企业档案归档范围和保管期限培训

需要注意的问题：



1、在确定归档范围时，对容易忽视或不易收 全的文件材料应予以特别注意。 2、企业应根据新变化的需求对文件材料归档 的范围进行调整和完善。 3、在确定科技档案的归档范围时，也应注意 体现“以人为本”的原则。
关于附录A的说明： 1、附录A给出的是资料性附录。 2、附录A不作为企业档案的分类标准。 3、附录A增强了可操作性。 4、附录A首次给出了企业档案保管期限的建议。
档案业务工作

企业档案业务工作包括文件的收集、整 理、归档、保管、鉴定、统计、利用等 各业务环节。
档案业务工作

一、 收集工作 收集工作就是按照企业管理的有关规定，依 据企业档案归档范围，通过一定的方法将企业 各部门和个人手中有保存价值的档案(包括文 字、图表、录音、录像、磁盘等)集中到企业 档案管理机构(档案馆、室)的过程。企业档案 的收集是实现企业档案集中管理的重要内容和 基本措施。

在企业档案管理中需要明确的概念： 1）企业文件形成及管理是企业科技和生产等 管理部门本职工作的组成部分。 2）做好文件形成及其管理是企业科技和生产 及其管理人员的职责。 3）检查、指导文件的形成及管理是档案部门 和档案人员的职责。

企业各层级对档案工作的责任： 在企业的领导层： 将档案工作纳入企业领导的议事日程;


对企业档案工作的发展做出整体规划;
对企业档案管理制度的建立、完善和嵌入企业 各有关制度进行整体协调; 将文件管理纳入有关人员乃至全体员工岗位责 任制进行考核和奖惩，确保档案管理有关制度

在企业各层级、各岗位得到贯彻落实 。

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在企业管理的中层：

将文件管理工作纳入分管领导和各业务部门负 责人的工作计划中，以保证在安排和下达科技、 生产计划及项目计划的同时，将文件管理工作 同时安排和下达；

文件归档范围

归档范围要包括从企业筹建、运营生产、产权 发生变动、直至注销，各个阶段的文件（包括 各种载体形式）都应在档案中有所记录和保存， 要能够真实记录和准确反映企业的发展历程；
归档文件的主要来源；


归档范围要突出反映企业的特点和主要活动。

《企业档案工作规范》7.3.2.1中明确规 定:企业在筹备、建设、生产、经营、管理 等活动及产权变动过程中形成的具有保存 价值的各种载体形式的文件都应纳入归档 范围。国有企业文件归档范围应符合档发 〔2004〕4号文件要求（《国有企业文件 材料归档办法》）。
各类企业应该在制订归档范围时，重点列出能够反映本
企业特点的文件材料：

1、制造业企业。各类科技文件特别是产品档案的数 量占有相当大的比例。
2、交通运输企业。基建和设备文件材料对于正常运 营和安全生产具有重要的保障作用。 3、建筑安装企业。以工程项目为单位的成套性特点 较为突出；由于建筑物、构筑物等主要产品的使用时 间较长，合同类文件材料一般都需要较长的保存期限。
将档案管理的具体要求落实到企业各项业务和 活动的规章制度及工作流程中； 督促员工做好文件工作。



在企业的基层： 将文件管理落实企业各部门和有关人员乃至所 有人员的岗位或经济责任制，明确各有关人员 及全体人员在文件档案化管理中的职责任务；


做好文件管理的具体工作；
把完成职责任务的情况作为考核和奖励的指标 和条件。



4、金融企业。内容相对专一；作用具有多功能性； 数量增长速度快，会计和信贷文件量大。 5、流通企业。经营管理性文件材料是主体，拥有一 定规模的基建和设备文件材料，文件材料呈现出较强 的时间性和项目性等特征。 6、邮电通讯企业。业务文件材料的日生产量较大， 设备文件材料内容复杂而且存址分散；相当一部分文 件材料是由多个企业共同形成。 7、农业企业。经营性文件材料为主，具有综合性、 情报性特点。
档案业务工作

一、收集工作 1、对企业文件收集积累过程的控制
（1）以企业各项工作程序和有关规章、制度为依据，监督、 指导企业文件的收集积累工作 （2）实行“三纳入”，将企业文件的形成和积累纳入企业管 理制度 （3）抓住薄弱环节和容易造成文件散失的环节，协助做好企 业文件收集积累工作 （4）根据企业不同种类文件的形成特点，监督、指导企业文 件的收集积累工作 （5）运用经济手段，加强对企业文件收集积累的监督和指导
二、归档工作 企业文件材料的归档，是指企业内部职 能部门，把在其职能范围活动中形成的、 已办理完毕或项目告一段落，经鉴定具有 保存价值的文件材料，按照归档制度的要 求，收集齐全、系统整理、移交给本单位 档案部门的工作。

二、归档工作
三个方面的要求： 文件的归档范围、 文件的归档时间、 文件的归档要求。
各类企业在制订归档范围时注意把握的几点



一是“以我为主，为我所需” 二是“与时俱进，具有时代特色” 三是“内容、形式全覆盖”
制订归档范围的基本方法：

——掌握依据，调查研究 ——拟定初稿 ——广泛征求意见 ——各立档部门负责人审核 ——修改完善后报批 ——主管部门审批，发布执行 ——纳入相关制度
档案业务工作
一、收集工作 2、企业管理文件材料在收集积累时应注意的事项 （1）文件材料的收集积累范围要符合企业档案的归 档范围。 （2）在收集积累过程中，尽可能保留文件正文和原 件。 （3） 收集积累的文件一定要进行登记。

“文件的档案化管理”
一、收集工作 3、做好档案收集工作要做到 ： 扩大档案收集对象 扩大档案收集范围 扩大档案收集渠道 有针对性地指导 档案服务要到位
文件归档时间 文件材料的归档时间主要有两种： 定期归档 随时归档




（1）经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、 党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一 季度归档。 （2）科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验 收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及 服务业务应定期或按阶段归档。 （3） 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知 识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的 文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。 （4） 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部 门整理归档，保管一年后向档案部门移交。