组织会议的规程和细节

精心整理组织会议的流程和细节（原创）

我们是一个会议大国，几乎每天都在大大小小的开会，但是办好会议很不容易，特别是细节问题很容易忽视。开会目的不是组织会议的人员所要考虑的，组织人员只是负责把会议办的圆满，这比会议的内容更重要。成功的会议就是要做到有序、高雅，让领导满意，让参会人员舒心。结合多年参加会议和组织会议的经验，整理出一些基本流程和细节，以备组织会议参考。

一、制定会议方案

1.明确会议的内容、参会人员、时间地点、会议日程

2.特别是要组建筹备会议人员的分工

一般为会务组、材料组、秘书组、宣传组

会务组：要提前考察会场，包括住宿、大会议室、小会议室、用餐环境、交通状况

材料组：起草领导讲话、会议主持词、经验交流发言稿的把关、致词、祝酒词等、整理讲话录音、印发领导讲话、

秘书组：起草会议通知、会议指南、落实参会人员、收集会议回执、

宣传组：负责联系新闻媒体，起草会议通稿，编发会议简报，落实摄影、录像。

3.会议组织必须确定一人总体把握督促各项工作的进度、到位程度以及情况发生变化时及时调整方案

二、前期考察工作

（一）考察酒店：现在会议一般在酒店开，必须实地考察，了解酒店的档次、接待能力和合作能力。

4. 住宿条件，床位数能否满足参会有人缘和办会人员的住宿，房间必须干净整洁，设备齐全。有可上网的电脑最好，现代人已离不开电脑和

高雅，

要有可参观的价值和条件。

10.必须根据时间和路途确定现场的个数，每个现场要有自己的特点和代表性，不能千篇一律。

11.现场必须做好迎接参观的准备，参观内容的呈现方式、参观的路

线，迎接方式、欢送方式，讲解员，扩音设备。

12.现场要提供一份情况介绍，包括简介、特色。

三、会议准备

（一）通知会议

13.起草会议通知，要明确会议内容、时间地点、参加人员，这是常

的材料。是否有近期需要传达的重要文件，是否有需要讨论文件内容，是否有赠送的资料。

19.还需起草的文字材料，包括主持词、总结讲话、致词、祝酒词等。

（三）会务准备

20.需要准备几个事情，制作会议横幅、宣传标语、桌签。

要通知新闻媒体按时到会，知道会议安排，给记者提供新闻通稿。

21.准备材料袋，里面至少包括会议指南或会议日程、会议材料、代表证、餐票，最好有一个目录也放在里面。

22.会议报到，至少安排三个人，一个人负责登记，分房间，一个负

26.用餐准备，去餐厅的引路牌，餐厅桌子的摆放和编号，音响要提前调试。如果自助餐，特别是早饭，不能让领导去挤，要安排包间及陪领导吃饭的人。

四、开会

会场的气氛对领导的情绪影响很大，也是检验会议组织是否有序的重要环节，必须达到领导满意的目的。

27.会前安排，会务人员要督促参会人员按时提前到会场，如果有座次就可对号入座，否则要尽量让参会人员靠前坐，显得会场有气氛，（开会不愿坐到前面去，这是中国人的毛病），没到的参会人员要及时把他的

的合影梯台架，一般楼前的台阶上效果不好。

33. 餐厅要有人专门负责，提前上好凉菜，准备好餐桌编号，准备好音响。

34. 用餐的敬酒活动要文明、和谐，限制喝酒，避免有人喝多了，这

时吝惜一点也无所谓。

35.如果有唱歌的娱乐活动，要安排一两个专业一点的节目，最好有一个主持人，以免混乱局面。

36.安排代表离会，尽量不要拖延退房时间。

六、会后工作