office办公软件使用技巧大全

办公软件使用技巧

1.同时保存所有打开的Word文档

有时在同时编辑多个Word文档时，每个文件要逐一保存，既费时又费力，有没有简单的法呢？在按下Shift键的同时，单击“文件”菜单，大家看，已经多出了“同时保存”和“同时关闭”命令，这可就便多了

2.巧妙设置文档保护

在用Word 2000/XP打印一份文件时，忽然头儿有要事吩咐，要暂时离开一下，关闭文件吧，既费事又没必要，但又不想辛辛苦苦写的文件被别人破坏了。怎么办呢？执行“工具”菜单中的“保护文档”命令，在弹出的窗口中选择“保护窗体”，然后设上密码。怎么样，光标跑到了文件头，任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无法编辑了，不错吧。等回来时，执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令，一切又正常了。

3.编辑长文件更轻松

相信大家都有这样的经历：在使用Excel、Word编辑长文档时，有时需要将文章开始的多处容复制到文章末尾。但通过拖动滚动条来回移动非常麻烦，还会出错。其实只要将鼠标移动到滚动条上面的适当位置，发现鼠标指针变成双箭头，此时按住鼠标左键向下拖动，文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到文章开头的容，在下面编辑区找到需要粘贴的位置，这样你就可以复制容了，而不必来回切换。这种法特别适合复制相距很远且处数较多的容。

4.给WPS文档添加水印

先用作图软件(画笔工具等)制作一色彩非常淡的图片(直接将Word的水印效果图“抓”下来也行)，然后打开需要添加水印的WPS文档，执行“格式→页面背景→设置”命令，打开“设置背景”对话框，切换到“图片”标签下，

按“选择图片”按钮，选中刚才制作的图片，并进行适当设置后确定，就可以为文档设置上水印了。

5.在金山文字中快速打开“页面设置”

在用金山文字2002处理文档时，一个最常用的操作就是设置页面。先执行“视图→标尺→水平(垂直)标尺”命令，展开“水平(垂直)标尺”打开，然后用鼠标在水平(垂直)标尺上双击，即可快速打开“页面设置”对话框，对页面进行设置了。

6.在Excel中插入拼音

在我们使用Excel时，常常会遇到十分孤僻的字，但加上拼音注释就能使人看得更明白。具体的法是：选中想要加入拼音注释的表格，打开Excel的菜单栏中的“格式”菜单，选中“拼音信息/设置”项，在弹出的对话框中的“设置”和“字体”选项中，分别选择拼音的对齐式和字体，最后选择“拼音信息”子菜单中的“编缉”，即可以在单元格中输入拼音了。要查看拼音，可通过“拼音信息”子菜单中的“显示和隐藏”项显示注释的拼音。

7.取消“自作聪明”的超级

当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候，Word会自动为我们转换为超级，如果不小心在网址上按一下，就会启动IE进入超级。但如果我们不需要这样的功能，就会觉得有些碍手碍脚了。如取消这种功能呢？在Word中单击“工具→自动更正选项”，单击“键入时自动套用格式”选项，将“Internet 及网络路径替换为超级”项目前的小钩取消。再单击“自动套用格式”选项，将“Internet及网络路径替换为超级”项目前的小钩取消。再单击“确定”。这样，以后再输入网址后，就不会转变为超级了。

8.巧设Word启动后的默认文件夹

Word启动后，默认打开的文件夹总是“我的文档”。通过设置，我们可以自定义Word启动后的默认文件夹，步骤如下：(1)单击“工具”菜单中“选项”命令，程序将会弹出“选项”的对话框；(2)在对话框中，选择“文件位置”标签，同时选择“文档”；(3)单击“更改”按钮，打开“更改位置”对话框，在“查找围”下拉框中，选择你希望设置为默认文件夹的文件夹并单击“确定”按钮；

(4)最后单击“确定”按钮，此后Word的默认文件夹就是用户自己设定的文件夹。

9.在Word中快速输入汉字偏旁部首

作为语文老师，在用Word编制练习时，常常需要输入汉字的偏旁部首。执行“插入→符号”命令，打开“符号”对话框，在“符号”标签下，将字体选定为“标准字体”，“子集”选定为“CJK统一汉字”，你就会发现下面的汉字是按偏旁部首排列的。每一类汉字都是以该类汉字的偏旁部首开始的，选中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首，按“插入”按钮就行了。

10.改变WPS Office 2000启动后的默认纸和字号

1.进入WPS Office 2000，选择“文件→页面设置”，将“纸规格”设置为16开或B5，并根据需要设置好纸边距，回车确定。

2.字体字号可根据自己的写作习惯定义一下，比如“宋体、四号”。

3.选择“文件→存为模板”，在左面模板类型中选择“通用”型，在右面“模板名”中输入模板名称，单击“确定”。然后退出WPS Office。

4.再次进入WPS Office，选择“文件→新建”，单击“通用”模板，单击你刚才输入的模板名称，单击对话框右下角的“设为默认模板”，单击“确定”，大功告成。这样，当你每次进入WPS Office后，纸就变为16开或B5、字体字号也变为你所需要的了。

11.将Word表格巧妙转换为Excel表格

先打开带表格的Word文件，接着选中整个表格，先将光标放在表格的任一单元，在整个表格的左上角会出现一个带框的十字模样的标志。把光标移到上面再单击，整个表格的字会变黑表示全部选中，单击右键，在出现的菜单中选择“复制”；然后打开Excel，再单击右键，在出现的菜单中选择“选择性粘贴”，在出现的对话框中有6项菜单可选，选择“文本”并确定就行了。

12.巧存Word文档中的图片

有时候收到朋友寄来的一篇图文并茂的Word文档，想把文档里的所有图片全部保存到自己的电脑里，可以按照下面的法来做：打开该文档，选择“文件”菜单下的“另存为Web页”，指定一个新的文件名，按下“保存”按钮，你会发现在保存的目录下，多了一个和Web文件名一样的文件夹。打开该文件夹，你会惊喜地发现，Word文档中的所有图片，都在这个目录里保存着。13.在金山表格2002中为数值自动添加单位

在使用金山表格2002时，因工作需要，笔者常常需要在输入的数字(如“2310”等)后面添加单位如“平米”等。其实只要稍加设置一下，就可以让系统自动添加：选中相应的单元格(区域)，打开“单元格格式”对话框，在“格式”标签中，选中“格式类别”下面的“数值扩展”选项，再在下面“格式编码”的框中输入“#"平米"”，先后按“添加”和“确定”按钮退出。以后在上述单元格中输入数字，按下“Enter”键后，即可将数字后面自动加上所设置的单位。

14.P owerPoint的特殊播放模式

在实际使用Powerpoint演示文稿的过程中，往往需要与其他程序窗口的数据配合使用以增强演示效果。而用Powerpoint演示文稿时，一般会处于全屏放映模式，在这种模式下，必须使用Alt+Tab组合键或Alt+Esc键与其他窗