公安派出所档案利用方案

一、公安机关档案管理概述
公安机关在维护国家安全和社会稳定的斗争中，其业务范围涉及国家政治、经济、文化等各个领域。

在工作中形成的档案，门类繁多，载体齐全。

公安机关档案管理就是公安机关档案部门或人员对档案进行规范化、标准化、现代化的记载、整理、分类和处理的过程，它是公安机关维护治安、保护人民、惩治犯罪、服务社会的真实写照，是新形势下公安保卫工作对敌斗争的重要信息来源。

加强公安机关档案管理无论是对现实斗争服务，还是对公安事业发展既有重要的现实意义，又有长远的历史意义。

全省县以上公安机关档案可分为以下七类：
●公安文书档案
●公安专业档案
●公安科技档案
●公安会计档案
●公安干部档案
●公安声像档案
●公安实物档案
公安派出所档案是指公安派出所在其辖区实施治安行政管理、预防和查处违法犯罪活动等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、簿册、视听等材料。

主要包括四大门类：
●文书档案
●业务档案
●户籍档案
●视听档案
二、公安机关档案管理目前存在的问题
公安机关档案管理工作逐步规范，档案管理由人工操作转为微机管理在服务各项公安工作中发挥了十分重要的作用，但在实践利用中基层派出所对档案管理
工作仍存在着一些问题和不足。

1、档案管理意识不强。

大家未能理解档案管理的重要性，没有真正对历史负责、
对人民负责的高度去做好档案管理工作。

2、档案管理力量较薄弱。

尤其在基层派出所，档案管理人员大多均由内勤兼任，
但内勤变动较为频繁，又未经过专业培训，且要面对上级各个部门的多种业务，工作繁杂，疲于多头应付，很难全身心地投入档案管理工作。

3、档案管理与服务不完善。

一是档案资料收集不全。

很多派出所会经历辖区的
变化，加之档案数量多、时间久，许多年代较早的档案散乱地堆积于仓库内，缺乏有效管理，在整理归档时又因移交不完全，或因移交时档案丢失、损毁而丢失较严重，有的甚至受自然灾害影响完全丢失，从而造成档案资料收集不全。

二是档案资源个别流失。

很多派出所在近年才开始对档案进行清理，由于历史的原因或保管不善等其他原因，导致一些重要的档案资料损毁、丢失，存在断代现象。

三是档案原始资料数据不准确。

如：由于历史的原因或手工操作等其他因素，导致同一个人的基本情况（民族、出生年月、婚姻状况等）在常住人口登记表、户口簿、迁移证上出现不同的登记情况。

4、档案的查询利用效益不高。

当前，随着国家行政机关工作的不断健全和规范，
广大群众在升学、就业，或入伍、转干，
或办理退休、房产、社保等各种原因，都
求助于户籍机关查询户籍档案，提供户籍
证明或法律证明，由于没有统一的查询标
准、方式或规章制度，派出所未能较好地
提供查询档案。

如在查询某名群众的出生
情况时，有的部门要求派出所出具该名群
众的迁移证，有的部门要求出具常口登记
表，还有的要求出具出生医学证明等，出具的证明不统一。

三、公安部对档案管理的相关规定
1、1991年公安部印发关于《公安业务档案管理办法》、《公安机关档案类别划分与档号编写办法》、《公安部机关文书材料立卷归档工作细则》、《公安部机关文书档保管期限》等规章的通知；
2、1994年公安部发布《公安派出所档案管理办法（试行）》(公通字〔1994〕12号)；
3、1997年公安部对12号文进行修订正式印发《公安派出所档案管理办法》（公通字〔1997〕32号）；
四、公安机关档案目前存在困难
1、存放零乱：目前仍有很多公安机关档案室对于历史部分档案存放较为零乱，
没能按相关管理规定进行上架管理保存。

2、整理不规范：目前还有很多案件都没能按《公安派出所档案管理办法》（公通
字〔1997〕32号）进行规范的整理、立卷、编号、编目、装订、装盒等。

3、档案调阅耗时长：目前档案保管多以手工管理为主，且申请调阅的手续较为
繁琐，由于档案历史保管及存放原因，调阅所需时间往往大大高于业务经办时间。

4、保管困难：档案易损坏和丢失（水淹、
受潮、发霉、虫蛀、被盗、地震、
天灾人祸等），不能异地备份保存，
原始档案一旦损坏丢失，将无法
恢复查询。

5、监管困难：对纸质实物档案进行调阅
查询，将增加档案被篡改、丢失
等风险。

6、统计困难：对所经办的业务不能很方便的进行统计，为领导提供数字依据。

五、解决方案
（一）市、区县公安局档案整理、数字化
根据公安部关于《公安业务档案管理办法》、《公安机关档案类别划分与档号编写办法》、《公安部机关文书材料立卷归档工作细则》、《公安部机关文书档保管期限》等规章制度对市、区县公安局各类别档案进行整理，将纸质档案用扫描仪等设备进行电子影像化，对纸质、声像、实物档案进行索引（如：案件号、当事人姓名、身份证号等等）建立，便于今后通过档案管理系统查询调阅。

附：档案数字化流程图
（二）公安派出所档案整理、数字化
将各类公安派出所档案按《公安派出所档案管理办法》（公通字〔1997〕32号）进行整理，在整理同时，将档案用扫描仪等设备进行电子影像化，并对档案的电子影像进行索引（如：姓名、性别、身份证号、出生日期等等）建立，便于今后通过档案管理系统查询调阅。

案卷封面的信息参照档案盒上的内容填写，案卷信息参照电子影像所显示的内容填写卷内信息。

1、户籍档案数字化流程图
2、专业、业务档案数字化加工流程图
由于公安专业及业务档案的利用特殊性，专业及业务档案中法律文书具有较高的利用的价值，因此，针对公安专业及业务档案数字化项目，特别制定需挑扫（只扫描法律文书）的数字化加工流程。

（三）塑封档案（可选）
将纸质档案进行抽真空塑封，并按“八防”（防火、防水、防霉、防潮、防虫、防水、防尘、防盗）要求进行保管存放。

（四）数据、影像备份
可将数据、电子影像的存储服务器在至少一个异地进行备份存储。

六、档案查询利用
通过对公安机关档案进行整理、数字化加工后，可通过公安机关档案管理系统对档案进行查询调阅，大大提高工作效率，提高工作服务水平。

附：数字化档案信息系统查询界面
七、厚享公司情况
1、公司简介
杭州厚亨科技有限公司具有一支丰富管理、销售、技术及项目实施经验的团队，致力于BPO业务方向的研究与开拓。

厚德至亨”是我们坚信的真理。

因此，公司秉承“诚信为本、厚道经营”的经营理念，以优质的服务品质作为公司的最大销售技巧、以高道德、高素质的人才团队作为公司的核心竞争力、以务实加创新的行为准则作为公司的发展动力源泉，力争能为中国服务外包行业发展出一份力量。

2、团队项目实施经验
●杭州市公安局
●嘉兴、余杭、上城等公安分局
●江山、景德镇档案馆
●温岭房产局
●浙江省办公厅
●苏州公证处
●云南省医保中心
●龙泉县检察院
●四川省社保局
●婺城区人民法院
●大关、米市巷等街道
●等等。