成功的阶梯——有效个人管理的七个台阶

49
山姆史米勒的名言
种下一种思想，收获一种行动 种下一种行动，收获一种习惯 种下一种习惯，收获一种品格 种下一种品格，收获一种命运
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第四章
知人知心的沟通术
51
管理的定义
计划、组 织、领导 与监控机 构内的人 员，以及 运用现有 的资源， 去达到指 定的机构 目标。
计 划
监控
资源、 人、￥、物 时间
8
基本改变模式
观
得
为
9
思维转变
思维：是个人认知、了解及诠译世界的方式。 这个世界没有哪两个人具有相同的思维。
如果我们想要有重大的改变，首先我们必须先转变我们的思维， 几乎所有科技突破都是来自于打破传统，旧的思考方式或旧思维。
假如你想要些微的改变由改变行为出发；如果你想有 突破性的改变，要由你的思维开始。------柯维
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沟通模型
反馈 意念/信息 反应/理解
传讯者
传递方式
收讯者
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沟通的目的
• 通知（INFORM）
• 说服（PERSUADE）
• 鼓励（ENCOURAGE）
• 警告（WARN）
• 娱乐（ENTERTAIN）
• 教导（TEACH）
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沟通的层次
• 打招呼 • 事实 • 观点 • 感觉 • 透明
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把每天要做的事
情列一份清单 确定优先次序， 从最重要的事情 开始做起 每天都这么做
40
活动的重要性和紧急性分析

重要性
» A 非常重要；必须做 » B 重要；应当做 » C 不太重要；可能有用，但不是非做不可 » D 不重要；没有任何效果

紧急性
» A 非常紧急；必须马上做 » B 紧急；应当赶紧做 » C 不太紧急；推迟一段时间再做也行 » D 时间不作为考虑的因素
目标
负责人 费用
SMART
姓名 准确金额
其他资源 （设备、时间等） 备注
详细描述
注意事项
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制订计划的参照表格
活动 A01 A02 B01 B02 C01 C02
23
资源天数 第一周 第二周 第三周 第四周 第五周 第六周 第七周
制订计划的参照表格
活动 A01 A02 B01 B02 C01 C02 5 5 赵 5 资源天数 钱 孙 5 5 5 10 10 5 5 5 10 李 总时长 期限 备注 人工日 (周 10 2 10 10 20 20 5 2 2 2 2 1
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沟通的技巧
• 保持眼神接触 • 面部表情 • 点头 • 姿势 • 手势 • 仪容
第一象限的事情应该首先做
应该把工作的大多数时间放在第二
象限的事情上，这样就可以从容地 处理各种问题了
第三象限的事尽量少做 第四象限的事最好别做
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影响成效的因素
1.优先顺序不明确 2.电话打扰 3.缺乏目标 4.贪求过多 5.不速之客 6.无效授权 7.桌面杂乱无章/找不到东西 8.缺乏自律 9.不会说“不” 10.会议
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习惯三：掌握重点
重要
第一象限
紧 急 第三象限
第二象限
不 紧 急
第四象限
不重要
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习惯三：掌握重点
生活在第二象限生命中：
重要： 你个人觉得它是有价值的事，是重要的活动—— 它对你的使命、价值观及优先目标是有贡献的。
紧急： 是你或别人感觉它是需要立即注意的事，就是紧 急的活动。
43
时间管理的策略
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您的一天是怎么渡过的
要评价您一天是怎么渡过的光凭记忆是不 行的：您会忘记你和同事谈话，喝茶，吃 中饭的事； 您可能不会意识到你的活动能量在一天中 是在变化的：大多数人在一天的不同时间 的活跃程度是不一样的。

