OFFICE技巧之邮件合并.
合集下载
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
哈现代服务职信息技术专题培训
Ⅵ
操作步骤2：设置标题级别
在大纲视图下为文章设置各级标题。大家可根据自己的需求设置标题级别，所 有设置了级别的标题都将在目录中显示出来。 样式名称 标题1 标题2 标题3 正文 字 体 字体大小 小二号 四号 小四号 小四号 段落格式 段后2行，居中，无缩进 段前、段后1行，两端对齐，首行缩进2 字符 段前、段后1行，两端对齐，首行缩进2 字符 1.5倍行距，首行缩进2字符
有3种途径可以使用“邮件合并”功能：“邮件合并”向导，“邮件合并”工 具栏，高级用户可以使用“邮件合并”域。
哈现代服务职信息技术专题培训
实例演示
一、录取通知书 1、准备数据源
数据源就是数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。如Excel表格、 VFP或Access数据库。如果没有现成的数据源，可以重新建立。
2、创建主文档
（1）启动Word2003建立《录取通知书》主文档，效果如下。
同学： 你已被我校 （专业部） 专业 录取，学制 年，请于 至 持本通知书到 我校报到。 哈现代服务职 2013年7月
哈现代服务职信息技术专题培训
（2）单击“邮件合并”工具栏中“设置文档类型”按钮，打开“主文档类型” 对话框，从中选择“文档类型”为“普通Word文档”。 注： 如果“文档类型”为“普通Word文档”，那么数据源每一条记录合并生成的 内容的后面都会有“下一页”分节符，每一条记录所生成的合并内容都会从 新页面开始。 如果为了节省版面，可以选择“目录”，这样合并后每一条记录之前的分节符 为“连续”的。Biblioteka 哈现代服务职信息技术专题培训
将光标移到准备插入自动目录的 位置，打开“插入”下拉菜单 以及“引用”下级菜单。
注：有些Word版本的“索引和目录”就在 “插入”下拉菜单中。
哈现代服务职信息技术专题培训
打开菜单中的“索引和目录”， 即弹出“索引和目录”对话框。
利用上下箭头可以重新设置目录 中要显示的标题级别。本例中的 标题级别为3级。 点击“修改”，弹出“样式”对 话框。可以在这里选择目录的样 式、修改字体等。 点击“确定”后生成自动目 录。
三、邮件合并的三个基本过程 1、建立主文档
主文档就是固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人 都不变的内容等。
2、准备好数据源
数据源就是含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。 数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。
3、把数据源合并到主文档中
根据文档不同部分的页码设置需求，插入分节符，使文档形成若干部分—节，然 后为不同的“节”分别设置页码。
1、将光标定位于需要开始编页码的页首位置。 2、选择“插入-分隔符”，打开“分隔符”对话框，在“分隔符类型”下单击 选中“下一页”单选钮。 3、选择“视图-页眉和页脚”，并将光标定位于页脚处。 4、在“页眉和页脚”工具栏中依次进行以下操作： ①单击“同前”按钮，断开同前一节的链接。 ②单击“插入页码”按钮，再单击“页码格式”按钮，打开“页码格式”对话 框。 ③在“起始页码”后的框中键入相应起始数字。 ④单击“关闭”按钮。
哈现代服务职信息技术专题培训
分节符 第1节 扉页 中文 摘要 第2节 英文 摘要 目录
分节符 第3节 第1章
分节符 第4节 第2章
… …
分页符
分页符
哈现代服务职信息技术专题培训
第二节
摘要 Abstract 前言
Ⅰ
Ⅱ
在前言的最后一页插入第二个分节符，使中 英文摘要和前言成为第二节，其后的内容成 为第三节。
哈现代服务职信息技术专题培训
本例的文档结构：
• 第1节扉页和第2节摘要、目录部分没有页眉。 • 正文第3节和第4节的首页没有页眉，奇数页页眉为章名，偶 数页页眉为论文题目。 • 在页脚中间设置页码：第1节没有页码；第2节的页码格式为 “I，Ⅱ，III，…”，起始页码为“I”；第3节和第4节的页 码格式为“1，2，3，…”，起始页码为“1”。
