现代文员实务技巧培训课件PPT课件
合集下载
办公室文员要求和日常工作培训ppt课件
很难想象，一个连自己都不会收拾的，不干净的人，在工作中会井井有条 ，忙而不乱。因此，文员的形象好坏十分重要。以下从几方面来对文员作形 象上的要求：
1）服饰 服饰是指人的衣服和装饰。一个人如何着装，反映着他（她）
的精神面貌、文化素质和审美水平，是懂不懂礼节的一个重要体现， 穿着不当往往会降低一个人的身份，很难使周围的人对他（她）有 一个良好的第一印象。文员在正式的场合与其他人员穿着，在基本
承上： ◆第十四章 公关与协调基本能力培训 ◆第十五章 如何与领导相处 ◆第十六章 如何与同事相处 ◆第十七章 如何与客户相处
培训目的：
通过此次培训，要求办公室文员注重形象修养，培 养高尚的职业道德，熟悉掌握接待服务及接听电话的 技巧，提高会议组织能力，提高公关协调及与领导、 同事、客户交往沟通能力，熟练掌握文书的书写技能， 真正成为一个具备良好形象、熟悉自身业务、拥有各 种技能，真正做到为企业周到服务的好员工。
好。当表示真诚和热情时，可以长时间握手，并上下摇摆几下。 握手时，不要抽烟、吃东西，也不得旁视左右。 为了避免尴尬场面发生，在主动和人握手之前，应首先想一想自己是否受对方欢
迎；如果已察觉对方无握手之意，那么最好向他点头示意，或微笑鞠躬，也是很礼貌 的。
采用PP管及配件：根据给水设计图配 置好PP管及配 件，用 管件在 管材垂 直角切 断管材 ，边剪 边旋转 ，以保 证切口 面的圆 度，保 持熔接 部位干 净无污 物
二、办公室文员分类
主要分：行政文员、人事文员、文案文员、档案文员 行政文员主要负责办公室日常事务。(通常指办事员） 人事文员主要负责人事考勤、人员招聘、薪酬计算、社保办理及后勤的管理。 文案文员主要负现起草文件合同等文件.
档案文员主要负责管理公司文件、合同等相关的资料。
1）服饰 服饰是指人的衣服和装饰。一个人如何着装，反映着他（她）
的精神面貌、文化素质和审美水平，是懂不懂礼节的一个重要体现， 穿着不当往往会降低一个人的身份，很难使周围的人对他（她）有 一个良好的第一印象。文员在正式的场合与其他人员穿着，在基本
承上： ◆第十四章 公关与协调基本能力培训 ◆第十五章 如何与领导相处 ◆第十六章 如何与同事相处 ◆第十七章 如何与客户相处
培训目的：
通过此次培训，要求办公室文员注重形象修养，培 养高尚的职业道德，熟悉掌握接待服务及接听电话的 技巧，提高会议组织能力，提高公关协调及与领导、 同事、客户交往沟通能力，熟练掌握文书的书写技能， 真正成为一个具备良好形象、熟悉自身业务、拥有各 种技能，真正做到为企业周到服务的好员工。
好。当表示真诚和热情时，可以长时间握手，并上下摇摆几下。 握手时，不要抽烟、吃东西，也不得旁视左右。 为了避免尴尬场面发生，在主动和人握手之前，应首先想一想自己是否受对方欢
迎；如果已察觉对方无握手之意，那么最好向他点头示意，或微笑鞠躬，也是很礼貌 的。
采用PP管及配件：根据给水设计图配 置好PP管及配 件，用 管件在 管材垂 直角切 断管材 ，边剪 边旋转 ，以保 证切口 面的圆 度，保 持熔接 部位干 净无污 物
二、办公室文员分类
主要分：行政文员、人事文员、文案文员、档案文员 行政文员主要负责办公室日常事务。(通常指办事员） 人事文员主要负责人事考勤、人员招聘、薪酬计算、社保办理及后勤的管理。 文案文员主要负现起草文件合同等文件.
