家庭Excel 记账表格模板的设计思路

家庭Excel记账账本模板的设计思路和方法

---从流水账到复式记账

结婚成家之后，老婆也开始学习记账管理家庭财务了。一开始的时候老婆用的是流水帐，记录简单的进出金额，所以就用EXCEL做了一张简单的表格。使用了一年多，发现流水账的方式问题很大。主要的是:

1. 现在都流行用信用卡了，用信用卡消费的时候，并没有使用现金。现金是要在还款期时，统一扣除的。可能在我们对账的时候，信用卡还没扣款，造成现金虚多，要做手工的调整。

2. 公司公务的开支很多，占有了一大笔现金，但实际上这些钱，随后公司可以报销下来的。这种预缴性质的账务，在做流水账的时候淹没掉了。在报销前，根本想不到公司欠了个人多少钱。

3. 还有现在两个人有很多卡，借记卡、信用卡。在网上有好几个虚拟账户，比如支付宝之类的。并不只有现金一种资产。对账的时候，要把所有的账户余额加总起来，如果与账务不符，根本不知道是哪个账户出现了问题。

4. 老婆在淘宝有时候也买卖些产品，进货、出货一般都不会即时支付的。就会产生很多应收应付。

流水账记账方法显然对付不过来了，所以需要考虑复式记账法，所谓的复式记账法，就是在发生一笔收支的时候，在资金变动的账户中记一笔，同时在这笔收支应该归类到的类别账户中也记一笔。这样查资金账户可以了解到资金余额；而查类别账户，可以对类别下所发生的账务情况一目了然。

复式记账的确比流水账在财务管理上要好很多，那么具体如何实现呢？我的设计思路是把账务分成3大块：第一块呢，是实际的资产类别账户，记录的是真正的“真金白银”，这一般对应的是各种银行卡、储蓄账户、证券账户、虚拟货币。第二块呢，是收支归类的类别账户。财务管理就是对收支类别的管理，这样对收支就有分门别类的控制。通常来说，家庭的收支类别可以分类如下（示例）：

收入类：薪水、奖金、利息收入、礼金收入

支出类别，有基本的“衣食住行”：食品、服装、居住支出、交通费。有车族还会有：汽油费、修理费。此外还有购物、教育费、旅游、孝敬长辈等等。每个人都可以根据自己的生活方式，设置自己的收支类别。每个类别的大项下面又可以分为几个小项，例如“居住支出”可以有“水费”“电费”“上网费”等，这里不做具体示意了。

第三块呢，是更大的项目归类。例如：日常可以归一类，装修可以另外分出一类，开销比较大的旅游啊，或者大型的PARTY开销啊，也可以归为一类。或者按人员做项目归类也是可以的。

整体设计结构示意如下：

在记账的时候，也就是需要记录一条收支记录的时候。按照复式记账法的原则，每一条记录要选择所属的收支分类，同时选择实际收付的资金账户名称。记录的形式会是这样：

2011.1.11； 外出吃饭；-250.00；招商银行信用卡

2011.1.12；购物；-100.00；现金

平时记账的时候生成这样的一条条数据记录，方便在后面按照收支分类，或者按照资金账户做筛选和计算。

在实际使用EXCEL 的账簿模板中，我做了这样设计布置：

Excel 的 Sheet 用来做项目类别。我现在分为：对账表、日常收支记录、可报销开支、自定义的专项、业务账、账户间转账。其中“对账表”是为了方便对账，后面会介绍它的作用。“日常收支记录”不用多解释了。“可报销开支”是记录可以报销的医药费、差旅费等。“自定义的专项”可以不用，也可以根据自己需要来定义例如“装修”“生育”“理财”等等。“账户间转账”是记录内部资金账户间的转账。

说一下在使用各个SHEET 的时候特别注意的地方：

该账户下的收支记录。例如筛选出“工商银行借记卡”的收支记录，然后去和实际银行的对账单去比对，如果比对无误的记录，就在“对账”字段中，做个标记。这样可以提示自己，哪些收支记录还没有和银行记录核对过。

“业务账”是记录买卖货物的进出的。它记录了货物金额和数量两个属性。数量属性有助于核对实际库存。金额属性有助于记录资金的变化。在“业务账”记录中，有一个特别要注意的地方。就是对应收应付的处理，要知道发生买卖关系的

时候，大部分情况不是一手交钱一手交货的，就会产生应收应付。应收应付管理不好，就会遗忘。特别是发生次数多，金额又比较小得时候。在设计账本的时候，我们是这么处理的。如果收到或者支付的是现金，那么在“资金种类”中就标注现金。如果是用转账方式的，那么就标注XX银行借记卡。如果款项要过段时间结算的，那么在添加收支记录的时候在“资金种类”中就标注“债权”或者“债务”。从这个意义上说，“债权”或者“债务”同现金、借记卡、虚拟账户等一样，也是资金账户的一种。等到结算发生的时候，再在账本中做两条金额一样、一正一负的记录。一条代表现金或者借记卡的资金变化；一条代表对应债权或者债务的金额变化。

“账户间转账”的使用，就如上面介绍“债权”“债务”的处理一样。记录的是两条金额一样、一正一负的记录。这用于记录自己资金账户间的转账，如现金存进了借记卡中，或者借记卡里面提出了现金。这张表里面的记录，并不影响总资产的变化，因为这里的记录都是一正一负相互抵消的。这张表的意义，是影响各个资金账户的金额变化，这样可以忠实的反应该资金账户下的资金变化。

“对账表”的作用。记账只是账务管理的第一步，第二步就是要账实一致。账目数字如何和实际数字不一致，那么再好看的账目数字也是虚的。在做对账的时候，如果某一个资金账户例如现金，只在一个SHEET中出现，那么“对账表”的作用就不大了，因为现金的账面余额，只需要通过在这张表下做筛选计算就可以了。但实际操作中，现金这个资金账户可能和各个表都有关系，这时候“对账表”可以帮助汇总“现金”账户下面的金额，加总后供实际现金额核对。

我在自己设计的对账表中，用了一套公式。这套公式的作用是替代人工，到每个sheet筛选各资金账户的小计总额。这个公式的灵活性很强。在“对账表”“自动公式”对应的表格中，横坐标填写的是资金账户的名称，纵坐标填写的是SHEET的名称。这套公式会在指定SHEET表中筛选汇总指定资金账户的总额。

家庭Excel记账账本模板

(Excel文件，包含在word文件中，下载后可打开)

家庭Excel记账账本

模板.xls