秘书实务第6章秘书的协调、沟通和信息收集工作

第六章秘书的协调、沟通和信息收集工作
第二节 秘书与领导者的关系
（2）自信心理补偿 （3）情感心理补偿 A、尽心尽职，善于体贴领导者 B、积极寻找与领导者的共同志趣
第六章秘书的协调、沟通和信息收集工作
第二节 秘书与领导者的关系
五、秘书处理与领导者关系的原则
（一）正位
（二）适人
1、心胸开阔，善于倾听群众意见，注意同下 级保持密切联系的民主型领导者，秘书应当大 胆主动地与其交往，积极献计献策 2、对于勇于进取敢于破除陈旧陋习，工作有 魄力的开拓型领导者，秘书要不断学习新知识， 提高创造性思维能力，以适应领导工作的需要
季市长上任伊始，就发现办公厅秘书处老许学识渊博，功底深厚。 俄罗斯曾派出一个宇航科技代表团来市里访问。市长要出面接待， 许秘书为此准备了谈话提纲。会谈中，季市长不仅对世界宇航领域 的发展状况作了透彻的分析，而且展望了未来的发展，对人类共同 开发宇宙资源提出了一些很有见解的看法。那些宇航专家一个个伸 出大拇指赞口不绝，说季市长的见解精辟，有独到之处，对宇宙尖 端科学了解如此深刻的政府官员是不多见的。后来，季市长又接见 了一个考古代表团。季市长从许秘书准备的材料中，不仅掌握了本 省本市的古文化遗产，而且对我国最新考古成果也了解得比较全面， 特别对该考古代表团成员的成果都知晓得十分具体。有位专家私下 问旁人，季市长是否是考古学者出身？当他得知市长原来是搞建筑
第六章秘书的协调、沟通和信息收集工作
第一节 秘书的协调和沟通工作
四、协调关系的主要环节 1、充分调查研究，全面掌握情况 2、吃透领导意图，明确协调目标 3、运用正确手段，开展协调工作 4、督促各方守约，落实协调结果
一天， 某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时， 本单位一位以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局 长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请 示局长如何处置。局长此时正忙干局里的业务，不想见谭某，只非 常干脆地对张科长说了一句：“告诉他我不在。”就又低头忙他的 去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室， 你先回去，有什么事我可以代你转告。”既然这样，谭某也无话可 说，悻悻地离开了秘书科。 约过了一个多小时，张科长起身去档 案室，来到走廊，想不到意看见局长与谭某在卫生间门口握手寒暄 并听到谭某说：“刚才张科长说你不在办公室！”“哪里，我一直 在啊！”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感浑身一阵冰凉。
第二节 秘书与领导者的关系
4、思维补偿 （1）按思维方向 A、同向思维补偿 B、反向思维补偿 （2）按时间 A、前瞻性思维补偿 B、同步性思维补偿 C、后续性思维补偿
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第二节 秘书与领导者的关系
5、心理补偿 （1）权威心理补偿 A、在公开场合，秘书要突出领导者的地位 B、公开场合不发表与领导相左的意见 C、与领导者平时交往中要处处尊重领导
7、交换型：建立在相互利用、互谋私利基础 上的关系。
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第二节 秘书与领导者的关系
四、秘书对领导的补偿作用 1、精力补偿 （1）科学管理领导者时间 （2）建立挡驾制度 A、来电挡驾 B、来客挡驾 C、会议活动挡驾 （3）为领导者活动做好准备 A、文件准备 B、会议准备 C、接待准备 D、旅行准备
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第二节 秘书与领导者的关系
二、秘书与领导的人际关系 1、强制性 2、首属性
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第二节 秘书与领导者的关系
三、秘书与领导的关系的类型
1、互补型:建立在高度自觉意识基础上的相互 尊重、相互理解、相互补偿和相互激励的关系
2、诤友型：建立在牢固友谊基础上的相互依 赖、相互帮助、相互劝谏的关系
3、灵活处理领导者之间的矛盾 A、沟通 B、折衷 C、回避 D、中立
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第三节 信息收集工作
一、信息收集工作的意义和作用 信息收集工作是一切工作的基础 信息是领导决策的依据 信息收集工作是增进秘书才能的最佳途径
第六章秘书的协调、沟通和信息收集工作
第三节 信息收集工作
2、沟通：协调工作中的重要手段，主要指信 息的交流。
第六章秘书的协调、沟通和信息收集工作
第一节 秘书的协调和沟通工作
二、秘书协调和沟通工作的特点 1、从属性 2、广泛性 3、间接性
第六章秘书的协调、沟通和信息收集工作
第一节 秘书的协调和沟通工作
三、协调沟通工作的原则 1、客观公正原则 2、充分磋商原则 3、化解矛盾原则 4、思想领先原则 5、分级归口原则 6、灵活适度原则
3、服从型：秘书对领导仅仅在组织上服从， 行动上执行的纯工作关系
4、依赖型：领导过份依赖秘书或秘书过份依 赖领导的关系
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第二节 秘书与领导者的关系
5、抵触型：秘书与领导者之间不仅思想上对 立，而且感情上抵触的紧张关系
6、奴仆型：是一种具有浓厚的封建色彩的人 身依附关系。
老许与市长配合了四年，市长的书籍和资料增加了五倍。市长 升任省长后，每晚睡觉前看第二天需要的资料的习惯没变。秘 书已经退休了，但被他画着各种符号的各类资料，还经常在原 任市长、现在的省长的手中、枕下和书桌上。
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第一节 秘书的协调和沟通工作
