项目沟通的意义及其作用

项目沟通的意义及其作用

1.引言

说起沟通，我们都很熟悉的一个话语，用英语是“communication”,译成中文，包含有“沟通、交流、通讯、传播”的诸多含义。事实上，人类社会一开始就以沟通作为基本生活方式，通过沟通，通过能用以沟通的各种媒介，如身体、石器、棍棒、叫声、语言等，人类互相传播着各种生活信息，为自己提供生活所需的物品，甚至抵御来自其它的威胁。发展到今天，沟通的主题没有改变，但是沟通的方式和工具已远远超越以前所提供的一切媒介。

2.项目沟通管理

2.1项目沟通管理概念

项目沟通管理是指在项目的进程中，为了确保及时与恰当地创建、搜集、发布、存储、与最终处理项目信息所需的过程。

2.2项目沟通管理目标

项目中沟通对象主要为项目干系人，不同干系人需要的信息可能不同，所以在项目启动时，就要识别所有的项目干系人以及不同人的不同信息需求。

2.3项目沟通管理计划

沟通对象需要的信息以及信息发布频率等都要确定好。执行沟通计划，看上去很简单，每个项目都可以依此模式套用，但实际上很多项目在执行中都会出现沟通问题。

2.4项目沟通障碍

项目沟通障碍主要包括沟通时机不当，信息不完备，噪音干扰，虚饰，语言词汇问题，非语言信号问题。例如：

1、“我以为”的错误：以为沟通过，别人就清楚了，以为没有反馈就是没有意见了。特别是跨部门的沟通，无论是口头还是书面，更要注意双方是否理解一致。

2、不敢越级沟通，不敢与高层直接沟通：不少公司的项目经理在职能上，一般比部门经理要低，所以经常出现项目经理不敢直接找高层或其它部门总经理沟通，都要上级职能经理的协助，特别是对跨部门的较为得杂项目中，项目经理要敢于“管理”公司高层，就项目问题也高层进行直接沟通。可能有部分项目经理是担心不知如何与高层沟通，因为高层的思维是较发散和概要的，如果详谈解决方案等细节问题，估计很难交流，这里也要求项目经理要对问题有很好的抽象归类能力。

3、害怕被拒绝：这是人的本性。

在项目推进中，经常出现这样的情况，可以有一些想法建议，或者思考很久才敢提出来，不要不敢与项目干系人提出，白白延误了好时机，或者需要其它部门协助时，不敢提出来。

4、没有提前计划沟通活动，造成等人局面：经常出现这样的时候，要确定某个事项，需要个负责人参加，但因为没有提前计划，到时约不到人，结果推迟等待，无谓的增长滞后时间。实际上，对于难度较大问题，至少要提前两周计划好，预约好相关人员。

5、欠缺适当的沟通技巧：不是管理专家，不用在沟通技巧中耗费太多时间，掌握一些适当的沟通技巧，主要是对人对事的敏感度，能针对具体事情判断是单独沟通、书面沟通或是口头沟通更有效，还是需要适当借力。只要能能达到这个层次就可以了。

3.项目沟通管理的重要意义

出色的项目经理需要识别、理解和管理人际交往。尽管许多项目的参与人员都具有相应专业知识，但团队成员仍需要了解项目的目标并就此达成共识，因为他们必须准确地知道个人及团队应该完成哪些工作才能实现项目目标。

这就是需要进行有效沟通的原因，同时也是项目经理应担负起娴熟的沟通管理者角色的原因所在。同样，理解和平衡利益相关方的期望也是需要沟通，这一方面的工作也需要以沟通管理作为关键的项目管理技术。

我们甚至可以认为，良好的沟通实际上是项目成功的关键因素，原因如下：

(1)项目需要相关人员进行合作及共享知识，而这些人员相互之间可能并不太熟悉，或者来自于不同的文化环境。

(2)项目需要各个利益相关方参与制订详细计划，而这些相关方应能互相信任和理解。

(3)项目需要由多个管理层级做出复杂的决策。

(4)项目因其独特性而存在风险。所以，需要进行有效的风险管理，而有效的风险管理离不开有效的沟通(尤其是在危机期间)。

(5)正确而及时的沟通可以确保对项目状态做出正确的评估，从而为决策提供支持。为了对项目沟通进行有效管理，项目经理应将项目沟通的各种目的、目标和约束熟记于心，然后根据情况采用适当的技术。

4.沟通在项目管理中意义与运用

著名组织管理学家巴纳德认为“沟通是把一个组织中的成员联系在一起，以实现共同目标的手段”。没有沟通，就没有管理。沟通不良几乎是每个企业都存在的老毛病，企业的机构越是复杂，其沟通越是困难。往往基层的许多建设性意见未及反馈至高层决策者，便已被层层扼杀，而高层决策的传达，常常也无法以原貌展现在所有人员之前。