档案文员主要负责管理公司文件、合同等相关的资料。
办公文员岗位实训PPT
七、办公室文员岗位任职资格
模块2 WORD办公应用实例
实训简介
我们经常看到的报纸、杂志、书籍上的文章，一般都是 经过文字处理的，这样的文章有利于阅读，更能突出注意 、引人入胜。计算机中的文字处理软件已经在很大程度上 取代了纸、笔、橡皮，成为人们学习和工作中处理文字的 重要工具。
Office 2016是微软公司推出的办公软件包，包括 Word2016、Excel2016、PowerPoint2016等组件。 Word2016在众多的文本处理软件中，是一个易学、易用 、功能强大的文本处理软件。它即适合一般办公人员使用 ，又适合专业排版人员使用。
任务2 制作个人简历表
实训目标： 1．掌握表格的创建方法； 2．学会对表格的美化。 实训任务： 1．按图2-5创建表格。 2．按图2-6所示填写表格内容， 并美化个人简历表。
任务2（拓展）
美化个人简历
制作费用报销单
任务3 制作个人简历封面
实训目标： 1．掌握艺术字和图片的插入与编辑方法； 2．学会文本框和图形的插入与编辑方法。 实训任务： 制作个人简历封面，完成图文混排，效果如 图所示。
3、筛选
4、分类汇总（1/1）
4、分类汇总（1/2）
任务三 常用函数
1、AND函数
使用格式：AND(logical1,logical2, ...)
参数说明：Logical1,Logical2,Logical3……
函数名称：AND
：表示待测试的条件值或表达式，最多这30个。
主要功能：返回逻
辑值：如果所有参数
任务10 制作招聘海报
实训目标： 综合运用所学知识，实现文混排
任务10 （拓展）
帮助旅行社进行旅行线路版式设计
办公室文员培训教材PPT(共 90张)
ü 鞋跟以4~6公分为宜,不应穿露脚趾的皮鞋或凉鞋。
穿着:男性
ü 西装:上下身同一色系,与衬衣、领带匹配,整洁笔挺，不过分华丽;西装口 袋盖放在外面;与人谈话时及打招呼时,西装第一个钮扣要扣住;上口 袋不要插笔两侧口袋不要因放东西鼓起来.
ü 衬衣：领口与袖口保持洁净。扣上风纪扣，不要挽袖子。质地、款式与颜 色与其他服饰相匹配;以单色为主，白色和浅蓝色衬 衫显得比较正规.
ü 嘴： 牙齿整齐洁白，口中无异味，嘴角无泡沫，会客时不 嚼口香糖等食物。女性不用深色或艳丽口红。
ü 脖子：不戴项链或其他饰物。 ü 手：洁净。指甲整齐，不留长指甲。不涂指甲油， ü 帽子：整洁、端正，颜色与形状符合己的年龄与身份。
穿着:女性
ü 以庄重、大方、得体的职业套装为主,不宜穿大 衣、过分雍肿、紧身、暴露、过分华丽的服装.
脸部表情
Ø 做几种笑的演习：微笑、偷笑、嘲笑、苦笑、真诚 的笑、开怀大笑、生气的笑
Ø 应常常恰到好处地微笑，让人感到平易近人，和蔼 可亲。不可老板着面，对人不理不睬。
Ø 走出自信。避免做作。切忌八字步。
手势
Ø 指引：需要用手指引某样物品或接引顾客和客人时， 食指以下靠拢，拇指向内侧轻轻弯曲，指示方向。 （不可用手指或两个指头，手指向下表示向动物指引 或介绍，手指向上表示尊敬。）
Ø 招手：向远距离的人打招呼时，伸出右手，右胳膊伸 直高举，掌心朝着对方，轻轻摆动。不可向上级和长 辈招手.
ü 上衣应带袖，衬衫会更显庄重正规， 下配及膝西服裙或长西裤.
