的优点包括：
1. 书面语言可以更准确地表达意思，因为它可以被仔细地编辑和修改，避免了交流时口误和误解的风险。
2. 书面语言可以被保存下来，以备后续参考和查阅。
这对于重要的交流和决策非常有益。
3. 书面语言可以被传递给多个人和多个地方，构成的资料可以成为证据用于解决争端。
书面语言沟通的缺点包括：
1. 书面语言通常需要时间来编写和处理，既需要时间来阅读，也需要时间来写。
2. 书面语言不太适合传达情感和口头语气，这样容易导致误解。
3. 讨论，交谈和交换意见是在实时进行的口头语言形式中完成的，书面语言则可能导致交流变得更冷静和不激动。
书面语言沟通名词解释
书面语言沟通名词解释
书面语言是指在书写形式中使用的规范语言，通常用于正式场合和商务交流中。
与口语相比，书面语言更加规范、严谨，注重语法、词汇和表达方式的准确性。
沟通则是指信息传递和交流的过程，其中包括发出信息、接收信息和理解信息。
沟通可以通过多种方式进行，如口头、书面、非语言等。
在商务交流和书面沟通中，使用规范的书面语言非常重要。
这样可以确保信息的准确性和清晰度，并避免误解和歧义。
同时，使用书面语言还可以体现出对对方的尊重和礼貌。
一些常见的书面语言包括公文、商业合同、报告、简历以及各种商务信函等。
在书写这些文件时，需要注意使用正确的格式、语法和词汇，使其符合行业标准和规范。
总之，在书面沟通中，正确使用规范的书面语言是非常重要的。
只有通过准确、清晰的表达才能达到有效的沟通和交流。
书面沟通的技巧
书面沟通的技巧书面沟通是我们日常工作和生活中不可缺少的一部分。
无论是写邮件、发公告、撰写报告，还是与同事、客户进行书面交流，良好的书面沟通技巧都能够帮助我们准确、清晰地表达意思，有效地传达信息。
本文将探讨书面沟通的技巧，以便提高我们的沟通能力和效果。
一、明确目标在进行书面沟通之前，明确自己的目标非常重要。
我们需要思考自己希望通过这封邮件或这份报告达到什么目的，想要对方采取什么行动或者对什么事情有何反应。
在明确目标的基础上，我们可以更好地组织和书写内容，确保信息的准确性和有效性。
二、简洁明了书面沟通通常要求简洁明了，避免冗长和啰嗦的表述。
我们应该尽量使用简练的句子和短小的段落，突出重点。
在撰写邮件或报告时，可以使用标题、子标题和引用框等方式来进行分隔和强调，使读者更容易获取信息。
同时，使用简单、清晰的词汇和句子结构，避免使用晦涩难懂的术语，以便读者能够轻松理解。
三、正确使用语气和语调在书面沟通中，我们需要注意使用适当的语气和语调。
根据不同的背景和对象，我们可以选择正式或者非正式的语气，并通过语调来传达我们的态度和情感。
例如，写给同事的邮件可以使用轻松友好的语气，而写给客户的邮件则需要更加正式和客观。
四、遵循礼貌和尊重在书面沟通中，礼貌和尊重是非常重要的。
我们应该注意使用适当的称呼和礼貌用语，避免使用粗鲁或侮辱性的语言。
在处理冲突或者有争议的话题时，我们需要保持冷静和客观，避免情绪化的表达，以免造成误解或引发争端。
五、细致入微细致入微是书面沟通的关键之一。
我们应该仔细检查和校对我们的书面材料，确保其中没有语法错误、拼写错误、标点错误等等。
同时，我们也要确保所使用的格式和排版符合规范，如正确使用字体、字号、行间距等。
这些细节可以提高我们书面沟通的专业性和可信度。
六、注意格式和结构书面沟通的格式和结构对于有效传达信息至关重要。
我们应该根据不同的书面沟通类型和目的选择适当的格式，如报告、简报、公告、备忘录等等。
书面沟通
