浅谈办公室在企业管理中发挥好三个作用

浅谈办公室在企业管理中发挥好三个作用

作者：张新卓

来源：《管理观察》2011年第02期

摘要：办公室在各级党政机关和企事业单位，历来有着十分重要的地位。它是各级各类部门制定、实施和修正决策的“中枢神经”，是收集、加工、传递与反馈信息的综合网络，是沟通上下、协调四方、保证机关正常运转的重要“枢纽”。办公室的主要任务就是为领导、为基层、和部门服务。围绕这“三个服务”办公室必须发挥好参谋助手、督查督办和综合协调“三个作用”。

关键词：办公室工作企业管理作用

办公室工作的好坏，直接关系到整个机关政策的落实、制度的执行、工作的开展和成效的取得，对于一个党政机关和企事业单位的管理方式和管理效率具有不可估量的决定性作用。

一、发挥参谋助手作用，增强主动性

发挥好办公室的参谋助手作用，是实现决策民主化、科学化的重要环节和前提。主要体现在四个方面：一是为各级部门及时、准确、全面地提供信息；二是围绕企业的中心工作组织调查研究；三是根据领导的意图做好重要文稿的起草工作；四是就重大的处理提出对策性建议。

一是决策建议要想大事、谋全局。办公室要紧紧围绕企业中心工作和领导交办的任务，准确站位，超前思考。要善于从领导的角度和全局的高度去思考、策划和处理问题，努力与企业中心工作合拍共振。既要做到“参之有道”，提出具有较高的政策理论水平的建议，又要做到“谋之有方”，准确把握领导的工作意图，还要做到“言之及时”，增强建言献策的主动性和预见性。在决策参谋过程中，既要“沉得下去”抓具体、抓落实，又要“跳得出来”谋大局、谋宏观，还要在找准上级方针政策与本单位、本部门工作实际的“结合点”上下功夫、做文章。

二是文稿起草要有思想、出精品。文字综合材料是发挥办公室系统参谋助手作用的重要载体，文稿质量是衡量办公室政务服务水平的重要标尺。文稿起草要坚持以领导满意度、基层认同感和工作指导性为原则，正确传达上级指示精神，准确体现领导工作意图，如实反映基层真实情况。在文稿起草中，要多出创新的思想，多谋创新的办法，多提创新的对策，做到用活跃的形式反映真实的情况，用简短的篇幅容纳丰富的内容，用朴实的语言表达深刻的道理。同时，要认真做好机关公文的办理和制发工作，严把政策关、校核关、文字关，做到严谨、规范、快捷。

三是信息服务要重分量、讲质量。信息工作的着力点是让领导掌握真实情况，为决策打基础。要围绕企业中心工作，关注社会热点难点问题，善于在调查研究中挖掘深度信息，在基层工作简报中概括经验信息，在新闻媒体上收集有关信息，从领导关注的问题中筛选建议信息，从基层员工的所想所盼中捕捉献计献策信息，做到更新、更快、更实、更有针对性，努力为领导提供更多有价值、有见地、有份量的决策信息。

四是调查研究要抓重点、见成果。从总体上讲，开展调查研究、服务领导决策，既是当前办公室工作的一个薄弱环节，也是提高参谋服务水平的一个突破口。办公室要大兴调查研究之风，紧紧围绕企业发展大局、领导和员工普遍关注的热点难点问题，深入基层，贴进一线，有针对性地选择一批课题开展调查研究，力争使更多的调研建议转化为公司的决策参考，转化为推动公司发展的实际成果。

二、发挥督促检查作用，注重实效性

督促检查是推动决策落实的重要手段，也是办公室工作的一项重要职能。办公室的督促检查作用，主要体现在协助各级各部门确保企业决策的贯彻执行。主要任务有三项，即围绕企业的重大决策、重要工作部署重点查办；对领导同志批示和交办事项专项查办；抓住社会反映较多和群众反映强烈的问题主动查办。

