企业档案管理创新的思路

企业档案管理创新的思路

作者：王玫

来源：《卷宗》2018年第22期

摘要：任何企业的经营发展都离不开档案管理工作，而随着信息化时代的到来，传统的档案管理模式已经无法满足企业发展的需求，因此企业档案管理创新工作成为了企业的重要工作之一，本文从目前企业档案管理存在的问题出发，提出了当前企业档案管理创新的思路，进而促进我国企业的健康快速发展。

关键词：企业；档案管理；思路

企业档案管理工作对于促进企业发展具有重要的作用，因此开展档案管理工作已经成为企业的一项基本工作，然而当前的档案管理模式已经无法满足企业发展的需求，因此，开展企业档案管理创新工作已经成为必然。

1 企业档案管理现状及存在问题

1.1 企业档案管理模式滞后，相关制度不健全

当前档案管理模式不能满足企业发展的需求，传统的档案管理主要是靠档案工作人员的记录，而目前随着信息化技术的发展，档案管理信息化已经成为了时代发展的趋势，然而很多企业档案管理仍然沿用过去的模式，还未引入网络化管理模式，相关的档案管理制度还不健全，这些都非常容易造成企业档案信息的丢失。如果企业没有严格的档案管理制度，档案资料的存放和使用都无章法，很容易造成档案的丢失，严重影响了企业档案的安全、完整和有效利用。

1.2 企业档案管理存在观念落后，管理手段陈旧的现状

很多企业对于档案管理的认识还停留在过去，认为档案管理不过就是简单的文件收集和整理工作，对于企业的发展作用不大，这种陈旧的观念直接影响档案管理工作的创新和发展，造成了企业档案利用率低的现状，不利于企业的可持续性发展。

1.3 档案工作人员的服务意识差，工作效率低

一些企业的档案管理人员服务意识差，工作效率低，这主要表现在以下几个方面：一是不热爱自己的工作，把工作当成例行公事，只是简单的按时上下班，没有花更多的时间去了解企业的档案资料，在工作时做不到得心应手；二是在遇到工作人员查阅资料时，缺乏积极性和主动性，做不到主动询问和帮助；三是在工作中缺乏危机意识，不注重自身业务能力的提高，服务质量差。

1.4 档案管理人员素质较低，无法达到工作要求

一是很多企业都没有专职的档案管理人员，一般都是兼职，一般情况下只能做到简单的收纳盒存档，对于复杂的工作则较为困难；二是忽视了档案的作用，很多档案管理人员在工作时轻利用重保存，从而出现了认为档案就是保存起来没有什么作用的认识，不利于促进档案管理工作的正常开展；三是忽视日常的档案管理工作，从而在查找起来比较困难，不能满足日常工作要求。

1.5 档案设施建设滞后，不注重档案管理的科学规范

目前很多企业档案管理设施还比较简陋，只有基本的文件存放柜，这远远无法满足当前信息化时代的档案管理工作，当前的档案管理需要配备电脑、扫描仪等信息化处理设备，这样就能有条件开展档案管理的信息化工作，才能满足企业发展的需求。

2 企业档案管理创新思路

2.1 档案管理体制要创新

随着信息化时代的到来，电子文件越来越多，因此我们需要创新档案管理模式，积极开展数字化档案管理，从思想上认识到档案管理信息化的重要性。档案管理的体制需要创新，不能再继续沿用传统的管理机制，要根据当前企业的发展实际来制定符合要求的工作机制，使档案管理工作可以有据可循，有章可循，促进企业档案管理工作向制度化、程序化发展，真正形成程序规范、运转灵活的工作机制。不断创新档案管理制度，使企业的档案管理符合现代企业的要求，推进档案管理体系和管理制度的完善和创新，使后期的档案管理更加科学化、制度化、规范化。

2.2 档案管理模式要创新

管理模式创新就是要改变传统纸质档案管理方式，将档案管理成为信息化的管理，使企业的管理更加系统和信息化。此外，要不断推进档案管理创新工作，及时建立适合企业实际的档案管理模式，为档案管理信息化奠定良好基础，从而确保企业档案资源的整体性和科学性，促进企业提高档案资料的综合利用效率。

2.3 加大档案管理工作的投入力度

企业要进一步重视档案管理工作，加大档案管理工作的资金投入力度，有了足够的资金作保障，才能更好地开展档案管理工作。一是可以购买先进的档案管理设备，引进先进的设备如电脑、扫描仪、打印机等，为企业的档案管理工作提供良好的条件，从而有效提高档案管理的工作效率和工作质量；二是可以将资金用于提高档案管理人员的业务素质，如可以组织员工培

训、组织知识竞赛等，这样不仅能有效提高员工素质，还可以为档案管理工作奠定良好的人力基础；三是不仅有利于企业档案管理技术的提高，还有利于档案管理工作信息的整合，在一定程度上促进企业的快速健康发展。

2.4 提高企业档案管理的信息化水平

信息化时代的来临对各行各业都有着非常重大的影响，而企业的档案管理工作也要紧跟时代的脚步，提高信息化管理水平。档案管理的信息化是指在档案管理工作中运用现代的信息化技术来开展档案管理工作，不仅有利于提高档案工作效率，也有利于提高档案的保管质量，因此企业必须对档案管理工作实行科学管理，对当前企业档案管理工作进行不断的创新，从而实现企业档案管理的科学化。具体工作措施如下：一是改变企业档案管理工作人员的思想认识，使其真正接收新的技术和知识，了解到信息化管理的先进性、科学性和高效性，从而在工作中主动运用信息化技术；二是引入先进的信息化设备，提高员工的信息化技术水平，从而更好地开展档案信息化管理工作。

2.5 提高档案管理工作人员的业务素质

提高档案管理工作人员的业务素质，有利于提高企业档案管理工作水平，进一步促进企业的良好发展。一是提高工作人员的业务素质，只有具备较强的业务素质，才能保证工作人员在工作中做到“胸有成竹”，从而在一定程度上提高工作质量和效率；二是提高工作人员的服务意识，只有提高服务质量，才能真正发挥档案工作的作用，才能促进企业的健康有序发展；三是提高档案管理人员的职业素养，作为档案管理工作人员必须做好档案的保密工作，要建立严格的保密制度，保证资料不外传，要做好档案的安全保管工作，确保档案资料的完整。档案管理工作人员是企业档案管理的主要角色，只有其具备良好的业务能力、认真负责的态度、较强的责任心，才能保证档案管理工作的顺利开展，才能满足企业档案管理工作的需要。

3 结束语

综上所述，我们知道创新企业档案管理工作对于企业的健康有序发展具有极大的促进作用，但是目前我国的档案管理创新工作仍然存在着较大问题，具体问题如下：企业档案管理模式滞后，相关制度不健全；二是企业档案管理存在观念落后，管理手段陈旧的现状；三是档案工作人员的服务意识差，工作效率低；四是档案管理人员素质较低，无法达到工作要求；五是档案设施建设滞后，不注重档案管理的科学规范。针对这些问题，我提出了一系列创新档案管理工作的新思路，一是档案管理体制要创新；二是档案管理模式要创新；三是加大档案管理工作的投入力度；四是提高企业档案管理的信息化水平；五是提高档案管理工作人员的业务素质等等。相信通过以上措施的实施，企业的档案管理工作水平能有所提高，从而更好地促进企业的持续健康发展。

参考文献