小区入伙方案

小区入伙方案

一、入伙日期2011年7月25日---7月30日

二、入伙的准备工作

(一)入伙准备工作时间安排

(二)入伙具体安排

(1)入伙资料的准备

a)根据小区的实际情况编写和印制《业主公约》、《住户手册》、《服务指南》、

《消防安全责任书》、《入住通知书》。《入住通知书》的内容要求写明管理处办公地点、业主办理入住手续时应带的资料、证件及交纳的费用明细，并附简明扼要的入住流程等。

b)印刷以下各类入住表格：

➢《〈业主证〉领用登记表》；

➢《装修申请表》；

➢住宅使用说明书》；

➢《住宅质量保证书》；

➢《钥匙领用登记表》；

➢发展商提供的《入住验房表》；

➢《业主家庭情况登记表》；

➢《入住登记表》

(2)将相关的资料发放到网上，供业主查阅

(3)设计办理入伙手续流程图

(4)入伙日的筹备工作

a)物业的清洁，入伙之日前，清除脏污现象

b)设备的运行，对设备进行连续运作检验，各设备系统必须处于正常的工作状

态下

c)环境布置

●区内环境布置

➢入口处挂横幅,张灯结彩，插放彩旗高挂气球，营造隆重、喜庆的氛围。

➢设置温馨轻巧的路标指示牌，安排引导人员，使业主在办理入伙手续过程中感到方便。

➢入口处表明管理处的办公地址和办公时间。

●管理处办公环境布置

➢办公室摆放花盆、盆景、彩带隆重喜庆的感受.

➢张贴醒目的“办理入伙手续流程图”,办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”。手续窗口标志清楚。

➢管理人员着装整洁，精神饱满；

➢办公室内资料摆放整齐有序。

d)入伙现场的人员安排

●指挥调度中心:负责整个入伙仪式的全面管理和人员调度。由发展商、物业

公司和礼仪公司人员组成。

●礼仪接待组：负责业主和来宾的接待，引导及纪念品的发放，负责办理入伙

手续的业主签到和发放入伙会签单。由专业礼仪公司提供人员。

●发展商的入伙组（销售部和财务部）:确认业主的身份，收取房屋的尾款和

其他代办费用，同意办理下一步入伙手续。

●物业公司入伙分组

●收银组：预收管理费，公共分摊水电费等

●审核签约组：发放《住房手册》签署《业主公约》，填写《住户成员情况登

记表》,收取业主资料。

●收楼引导组:发放入户门钥匙,引导业主在《入伙会签单》上签名,并将《入

伙会签单》交管理处保存;引导业主收楼、查房、查抄水、电表底数;若房屋存在质量问题,业主在《楼宇接收记录》上逐项写明,收楼引导组确认,由管理处转交发展商进一步。

●后勤保障组:组长负责与发展商之间的沟通畅通,保障全体成员的饮食、住宿

安、物资供应,组员负责传递消息。由管理处服务中心和保安部负责。

●咨询中心

➢购房手续咨询(由发展商销售部负责)

➢建筑咨询（由发展商工程部负责）

➢入伙程序咨询(由管理处服务中心负责)

➢装修事宜咨询(由管理处工程部负责，装修申报期应避开入伙高峰期) ➢物业及家政服务咨询(由管理处服务中心、清洁绿化部负责)

●宣传中心：负责各项宣传活动及场地的打点、布置和现场音乐、碟机的播放，

由管理处服务中心社区文化干事、专业广告策划公司人员负责。

●安全保卫组负责维护入伙现场的秩序、引导业主车辆的停放。由管理处保安

部负责。

●其他服务单位，由电话公司、网络公司、有限电视台、燃气公司等单位负责

办理开户手续、咨询等

三、业主入伙程序

(一）入伙庆典仪式

作为知名品牌物业，在入伙当天上午举行隆重而公开的入伙庆典式仪，通过媒体及公众的良好宣传，以期获得更大的社会广泛效应。入伙庆典仪式的现场安排由专业的广告策划公司作现场布置和打点；另外邀请集团领导、房地产公司领导、物业管理公司领导届时作开场演讲并致贺词，同时邀请业主代表及合作单位

代表等上台发言。仪式后加入庆祝表演和业主参与的游戏抽奖等嘉年华会形式之活动，以活跃现场气氛。

(二）业主办理入伙手续流程

(三）入伙资料归档

（1）集中办理入伙期间，管理处在每日的入伙工作结束后，应和发展商销售部核对办理入伙的业主数目

（2）办理完业主入伙手续后，管理处应将入伙签单、房屋装饰装修管理规定、验收记录表、身份证复印件授权委托书等资料整理归档，将受到的《验收记录表》整理、登记后移交一份给发展商

（3）每日办理完业主入伙手续后，管理处应及时清点未入伙和业主留下的房门钥匙，确保准确无误.

(四）入伙工作中的注意事项

（1）接待人员要熟知与物业有关的多种情况，包括物业的建筑结构方面专业知识、本物业多种不同的户型、辖区周边配套及未来规划、物业的绿化方案等。

（1）接待人员要熟知与业主利益有关的多种情况，包括发展商的情况、业主与发展商易生纠纷的事宜、装修知识、业主与装修商易生的纠纷的事宜等。（2）接待人员要了解现有业主的概况，包括年龄段、知识水平层次等。（3）管理处收银组、审核签约组和咨询组的工作人员应熟悉验楼程序和标准，熟悉楼宇维修程序，熟悉装修和电话、电视等开户的办理流程。

（4）陪同业主收楼的引导组人员应熟悉小区的环境、知道物业管理费、水电气费的标准，熟悉验楼程序和标准，熟悉楼宇维修程序，熟悉装修和电话、电视等开户的办理流程。

（5）陪同业主收楼的引导组人员应工作主动、热情，耐心解答业主提出的问题，帮助业主验楼，及时做好记录。

（6）引导组人员和管理处人员对业主询问的楼宇缺陷的保修期限，应按管理处和发展商、施工单位协商的维修期限回答，禁止对业主承诺不能完成维修的期间。对于业主特殊要求，应告知业主采取书面的形式提出，管理处转交发展商并协商解决。

(五) 入伙应急方案

（1）客户对工作（含工开发、工程、策划、签署等）不满的处理

a)引导客户到经理办公室沟通，并通知相关事项责任人到场处理；

b)仔细聆听，了解事情真相；

c)保持友好、礼貌、冷静的态度，并使客户平静下来，向客户提出解决问题的

建议；

d)如实记录下业主（使用人）谈话的内容，立即处理涉及自己权限范围内的事；

e)与相关事项的具体责任部门沟通确认解决问题的方法，做好事件的处理记

录。

（2）对房屋质量不满意拒绝收楼的处理

a)询问客户房屋存在问题的具体情况，并引导至整改组由相关专业工程师解

释；

b)如确实存在问题，立即安排施工队限时整改，并向当事人作好解释工作；

c)如属无理取闹，应想方设法引导至特殊客户处理室由专人处理。