电子化对档案管理工作的影响

电子化对档案管理工作的影响

摘要:现代科学技术高速发展，推动全球电子化的进程，电子化对社会生活的影响是方方面面，对档案管理工作也产生了巨大的影响。本文探讨了如何在档案管理工作中引入电子化，以及电子化对档案管理工作产生的巨大影响。

关键词：电子化档案管理信息共享

1 电子化在社会生活中表现

1.1 建立信息市场

在当前电子化迅猛发展的背景下，为了顺应人们对电子信息的需求，我国建立了信息市场，这是一种动态、开放的信息模式。在信息市场的规则里面，各个行业的决策制定必须要适应市场经济的特点，才能在信息市场赢得胜利。

1.2 影响人们的信息意识

电子市场的建立，使得人们在这个市场机制之下生存发展，具体表现为一旦丧失对信息的把握，也就失去了机遇。正是在这种背景下，加强了人们的信息意识。

2对档案电子化的研究规划与收集管理

2.1 对档案管理电子化的研究规划

在当前全球电子化的大背景下，我国也开始对档案管理的全新规划。2000年，国家档案局制定《全国档案信息化建设实施纲要》，里面提到要对档案资料加快电子化建设，使其为改革开放和现代化建设服务，至此加快了我国档案电子化的建设步伐，使档案电子化成为全国档案系统的共识，并且对档案电子化工作投入了大量的热情。

2.2 对电子化档案的收集管理

电子化档案的管理工作主要是运用现代计算机和网络技术来对档案资源的收集、整理、开发、利用，将以前传统的纸质档案向现代化的数字信息档案过渡，极大地拓宽了档案资源，也丰富了档案管理方式。

首先需要建立档案的数字库，这是电子档案的核心。其中较大的难度是将纸质档案进行数字化管理。从当前档案电子化的要求看来，档案全电子化是今后的必然趋势，就需要在档案数字库里面建立计算机目录检索，对纸质档案通过如手工输入、图像扫描、OCR识别等方式变为电子化档案资源。然后要对电子档案的原始记录进行保管，由于档案电子化，在计算机上对档案进行修改、复制、删除等操作，最初的原始记录的内容和形式很难存在，那么就要考虑电子化档案能否作为正式档案，并且具有法律凭证作用，这是摆在当前档案管理工作上的一个新问题。对建立的数字化档案，必须保证其的真实可靠性，并且对其进行安全保管，如有保密需要的要做好保密管理工作，进行加密、权限控制、防读写等技术处理，确保电子化档案管理工作的顺

利进行。

3 电子化对档案工作的影响

与传统的纸质档案相比，电子档案具有纸质档案不具备的优点，比如能够通过计算机等现代技术直接传输，大大加快了传输速度；并且资源的共享程度更高，不再受纸质档案的时间、地点的限制；查阅更加方便，大大节约时间等等。但是这些背后，也对现代电子化下的档案管理工作产生了新的影响，比如档案保存媒介的区别、档案利用方式的区别等等。

3.1 档案资源与传统纸质档案区别巨大

电子化对档案管理工作的第一改变就是资料的数量增加。随着社会的进步，社会信息化进程更加深化，每天产生的信息也越来越多，直接增加了档案资源的数量。其次，随着科学技术进步、计算机开发利用、办公自动化的发展，存储档案资料的载体也日益丰富，人们不再是单一的以文字形式来记载人类活动，而是让档案资源形式更加丰富，比如移动硬盘、SD卡、光盘、磁带、录音、摄像等等。

3.2 对档案管理工作的影响

电子化的进行，改变了档案资源的形式，也必然带来档案管理工作方式的变化。从管理方式上说，传统的管理纸质档案的方式就不再适用于当前电子化档案管理的需要，就需要开发新的管理方式来适应

这种变化。

其次引起档案管理体制的变化。随着社会信息化的加速，人们对信息的要求也在增加，需要更加快捷、全面、准确的信息，这就加强了档案管理部门之间的横向联系，现在需要档案管理部门之间实现资源网络化管理，最终形成一个快捷高速高效的信息系统。

3.3 需要提高档案管理人员专业性

电子化对档案管理工作的另一个重要推动就是，要求档案管理人员需要具备更高的计算机机能和更好相关专业机能。档案管理人员的素质和业务水平直接影响到现代档案管理工作的质量，需要档案管理工作人员需要在政治、业务、外语、计算机电子技术等方面的能力有综合提高。

3.4 改变了档案的利用方式

传统的纸质档案的利用方式主要是通过阅读或者复印。而现在电子化的档案，其利用方式也在发生部分变化，需要信息更加具有时效性，能够及时通过现在科学技术硬件及时取得利用，人们借阅档案的手段更加多样化。

4 电子化进行下如何做好档案管理工作

4.1 提高工作人员素质

作为档案管理服务的终端，档案管理工作人员的专业水平直接影响到档案管理的优劣。当前电子计算机、缩微复制设备、光盘存储技术等都在发生深刻的变化，对读者的服务方式也开始向网络化放心发展，就需要档案管理工作人员加强自己专业技能提高和素质提高，能够熟知各种计算机应用软件，有足够的信息技术知识，完善自己的知识结构，不断学习掌握电子化的新知识、新理论、新技术，才能够从根本上保证档案管理工作质量。

4.2 加强资源共享

现代全球电子化进程加快，人们对信息的需求量也在与日俱增，档案信息资源日益增加，任何一个档案馆都不可能对所有档案信息进行完整的整理、保存、利用。这就需要改变以往档案管理部门各自为政的局面，加强档案管理部门之间的横向联系，实现档案信息资源的共享，便于读者能够方便的获得需要的信息，满足社会的多层次需要。

4.3 加强开发档案信息层次

档案管理部门在通过计算机、扫描系统、光盘硬盘存储等先进技术对电子化档案进行收集、整理、保存之后，还需要注重防止电子档案遭到病毒的破坏和流失，并且要注重提高档案信息的科学性、合理性、系统性，即对档案信息进行深层次的开发。在实际工作中，及时、准确地收集人们的反馈信息和利用结果，了解信息变动情况，一方面便于档案管理部门作出正确决策，一方面方便更好为人民服务。

5 总结

本文浅要分析了电子化进程对档案管理工作的影响，并且提出在当前全球电子化背景下，如何更好做好档案管理工作。可以说，电子化对我国的档案管理具有重要的现实意义，档案管理部门要积极做好文件档案电子化工作，同时还要注重加强与技术部门、法律部门之间的密切联系，强化档案管理的技术意识、法律意识，推进我国档案管理电子化的标准化、法律化、自动化、网络化管理，为我国的档案电子化管理作出应有的贡献。

参考文献

[1] 周晓英.档案信息论［M］.中国人民大学出版社.2000(4)

[2] 张和平.档案电子化管理工作中的主要问题.档案管理.2002(5)