4.1沟通在项目管理中的意义

普通员工和管理者，由于本身具有掌握信息多寡的差距。所以无论是视野，接受外界事物的能力，还是整体运筹都存在着一定的差距，对工作问题上的理解能力和分析能力也要相对差一些。在项目管理中，低层领导干部，必须每天面对为数众多，性格各异的员工。传达领导指示，贯彻文件精神，布置工作任务，解决凝难问题。若不能掌握一定的沟通技巧和管理艺术，而把分派任务，布置工作主观地当作强制指令，忽视员工的疑问和意见，摆官僚作风，独断专横地以职权行事，就严重违背了现代组织管理“人本位”的基本原则。这样的管理模式，员工就会慑于上司的淫威，默默地注重过程，忽视结果，注重行动，忽视效率。虽然能够勉强完成所给的任务，但什么是什么心里根本就没底。所运用的是否是正确的实施方法，其结果的优劣，也没什么衡量的标准，当然就更谈不上整体效益和长远发展。

4.2沟通在项目管理中的运用

缺乏沟通技巧，不能很好地与人沟通和传达的管理者，在很多集体组织的中低层面并不少见。在现代社会中就严重违背了以人为本建造和谐社会的发展观念。从人的角度来想，人们都有自尊，都希望得到应有的尊重。特别是员工在工作当中，得到上司的认可和赞同，更能激发对工作的极积性和自信心。反之，如果员工受到某种场景的影响，丧失独立思维的信心，就会对什么事情都报着无所谓的态度，渐渐地在组织中产生一种“无所谓文化”。反正你叫我做什么我就做什么“无所谓”，叫我怎么做就怎么做“也无所谓”。推卸实施结果所应担负的责任。导致无所谓理念的漫延，以致在员工的思想中根深蒂固，自然就谈不上开拓创新，极积进取了。倘若我们的领导干部在职能管理工作中，加入一些常规的艺术和技巧，用一种互动、平等、尊重对方意见和建议的口吻，与下属谈论工作，布置任务。以探讨、研究的方式去布署工作，指定方案。多一点赞美，少一点训斥，效果自然会更好。在日常工作中，只有不断的思想沟通和意见反馈，才能让下属更清楚地认识、了解工作的具体内容，分析该怎样去实施，怎样去控制。在不断的深入思考中筛选更好的实施方案，衡量其结果应该达到的程度。

一般说来，员工在某些方面的能力，虽然和管理者有一定的差距，并且多属于级层差异。因为，管理者和普通员工之间，除掌握信息的多少不一样之外，同属正常人，都有一定的思维能力。只是在某种场景下，岀于领导的权威和不同的语言表达方式，员工只能严格要求自己违心地服从。这样在一定程度上或多或少都会给员工带来一些不良的思维影响和工作情绪影响，无论是个人感受或是工作结果，都可能产生不同的效果。

作为管理者，在分派任务时，必需注意应该考虑到的两个问题：一是要以正确的方式去布置，二是怎样才能使员工极积接受。其中主要包括，什么任务，为什么要执行，执行者的胜任能力，什么时间在什么地方实施，具体实施方案，多少任务量，结果应该达到什么标准，这些问题都是任务下达者和接受者应该明晰的。如果管理者单凭一句“按我的指示去做”，就很可能会影响其结果的质量。那么，管理者也不妨自问，自己对此任务又了解多少，你说清楚了吗？既便是表达准确无误，那么，员工又听明白了吗。在日常工作布署中，如果领导者是带着浓厚的组织阶层关系的沟通，难勉隐含一种强制性，就会让员工产生一种压抑感。需要接收的信息没有收到，应该咨询的也没有提岀来，抱着侥幸的心理勉强接受，不但达不到良好的沟通效果，还会左顾右盼，影响工作能力的发挥，当然就更谈不上办事效率。

5．总结

一个优秀的管理者，应该很清楚：任何事情的行使方案都不止一个，也没有最好的，只是根据客观事实选择合适的而已。所以，在分派任务时，没有和谐的沟通、反馈以及思想上的趋同，就很可能把做正确的事和正确的做事混为一谈。准确地说，正确地做事必须要以做正确的事为前题，如果没有做正确的事，正确地做事就没有意义。

一个有追求，有则任感的员工，其实也在考虑同样的问题，该不该这样去做，怎样才能做得更好，要恪尽职守做好一件事，并不一定和管理者没有意见分歧，而谁的方法会更好一些，就更需要