会议室使用流程

会议室使用管理流程

1. 流程图

2. 会议室管理

2.1会议室使用申请：

各部门使用会议室需提前在行政前台处登记，填写《会议室使用预约登记表》，由行政前台负责安排协调时间，避免发生冲突。具体按照以下标准执行。

2.2会议室协调原则：

先预定，先使用；先客户，后内部；先公司级，后部门级。

2.3会议室管理：

2.3.1会议室管理由人力行政部门行政前台负责。会议物资准备由行政前台和行政专员共同负责。

2.3.2行政前台按会议安排表提前10分钟准备好会议室。做好会议室内投影设备、白板笔、板擦随时正常使用，按物资需求提前准备激光笔/投影遥控器、茶杯、饮用水等。

2.3.3行政专员按会议物资需求提前10分钟准备电脑、瓶装纯净水、水果、鲜花、纸巾、与会人员名卡等制作类物资。

2.3.4会议室使用完毕，使用人告知前台，前台合同行政专员做会议室的检查、物资回收工作，检查设备仪器、白板笔、板擦是否齐全并好用；桌椅的整齐、清洁程度，联系保洁人员卫生清洁；关闭门、窗和全部设施设备电源。

2.3.5对于下班后还在继续的会议，前台可委托晚值班人员和使用部门帮助将设备电源关闭，会议物资暂时存放会议室内，锁门保管钥匙；

3.会场服务

公司级和客户接待重要会议，行政前台和行政专员共同负责会议期间场内服务工作，如：饮用水续杯、更换，并保持每15分钟内会场服务巡视一次。

4.其他注意事项

4.1 与会人员须注意信息安全，《会议签到表》、《会议纪要》和其他会议资料应妥善保管。

4.2 会议资料由会议组织主责部门存档。

4.3会议取消或延迟，组织部门需提前半小时通知行政前台。