项目工程规范归档要求

项目工程资料归档规范
第一条目的
为规范公司工程项目文件的归档工作，统一各工程档案的归档标准，建立完整有效地工程档案，特制定本规范。

第二条适用范围
本规范适用于工程（施工）项目。

第三条工程项目的总体要求：
3.1归档的工程文件应为原件，并配有电子档，如只能提供复印件的采用彩色复印高清扫描。

3.2工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

3.3工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等，不符合要求的档案室予以拒收。

3.4工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。

3.5施工技术记录、质量评定表、工程签证单、试运记录、设计修改通知单、工程联系单等均应使用行业统一的规范表格。

表格四周的边距分别为上15mm、下15mm、左25mm、右15mm，且签名必须签全名，不得潦草，不能以盖章或打印签名替代。

3.6归档的文件材料统一为标准A4纸，纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张，图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。

计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件，不应用易褪色的书写材料书写、绘制。

3.7所有竣工图均应加盖竣工图章，并清晰、完整的填写内容：
3.7.1竣工图章的基本内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监；
3.7.2竣工图章尺寸为：120mm×65mm；
3.7.3竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

3.8利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

3.9立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

3.10案卷不宜过厚，一般不超过40mm。

3.11文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。

3.12图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

3.13卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从“1”开始：
3.13.1单面书写的文件页号在右下角，双面书写的文件正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在下角；
3.13.2案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

3.14卷内目录应包括：序号、文件全称、文件形成日期、责任者、页码。

3.15卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、及立卷单位对案卷情况的说明（主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件的更换情况等，没有需要说明的事项可不必填写说明）。

3.16案卷封面的内容应包括:档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷：
3.16.1档号由分类号、项目号和案卷号组成；
3.16.2案卷题名可以是工程名称；
3.16.3编制单位应填写案卷内文件的形式单位或主要责任者；
3.16.4起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期；
3.16.5保管期限分为永久、长期（等于该工程的使用寿命）、短期（20年以下）三种期限。

3.17案卷可采用装订与不装订两种形式。

文字材料必须装订。

既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。

装订应采用线绳三孔左侧装订法。

装订时必须剔除金属物。

3.18卷盒的外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为20、30、40、50mm。

第四条必须存入档案室的文件资料：
第五条存档要求：
5.1发货单、合同、结算单由销售部归于档案室，由档案室按要求另存于指定文件夹内。

第六条照片及影像规定：
6.1照片要求：
6.1.1拍摄数量应能够全面反映项目工程过程和成果，以适应其工程规模和性质为准，必备内容不得缺项，1000万以下的项目，照片数不得少于10张，每增加100万，照片数增加1张；
6.1.2图片清晰，主题突出，具有专业水平，有蓝天白云，且现场无杂物，屏体清洁、美观，照片应先整体后局部再重点，能反映个案的局部，采用JPEG格式，不低于1000万像素；
6.1.3每张照片需注明项目名称、拍摄日期、拍摄人；
6.2影像要求：
6.2.1影像应采取多机位、多视角、多景别，选择能反映工程质量和特点的画面，（如线砣、灯杆、安全门等且产品处理合理美观为重点），同时要做到主题明确，图像稳定，画面清晰，现场无杂物，屏体清洁、美观，色彩真实，可记录同期声，配有相应的字幕说明，并采用MPEG格式，分辨率应在720×576以上；
6.2.2影像素材应适当剪辑，拍摄时长视工程的规模和性质而定，1000万以下的项目，一个影像不少于3分钟，每增加100万，于照片一样同比例增加。

6.2.3影像一般以U盘归档，超大数据的特殊情况可采用移动存储；
6.3照片、影像存放要以项目名称标注为文件夹名，此文件夹下再建立两个子文件夹，分别按拍摄的先后顺序存放原始照片、影像与美化、修改后的照片、影像。

第七条附则
7.1各项目工程相关联的负责人员须按照以上存档规范执行完整后，方可认定为项目完结，反之按项目未完成处理。

7.2本规范由行政中心档案室编写，自发布之日起执行。

由行政中心统一管理，各负责人可根据实际状况，提出对本规范的优化建议，由行政中心报总经理，经总经理批准后更新发布，在未更新正式发文前，以本规范为准。

7.3附件
《内部验收结果清单》
附件：
年项目
内部验收结果清单
项目周期：年月～年月
注：移交人负责将相关资料转化为电子版后移交至档案室。

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