财务报销制度及报销流程

上海欣华玻璃幕墙装饰工程有限公司

财务报销制度及报销流程

第一部分总则

第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

第三条每周四为财务部报销付款日，报销人（除项目经理）可将经总经理审核的单据到财务部报销，单据审核和借款无时间限制。

第三条本制度适用公司全体员工。

第二部分借支管理规定及借支流程

第一条借款管理规定

(一) 借款包括业务费、备用金、差旅费等，借款人员应及时报帐，备用金最长借款期为三个月，其它借款原则上不允许跨月借支。

(二) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还转为个人借款从工资中扣回。

(三)项目经理如需借支而本人又无法亲自办理的，可发申请电邮给工程部负责人和总经理，写明借款理由的金额，待工程部负责人和总经理批准后，转发给财务部备案。具体手续可由工程部人员代为办理。

第二条借款流程

(一) 借款人按规定填写《暂借单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。

(二) 审批流程：1000元人民币以上，主管部门经理审核签字→财务复核→总经理审批。

1000元人民币以下，主管部门经理审批签字→财务复核

(三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。

第三部分日常费用报销制度

第一条日常费用主要包括差旅费、车辆使用费（油费、过路费）、办公费、业务招待费等。

第二条费用报销的一般规定

（一）各种开支必须符合国家财税法规，报销人必须取得相应的合法票据。报销时经办人员应注明用途，凡报销涉及到车辆使用费及招待费的报销凭证须附上《自备私车员工车辆使用明细表》、《招待费用明细表》（见附件1、2）。

（二）对各种报销单据，财务部必须进行审核，对不符合报销规定的单据，财务应要求更换。无法更换的，财务拒绝报销。

（三）填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。

报销单据一般不得涂改，如有改动，外来发票应由对方单位加盖公章，自制凭证应由经手人签章，否则不得报销。

（四）当月发生费用必须在本月会计结算周期内报销。

（五）外出公干人员，借取备用金或现金支票的，须经得总经理批准方可借用；并要求有关人员在公干回来后5天内进行报账核销，多除少补，不得私自占用公司资金。

（六）对外签订的各种合同、协议及内部员工与公司签订的各种协议，原件须送财务部一份，由财务部备案。

第三条差旅费报销制度及报销流程。

（一）费用标准:

1、短途自驾车出差的，必要的过路费实报实销，油费根据实际公里数按每公理0.8元补助。住宿及伙食标准参照长途出差费用。

2、长途出差费用按如下不同标准执行：

职务交通工具住宿标准伙食标准外埠市内交通费用

一般员工火车硬卧或长途车 100元/天 30元/天 30元/天

部门负责人火车硬卧或长途车 150元/天 40元/天40元/天

副总经理飞机 200元/天50元/天50元/天

（二）费用标准的补充说明：

1. 住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。

2. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。

3. 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。

4. 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费。

5. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

（三）报销流程

1. 出差申请：拟出差人员首先填写电子档《出差申报表》（详见附件3），详细注明出差人员、出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，发电邮由总经理批准，转发至财务部备案。

2. 借支差旅费：财务部根据上述备案,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

3. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批。

第四部份项目经理报销制度及报销流程

第一条报销项目

（一）房屋租赁费用

1、项目经理在工程所在地附近租房，若房租在1000元/月的，报工程部、财务部审批；若超过上述标准的，报总经理审批。签定房屋租赁合同后，把合同原件报财务部备案。房屋租赁费用的支付按项目经理借支管理规定执行，房租收款凭证应于当月一并报销。

(二) 办公费用

1、项目部办公用品及耗材原则上在公司领取，特殊情况电邮报工程部经理批准，转财务部备案后再自行采购。

(三)车辆使用费及交通费

1、公司因工程所需配车的或私车公用的项目经理每月用车费用标准为1200元（包括油费、过路费、停车费），原则上采用额度内实报实销。

2、项目经理应驻守工地，原则上，近距离的每月二次回公司汇报，远距离的每月一次回公司汇报工作。若工作需要回公司的，应电邮报工程部经理批准或工程部发电邮通知项目经理，并把电邮转发给财务部备案。报销时财务部根据相关记录及长途出差费用中的交通费标准给予报销。

3、没车的项目经理每月补助市内交通费100元，采用额度内实报实销。

（四）通讯费的报销

1、公司补助每位项目经理每季度上网费200元，凭票报销。

2、公司补助驻市外工程的项目经理每月200元通讯费，补助驻市内工程的项目经理每月100元通讯费，采用额度内实报实销。

（五）伙食补助费

1、公司补助每位项目经理每天伙食补助费30元，按每月底工程部提供的驻工地的考勤天数计算，财务部核算后与工资一并支付。

(六) 招待费的报销