公司费用报销及审批流程

公司费用报销及审批流程

1.目的

为加强公司费用与支出的管理，提高费用及支出的审批效率，明确公司各项费用及支出的审批权限与流程，特制定本规定。

2. 范围

本规定适用于公司各部门费用报销。

3. 职责

3.1业务经办人员应保证费用及支出的真实性及合理性，并在办理支出申请及报销时提供相应的充分的证据；

3.2各部门第一负责人负责审核本部门的费用及支出，对费用及支出的真实性、合理性负责；

3.3总经理负责批准公司高层以上人员的费用及支出；

3.4 费用会计负责审核支出的合法、合规性，支出申请及报销的审批完整有效性，以及数据的准确性；

3.5 财务负责人负责审核费用及支出的合法、合规及合理性。

4. 总则

4.1 现金报销需填制报销凭证，按凭证内容要求填写报销内容及金额，由部门经理、审核人员、总经理审核签字后交财务核报。

4.2 申购物品须事先填制《物品申购单》，经部门经理、办公室签字后交财务部，物品单价在100元以上（含100元）须总经理审核签字，未经审批，擅自购买者不得报销。财务人员审核时应对照已收到的申购单。购买物品原则上由办公室办理，专业用品自行购买后至办公室办理登记后财务核报。

4.3 交通费：员工因工作需要外出工作，应乘坐公交车辆，按实报销，若有特殊情况，经部门经理事先同意方可乘坐出租车辆，报销时须在发票上写明出发地、目的地、所用费用。

4.4 业务招待费：因工作需要招待客户或赠送礼品应事先填制《招待费申请单》，报总经理审核签字后交财务部，财务人员审核时应对照已收到的申请单。员工因工作需要所支付的业务招待费在报销前须向部门经理、审核人员主动说明。

4.5差旅费：员工因公赴外出差应事先填制《出差申请单》，路程超过三小时及需要过夜的可购买火车票、动车票；遇有急事需乘飞机的，必须事先在《出差申请单》上说明，经总经理签字后交财务部。财务人员审核报销时须对照已收到的申请单。

4.6 员工参加有关于本职工作的进修需经部门经理、总经理同意，并至办公室登记备案，所发生培训费用按公司制定有关规定予以报销。

4.7 员工因探病发生的费用，除受总经理委派外，均不能报销。

5. 具体程序要求

5.1 费用申请

5.1.1 费用发生均应事先申请，按各类费用具体管理办法的要求填写费用申请单，由费用发生部门或分管领导对所辖范围先进行申请审批，其中办公费用、员工、车辆费用还需办公室批准。

5.1.2 费用申请需办理现金预借的，填写《借款单》；联同《费用申请单》由财务部审核，财务负责人审批后办理借款。

5.1.3 差旅费：员工出差需事先填写《出差申请单》，经部门领导进行申请审批, 并总经理审批后办理预借现金。

5.1.4 招待费：员工因公对外发生的交际应酬费，应事先填写《招待费申请单》，经部门领导批准后，报总经理审批后方可报销。

5.1.5 车辆费用：车辆修理费、油费、养路费、车辆保险费、车辆税金、验车费、驾驶员体检费等车辆费用由办公室负责管理申请，总经理审批。

5.2 费用审核

5.2.1 费用经办人原则上应在费用发生后的一周内填制报销凭证，履行报销手续，当月费用在当月办理报销，特殊情况可另行处理。

5.2.2 现金报销需填写《费用报销单》，并附真实、合法、完整的原始凭证并注明人员、用途、原因和发生的时间，如有费用申请，应附经批准的《费用申请单》。

5.2.3 报销凭证根据对应的金额，依照相应的审批权限，经相关的领导审核签字后，方可提交报销。经本部门审核或经办公室复审的报销凭证，可提交财务部门审核报销。

5.2.4 费用审核原则上应在收到报销凭证3个工作日内完成并由审核人签名。

5.2.5 审核内容包括：费用报销是否经费用发生部门经理审批；需办公室复审的费用是否已经审核；报销内容是否符合公司规定；报销凭证是否真实、合法、齐全；审批权限是否在合法授权范围及额度内；

5.2.6 在审核中发现手续不完备，凭证缺失、填写错误等不符点，审核部门应退回，由经办人补办后重新提交审核。

5.3 费用报销

5.3.1 报销人将原始票据（正规发票）规整粘贴于原始凭证粘贴单后，填制费用报销单。费用报销单上需写明报销人、报销日期、报销人所属部门、报销事由、后附单据数量及报销金额。其中报销金额大小写需相符，且费用报销单表面不得涂抹。

5.3.2 报销人将填好的费用报销单交由所属部门经理审核，部门经理确认各项费用为应该发生后方可签字。

5.3.3 部门经理审核签字后，报销人将报销单交至财务部，由财务部审核，并由财务经理签字。财务部审核应本着以下原则：

（1）审核单据粘贴是否规范，字迹有无涂抹；

（2）审核各项费用金额大小写是否与后附原始单据金额相符；

（3）审核各项费用发生是否切合实际，有无虚报、多报；

（4）审核签批手续是否齐全。

若以上四条有一项不符合规定，财务部有权将该报销单退还报销人，要求其重新填写。

5.3.4 报销人持着财务部复核后的费用报销单交由公司总经理签字审批，总经理签字后视为同意财务部付款。

5.3.5 报销人将签字审批手续齐全的费用报销单交至财务部，要求出纳员付款。出纳员看到审批手续齐全的费用报销单方可向报销人付款，同时，报销人在领款凭证上签字。如有一项手续不全，出纳员有权拒付。

6. 报销凭证

6.1 《费用报销单》费用项目应明确、填写齐全、不得混报；

6.2 差旅费报销应填写《差旅费报销单》，附《出差申请单》，相关的交通、住宿、通讯、餐费等发票原件。

6.3 招待费报销应填写《费用报销单》，附《招待费申请单》、相关费用发票原件；

6.4 大额支出报销需附合同复印件、相关费用发票原件