ü 如穿无袖连衣裙，应外套长袖或短袖 的上衣
穿着:女性
ü 穿西服裙必须穿连裤袜，颜色以浅灰色或浅黑色为宜; 穿西裤时袜子的长度使你不至于在坐下时，或是一条腿搭在 另一条腿上时露出腿部的皮肤为合适.
穿着:男性
ü 西装:上下身同一色系,与衬衣、领带匹配,整洁笔挺，不过分华丽;西装口 袋盖放在外面;与人谈话时及打招呼时,西装第一个钮扣要扣住;上口 袋不要插笔两侧口袋不要因放东西鼓起来.
ü 衬衣：领口与袖口保持洁净。扣上风纪扣，不要挽袖子。质地、款式与颜 色与其他服饰相匹配;以单色为主，白色和浅蓝色衬 衫显得比较正规.
ü 嘴： 牙齿整齐洁白，口中无异味，嘴角无泡沫，会客时不 嚼口香糖等食物。女性不用深色或艳丽口红。
ü 脖子：不戴项链或其他饰物。 ü 手：洁净。指甲整齐，不留长指甲。不涂指甲油， ü 帽子：整洁、端正，颜色与形状符合己的年龄与身份。
穿着:女性
ü 以庄重、大方、得体的职业套装为主,不宜穿大 衣、过分雍肿、紧身、暴露、过分华丽的服装.
脸部表情
Ø 做几种笑的演习：微笑、偷笑、嘲笑、苦笑、真诚 的笑、开怀大笑、生气的笑
Ø 应常常恰到好处地微笑，让人感到平易近人，和蔼 可亲。不可老板着面，对人不理不睬。
Ø 走出自信。避免做作。切忌八字步。
手势
Ø 指引：需要用手指引某样物品或接引顾客和客人时， 食指以下靠拢，拇指向内侧轻轻弯曲，指示方向。 （不可用手指或两个指头，手指向下表示向动物指引 或介绍，手指向上表示尊敬。）
Ø 招手：向远距离的人打招呼时，伸出右手，右胳膊伸 直高举，掌心朝着对方，轻轻摆动。不可向上级和长 辈招手.
ü 上衣应带袖，衬衫会更显庄重正规， 下配及膝西服裙或长西裤.
ü 如穿无袖连衣裙，应外套长袖或短袖 的上衣
穿着:女性
ü 穿西服裙必须穿连裤袜，颜色以浅灰色或浅黑色为宜; 穿西裤时袜子的长度使你不至于在坐下时，或是一条腿搭在 另一条腿上时露出腿部的皮肤为合适.
《办公室文员实战课件》
2
Office Software
Learn about different office software applications commonly used in administrative tasks.
3
Productivity Tools
Discover useful productivity tools and applications to enhance workflow and efficiency.
Discover methods to maintain accuracy and ensure precision in administrative tasks.
3 Problem Solving
Explore strategies for identifying and resolving issues in the office environment.
Customer Service Skills
1பைடு நூலகம்
Understanding Customer
Needs
Effective Communication with Customers
2
Develop techniques to identify and meet customer expectations and
Work-Life Balance and Stress Management
Discover techniques for achieving work-life balance and managing stress effectively in the office environment.
文秘实务培训ppt课件
THANK YOU
2019/6/13
2 急件(卷宗封面蓝色) 交人资课代为递送,特別緊急可自行
呈送
3 密件(卷宗封面橙色)
密件(如调薪,间接人员报聘,各部门机密文件)须由副课长 级以上干部直接送入相关主管办公室签核.若相关主管不在,人资 课宁玉可给予协助,无须等待.
八.遞件作業---送件的禮節
1.按文件类别(密件/急件/普件)递送. 2.分清轻重缓急,尽量减少急件数量. 3.急件須當面呈送時之禮節:
快!
