档案目录数据采集标准

南宁市档案目录数据采集标准

1内容与适用范围

1.1本标准包括了档案目录数据库结构、档案目录数据字段著录细则和档案目录数据交换格式。

1.2 本标准适用于本省综合档案馆、档案室建立档案目录数据库，亦可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统的参考。

2引用标准及规范性文件

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准的最新版本的可能性。

GB/T 1988-1989 信息处理信息交换用7位编码字符集

GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集

GB/T 7408-1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法

DAT1-1992 档案工作基本术语

TA/T22-2000 归档文件整理规则

GB2808-81 全数字式日期表示法

GB3469-83 文献类型与文献载体代码

GB7156-87 文献保密等级代码

GB/T15418-94 档案分类标引规则

DA/T18-1999 档案著录规则

DA/T19-1999 档案主题标引规则

DA/T13-94 档号编制规则

档案出版社中国档案分类法（第二版）

档案出版社中国档案主题词表

国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则

3 定义

本标准采用下列定义。

3.1档案目录数据库

将描述档案內容和形式特征的数据按一定格式存入计算机存储器所形成的数据集合。具有数据的检索、存取、修改、增删和整理等功能。

3.2数据记录

描述某一案卷或文件所有特征的数据集合。每条数据纪录由若干数据字段组成。

3.3数据字段

描述案卷或文件的某一方面特征的数据。

3.4字段类型

字段类型规定数据字段的基本属性。本标准涉及两种字段类型：字符型和数字型。

3.5字段长度

字段长度规定字段所包容字符的最大个数。

3.6代码

一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。

3.7档案著录

对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

3.7.1文件级著录

以单份文件或多份内容密切相关的文件组合为著录对象的档案著录。

3.7.2案卷级著录

以一个案卷或多个内容密切相关的案卷组合为著录对象的档案著录。

3.8目录数据交换

指在网络上传输或以磁性介质、光盘等为载体，通过计算机进行的档案目录数据交换。

4 档案目录数据库结构

4.1文件级.DBF目录数据库结构

文件级目录数据库中的数据记录由21个数据字段组成。字段名称、字段名、字段类型及字段长度见表1。

表1 文件级.DBF目录数据库结构

4. 2案卷级.DBF目录数据库结构

案卷级目录数据库中的数据记录由16个数据字段组成。字段名称、字段名、字段类型及字段长度见表2。

表2 案卷级.DBF目录数据库结构

5档案目录数据字段的著录

5.1数据字段的选择

数据字段分为必要字段和选择字段。

5.1.1必要字段

必须著录的字段。当前尚未产生的必要字段，如主题词、分类号等，待标引后予以补充。

5.1.2选择字段

根据实际情况可取舍的字段。见4.1节、4.2节所列字段带“*”者。

5.2 目录数据字段的著录要求

5.2.1档案馆代码

根据《全国档案馆名称代码》（中国档案出版社出版）赋予的档案馆代码著录（档案室

此项不著）。

5.2.2档号

依据DA/T13-94《档号编制规则》编制的档号结构为：

全宗号-案卷目录号-案卷号-件号、页（张）号

文书立卷改革后，按照DA/T2000《归档文件整理规则》整理的档案目录，档号结构为：

全宗号-年度-件号

或

全宗号-年度-保管期限-类别-件号

5.2.2.1全宗号

全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿位伯数字标识某一属类全宗的顺序号。一个档案馆（室）内全宗号不得重复。全宗号的格式是：

××××

全宗顺序号

全宗属性代码

5.2.2.2案卷目录号

案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置。一个全宗内不应有重复的案卷目录号。案卷目录号以二位阿拉伯数字标识。案卷目录号的格式是：

5.2.2.3案卷号

一个案卷目录内的案卷号按排列次序流水编号，不得重号。案卷号用四位阿拉伯数字标识。案卷号的格式是：

5.2.2.4分卷号

选择字段。归档插卷造成案卷号重号时，赋予重号部分案卷的排列顺序号。同一案卷号下各卷依次序流水编分卷号，同一卷号下的分卷号不得重复。分卷号用两位阿拉伯数字标

识，分卷号与案卷号间用小数点“.”分隔。分卷号的格式是：

5.2.2.5 年度

按照DA/2002《归档文件整理规则》整理的档案，年度指文件形成年度，是一种分类方法。年度以四位阿拉伯数字标识公元纪年。如：“2003”。

5.2.2.6件号、页（张）号

根据馆（室）藏档案情况和档号编制习惯选择著录件号或页（张）号。

5.2.2.

6.1 件号

件号用三位阿拉伯数字标识。案卷内文件按排列次序流水编号，同一案卷号下件号不能重复，也不应有空号。件号的格式是：

5.2.2.

6.2页（张）号

页（张）号用三位阿拉伯数字标识。案卷内每页（张）按排列次序流水编号，同一案卷同内页号不能重复。页（张）号的格式是：

5.2.3缩微号

档案缩微制品的编号。

5.2.3.1案卷缩微号

a.用缩微胶卷拍摄的案卷，其缩微号推荐格式由全宗号、盘号、案卷地址号组成：