秘书与上级的沟通技巧

秘书与上级的沟通技巧

美国著名教育家戴尔·卡耐基说：“一个人的成功，只有15%归结于他的专业知识，还有85%归功于他的沟通能力。”

沟通，古义指开沟使两水相同，如《左传·哀公九年》中：“秋，吴城祁，沟通江淮。”后指两方能连通。今义，原指个体与个体、个体与群体、群体与群体之间的信息传传递、信息交流和信息共享的过程。现在被用来泛指“人们共享信息、思想和情感的任何过程。”

在我们与人们交往时确实总存在这样、那样的障碍。如何与人进行有效的沟通已经是我们面临的新课题。但是也不难发现，有些人无论走到哪里都深受周围人的喜爱，即便是面对难以接近的人；有些人却屡屡受挫，甚至被孤立、被打压。为什么会造成这样的差别呢？

其实，有效的沟通是需要讲究方法和技巧的，如果能很好地掌握这些基本技巧并将之谙熟于心，就能在竞争激烈的现代社会抢占先机，纵横职场，尤其对于每天与各色人物打交道的秘书而言，熟练掌握沟通的基本技巧更是十分必要的。如：1.积极倾听（包括：专注；关注说话内容；鼓励对方说下去）

2.牢记姓名（记住对方的姓名，是建立人际关系的起点；不论面对大人物或是小人物，记住对方的姓名容易赢得好感，拉近双方距离）

3.美化声音（包括：注意语调；控制音量；协调语速；话语中充满活力与激情）

4.微笑示人

5.真诚赞美（要真心实意；要从小处着手）

6.委婉批评

7.学会感谢

8.智慧拒绝（包括：后果展示法；幽默拒绝法；以退为进法；换位分析法）

9.懂得尊重（包括：守时；谈吐有节；不自傲；信守承诺；态度和蔼；大度；关怀他人）

10.拉近距离

11.察言观色

12.自我控制（包括：控制情绪；保持客观；避免误会）

{秘书的概念：什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会，秘书：是指以全面处理信息和事物的方式直接辅助领导者（或雇主）实施管理的人员。该定义可从3个角度来解释：秘书服务的基本对象是领导者；秘书活动的基本方式是处理信息和事务；秘书的根本性质是辅助性。秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程。}

秘书在职场上打拼，需要与各种不同的人协调和沟通。如：与同事（下属）之间的沟通；与内部职能部门的沟通；与大众媒介的沟通；与政府部门的沟通。但是，在所有的沟通中最经常和最重要的事与上级的沟通。其中又有与直接上司的沟通还有与领导层的沟通。管理大师皮鲁克斯说：“一个人必须要精通与领导相处的策略，才能以最完美的方式通向成功之路，因为每个人都不是孤立的，都是处在一定的等级关系之中的。”秘书是上司的左右手，上司有很多事情都要借助于秘书，而对于一个出色的秘书来说，应该与上司有诸多默契，对上司的各种

语言（口头、书面、肢体语言）均能心领神会，唯有如此，秘书才能配合上司应对和处理各项事务。

那么，秘书怎样才能做到与（直接）上司进行顺畅的沟通呢？与其和谐相处的其方法技巧又是什么呢？

(一、)了解上司的性格特征和管理风格

《孙子·谋攻篇》中说：“知己知彼，百战不殆；不知彼而知己，一胜一负；

不知彼，不知己，每战必殆。”所以，了解上司的特征和需求是与上司成功沟通的第一步。对上司性格不是要必须得要全面的进行了解，但至少得要了解到他的大体方面。例如：上司比较接近哪一种或几种性格类型？有什么工作习惯、生活习惯？他（她）看中的是什么？为人处世的原则是什么？他（她）比较接近哪一种领导风格？决策风格？他对工作的要求是什么？是速度？是成本？是效果？是质量？是苛刻还是随和？他最反对（欣赏）什么事？什么人？最忌讳的是什么？（工作忌讳；生活忌讳）；目前最大需求、最棘手的、最难办的、最希望迅速解决的是什么？在我暑假那短暂的实习中，我了解到我的上司是一个非常仔细的人，所以在做任何事情的时候，我都特别的细心，无论是过程还是结果，即使是文档里的一根线的线条都要对齐，因为他说，从这种小的细节里，往往就能看出一个人对工作的态度如何。