四文職工作實務之二：檔案管理
分門別類 標識清楚 一目了然 便于調閱
完整無缺 借閱登記 隨時更換 保持新版
四文職工作實務之三：事務處理
依據一:
輕重緩急
依據三:
膽大心細
依據二:
有條不紊
四文職工作實務之三事務處理 A
SUCCESS
THANK YOU
2019/6/13
四文職工作實務之三事務處理 B(自學)
文職實務--文職人員上崗培訓教材
目的
對文職職業 形成一定的 認識.
案例
案例1:A員從作業員晉升為文員后,經過在試用期內和平時認 真,深受上級欣賞,從而再次晉升為技術員或事務員.
案例2:B員從作業員晉升為文員后,經過不斷學習與實踐,感到 自己的能力可以適應市場競爭,申請離職后,在某家公司任文職, 工資翻了三翻.
一、秘書的定義-----歷史
“秘書”一詞最早出 現在漢代,當時是指宮 中密藏之書.
到了漢代後期,演變成 一種官職,主要負責奏 章及掌管國家典籍等 工作.
在西方Secretary一詞 意指可靠的職員
定義
掌管文書並輔助領導全面處理 事務的工作人員;他們掌管有 關辦公室工作的特殊技巧;能 在沒有上級過問的情況下表現 自己的責任感,以實際行動顯 示出自己的主動和正確的判斷 力並能在所給的權力範圍內提 出意見或做出決定. (國際秘 書聯合會)
2019/6/13
2 急件(卷宗封面蓝色) 交人资课代为递送,特別緊急可自行
呈送
3 密件(卷宗封面橙色)
密件(如调薪,间接人员报聘,各部门机密文件)须由副课长 级以上干部直接送入相关主管办公室签核.若相关主管不在,人资 课宁玉可给予协助,无须等待.
八.遞件作業---送件的禮節
1.按文件类别(密件/急件/普件)递送. 2.分清轻重缓急,尽量减少急件数量. 3.急件須當面呈送時之禮節:
快!
四文職工作實務之二：檔案管理
分門別類 標識清楚 一目了然 便于調閱
完整無缺 借閱登記 隨時更換 保持新版
四文職工作實務之三：事務處理
依據一:
輕重緩急
依據三:
膽大心細
依據二:
有條不紊
四文職工作實務之三事務處理 A
SUCCESS
THANK YOU
2019/6/13
四文職工作實務之三事務處理 B(自學)
文職實務--文職人員上崗培訓教材
目的
對文職職業 形成一定的 認識.
案例
案例1:A員從作業員晉升為文員后,經過在試用期內和平時認 真,深受上級欣賞,從而再次晉升為技術員或事務員.
案例2:B員從作業員晉升為文員后,經過不斷學習與實踐,感到 自己的能力可以適應市場競爭,申請離職后,在某家公司任文職, 工資翻了三翻.
一、秘書的定義-----歷史
“秘書”一詞最早出 現在漢代,當時是指宮 中密藏之書.
到了漢代後期,演變成 一種官職,主要負責奏 章及掌管國家典籍等 工作.