第三节 常用的书面沟通文体介绍
• 尽管分类有所不同， 但计划类文书在内容上的共同点是都涉及了 “做什么” “怎么做” 和“做到什么程度” 三个部分。
• １. 工作规划 • 工作规划具有以下特点： 时间一般都要在５ 年以上； 范围大都是全
局性工作或涉及面较广的重要工作项目； 在内容和写法上比较概括 。规划是为了对全局或长远工作做出统筹部署， 相对其他计划类文 书而言， 规划带有方向性、战略性、指导性的意味， 因而其内容往 往要更具有严肃性、科学性和可行性。
• ３. 书面沟通的内容易于复制， 有利于大规模地传播 • 书面沟通可以将内容同时发送给许多人， 给他们传递相同的信息。
书面沟通的载体形式多种多样， 包括报纸、杂志、书籍、信件、报 告、电子邮件、传真、通知等。
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第一节 书面沟通的特点
• 广泛的载体形式使得书面语可以不受时空限制， 从一地转到另一地 。而且， 只要载体上所印制或储存的文字及其他信息符号能够保存 ，内容就可以长期保存下来。
第一节 书面沟通的特点
• 既能使问题得到解决又照顾到双方的脸面， 维护了双方的自尊， 避 免由于言辞激烈而与上级发生冲突与不快。反之， 上级采用书面的 形式与下属沟通， 既能拉近彼此之间的距离， 让下属感到亲切， 同 时下属也比较重视， 能够及时改进自己的不足。同时， 采用书面形 式沟通， 写作者可放开思想包袱， 从容表达自己的想法， 避免了口 头沟通时说话不连贯、吞吞吐吐、欲说还休的尴尬情况。
• ４. 书面沟通讲究逻辑性和严密性， 说理性更强 • 人们把所要表达的内容说出来和写出来是大不一样的。一般而言，
说出来要比写出来更为容易， 因为说的时候不必对文字仔细推敲， 也不必讲究语法和修辞， 并且还可以伴随着大量的肢体语言和表情 等。但要把自己口头表达的内容变成文字， 就必须对其进行认真组 织， 既要讲究语言的运用， 又要考虑修辞、逻辑以及条理性。
沟通的三种方法
沟通的三种方法沟通是人类社会中非常重要的一环，它是人们交流思想、传递信息、解决问题、建立关系的主要手段。
在现代社会，随着科技的不断发展，沟通的方式也越来越多样化。
本文将介绍三种常见的沟通方式：口头交流、书面交流和非语言交流。
一、口头交流口头交流是指人们通过口头语言进行沟通的一种方式。
它包括面对面交流、电话交流、视频会议等形式。
口头交流具有及时性、互动性和情感表达的特点。
在面对面交流中，人们可以通过面部表情、肢体语言、声音音调等方式进行情感表达，从而更好地传递信息和建立信任。
在电话交流和视频会议中，人们可以迅速地联系到对方，解决问题，提高工作效率。
但是，口头交流也有一些缺点，例如容易产生误解和听错，需要双方进行相互配合，确保信息的准确传递。
二、书面交流书面交流是指人们通过文字、符号等方式进行沟通的一种方式。
它包括邮件、短信、社交媒体等形式。
书面交流具有记录性、可追溯性、思考性等特点。
在书面交流中，人们可以通过文字表达自己的想法，避免口头交流中的听错或误解，也可以在需要时进行查阅和回顾。
但是，书面交流也有一些缺点，例如缺乏面部表情和肢体语言，容易产生歧义和误解，需要注意文字表达的准确性和清晰度。
三、非语言交流非语言交流是指人们通过肢体语言、面部表情、声音音调等方式进行沟通的一种方式。
它包括眼神交流、微笑、姿势等形式。
非语言交流具有直观性、情感表达和文化独特性等特点。
