OA系统分析文档

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1.引言

1.1编写目的

本说明书是为软件设计人员和用户对系统功能需求的描述和定义，将指导OA系统的开人工作。

1.2预期读者

本说明书的预期读者是开发小组成员及各部门经理。

1.3背景

本项目全称：

系统提出者：

系统开发者：

试用单位：

1.4参考资料

OA ：Office Automation 办公自动化

系统层次结构图：

2.个人认为应该有的一些功能

（1）可以在使用OA的电脑上安装一个客户端程序，用来实时的提示用户相关的会议通知、未读邮件等。

（2）便签功能，可以随意的添加和删除。

（3）可以在内部交流中加入一个“OA知道”功能，用以解决一些公司内部的问题

（5）像QQ那样，登录时提示用户上次登录的时间本次登录的时间，IP地址或登录地点；可以防止别人登录他的OA系统进行一些操作！

（4）可以加入天气预报功能

（5）可以查看在线的人数和在线人的姓名

（6）

3.系统功能描述

3.1信息交流平台

3.1.1信息发布

在集团或公司内部建立一个有效的信息发布平台，用于发布新闻、通知、公告等

内容，以方便员工能够及时地了解公司发展动态。

信息类型主要有新闻、通知、公告三种类型。

主要功能：

➢发布信息：新建信息，编辑信息时允许上传附件和编辑图片（编辑图片指可以调控图片在新闻中的布局）。发布信息时需要判断是否需要审核，可以根

据具体的工作流来处理，发布时可以设置用户是该信息是全局的还是局部

的，如果是全局的则全体用户均可以看到该信息，如果是局部的则只有指定

的用户可以看到该信息。

➢管理信息：主要是指对信息进行修改和删除操作。

➢查询信息：根据条件对信息进行查找。

3.1.2电子邮件

实现公司内部和外部邮件收发功能。

主要功能：

➢发送邮件：可以发送内部邮件和外部邮件，提供批量发送功能。

➢收件箱：接受个人邮件，可以进行查看、回复、删除、排序和转发操作，

执行删除操作邮件并没有真正删除，只是把邮件信息从收件箱转移到已删除邮件里。

➢发件箱：记录自己已发邮件，可以进行查看、删除和排序操作。

➢草稿箱：记录已拟稿但并没有发送的邮件信息。可以进行查看、删除和排序操作。

➢已删除：记录从收件箱中通过删除操作的邮件信息，可以进行查看、删除和排序操作，这里执行删除操作邮件会彻底删除。

➢邮件模板：用户可以实际需求制定邮件样式，比如产品报价、技术支持、个性信函贺卡等各种类型的邮件。

3.1.3消息发送

消息发送主要包括内部消息发送和手机消息发送两个部分。内部消息发送主要用于内部员工沟通交流，也用于系统的事务消息发送如工作跟踪督办，主要是系统对用户的一些提示信息。手机短信发送指通过本系统可以将消息发送到目标者的手机上，以方便提高工作效率。

内部消息发送实现主要功能：

➢发送消息：新建消息，支持图片消息，并将消费发送到指定人员，可以批量发送消息。

➢已收消息：记录收到的消息内容，可以进行查看、回复、删除、排序和转发操作。

➢已发消息：记录自己发送的消息内容，可以进行查看、删除和排序操作。

手机短信发送实现主要功能：

➢建立短信发送服务平台：这是向手机发送短信的基础，本系统自建短信发送服务不需要通过第三平台发送。

➢发送短信：新建短信，编辑发送内容，并将短信发送到指定的手机号上。支持短信群发功能。

➢已发信息：记录短信发送信息，可以进行查看、删除和排序操作。

3.1.4网上交流

网上交流主要包括：

➢论坛：员工讨论区域

➢投票：公司针对某一个决定或某一观点可以进行内部员工投票。

➢领导信箱：主要是对内部员工开放的行政信箱，解决员工的疑问，倾听员工建议。任何员工都能向领导信箱发信，并且要由专人负责回复。主要功能是

查看和回复。

➢OA知道：提供公司内部的在线提问在线问答的平台

3.1.5通讯录

用来存放常用联系信息，可以分为公共通讯录和个人通讯录。

主要功能：

➢分组管理：管理员可以根据联系人类型建立分组信息，以存放不同类型的联系人信息。对于已存在的分组信息可以进行修改和删除操作。公共通讯录一

般人只有查看权限，个人通讯录用户拥有所有权限。

➢联系人管理：添加、查看、修改和删除联系人信息。公共通讯录一般人只有查看权限，个人通讯录用户拥有所有权限。

➢查询：根据某些条件查询出对应联系人的信息。

3.2日常办公

3.2.1工作计划

工作计划主要实现企业员工、部门领导在不同阶段制定的工作计划和工作目标，

并提供查询和维护。同时对工作计划的全过程进行有效控制和跟踪，完善工作计

划流程。

主要包括：

➢员工工作计划：员工每周填写工作计划，并上报部门主管。

➢部门工作计划：部门主管每月填写月工作计划，并上报公司领导或计划部门。

➢部门主管：查看、汇总和管理员工工作计划。

➢领导及计划部门：查看、汇总和管理各部门工作计划。

➢查询：公司领导及其员工可以查询上周及上月工作计划。

3.2.2工作任务

工作任务是企业日常工作任务或项目的工作计划任务，系统通过工作任务流程，

实现工作流程自动化。工作任务可设定分类、优先级、重要性、紧急程度等属性，

可按项目、部门、成员等对象进行任务分配。通过工作流程的自动化，实现更好、

更快的进行任务的过程。

主要功能：

➢制定工作任务：由相关人员制定某一工作任务，根据设计需要并将某一工作流程应用的工作任务中。

➢工作任务的计划安排：计划安排实现对日常工作计划的安排、下达、负责人员的指定，同时支持进行计划的再分解操作。实现工作由上到下，由总到分

的统一安排管理（注：该操作是在工作流程中完成的）。

➢工作任务的跟踪检查：系统对已经安排的工作任务自动跟踪检查，对于提交完成的工作申请进行核准，从而实现对于工作任务时间进度、工时进度、任

务进度的多种跟踪检查。

➢工作任务的报告日志：系统提供的报告日志可以使工作任务负责人方便的进行相关报告的提交，为将来的工作考评提供了准确、翔实的数据。