在西方Secretary一詞 意指可靠的職員
定義
掌管文書並輔助領導全面處理 事務的工作人員;他們掌管有 關辦公室工作的特殊技巧;能 在沒有上級過問的情況下表現 自己的責任感,以實際行動顯 示出自己的主動和正確的判斷 力並能在所給的權力範圍內提 出意見或做出決定. (國際秘 書聯合會)
2024版办公室工作实务培训课件PPT3
数据排序与筛选
图表与数据可视化
使用排序和筛选功能，快速找到需要的数据， 提高数据查询效率。
插入图表和数据透视表等可视化工具，直观 展示数据分布和趋势。
2024/1/30
15
PowerPoint演示文稿制作要点
幻灯片布局与设计
选择合适的布局和设计风格，使幻灯片内容 更加清晰易懂。
文本编辑与排版
运用字体、颜色、动画等效果，突出重要信 息，吸引观众注意力。
用品发放准确无误。
2024/1/30
12
03 办公自动化软件应用技巧
2024/1/30
13
Word文档编辑排版技巧
文本输入与编辑 掌握快速输入、复制、粘贴、撤销等 基本操作，提高文档编辑效率。
格式设置与排版
熟练运用字体、字号、行距、对齐方 式等排版工具，使文档更加美观易读。
2024/1/30
插入与编辑对象
互动。
时间管理与工作效率提升
制定工作计划
合理安排工作时间，制定详细的 工作计划，确保任务按时完成。
2024/1/30
优先级排序
根据任务的紧急程度和重要性进 行排序，优先处理重要且紧急的 任务。
避免拖延症
克服拖延习惯，尽早开始工作并 持续跟进进度。
提高专注力
减少干扰因素，保持专注力，提 高工作效率和质量。
2024/1/30
积极主动沟通
主动向上级汇报工作进展， 反映问题和困难，提出建 设性意见和建议。
保持礼貌和尊重
与上级沟通时保持礼貌， 尊重上级的权威和决策， 避免过于强调个人观点。
19
与同事相处原则和方法
相互尊重和理解
尊重同事的工作和成果， 理解彼此的难处和差异， 避免过度竞争和冲突。
如何做好文职工作：行政文职工作技巧PPT
文职工作技巧
人力资源部
1
文职工作
做的事最繁杂 接触的人最多
2
如何把简单的事做得漂亮？ 如何把繁锁的事做得简练？ 如何把普通的事做得闪亮？
3
大纲
一、日常工作内容：
1）、文件与记录的使用和管理
1.文件的管理 2.表单的使用与保管 3.如何利用统计技术 4.记录的填写与保存
2）、公文的拟制
1.如何做会议记录 2.如何写通知 3.如何写联络单
38
文职技巧六招—第四招
有效沟通
负责做上司与他人的沟通工作，当上司与另外 上司或其他人发生矛盾时，做文员工作的不能在 上司面前火上加油，抓住时机以旁观者的身份给 出些看法或建议。
39
文职技巧六招—第五招
提供资料
平时多给上司提供资料，上司比较忙有一 些材料顾不上看，文员就要将有关资料及时 提供给上司，这会对他的决策有参考价值。
让被通知的单位和个人明了某件事情、某些情况，写得实在、具 体，使被通知者不仅了解有关情况和动态，而且能从中受到启发 和教益，工作有所措置
转发的关文件的通知
也叫转发，写明被通知的单位，批转、转发文件的名称，希望和 要求，然后附文件全文。
召开各种会议的通知等
应用广泛，写法自由，要包括被通知的人或单位，会议的名称， 开会的时间、地点，加会议者的要求
说说你部门有用哪些公式和图表分析
一般的公式运算 详见案例 图表的合理使用 折线图—同个事物不同时段的走势 柱形图—不同事物同一时段的走势比对 柏拉图—不合格的严重分布程度
15
记录的填写与保存
记录的填写 1.内容需真实性、完整性、准确性 2.填制栏目不应有遗漏缺项 3.日期填写按“年-月-日”的顺序 4.字迹应工整清晰、签名应便于识别 5.当填写的记录需要修改时…… 记录的保存 1.依记录类型保存 2.一个时期段以后进行装订成册、装箱 3.定期进行销毁
人力资源部
1
文职工作
做的事最繁杂 接触的人最多
2
如何把简单的事做得漂亮？ 如何把繁锁的事做得简练？ 如何把普通的事做得闪亮？
3
大纲
一、日常工作内容：
1）、文件与记录的使用和管理
1.文件的管理 2.表单的使用与保管 3.如何利用统计技术 4.记录的填写与保存
2）、公文的拟制
1.如何做会议记录 2.如何写通知 3.如何写联络单
38
文职技巧六招—第四招
有效沟通
负责做上司与他人的沟通工作，当上司与另外 上司或其他人发生矛盾时，做文员工作的不能在 上司面前火上加油，抓住时机以旁观者的身份给 出些看法或建议。
39