在非语言交流中，人们可以通过肢体表现和面部表情表达自己的情感和态度，从而更好地与对方建立联系。
但是，非语言交流也有一些缺点，例如需要对方具有相关的文化背景和认知能力，容易产生误解和歧义，需要进行适当的解释和说明。
沟通是一种非常重要的社交技能，不同的沟通方式对于不同的场合和情境都有其适用性和局限性。
选择合适的沟通方式，可以更好地传递信息，建立关系，提高工作效率。
书面沟通的基本原则
书面沟通的基本原则一、引言书面沟通是现代社会中最为重要的沟通方式之一，它不仅可以传递信息，还可以表达思想、交流情感、传播文化。
在书面沟通中，基本原则是非常重要的，它们决定了信息传递的效果和质量。
本文将详细介绍书面沟通的基本原则。
二、明确目的在进行书面沟通前，必须明确自己的目的。
无论是写作业报告还是发邮件，都需要明确自己想要表达什么内容。
只有明确了目的，才能更好地组织文章结构和语言表达。
三、针对受众在进行书面沟通时，需要针对受众进行写作。
不同的读者群体有不同的阅读习惯和认知水平，在写作时应该根据受众特点选择合适的语言和文字风格。
例如，在给领导写邮件时应该使用正式语言，而给同事写邮件时可以使用口语化语言。
四、简洁明了在书面沟通中，“简洁”是非常重要的一个原则。
文章应该尽可能地简洁明了，避免使用过长或复杂的句子。
同时也要注意避免使用过多的修辞手法，以免影响阅读效果。
五、准确无误书面沟通中，“准确无误”是非常重要的一个原则。
文章中的每个字都应该准确无误，尤其是一些专业术语和数字。
在写作过程中，应该反复检查文章内容，以确保文章没有错误。
六、逻辑清晰逻辑清晰是书面沟通中非常重要的一个原则。
文章结构应该合理、有条理，并且各部分之间应该有明显的衔接关系。
同时也要注意使用适当的标点符号，以使文章更加易读易懂。
七、尊重他人在进行书面沟通时，需要尊重他人。
不管是给领导写邮件还是给同事写邮件，都需要遵循礼貌用语和文明用语。
在表达意见时也要注意避免使用过于强烈或冒犯性的词汇。
八、注重形式在进行书面沟通时，需要注重形式。
文章排版应该整齐美观，并且符合行业规范和习惯。
同时也要注意字体大小和颜色等方面的细节问题。
九、及时回复在进行书面沟通时，需要及时回复。
无论是邮件还是短信，都应该在收到后尽快回复。
如果需要更长时间的思考或处理，也应该及时告知对方。
十、总结书面沟通是现代社会中最为重要的沟通方式之一，它能够传递信息、表达思想、交流情感和传播文化。
第五章 书面沟通
写作方式
直截了当地告知好消息，综述要点。 列出细节和背景资料 积极说出可能的消极因素 阐明读者受益处 结尾充满友善、积极、关怀和期待
① 缓冲语开头，以自然渐进的方式叙述，为受信人接受坏 消息先行铺垫，使之有思想准备。（例如：表示谢意或 赞扬或同意或理解） ② 明确而婉转地陈述坏消息，并给出令人信服的理由。 ③ 有益的、友好的、积极的结束，减少坏消息的影响。 ① ② ③ ④ 陈述主要观点 提供背景资料 列举有关细节 结尾表明友善及乐意提供帮助
→结尾
第二节
企业常用文书的书写技巧
计划类文书---工作安排
注意事项
发文方式
一种是上级对下级安排工作．尽管涉及面较小，也要用文件形式下发，分 为标题和正文两部分；另一种是单位内部的工作安排，由标题、正文、落 款及时间三部分组成。
安排的标题可以是“三要素”写法(即主体名称+内容+“安排”) ， 也可以是“两要素”写法(即省略主体名称) （如《关于出版经济 管理系列丛书的工作安排》） 安排的正文一般由开头、主体和结尾三部分组成，也有的省略结尾。
