档案电子化建设的调研报告

档案电子化建设的调研报告档案电子化建设的调研报告

一、调研背景

随着信息化、数字化、网络化的不断发展，档案电子化建设已成为国家各级档案单位以及各行业企事业单位建设档案资料的有力手段，档案电子化建设可以提高档案管理效率，为数字化时代的档案管理提供了重要保障。本文通过对某地区地方档案馆及企业档案电子化建设的调研，分析发现电子化建设在提高档案管理效率、方便档案查阅与共享、节约档案收纳空间、彻底解决档案保存难题等方面具有独特优势，同时也存在着技术更新较快、保密安全等问题，需要各相关单位进一步探索。

二、调研对象及方法

本次调研的对象为某地区地方档案馆及企业档案，调研采用问卷调查和实地访谈相结合的方式进行。问卷调查主要围绕档案电子化建设的需求、开展情况、技术应用、存在问题等方面进行，总共发放问卷有100份，最终回收有效问卷98份。

实地访谈主要针对电子化建设经验、问题和未来发展方向等方面进行，总共访谈了7家相关企业和地方档案馆。

三、调研结果

（一）需求背景

对于档案电子化建设的需求，98%的受访单位表示有建设需要。调研发现，企业在保管档案过程中遇到档案管理效率低下、档案查阅困难、传统保管空间占用高等困难，而地方档案馆则面临着档案资料保管及传承难问题等。

（二）电子化开展情况

随着技术的进步，各个单位对于档案数字化建设的重要性已越来越强烈，调研发现有50%以上的受访单位已经开始进行电子化建设。其中，企业档案中的合同、合作协议等文书占比较多。地方档案馆中的电子化建设主要是对各个时期重要档案照片的数字化。

（三）技术应用

在数字化档案建设中，调研显示，受访对象普遍采用了扫描仪、电子档案管理系统等先进技术手段。扫描件拍摄后，根据档案类型加以分类存储，使用电子档案管理系统实现数字化搜索、查询和浏览，以及档案保管和追溯体系。有部分企业和档案馆也采用OCR光学字符识别技术，进一步提高档案检索的准确率和速度。此外，还有部分单位利用大数据等技术开展对档案管理和应用的深度挖掘，加强对档案价值的挖掘，进一步优化了档案管理。

（四）存在问题

在数字化档案建设过程中，调研也显示出了一些问题。首先，技术更新较快，维护成本相对较大。其次，在档案电子化过程中，重要档案资料保密性问题似乎没有得到足够的关注。此外，数字化档案需要安全的电子存储设备及档案存储及防护

要求较高。最后就是，数字化系统管理水平和人员素质问题也需要得到重视。

四、建议

针对调研中发现的问题，建议如下：

（一）加强对数字化档案保密性问题的重视。在数字化档案过程中对重要的档案资料的保管工作要特别注意，加强数字化档案保密工作。

（二）加强数字化档案管理人员的专业能力培养。加强对数字化档案管理人员的培训，提升数字化档案整理和管理专业能力多措并举。

（三）加大对数字化档案技术开发和研发的投入。加强与行业主管部门和高校科研机构的合作推进电子档案技术的质量和水平的持续提升。

（四）加强对电子档案管理、存储和防护工作的规范化建设。为了规范数字化档案管理，建议加强数字化档案的管理体系制度的建设和完善，实现数字化档案的有效保管、管理与使用。

五、结论

本调研表明，在信息化、数字化、网络化时代，档案电子化建设正逐渐得到更加广泛的认可和推广。数字化档案建设具有方便管理、方便查阅、节约空间等一系列优点，在方面企业、政府、社会、群众等方面有重要作用。本调研还发现数字化档案建设面临着技术更新快和保密、安全等问题，需要依靠科技、

管理等多方面的努力，解决档案数字化建设的问题，同时也需要加强人才队伍的培养和引进，特别是加大对人才的重点培养。