文职技巧六招—第五招
提供资料
平时多给上司提供资料，上司比较忙有一 些材料顾不上看，文员就要将有关资料及时 提供给上司，这会对他的决策有参考价值。
让被通知的单位和个人明了某件事情、某些情况，写得实在、具 体，使被通知者不仅了解有关情况和动态，而且能从中受到启发 和教益，工作有所措置
转发的关文件的通知
也叫转发，写明被通知的单位，批转、转发文件的名称，希望和 要求，然后附文件全文。
召开各种会议的通知等
应用广泛，写法自由，要包括被通知的人或单位，会议的名称， 开会的时间、地点，加会议者的要求
说说你部门有用哪些公式和图表分析
一般的公式运算 详见案例 图表的合理使用 折线图—同个事物不同时段的走势 柱形图—不同事物同一时段的走势比对 柏拉图—不合格的严重分布程度
15
记录的填写与保存
记录的填写 1.内容需真实性、完整性、准确性 2.填制栏目不应有遗漏缺项 3.日期填写按“年-月-日”的顺序 4.字迹应工整清晰、签名应便于识别 5.当填写的记录需要修改时…… 记录的保存 1.依记录类型保存 2.一个时期段以后进行装订成册、装箱 3.定期进行销毁
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
6）分工与协作方法 明确分工 服从安排，做好本职 善于合作 谦虚谨慎－－态度
分工合作要领：不要犯错时，只懂明哲保身；出成 果时，分一杯羹。要与同事“有福同享，有难同 当”
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
a)完善的人格 b)坚强的意志 c)平衡的心态 d)随和的性格 e)广泛的兴趣 f) 良好的动机
➢能力结构：一般能力、专业能力 a)观察能力：善于观察，做有心人 b)记忆能力 c)分析判断能力 d)应变能力现代ຫໍສະໝຸດ 员实务技巧培训课件(PPT30页)
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
a)表达能力 b)办事能力 c)公关社交能力 d)处理信息能力 e)办公设备操作能力
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
Tips
好记性不如烂笔头 切忌自作聪明，以免弄巧成拙
3）请示与汇报方法
重大事，政策事、需授权之事，要书面请示，以 备日后查证。
一般事、事务性的事、疑难事，用口头请示
紧急事，先作口头请示，及时办理，再补上书面 请示，留档备查
请示要对口
请示要单一，一文一事
汇报，要简明扼要 汇报，要让领导及时了解下情，随时作出指导 主动汇报要分轻重缓急 汇报可以口头也可以书面
各种各样的“文员”
跟单文员 人事文员
行政文员 销售文员
文控文员
一、现代文员工作的基本概念
➢广义：凡是办公室的工作人员，均称为“文员” 。
1.现代文员的职业定位 a)从事文书制作与管理的工作 b)特点：工作程序简单化、工作手段事务化、工作
内容扩大化 c)与秘书的区别：有私人秘书，但无私人文员
2.现代文员工作的特点 ➢工作方式：处理信息和事务 ➢特点 a)服务性：服务领导、服务企业/组织、服务公众 b)专业性 c)主动性 d)繁杂性：各个方面、各个层次、八面玲珑
小结：不该说的话，不要说；不该问的 问题，不要问；不该你知道的事情，不 要好奇！
做好本职工作，安分守己。
三、现代文员工作的原则和方法
1.现代文员工作的指导原则 ✓准确：工作质量 ✓高效：工作效率 ✓保密：工作要求；守口如瓶 ✓实事求是：工作准则
2.现代文员的工作方法 ➢优先顺序方法 ➢接受委派方法 ➢请示与汇报方法 ➢计划与总结方法 ➢变通与挡驾方法 ➢分工与协作方法
1）优先顺序方法 以工作的重要程度来划分 以紧急程度和重要程度来划分（应该做的事） 重要且紧急的事 紧急但不重要的 重要但不紧急 虽然有价值，但既不重要也不紧急的
2）接受委派方法 了解任务的重要性 了解任务的要求 确认职权范围：什么可以做，什么不可以做 了解完成任务的期限 确认理解 过程中的检查
现代文员实务技巧培训课件PPT课件
现代文员实务技巧
现代文员实务技巧培训课件PPT课件
第一章 现代文员的工作
现代文员工作的基本概念
1 文员是做什么的？ 2 举出几个你所能想到的“文员”