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活动日志（Action Log）
管理者如何判别您们利用自己时间的有效 程度 选择一段时间用活动日志（Action Log ）的形式记录你们每天的各种活动 对收集到的数据进行评估
白天的某个时间 晚上睡觉以前
17
你想完成的结果（练习）：
第一步：写下你觉得重要的、想要拥有的事物的清单，不 少于10项 第二步：确认清单内列下事项中最重要的5项
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确保目标实现的关键——计划
计划是：
• 预先决定一系列事件
• 决策的一种
19
计划的等级与种类
创办人、董事局、高层
企业目标 经营策略 营运计划 长期计划 政策 标准程序/规则
效能：（EFFECTIVENESS）
DOING THE RIGHT THINGS
54
管理人员的类别
高层管理人员
中层管理人员
一线管理人员
55
管理人员的能力
运筹术：（高层43、中层22、一线10）
协调及融合组织内各方利益与活动的能力。
人际关系：（高层43、中层50、一线40）
在工作上能配合、了解及激励其他个人或小组 的能力。
成功的阶梯——
有效个人管理的七个台阶
1
第一天
2
必须思考的六个问题
• 你快乐吗 • 你期望生存多长时间 • 在有生之年你想拥有什么 • 你目前拥有什么本领 • 假如今天是你在公司的最后一天， 接下来的日子将会如何 • 在这个世界里，哪个人对你来说 是最重要的
3
几种习惯
• 习惯1：主动积极 • 习惯2：目标开始 • 习惯3：掌握重点
组织
领 导
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管理者在企业中的重要性
计划：制订目标，并配合恰当行动， 以达成这些目标的过程。 组织：有条理的筹组、协调机构内的 资源。 领导：指挥及影响组员或整体机构 执行任务的过程。 监控：确保现况一如计划般实现的 程序。
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管理人员的绩效
效率：（EFFICIENCY） DOING THINGS RIGHT
资源估算
24
如何进行你的工作-流程管理
PDCA
达成目标的程序
25
流程管理 A
ACTION
P
PLAN
再执行
计划
C
CHECK
D
DO
检查
执行
26
P P A D A C D
P
A P A D C D
C
改善后水平
C
目前水平
-------- PDCA改善图 ---------27
PDCA带给你
计划更精确 执行更有力 检查更深入 综合工作能力的提升
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活动日志
活动开始时间Βιβλιοθήκη Baidu活动
姓名
日期
情绪 紧急性 重要性
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分析您的日志
一旦您记了几天的日志，就可以分析了。 您也许会惊讶地看到你在处理一些小事情 上花费了大量的时间 您也许会看到您在一天中的某个时候精力 充沛，其他时间精力差一点，这将由您中 间休息，吃饭次数和数量，营养的质量决 定 活动日志给您分析这些变数提供了一种基 础
沟通的基本原则
• 对事不对人 • 维护他人的自尊和自信 • 保持建设性关系 • 主动改善情况 • 以身作则
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人类沟通及表达的方式
55%
60 50
38%
40 30 20 10 0
7%
声 调 控 制
语 言
身 体 语 言
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沟通的技巧
• 耐心、和蔼 • 清晰 • 聆听 • 发问 • 记录 • “顾及他人”
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不要活在社会镜子里
我们总是很在乎别人对自己的看法，久而久之， 也就变成我们自己的看法（比如：我不是个有创 意的人或我天生不善沟通）。我们的记忆中有太 多别人如何看我们的回应，而它们又恰恰是不正 确的及有限制的。
请记住：我们真正的潜能，可以因为我们自己的想象力 而做出最佳的呈现。当记忆力受到限制时，想象力却是 没有止境的。
11
改变世界的力量
•你能改变自己的世界！为了得到人生中值 得获到的东西，你有必要为自己树立一些远 大的目标，并想方设法去实现它 • 请记住：如果一个人是对的，他的世界也 是对的 • 你心里能够设想和相信的，你就能以积极 的心态去获得
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态度的力量
• • • 你快乐的基础始于你对生活的态度 你要自己多快乐，就可以多快乐 快乐是一种选择，你可以在任何时间、地 点、状况中做出这种选择 • 遇到困难或压力时，问这三个有力的问题：
• •
14
第二章：习惯二
目标开始
15
目标的概念
• 射击、攻击或寻求的对象 • 想要达到的境地或标准 • 是一幅可以看得见的图画
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目标的力量
• • • • • 目标赋予我们生命的意义和目的 有目标，我们才会把注意力集中在追求喜悦，而不是 在避免痛苦上 目标让我们早上有起床的动力 目标可以让痛苦的时光好过一些，而快乐时光更棒 把你的所有目标写下来（长期和短期）。在以下时间 读一遍：早晨起床的第一件事
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高层或中层经理
中层或一线经理
非 重 复 活 动
一次性计划 程序表 预算
重 复 活 动
计划的步骤
制订有效计划的步骤： 1、检讨长期目标 2、评估时间与任务之间的配合 3、订出每日特定的目标（SMART） 4、预测可能出现的障碍和解决方案 5、按序优先分配
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制订计划的参照表格
时间 具体事项 开始以及结束时间 详细描述
业务知识或技术：（高层14、中层28、一线50）
运用专门知识、技巧、程序的能力。
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人际关系的重要性
• 良好的人际关系者，可使工作成功率、个 人幸福获得率达85%以上 • 针对10000人的记录进行分析，成功的因素 85%决定于人际关系，而知识、技术、经 验仅占15% • 某年度某地区被解雇的4000人中，不称职 占10%，人际关系不好占90% • 五年调查：人际关系好的人平均年薪比优 等生高15%，比劣等生高33%