性格特征是一个人个性的外在表现。公元前5世纪，古希腊著名医生希波克拉提出了4种体液的气质假说，他认为人都个性特征大致可以分为4种：多血质、胆汁质、黏液质和抑郁质。20世纪初，前苏联心理学家巴甫洛夫在他的基础上又根据高级神经活动的特点，将人的气质也分为四种类型，包括：活泼型、安静型、不可遏止型（兴奋型）、弱型。现将不同类型上司的性格特征如下图所示：

不同类型上司的性格特征

只不过其中一种表现最突出而已，有学者相关结论并结合领导者的工作表现，将上司归纳为：自信型、优柔寡断型、细心稳重型、粗犷型、实干型、狐疑型、浮夸型七种类型。虽然这种归纳不够严谨，但是很容易理解，而且还具有很强的可操作性。下面我将就结合实际工作来先谈谈秘书应该如何与这七种不同类型的领导相处和沟通的。

1.与自信型的上司相处和沟通

其类型特点是：对自己充满信心，具有不屈不挠的精神，做事有冲劲有胆量，凡事都认为自己能做得很好，相信自己的能力。

秘书在与该类型的上司相处应该做到：必须保证圆满完成上司布置的任务，不

打乱上司的工作计划，在任务圆满完成，上司对其感到满意的情况下，可以用请教的方式提出自己改进工作的方法、提高这个效率的思路,反之，则不行.因为这对自信型的上司而言，你这是在挑战他（她）的权威,如果碰到其心情不佳，秘书很有可能会体验到暴风骤雨的滋味。

2.与优柔寡断型的上司相处和沟通

其类型的特点是：认为凡事得三思而后行，办事迟疑，不决断，不敢拍板，缺少气魄，凡事患得患失，怕有政治风险或经济风险。

秘书在与该类型上司相处中应：先将可行性分析做好，把利弊得失、风险利润汇报清楚，并做好多份方案，这样才能真正帮助优柔寡断的上司。

3.与细心稳重型的上司相处和沟通

其类型特点是：通常都非常注重细节，看中过程也看重结果，考虑问题细心周到，观察问题仔细认真。他们对待下属也很细致体贴，喜欢稳重的下属，但不喜欢冒险的下属。

秘书在与该类型上司相处中应：尽量把自己稳重老练的那一面表现出来，凡事要有成熟的方案才能向上司汇报，不口随便提出不成熟的建议。（在此处导入案例可否？）

4.与粗犷型的上司相处和沟通

其类型特点是：办事豪爽果断，处事灵活，不拘小节。喜怒哀快乐通常都显示在脸上。

秘书在与该类型上司相处中不必费很大的脑筋去猜他们的心思，只要观察他们的脸色，就能知道他们的想法，要尽量把事情想得更周全，办得更细致.

5.与实干型的上司相处和沟通

其类型特点是：重制度、重考核、重结果、重奖励的人。他们相信工作是干出来的，所以必须建立最合适的工作规程在保证工作效率。

秘书在与该类型上司相处中必须显示自己的实力，必须具备独立完成工作的能力，必须脚踏实地，一丝不苟。在与其沟通交流时，要简明扼要，求真务实。

6.与狐疑型的上司相处和沟通

其类型特点是：喜欢猜疑，时常会怀疑他人，处处设防，一般很难相信任何人，喜欢听“小报告”，会安置许多耳目甚至动用窃听工具，以便监视下属，不轻易采纳秘书人员的建议。

秘书在与该类型的上司相处中要尽力取得最大限度上的信任，不要在上司背后搞小动作，说三道四，惹是生非。在日常处理事务中，要讲事实讲证据，不欺上瞒下。

7.与浮夸型的上司相处和沟通

其类型特点是：注重形式，注重表面，注重上级，表面上是尽职敬业，廉洁奉公，但实际情形却恰巧相反。

秘书在与该类型的上司相处中要与其保持一定的距离，凡事公事公办，不要刻意阿谀奉承，要脚踏实地，密切联系群众，尽力弥补上司与群众之间的裂痕，尽职尽责的做好自己的本职工作。

因为我觉得只有当你真正了解你上级领导的性格特征以及需求，你才有可能根据这些不同的性格特征去采用不同的沟通方法（技巧）去更好的完成上级领导给予的任务。

（二、）与上司和谐相处的方法和技巧可归纳为五点：