文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责： 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作 3. 负责办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。 14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 16. 接受其他临时工作
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
2.文员的心理素质 心理素质：非智力结构，在社会环境和社会时间中
形成和发展的人自身表现出来的稳定的、经常性 的心理特征。
适应文员职业所必须具备的心理特征，就是文员的 心理素质。
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
小结：兼具专业与独立的疯狂“打杂”
。普通文员是迈向高级白领的必经之路 。
二、现代文员工作的内容
简而言之：处理事务、操作实务 1.现代文员工作的范围和内容 （1）我国文员涉及或部分涉及的工作 ➢文书撰写 ➢文书制作 ➢文书处理 ➢档案管理 ➢会议服务
➢信息资料 ➢信访工作 ➢接待工作 ➢日程安排 ➢日常事务 ➢办公室管理 ➢领导临时交办的其他事项
（2）我国外资企业、合资企业文员的工作 ➢办公室环境的布置与整理 ➢通讯事务、电话、信函与邮件处理 ➢执行领导交办事项 ➢照料领导身边的琐事 ➢接待宾客和员工来访 ➢记录领导指令及会谈、会议内容 ➢打印文稿及表格 ➢收集和整理各种信息 ➢保管办公室设备及用品 ➢外出办事
2.现代文员的职业权限 （1）正确认知、摆正位置 （2）在职务许可的范围内，充分发挥自己的权力 （3）防止和克服“越位” ➢决策越位 ➢表态越位 ➢工作越位 ➢答复越位 ➢社交越位
四、现代文员的职业素养
素养的概念 知识结构、能力结构、心理素质、职业道德
1.文员的知识与能力结构 ➢知识结构 a)基础知识：人文社科基础、自然科学基础 b)专业知识：文员专业知识、所在行业专业知识 c)相关知识：社会背景知识、管理学科知识、新兴
学科知识
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
4）计划与总结方法 计划，要制定得科学、明确 工作次序，要分清轻重缓急，有条理地进行，留
有余地 做好时间管理 总结要肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教
训
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
5）变通与挡驾方法 变通？要灵活 挡驾？要注意方式方法 前提与基础：了解你为谁而工作？
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
6）分工与协作方法 明确分工 服从安排，做好本职 善于合作 谦虚谨慎－－态度
分工合作要领：不要犯错时，只懂明哲保身；出成 果时，分一杯羹。要与同事“有福同享，有难同 当”
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
a)完善的人格 b)坚强的意志 c)平衡的心态 d)随和的性格 e)广泛的兴趣 f) 良好的动机
➢能力结构：一般能力、专业能力 a)观察能力：善于观察，做有心人 b)记忆能力 c)分析判断能力 d)应变能力现代ຫໍສະໝຸດ 员实务技巧培训课件(PPT30页)
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
a)表达能力 b)办事能力 c)公关社交能力 d)处理信息能力 e)办公设备操作能力
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
Tips
好记性不如烂笔头 切忌自作聪明，以免弄巧成拙
3）请示与汇报方法
重大事，政策事、需授权之事，要书面请示，以 备日后查证。
一般事、事务性的事、疑难事，用口头请示
紧急事，先作口头请示，及时办理，再补上书面 请示，留档备查
请示要对口
请示要单一，一文一事
汇报，要简明扼要 汇报，要让领导及时了解下情，随时作出指导 主动汇报要分轻重缓急 汇报可以口头也可以书面
各种各样的“文员”
跟单文员 人事文员
行政文员 销售文员
文控文员
一、现代文员工作的基本概念
