星级酒店会议服务程序

星级酒店会议服务程序

1、我们倡导商务会议的全新概念，积极为合作客户提

供最高效、优质、周到的服务，可以根据客户需求，灵活安排会议规模、费用，提供活动整体策划方案，以便为客户提供不同规模、档次的商务会议服务设施。

2、我们还提供会议举办地的交通、气候、商务环境等一系列资询信息供客户选择，为客户提供商务会议期间全部的会务用品及会议现场布置，为客户提供相应的媒体支持。

3、会议期间，会根据客户的需求，在会议举办地进行媒体宣传，灵活操作，使商务会议期间的娱乐休闲活动具有鲜明特色。

4、我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场地点，并提前为您预约。

5、我们将为您提当地大酒店3－7 优惠价格的预定服务，并完全考虑您的要求，为您推荐适合您需要的酒店以及楼层。

6、我们拥有雄厚的办会实力、丰富的办会经验及训练有素的专业会务人员，与各星级酒店都有协议关系，可按客户的不同要求提供规范、经济的会议策划及筹办工作。

7 、无论在当地哪里举办会议，我们都会有专业人员24小时为您服务，包括从开始的预定酒店到最后订票送站，我们会根据您的要求精心策划、落实、负责到底。

8、我们将为您的会议提供宣传册等印刷品、纪念品的

设计、生产一条龙服务，我们将根据会议的具体需求设计

印刷品或纪念品的样式、内容、选择图案等，为您的印刷

品或纪念品指定专门的厂家印刷以及生产，并将根据您的需求，提前把印刷品或纪念品送到会场或指定位置。

一：会前服务

1、与会议主办方洽谈会议初步方案。

2、我公司为会议主办方提供会议报价和会前准备事项；

（1）前往召开会议城市所需要的飞机票价、火车车票的

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交通信息。

（2）会议住宿酒店客房价格、会议场所信息。

（3）机场、火车站接站安排。

（4）酒店欢迎横幅、指引牌、签到台、水牌安排方案。

（5）设备：会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。

（7）翻译：各类外语语种的口译、笔译服务。

（8）礼宾接待、招待酒会、会间茶歇、摄影录象、及VCD 的制作等

（9）会议流程方案。

（10）会后旅游行程安排。

3 、与主办方确定方案，签订合同，预付定金。

4、会议代表、嘉宾胸牌、代表证的制作，会议手册和参会人员通讯录的制作、请柬、胸卡、餐券的印制。

5、会议展板、展架、横幅的制作。

6、会议各种用品的运输、托运工作。

二：会中服务

1：会务组：会务组工作人员的工作安排和分工要求。

2：机场接站：专人负责机场，车站的接站服务。

3：酒店接待：会议室欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等的摆放。

4：酒店签到：客人签到，发放房间钥匙、会议材料、饭卡、胸牌、礼品、登记返程机票、火车票、会后旅游登记、收取会议费等。

5：会议住宿：客人入住房间后的确认，询问是否有特殊要求。

6 ：会议场所：检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等。

7：会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品。

8：会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认9：会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

10：会议留影：会议代表合影留念及摄像服务。

三：会后旅游：

旅游行程、住宿、用车、用餐、导游、保险的服务

四：会后服务

1：结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐

2：资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议

通讯录、花名册和会议摄像资料的制作。

会议接待程序1

（一）会前

1、与会议主办方洽谈

2、提供会议所需要的住宿酒店、会议场所、

交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方

3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

4、确定方案，签订合同，预付定金。

（二）会中

1、会议接待：提前在酒店、会议室摆放好

欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2、会前准备：准备好会议所需要的会议资

料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品

3、会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4、会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

5、会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人

（回民）的确认。

6、会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

7、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

8、会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

（三）会后

1、结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。

2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

会议接待程序2

会议接待草案制定：

1. 与组织者联系，详细了解组织者的需求及会议代表的基本情况，制定合理、舒适、安全的接待草案。

2. 详细介绍酒店及酒店设施介绍：包括酒店位置、菜单、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等告知组织者，提供分析及使用建

议，以便组织者选择酒店。

活动前期准备清单：

会议确定后逐一落实各项准备工作。《接待程序表》：制定会议接待程序，落实各项细节。《酒店方面》：第一时间与酒店负责人联系，着重介绍本团情况，并逐一落实各项要求。

1.房间数量及类型（标准间、商务房、工作人员用房间）客人用房 -各种类型房间数、及方向位置（分布的楼层及是否靠近电梯）工作人员-用房数量及位置（后

勤工作人员用房需要同客人在同一楼层，并尽可能靠近团中VIP 嘉宾的房间，以便为嘉宾提供快速、周到的服务）。房间布置 -客人抵达前必须完成对房间清洁卫生工作，同时检查房间内设施是否能正常使用。抵达前1 小时，按照要求为房间陪送水果（需每天更换），房间号码- 提前2 天得到所有房间号码，并根据提供的分房名单进行分房。客人抵达宾馆前2 小时，旅行社工作人员将抵达宾馆为所有客人办理入住手续，并领取房间钥匙。以便使客

人抵达宾馆后，能快速领取钥匙进入房间。VIP 客人将有

专人引领至房间

2. 酒店餐厅：根据提前确认的菜单，厨房精心制作每道菜品。开出独立的用餐区，仅供本团使用。所用餐具必须事前做好消毒工作，并且坚决杜绝使用有裂纹的餐具。

3、酒店布置：客人抵达前2 小时，必须在酒店大堂醒目处悬挂好欢迎横幅。