黑体，非加 粗 宋体，加粗 宋体，加粗 宋体
应用样式
“摘要”、“ABSTRACT”、“目录”和章名应用“标题1”样式，节名应用“标题2”样式，小节名应 用“标题3”样式，正文应用“正文”样式。
哈现代服务职信息技术专题培训
操作步骤3：插入自动目录
各级标题设置好之后，将视图从“大纲”视图切回“页面”视图，再将光标移 到目录页准备插入自动目录的位置，系统即可自动生成目录。
哈现代服务职信息技术专题培训
自动目录可提供链接功能，按住Ctrl键并单击鼠标， 可直接到达标题所在页。
哈现代服务职信息技术专题培训
哈现代服务职信息技术专题培训
实战演练时间 自选1：通知书制作 提升1：请柬制作
哈现代服务职信息技术专题培训
目录的编制
哈现代服务职信息技术专题培训
主要操作步骤：
操作步骤1：设置页码
操作步骤2：设置标题级别
操作步骤3：插入自动目录
操作步骤4：更新自动目录
哈现代服务职信息技术专题培训
操作步骤1：设置页码
OFFICE技巧家族
主讲人：巩俊妍
哈现代服务职信息技术专题培训
邮件合并
在日常的办公过程中，可能有很多数据表，同时又需要根据这 些数据信息制作出大量信函、请柬或者是录取通知书等。借助 Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并” ，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。
哈现代服务职信息技术专题培训
3、利用“邮件合并”生成新文档或直接打印
（1）单击“邮件合并”工具栏中的“打开数据源”按钮，弹出“选取数据源” 对话框，选择第1步制作的“录取通知.xls”文件，单击“打开”按钮，打开 “选择表格”对话框，从中选择数据所在的工作表，然后单击“确定”按钮 。 （2）将光标定位于文档的“同学”前面，单击“邮件合并”工具栏中的“插入 域”按钮，打开“插入合并域”对话框，分别选择“域”列表框的“姓名” ，然后单击“插入”按钮。重复操作，插入其他的域。 （3）单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”按钮，在弹出的“合并到 新文档”对话框中选择“合并记录”为“全部”，然后单击“确定”按钮， 生成一个合并后的新文档。
Ⅵ
操作步骤2：设置标题级别
在大纲视图下为文章设置各级标题。大家可根据自己的需求设置标题级别，所 有设置了级别的标题都将在目录中显示出来。 样式名称 标题1 标题2 标题3 正文 字 体 字体大小 小二号 四号 小四号 小四号 段落格式 段后2行，居中，无缩进 段前、段后1行，两端对齐，首行缩进2 字符 段前、段后1行，两端对齐，首行缩进2 字符 1.5倍行距，首行缩进2字符
有3种途径可以使用“邮件合并”功能：“邮件合并”向导，“邮件合并”工 具栏，高级用户可以使用“邮件合并”域。
哈现代服务职信息技术专题培训
实例演示
一、录取通知书 1、准备数据源
数据源就是数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。如Excel表格、 VFP或Access数据库。如果没有现成的数据源，可以重新建立。
2、创建主文档
（1）启动Word2003建立《录取通知书》主文档，效果如下。
同学： 你已被我校 （专业部） 专业 录取，学制 年，请于 至 持本通知书到 我校报到。 哈现代服务职 2013年7月
哈现代服务职信息技术专题培训
（2）单击“邮件合并”工具栏中“设置文档类型”按钮，打开“主文档类型” 对话框，从中选择“文档类型”为“普通Word文档”。 注： 如果“文档类型”为“普通Word文档”，那么数据源每一条记录合并生成的 内容的后面都会有“下一页”分节符，每一条记录所生成的合并内容都会从 新页面开始。 如果为了节省版面，可以选择“目录”，这样合并后每一条记录之前的分节符 为“连续”的。Biblioteka 哈现代服务职信息技术专题培训
将光标移到准备插入自动目录的 位置，打开“插入”下拉菜单 以及“引用”下级菜单。
注：有些Word版本的“索引和目录”就在 “插入”下拉菜单中。
哈现代服务职信息技术专题培训
打开菜单中的“索引和目录”， 即弹出“索引和目录”对话框。
利用上下箭头可以重新设置目录 中要显示的标题级别。本例中的 标题级别为3级。 点击“修改”，弹出“样式”对 话框。可以在这里选择目录的样 式、修改字体等。 点击“确定”后生成自动目 录。