➢广义：凡是办公室的工作人员，均称为“文员” 。
1.现代文员的职业定位 a)从事文书制作与管理的工作 b)特点：工作程序简单化、工作手段事务化、工作
内容扩大化 c)与秘书的区别：有私人秘书，但无私人文员
2.现代文员工作的特点 ➢工作方式：处理信息和事务 ➢特点 a)服务性：服务领导、服务企业/组织、服务公众 b)专业性 c)主动性 d)繁杂性：各个方面、各个层次、八面玲珑
小结：不该说的话，不要说；不该问的 问题，不要问；不该你知道的事情，不 要好奇！
做好本职工作，安分守己。
三、现代文员工作的原则和方法
1.现代文员工作的指导原则 ✓准确：工作质量 ✓高效：工作效率 ✓保密：工作要求；守口如瓶 ✓实事求是：工作准则
2.现代文员的工作方法 ➢优先顺序方法 ➢接受委派方法 ➢请示与汇报方法 ➢计划与总结方法 ➢变通与挡驾方法 ➢分工与协作方法
1）优先顺序方法 以工作的重要程度来划分 以紧急程度和重要程度来划分（应该做的事） 重要且紧急的事 紧急但不重要的 重要但不紧急 虽然有价值，但既不重要也不紧急的
2）接受委派方法 了解任务的重要性 了解任务的要求 确认职权范围：什么可以做，什么不可以做 了解完成任务的期限 确认理解 过程中的检查
现代文员实务技巧培训课件PPT课件
现代文员实务技巧
现代文员实务技巧培训课件PPT课件
第一章 现代文员的工作
现代文员工作的基本概念
1 文员是做什么的？ 2 举出几个你所能想到的“文员”
文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责： 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作 3. 负责办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。 14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 16. 接受其他临时工作
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
2.文员的心理素质 心理素质：非智力结构，在社会环境和社会时间中
形成和发展的人自身表现出来的稳定的、经常性 的心理特征。
适应文员职业所必须具备的心理特征，就是文员的 心理素质。
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
小结：兼具专业与独立的疯狂“打杂”
。普通文员是迈向高级白领的必经之路 。
二、现代文员工作的内容
简而言之：处理事务、操作实务 1.现代文员工作的范围和内容 （1）我国文员涉及或部分涉及的工作 ➢文书撰写 ➢文书制作 ➢文书处理 ➢档案管理 ➢会议服务
➢信息资料 ➢信访工作 ➢接待工作 ➢日程安排 ➢日常事务 ➢办公室管理 ➢领导临时交办的其他事项
（2）我国外资企业、合资企业文员的工作 ➢办公室环境的布置与整理 ➢通讯事务、电话、信函与邮件处理 ➢执行领导交办事项 ➢照料领导身边的琐事 ➢接待宾客和员工来访 ➢记录领导指令及会谈、会议内容 ➢打印文稿及表格 ➢收集和整理各种信息 ➢保管办公室设备及用品 ➢外出办事
2.现代文员的职业权限 （1）正确认知、摆正位置 （2）在职务许可的范围内，充分发挥自己的权力 （3）防止和克服“越位” ➢决策越位 ➢表态越位 ➢工作越位 ➢答复越位 ➢社交越位
四、现代文员的职业素养
素养的概念 知识结构、能力结构、心理素质、职业道德
1.文员的知识与能力结构 ➢知识结构 a)基础知识：人文社科基础、自然科学基础 b)专业知识：文员专业知识、所在行业专业知识 c)相关知识：社会背景知识、管理学科知识、新兴
学科知识
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
4）计划与总结方法 计划，要制定得科学、明确 工作次序，要分清轻重缓急，有条理地进行，留
有余地 做好时间管理 总结要肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教
训
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
现代文员实务技巧培训课件(PPT30页)
5）变通与挡驾方法 变通？要灵活 挡驾？要注意方式方法 前提与基础：了解你为谁而工作？