一是要紧扣中心，突出重点。督查工作的范围很广，大到重量决策，小到领导的具体批示，都可以作为督查工作的内容，任务十分繁重。在这种情况下，办公室如果面面俱到，就不会收到效果。因此督查工作一定要围绕中心工作来开展，把主要力量放在促进重大决策的领导重要批示的贯彻落实上。在实际工作中，只有善于抓住主要矛盾，才能起到“牵一发而动全身”的效果。要把事关改革发展稳定的重大问题和职工群众最关心、最直接、最现实的利益问题作为督查的重点，通过对这些问题的督促检查，突破障碍、消除梗阻，促进问题的及时解决，推动决策的顺利实施。

二是尽职尽责，有查必果。办公室的督查工作是根据组织授权进行的，必须尽职尽责抓落实，做到有查必果，有果必报。办公室要围绕中心和不同时期的重大决策和重要部署，开展督促检查工作，通过阶段性重点工作的落实，保证中心任务的完成，推动全局工作的发展。要充分发挥自身的督查工作职能，建立跟踪督查抓落实的工作机制，把注重实效性作为提高督查工作质量的重点来抓，保证事事有回音，件件有着落，真正做到“议而决，决而行”。

三是要改进方法，注重实效。督查工作是一项落实性工作，是针对工作中存在的政令不畅通、工作不落实提出来的。这一性质决定了督查工作必须十分注重实效，保证质量。办公室要有务实、求实的思想作风和认真、扎实的工作态度，探索行之有效的工作方法。要适应形势的发展，积极探索新形势下做好督查工作的新机制和新方法，把督促检查与调查研究结合起来，把督查的过程作为发现问题、解决问题的过程，作为统一思想、协调矛盾的过程，作为加快实施、促进落实的过程，为推动决策落实发挥更加积极的作用。

三、发挥协调综合作用，把握全局性

协调综合是办公室的一项基本职能，也是保证两级机关工作正常运转的客观要求，是贯穿办公室工作各方面的一项重要任务。办公室处在沟通上下、联系左右的枢纽位置，工作千头万绪，涉及方方面面。搞好协调综合工作，对于办公室职能的有效发挥起着非常重要的作用。

一是要充分发挥枢纽作用。要通过办公室这个运转枢纽，切实做好全局性的协调工作，促使上上下下围绕中心、方方面面形成合力，同向运转，协力推进。要通过办文、办会、办事等日常工作的高效运行，及时向基层和部门传达企业的工作意图，使企业的决策部署得以迅速贯彻落实；要通过加强与基层和部门的联系沟通，不断了解新情况、发现新问题、把握新动向，协助领导深化决策，推动工作。

二是要充分发挥统筹作用。特别是在重大会议、重大活动组织中，要增强主动性、前瞻性，提前介入，做好预案，周密安排，精心组织，明确责任，狠抓落实，保证各项议程和活动顺利进行。同时，办公室要带头讲求效率、注重实效，进一步精简会议，精简文件，精简一般事务性活动，力戒繁文缛节，降低行政成本，提高行政效率，保证领导能够集中精力谋全局、抓大事。

三是要充分发挥牵头作用。办公室发挥牵头作用的一个重要体现，就是既要当好“总调度员”，又要当好“总服务员”。因此，协调工作中必须讲政治、顾大局，对一些急事、难事、琐事，其他部门不便协调的事，要勇于承担责任，既要敢于牵头，当好主角，又要善于协作，当好配角，注意兼顾好方方面面的关系，善于调动各方面的积极性，努力形成共谋事业、同图发展的良好局面。同时，要进一步加强与上级办公室的联系，努力争取业务指导，加强与其他单位办公室的联系，积极促进横向交流。

总之，发挥好“三个作用”是办公室的立身之本，也是一个企业在管理过程中的必不可少的核心机构的基础环节，办公室工作作用发挥的好与坏，直接关系到领导和机关的办公运行，关系到企业决策的部署和落实，要充分认识到办公室工作的重要性和艰巨性，高标准、严要求，提效率，促成效，推动企业管理水平的不断提高。◆

参考文献：

1.《办公室主任全书》人民日报出版社主编：张践刘景山

2.《办公室全书》吉林文史出版社主编：李邦王志勇