三、邮件合并的三个基本过程 1、建立主文档
主文档就是固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人 都不变的内容等。
2、准备好数据源
数据源就是含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。 数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。
3、把数据源合并到主文档中
根据文档不同部分的页码设置需求，插入分节符，使文档形成若干部分—节，然 后为不同的“节”分别设置页码。
1、将光标定位于需要开始编页码的页首位置。 2、选择“插入-分隔符”，打开“分隔符”对话框，在“分隔符类型”下单击 选中“下一页”单选钮。 3、选择“视图-页眉和页脚”，并将光标定位于页脚处。 4、在“页眉和页脚”工具栏中依次进行以下操作： ①单击“同前”按钮，断开同前一节的链接。 ②单击“插入页码”按钮，再单击“页码格式”按钮，打开“页码格式”对话 框。 ③在“起始页码”后的框中键入相应起始数字。 ④单击“关闭”按钮。
哈现代服务职信息技术专题培训
分节符 第1节 扉页 中文 摘要 第2节 英文 摘要 目录
分节符 第3节 第1章
分节符 第4节 第2章
… …
分页符
分页符
哈现代服务职信息技术专题培训
第二节
摘要 Abstract 前言
Ⅰ
Ⅱ
在前言的最后一页插入第二个分节符，使中 英文摘要和前言成为第二节，其后的内容成 为第三节。
哈现代服务职信息技术专题培训
本例的文档结构：
• 第1节扉页和第2节摘要、目录部分没有页眉。 • 正文第3节和第4节的首页没有页眉，奇数页页眉为章名，偶 数页页眉为论文题目。 • 在页脚中间设置页码：第1节没有页码；第2节的页码格式为 “I，Ⅱ，III，…”，起始页码为“I”；第3节和第4节的页 码格式为“1，2，3，…”，起始页码为“1”。
黑体，非加 粗 宋体，加粗 宋体，加粗 宋体
应用样式
“摘要”、“ABSTRACT”、“目录”和章名应用“标题1”样式，节名应用“标题2”样式，小节名应 用“标题3”样式，正文应用“正文”样式。
哈现代服务职信息技术专题培训
操作步骤3：插入自动目录
各级标题设置好之后，将视图从“大纲”视图切回“页面”视图，再将光标移 到目录页准备插入自动目录的位置，系统即可自动生成目录。
哈现代服务职信息技术专题培训
自动目录可提供链接功能，按住Ctrl键并单击鼠标， 可直接到达标题所在页。
哈现代服务职信息技术专题培训
哈现代服务职信息技术专题培训
实战演练时间 自选1：通知书制作 提升1：请柬制作
哈现代服务职信息技术专题培训
目录的编制
哈现代服务职信息技术专题培训
主要操作步骤：
操作步骤1：设置页码
操作步骤2：设置标题级别
操作步骤3：插入自动目录
操作步骤4：更新自动目录
哈现代服务职信息技术专题培训
操作步骤1：设置页码
OFFICE技巧家族
主讲人：巩俊妍
哈现代服务职信息技术专题培训
邮件合并
在日常的办公过程中，可能有很多数据表，同时又需要根据这 些数据信息制作出大量信函、请柬或者是录取通知书等。借助 Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并” ，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。
哈现代服务职信息技术专题培训
3、利用“邮件合并”生成新文档或直接打印
（1）单击“邮件合并”工具栏中的“打开数据源”按钮，弹出“选取数据源” 对话框，选择第1步制作的“录取通知.xls”文件，单击“打开”按钮，打开 “选择表格”对话框，从中选择数据所在的工作表，然后单击“确定”按钮 。 （2）将光标定位于文档的“同学”前面，单击“邮件合并”工具栏中的“插入 域”按钮，打开“插入合并域”对话框，分别选择“域”列表框的“姓名” ，然后单击“插入”按钮。重复操作，插入其他的域。 （3）单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”按钮，在弹出的“合并到 新文档”对话框中选择“合并记录”为“全部”，然后单击“确定”按钮， 生成一个合并后的新文档。