一、协调和沟通
1、协调：协调主体运用自己的影响力，调节 或消除协调对象之间的矛盾。
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第二节 秘书与领导者的关系
3、对于从专家，学者中直接提拔出来，具有 专业才能，但缺乏管理知识和管理经验的领导 者，秘书一方面要多学习与领导者的专业有关 的知识，以克服同领导者交往中的知识障碍， 另一方面要多向领导者提供管理方面的知识补 偿和能力补偿 4、不信任下属，喜欢独断专行的领导 5、不讲究实际，重视形式的领导 6、变化多端，反复无常的领导 7、不严于律己却喜欢指责别人的领导
的专业人员时，他惊奇得目瞪口呆。 一天，日本一个建筑代表团 要来访问。季市长认为自己是搞建筑出身，又当城建系统领导多年， 对建筑行业的情况还是比较了解的。因为工作忙，所以没有去看许 秘书为他准备的资料。结果，在会谈中客人问起中国园林建筑各流 派的艺术风格时，季市长一时难说清楚。好在许秘书在坐，礼貌而 自然地接过话题，既回答了客人提出的问题，也顾及了领导的威信。 从那以后，市长每天下班总要看看办公桌上有没有许秘书留下的资 料。如果有，他一定要带在身边。哪怕工作到深夜，他也要把许秘 书留下的资料读完、记住。
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第二节 秘书与领导者的关系
六、正确处理与领导者群体的关系 1、正确对待领导者之间的矛盾 2、准确判断领导者之间的矛盾 A、认识上的矛盾和分歧 B、工作方法和领导风格上的矛盾 C、利益上的矛盾 D、感情上的矛盾
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第二节 秘书与领导者的关系
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第二节 秘书与领导者的关系
一、秘书与领导的矛盾关系 1、秘书与领导的同一性 （1）目标的一致性 （2）知识和能力的互补性 （3）思维的互启性 （4）人格的平等性
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第二节 秘书与领导者的关系
一、秘书与领导的矛盾关系 2、秘书与领导的差异性 （1）法定地位的差异 （2）工作职能的差异 （3）个性的差异
原来，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是极不甘心地在办 公室的走廊内来回走动，刚巧碰上局长上卫生间，急忙抢上前去打 招呼，这才有了刚才那一幕。事后，谭某逢人就散布张科长不地道， 品质太差，欺下瞒上，没有资格当秘书科长。张科长有口难辩。刚 开始感到很委屈，后来一想，当领导的这样做也是出于无奈，当秘 书的应注意维护领导的形象，否则将给工作造成不良影响。所以， 他从不对人解释此事，听到议论，也一笑置之。
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第二节 秘书与领导者的关系
8、不负责任的领导 9、过份热情，爱管闲事的领导 10、凡事罗嗦又小心眼的领导 11、喜怒哀乐反复无常的领导 12、没有主见，摇摆不定的领导 13、草率粗心的领导 14、吝啬的领导
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第二节 秘书与领导者的关系
与季市长接触过的中外朋友，没有一个不敬佩他学识渊博。和他见 面后，文学艺术家会把他看做知己；工程技术专家把他看成同行； 井下工人和他见面后说他是贴心人；种地的老农乐意与他扳着手指 谈收成；就是那些有自己研究领域里入痴入迷的“怪人”，也会与 季市长有共同语言。不少人称季市长是全才、天才。只有他的妻子 知道，老季不过是比别人勤奋些的凡人。这位出了名的、勤奋的凡 人后面，还有一个不出名的、更勤奋的人——市长的秘书老许。
15、生活不检点的领导 16、在工作中一味偏袒亲信的领导 17、爱发牢骚的领导 （三）合时 1、选择良好的沟通时机 2、沟通要及时 3、掌握沟通的度
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第二节 秘书与领导者的关系
（四）择地 （五）善言 1、语言得体 2、言之有理 3、掌握策略 4、正确运用辅助手段 （六）渐进 （七）谦让
前不久，许秘书积劳成疾住院了。恰巧这时美国水生物代表团前来 访问。市政府办公厅为了搞一份市长参考的资料，请来了高校和科 研单位的水生物方面的专家，结果搞了两天因意见不统一而写不出 一份材料来。明天就要与美国朋友会谈，市长下班时习惯地看看自 己的办公桌，只见一份水生物研究方面的综合资料，照例放那儿。 许秘书病中还没有忘记自己的职责。第二天，那些专家们没写出综 合材料，办公厅只得安排他们一起出席座谈，以便帮助领导回答专 业性很强的问题。没想到市长谈吐自如，旁征博引，毫无外行窘态。 不仅美国专家对市长的学识感到吃惊，连本市的学者也大为赞叹。
二、收集信息Fra Baidu bibliotek主要内容和形式
1、信息的主要内容
（1）政策法规信息 （2）指挥性信息 （3）本单位信息 （4）社会反馈信息 （5）可比信息 （6）相关信息 （7）未来信息
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第三节 信息收集工作
2、信息的形式
（1）文字形态 （2）声像形态 （3）记忆形态
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第二节 秘书与领导者的关系
（4）完成领导者交办的事项 （5）为领导者工作、学习和生活方面的后勤 保障服务
第六章秘书的协调、沟通和信息收集工作
第二节 秘书与领导者的关系
2、知识补偿 3、能力补偿 （1）写作能力补偿 （2）办事能力补偿 （3）公关和协调能力补偿
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