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您的时间值多少钱
每小时成本 =工资+福利+办公场所费用+电 话、电脑+行政管理费用 例如：3000(元/月)/20*8 + 750(元/月)/20*8 + 4(平方米)*8(元/平方米.天/8 + 20(元/天)/8 +...=35元/小时 您在每小时要创造的价值=成本 + 剩余价值
39
通过计划有效地利用时间
4
习惯的定义
习惯的定义是知识、技能及态度运作时互动的交集。
知识 （想要做，为何做）
习惯
技能 （怎么做） 态度 （做或不做）
5
第一章：习惯一
主动积极
6
品格与做人技巧
做人技巧
品格
7
最受欢迎的个性特质
真诚 忠诚 聪慧 体贴 善良 不自私 开朗 诚实 真实 可依赖 可靠 友好 幽默 信任别人 理解 可信 有头脑 热情 快乐 负责
30
目标管理的基本原则
SMART原则 SPECIFIC MEASURABLE ACHIEVABLE RELEVANT TIME-TABLE 清晰明确 可以量化 可达成性 结合现实 要有时限
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第三章：习惯三
掌握重点
32
时间管理
---个人计划的指南
G o a l
33
时间有什么特点
时间是一种特殊的稀缺资源 • 它是不能再生的 • 它不能被节省或储存下来 • 它对每一个管理者都均等的 ，但又是有限的
45
4D`s原则




Do it now（要自己做的）： 不能丢掉不管、不能 拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己 亲自去完成。 Delegate it（可授权的）： 学会授权，将能派出 去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最 重要的工作。 Do it later（稍后再办的）： 把一些偏离目标的 精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工 作，暂时挂在一边，待有空时再去处理。 Don’t do it（丢掉不管）： 把一些与目标无关的 事，无效益的事，应差的事丢掉不管
1. 这件事有什么最棒的地方？ 2. 还有什么美中不足？ 3. 我该如何补救这个状况，并从中寻找乐趣？
13
自我想象的力量
• • • • “人老心不老”。你认为自己怎样，你就是那样 如果你对自己不满意，你将终生不快乐 每个人都是特别而独一无二的 每个人都是胜利者，因为我们在30亿分之一的机率中 被生出来 别人是我们的镜子，可是他们是一面扭曲的镜子 每天对自己说出自己所希望的样子，并且表现出自己 所希望变成的样子
28
养成合理的思考方式
明确了解工作进行的目标及理由（Why）？为什么要做？
确定要做哪些事项（What）？
谁来做？明确责任者及协助者（Who）？ 什么时候完成（When）？
明确如何进行及进行的顺序步骤（How to）。
29
职业人工作的基础守则

守则一：比上司期待的工作成果做得更好。 守则二：懂得提升工作效能与效率的方法。 守则三：一定在指定的期限内完成工作。 守则四：工作时间里集中精神、专心工作。 守则五：任何工作都要用心去做。 守则六：要有防止错误的警觉心。 守则七：做好5S。 守则八：秉持工作的改善意识。 守则九：养成节俭的习惯。
46
管理定律
80/20
抓20%重点，掌握80%成果
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时间管理理论的发展
第一代：利用便条和备 忘录 第二代：强调日历与日 程表 第三代：讲求优先顺序 第四代：以原则为重心 ，着眼个人计划，兼顾 重要性和紧急性，强调 效果和效率齐头并进

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注重结果， 而不是注重忙忙碌碌。
（Concentrate on results, not on being busy）