如何提高机关公文写作与规范化水平

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提高机关公文写作及规范化水平

一、公文工作的重要性

一是公文工作是传达贯彻落实党的路线、方针、政策的重要载体；

二是公文工作是实现党政机关领导职能的重要保证；

三是公文工作是整个机关政务工作运转的重要形式；

四是公文工作是文秘人员发挥参谋助手作用的重要途径。

当然，还有其他方面的重要作用，但这四个“重要”，应该说是最基本的。

二、机关公文的基本内涵、种类和特点

党的机关公文处理《条例》中规定有14种公文，即决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

行政机关公文处理《办法》中规定有13种公文，即命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

从一般意义上讲，机关公文的特点包括这样几个方面：

(一)政策性强。是否有较强的政策性，是衡量公文写作成败的主要标准之一。

(二)理论性强。

(三)针对性强。

(四)权威性强。

(五)逻辑性强。

(六)规范性强。

三、公文工作的规范化

(一)文种选用要规范

(二)阐述政策要规范

(三)协调事项要规范

(四)公文格式要规范

1、秘密等级。

(1)该标注密级的一定要标注，不该标注的一定不要标注。

(2)标有秘密的公文只能通过机要通信局传送，不得使用明传电报传送，也不要通过邮局发送。

(3)密级标注的位置要正确。

2、缓急程度。

(1)要准确计算公文运行时间。

(2)该急才标急，不该急的就不要标急。

(3)不要把本来不急的件拖成急件。

3、公文标题。

(1)公文一定要有标题。

(2)标题结构必须完整。

(3)不要使用一般文章标题。

4、主送机关(也叫抬头)。

(1)不能不写主送机关。

(2)省略主送机关的方式要正确使用。

(3)主送机关的标印位置要正确。

(4)上行文主送机关使用要符合要求。

5、附件。

(1)公文如有附件一定要标注。

(2)避免重复注明。

(3)在表彰类的公文中，受表彰的单位或个人名单如果占用篇幅较大，一般应作为附件，如果夹杂在正文中，容易使文章缺乏整体感。

(4)附件的标题及其在正文中的标注要前后一致，不能随意简化。

6、发文机关(也叫落款)。

(1)应使用全称或规范化简称，不能随意简化。

(2)省略落款必须符合公文处理的规定，不能乱用。

(3)落款要齐全。

(4)落款页要恰当处理无正文的情况。

7、成文日期。

8、主题词。

9、抄送范围。

10、印制版记。

(五)行文关系要规范

一是行文应当确有需要，注重时效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

二是行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定。

三是受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。

四是向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。

五是对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。

(六)语言文字要规范

四、几种常见常用公文文种的写作

（一）决议

1、标题。“决议”的标题由三部分组成：一是会议名称或发文机关名称；二是决议事项；三是公文文种即“决议”。比如《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重要问题的决议》，这是一个重要决策事项的决议。发文的是党的

最高组织“中共中央”，决议的事项是加强社会主义精神文明建设的若干重要问题。

2、通过的时间和会议名称。位置在标题下面，正文上面，加括号。会议名称用全称，以示郑重。“决议”和重要的“决定”一样，不是把发文机关和成文时间这些“落款”的内容放在正文之下，而放在正文之上，这是这类公文的一种特殊格式。比如《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重要问题的决议》，标题下面就加括号标明“（一九九六年十月十日中国共产党第十四届中央委员会第六次全体会议通过）”。

3、正文。

通过重要决策事项的“决议”的正文，一般由三部分组成：

（1）开头。主要写作出决议的根据、原因、背景等。

（2）决议的事项。由于决议所阐述的都是重大决策事项，涉及面往往比较广泛，往往全党都要执行，因此，在表述上多采用“夹叙夹议”的写法，一方面叙述重大决策事项，

一方面进行论述，理论性比较强。

（3）结尾。决议的结尾一般采取号召式，号召性、鼓动性很强。

4、发文范围。在正文的下面。相当于其他公文的抬头即受文单位。即此件发至XXX级或“公开发表”，加括号。

（二）决定

“决定”这一文种应用非常广泛，党政机关经常用，其它机关也经常用。

一般情况下，党政机关的决定主要分为三种：

一是政策性决定。

二是奖惩性决定。

三是知照性的决定。就是诸如机构设置、人事安排、有关具体事项的决定，这类决定往往是只把决定的事项告诉下级知道，一般不需要下级具体执行。

起草决定要注意，讲理由、目的、意义要简洁扼要，符合实际，所决定的事项要有指导性和可行性，一般只写决定做什么、怎么做，不作具体解释。

（三）通知

通知是党政机关使用效率最高、使用范围最广泛的法定公文文种。

1、通知的种类

根据通知的使用范围、性质和作用，可以把通知分为：事项通知

事务性通知

会议通知

通知印发通知

批示性通知批转通知

政策性通知转发通知

指示性通知

2、事务性通知的写法

（1）事项通知

（2）会议通知

3、政策性通知的写法

（1）批示性通知