第二节
述职报告
企业常用文书的书写技巧
述职报告是管理者向所属部门和员工以及上级组织和领导对自己在一定 时期内的任职情况进行自我评述性质的报告。 述职报告的格式
标题→署名及日期→正文
述职报告的书写要求：
思路要清晰 以职责为中心 业绩要典型 问题要具体 态度要诚恳 语言要平实
第二节
工作总结
企业常用文书的书写技巧
工作总结是组织、部门或个人对过去一个时期内的 工作活动作出系统的回顾归纳、分析、价，并从 中得出规律性认识，用以指导今后工作的事务性文 书。 工作总结的格式
标题→正文（前言／主体／结尾／落款）
试述书面沟通的优缺点
试述书面沟通的优缺点
1.准确性高：书面沟通可以通过反复修改来确保信息的准确性和完整性，避免口头沟通中可能出现的误解和遗漏。
2. 方便性强：书面沟通可以随时随地进行，无需约定时间和地点，也无需双方在同一地点。
3. 保存方便：书面沟通可以被保存在电子设备中，便于随时查阅和回顾。
4. 传递范围广：书面沟通可以传递给多个人，而非仅限于两个人的沟通。
缺点：
1. 信息传递速度慢：书面沟通需要时间来编辑、发送和接收，相比口头沟通更慢。
2. 语言表达不够直观：书面沟通缺乏面部表情、身体语言和语音语调等非语言语境，信息可能不够直观。
3. 不易确定对方态度：在书面沟通中，难以确定对方的情绪和态度，可能会导致误解和沟通障碍。
4. 难以建立信任关系：书面沟通中缺乏面对面的交流，难以建立人际关系和信任关系。
综上所述，书面沟通具有一定的优势和劣势。
在实际应用中，需要根据具体情况选择适当的沟通方式，以达到最佳的沟通效果。
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*报告包括三个部分,即报告简介（前言）、报告正文和 报告结尾（总结）。
（四）、商务报告的撰写
*基本程序:确定目标、拟定提纲、搜集资料、写作报告 初稿、编辑修改报告、确定终稿等步骤。
*注意事项
第三节 其他商务文书写作
备忘录意指任何一种能够帮助记忆,简单说明主题与 相关事件的图片、文字或语音资料
备忘录
公司备忘录的主要内容包括：第一，备忘录形成经过;第二， 双方讨论的主要问题;第三，形成共识的问题;第四，存在分 歧的问题;第五，各方的责任;第六，双方当事人的签字。
第三节 其他商务文书写作
电子邮件
思考与练习
1.什么是书面沟通？书面沟通具有哪些优缺点？ 2.书面沟通的基本原则是什么？ 3.商务信函的基本特点与要求是什么？ 4. 商务信函的主要类型？ 5.商务报告有哪些主要类型？
第二章 书面沟通
人际沟通与交流分为语言和非语言两种，在沟通过程中人 们通常以语言沟通为主，以非语言沟通为辅。语言沟通 与交流又分为口头和书面两种，其中口头沟通与交流的 运用更为广泛，更受人们的重视，但我们决不能忽视书 面沟通的作用和效果。
目前，相对于口头语言沟通来说，书面沟通的形式发展 迅猛。它从单一的文件发展出多种多样的形式，包括报纸 、文案、杂志、书籍、信件、报告、板报、标语、电子邮 件、传真、手机短信息、电视、电脑屏幕上的文字说明、 通知以及标志等等。由于书面材料的可复制、可保存、可 查阅等特点，在科层制度复杂的正式企业组织中，大量的 沟通都依赖于书面沟通。书面沟通的规则性更强，写作往 往比说话更让人觉得难以下手，因而，了解书面沟通的技 巧显得十分必要。
一、书面沟通的含义和特点
─书面沟通的含义 ─书面沟通的特点
二、书面沟通的基本原则和基本类型
─书面沟通的基本原则 ─书面沟通的基本类型
