批量打印带照片的准考证设置方法

批量打印带照片的准考证设置方法

利用Word邮件合并批量打印带照片的证书据我所学，利用word的邮件合并功能可以批量打印出相关信息，但批量打印带照片的证书，邮件合并能完成这个要求呢, 经过一番摸索、查寻，终于找到办法可以解决了，具体过程如下: 准备工作: 准备一份考生信息数据库，可以是Word创建的数据源，也可以像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件，都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是: 在使用Excel 工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。。我最常用的是Excel 簿，里面包含了编号、准考证号、考生姓名及其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片的路径和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的准考证号或姓名的话，可免），假设照片放在e:\photo 文件夹里，每位考生的照片文件名和准考证号相对应（如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题）。数据准备工作的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔细校对正确。

接下来的工作就是要设计邮件合并的模板了，步骤如下:

1（启动word程序，从菜单栏中选择“工具一一邮件合并”，将出现“邮件合并帮助器”对话框; 2（在“邮件合并帮助器” 对话框中的第一步“主文档”中单击“创建” 下拉按钮，选择“套用信函” （如果想在一张纸上打印多份的话，选择“分类”），再在出现的对话框中点击“活动窗口（A）”按钮。3（在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据（G）”下拉按钮，选择“打开数据源（0）, ”，在出现打开文件对话框中打开刚保存的Excel 电子表格，点击“确定”并在弹出的对

话框中点击“编辑主文档（M）”，这时你会发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏4（然后画好表格填好项目，进行排版、设置纸张，再把光标置于要插入相应项目的位置，点击“邮件合并”工具栏的“插入合并域”下拉菜单（下拉菜单中的相

应选项与Excel 数据表格中的标题行是一一对应的），然后单击下拉菜单中的相应选项，直至插入所有只包含文字的域。

5（下面是实现批量打印照片的关键一步，就是照片域的实现: 先把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9 插入一个域，输入

“ Incl ” （不包含外侧双引号），再按Ctrl+F9 插入一个域，输入“ MergeField " 准考证号"” ，光标定位到这个域之后输入“ .jpg" ”，最后看到的结果应该是:

{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField " 准考证号"}.jpg"}。（这一步思

路很好，用“准考证号”后就省得为每个文件输入路径了）

现在保持光标在域中，按Shift+F9 将代码转换为结果，也就是把图片内容显示出来。这时候如果什么也没显示，不要慌，按个F9 刷新一下域就行了。其实，在按Shift+F9 之前直接按F9 刷新域也可以显示出

1

来图片。不过图片大小似乎不太合适，调整一下吧。

6（然后单击合并到新文档按钮，切换到生成的新文档里，咦，怎么照片处什么都没有,不会是上当了吧,别急，保存生成文件（不用关闭文件再打开），按Ctrl+A 全选，再按F9,哈哈，每位考生对应的照片是不是全出来了。，，，不对,,好像所有的图片好像显示的都是第一个人的照片。没关系，全选这个Word文档，然后按

F9对所有域进行刷新。这时候图片应该都换成了正确的图片，如果还没有一一也许Word有这么个BUG那你就先把这个文档保存下来，关闭，再打开，全选，

F9刷新。图片刷新的问题是解决了，但是又出现了另一个问题，图片大小都变成调整前的了。也

就是说，我们插入INCLUDEPICTUF域之后所做的调整，全都失效。查查Word的帮助文档，可以找到，所有域代码都可以有一个开关，用来保存对域结果进行的格式修改：\* MERGEFORMAT注意前面的\*是必须的，“*”后面有个空格）。所以，将上面的INCLUDEPICTUR域代码修改为

{ INCLUDEPICTURE "e:\\photo\\{MergeField " 准考证号"}.jpg" \* MERGEFORMAT } 在邮件合并模板中F9刷新显示图片，调整图片，再合并成新文档，刷新全部

域一一OK这次全都是调整后的格式了。

实际上插入一张照片使用的域是{IncludePicture "e:\\photo\\001.jpg"} ，插入准考证域用的是{MergeField " 准考证号"} ，而本文把这两个域嵌套起来就成了{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField " 准考证号"}.jpg"} 从而实现了本

文最初提出的要求一一批量打印照片。如果想打印在学籍、证件、档案上，在准备好数据库文件的情况下，对主文档模板作相应设计修改，同样也可以实现，可谓一举多得，不用再找专用软件来批量打印照片啦。

建议使用word2000,在word 2003中插入文字域的方法比较烦，在这里不——

表述了。附:"INCLUDEPICTURE的Word域的用法:

域用法:{ INCLUDEPICTURE "FileName" [Switches ] }

"FileName" : 图形文件的名称和位置。如果其中包含较长的带空格文件名，请用引号引住。如{IncludePicture 桌面用Word邮件合并实现批量打印带照片证件邮件合并

[url=file://\\photo\\4220001.jpg]\\photo\\4220001.jpg[/url]"}

指定路径（路径: 操作系统用来定位文件夹或文件的路径，例如

C:\Manual\Art\Art 22.gif）时，请以双反斜杠替代单反斜杠。例

如：“C:\\Manual\\Art\\Art 22. gif”

IncludePicture 域中的文件名路径也可以使用相对路径。如{IncludePicture "邮件合并[url=file://\\photo\\4220001.jpg]\\photo\\4220001.jpg[/url]"} ，文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。用相对路径的好处是只要把包含word 模板文件、数据库文件和照片文件夹放在一

2

个文件夹内，那么拷贝到其他任何一台安装有office 软件的电脑上都可以合并打印了。Switches 开关，如下:

\c Converter 指定要使用的图形筛选。图形筛选的文件名不带有.flt 扩展名，例如，输入picture 表示筛选文件Picture.flt 。

\d 图形数据不随文档保存以减小文件长度。

\* MERGEFORMA注意前面的\*是必须的，“*”后面有个空格，所有域代码都

有这个开关，用来保存对域结果进行的格式修改。

注意事项:

1（插入域的时候，包含域代码的那一对大括号并不是手工输入的。应该使用

Ctrl+F9 来插入域（此时会自动插入表示域的那一对大括号），并在其中填写域代码。

2（特别注意，引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行，否则

Word将找不到图片文件，只会出现一个红叉。比如不能写成：

{IncludePicture " e:\\photo\\{MergeField " 准考证号"}.jpg"}，因为e:前

多加了空格。3（最后还有一点不得不说明，图片只有在应用“嵌入型”版式的时候才可以用于邮件合并。如果选成其它格式，虽然定位方便了，但是邮件合并的时

候会不认它。如果确实需要灵活的定位，可以考虑插入一个文本框，去掉边框等属性，并在这个文