一、书面沟通的含义和特点
（一）书面沟通的含义
─书面沟通，就是指采用信函、报告、备忘录、电子邮 件、通知、规章等书面形式进行的信息传递和交流。
（二）书面沟通的特点
─优点：准确性、权威性、稳定性、唯一性、规范性、 去冲突性
─按照报告涉及的业务范围，分为工程报告、财务报告
、评估报告等。
─按照报告的写作文体，分为叙述性报告、说明性报告
、图解性报告和统计性报告等。
※商务报告的基本形式
─固定格式商务报告 ─备忘录形式商务报告 ─书信形式商务报告 ─文件形式商务报告
（二）、商务报告的语言特点
*客观公正、明确真实、逻辑紧凑、简明扼要、严谨规范
肯定性信函
负面性信函
说明性信函
Байду номын сангаас 劝说性信函
二、商务报告
（一）、商务报告的常见类型与基本形式
※商务信函的常见类型 ─按照报告的长短，分为长篇报告、中篇报告和短篇报
告等。 ─按照内容，分为经营报告、信贷报告、调查报告、事
故报告、建议报告、可行性报告等。 ─按写作用途，分为临时报告、行动报告、状态或进展
谢谢观赏 THANKS
报告和总结报告。 ─按正式程度，分为正式报告和非正式报告。 ─按照报告的格式特征，分为信函式报告和纲要式报告
等。 ─按照报告的使用范围，分为公开报告和内部报告等。 ─按照报告内容的紧迫性，分为日常报告、特殊报告和
紧急报告。
─按照提交报告的周期，分为每日报告、每周报告、月
度报告、季度报告、年度报告等。
─按照书面沟通的使用场所区分，可分为组织内部的书 面沟通与组织外部的书面沟通。
第二节 商务信函和商务报告
一、商务信函
（一）商务信函的特点与要求 ─商务信函的特点 ─商务信函的要求
（二）商务信函的基本结构 （三）商务信函的主要类型
一、商务报告
（一）商务报告的常见类型与基本形式 ─商务报告的常见类型 ─商务报告的基本形式 （二）商务报告的语言特点 （三）商务报告的基本结构 （四）商务报告的撰写
通过本章的学习，你应当了解书面沟通的特点和含义 ，明确书面沟通的原则；熟知企业基本文书的写作规范和 要求；掌握求职信和个人履历的写作技巧掌握商务信函等 常用沟通的基本方法与技巧；了解备忘录及电子邮件等其 他书面沟通类型。
书面沟通
1
书面沟通概述
2 商务信函与商务报告
3 其他商务文书写作
第一节. 书面沟通概述
─缺点：耗费时间、反馈不及时、无法与副语言结合、 对沟通者要求比较高
二、书面沟通的基本原则和基本类型
（一）书面沟通的基本原则
─主题突出 ─思路清晰 ─表达简洁 ─信息正确 ─换位思考
（二）书面沟通的基本类型
─按照书面沟通信息的载体不同,可分为纸张沟通、传真 沟通、电子邮件沟通和电子会议系统沟通等。
（三）、商务信函的主要类型
※ 根据不同的分类标准，商务信函可以有多种形式。
─从商务信函的形式及其传递的内容看，商务信函包 括通知、公告、通讯、介绍信、感谢信、邀请信、慰问信、 求职信、备忘便条等。
─从商务信函的沟通目的及其采用的语气来看，商务信 函可分为肯定性信函、负面性信函、说明性信函和劝说性信 函。
一、商务信函
（一）、商务信函的特点与要求 ※商务信函的特点
─内容比较单一 ─结构相对简单 ─语言表述简练
※商务信函的要求
─结构完整而简洁 ─内容正确而无误 ─语气友好而诚恳 ─礼节规范而自然 ─格式讲究而规范
（二）、商务信函的基本结构
※ 一封比较规范、完整的商务信函一般包括:信头、存档号 码、收信人地址、主题行或标题、称谓、正文、结束语、落 款、时间九个部分。