电子邮件系统_用户手册范本

系统用户手册科技大学网络中心目录Ⅰ、常用标识说明 (4)Ⅱ、功能简介 (5)Ⅲ、详细操作介绍 (7)3.1用户注册 (7)3.2用户登录 (8)3.3检查新 (9)3.4发 (9)3.4.1发新 (9)3.5收件箱 (13)3.6发件箱 (13)3.7垃圾箱 (14)3.8多媒体 (14)3.8.1语音 (14)3.8.2视频 (15)3.9管理 (18)3.10收取pop3 (20)3.11个人 (20)3.12个人设置 (21)3.12.3 签名设置 (22)3.13电子办公 (24)3.13.1 网络书签 (24)3.13.2 网络硬盘 (25)3.13.3 共享硬盘 (26)3.13.4 日程安排 (26)3.14私人通讯簿 (26)3.15共享通讯簿 (28)3.16过滤器 (29)3.16.1 自动处理 (29)3.16.2 拒收 (30)3.16.3 拒收规则设置 (31)3.16.4 自动转发 (31)3.16.5 自动回复 (32)3.17反垃圾 (33)3.18垃圾管理 (33)3.19收报表 (35)3.19.1 系统用户使用情况报表 (35)3.19.2 系统用户使用时间段情况报表 (36)3.20退出 (36)IV、如何使用OUTLOOK收发 (36)Ⅰ、常用标识说明其它说明：在本使用手册里按扭就用硬括号和文字代表，如就用[建新]。

Ⅱ、功能简介系统主要包括以下几部分功能：1、检查新：收取本地。

2、发：包括写、回复、转发、HTML编写、附加文件、附加签名、语言设置、背景图设置等。

3、收件箱：存放用户的4、发件箱：存放用户已发5、草稿箱：存放用户待发的6、垃圾箱：存放用户不需要的(垃圾)7、多媒体邮：可以发送多媒体，有语音、视频语音：带语音的多媒体视频：带视频的多媒体8、管理：管理个人、外部pop3设置：可以增加、修改、删除个人POP3：可以增加、修改、删除外部pop39、收取POP3：收取外部pop3服务器上的，存放在自己建立的中10、个人：管理中建立的列表11、个人设置：设置个人信息、修改密码、签名、用户设置个人信息：修改用户个人信息修改密码：修改用户密码签名设置：设置用户发时的签名用户设置：用户的一些配置信息12、电子办公：包括网络书签、网络硬盘、共享硬盘、日程安排网络书签：可以导入Netscape/Mozilla/Internet Explorer中收藏夹,可以让用户方便的管理网址网络硬盘：为用户提供一个在线的磁盘空间以保存文档共享硬盘：是由管理员共享出来的供用户使有的资料，用户可以下载和发送日程安排：户可以把自己要做的事情记下来，系统会提醒您现在要做什么事情了13、私人通讯簿：通讯薄将存放经常使用的通讯地址，也可将登记的地址组合成一个团体，这样就可实现同时给多个人发通讯簿管理：可以对通讯簿进行分类，在后在分类的类别中增加地址14、共享通讯簿：管理员可以将存放经常使用的通讯地址，供系统中的有用户使用。

共享通讯簿：可以对通讯簿进行分类，在后在分类的类别中增加地址15、过滤器：主要包括自动处理、拒收、拒收规则、自动转发、自动回复自动处理：自动处理是通过设置分类规则对进行管理拒收：拒收是指不接受某些。

可以通过设置拒收地址让系统自动识别并拒收。

拒收规则：拒收是指不接受某些。

可以通过设置拒收规则让系统自动识别并拒收。

自动转发：自动转发是指当系统收到新时自动转发到指定。

自动回复：自动回复是指当系统收到新时自动发送一封已经撰写好的信件。

16、反垃圾：通过设置一些规则来实现过滤的功能,过滤下来的，用户自己可以管理附件文件类型禁止字段：通过设置附件文件类型，来过滤，可以对设置的规则进行修改、删除、禁用、启用操作附件的文件名禁止包含关键词：通过设置附件的文件名，来过滤，可以对设置的规则进行修改、删除、禁用、启用操作附件的容禁止包含关键词(以txt文件为主)：通过设置附件的容，来过滤，可以对设置的规则进行修改、删除、禁用、启用操作附件文件后缀禁止字段：通过设置附件文件后缀，来过滤，可以对设置的规则进行修改、删除、禁用、启用操作头禁止字段：通过设置头，来过滤，可以对设置的规则进行修改、删除、禁用、启用操作容禁止字段：通过设置容禁止，来过滤，可以对设置的规则进行修改、删除、禁用、启用操作主题禁止包含关键词：通过设置主题，来过滤，可以对设置的规则进行修改、删除、禁用、启用操作发件人禁止包含关键词：通过设置发件人，来过滤，可以对设置的规则进行修改、删除、禁用、启用操作收件人禁止包含关键词：通过设置收件人，来过滤，可以对设置的规则进行修改、删除、禁用、启用操作抄送人禁止包含关键词：通过设置抄送人，来过滤，可以对设置的规则进行修改、删除、禁用、启用操作17、垃圾管理：管理反垃圾规则过滤出来的垃圾：反垃圾规则过滤出来的18、收发报表：主要是系统用户使用情况报表、系统用户使用时间段情况报表。

时间段报表：系统用户使用情况报表, 可以安时间段(比如从2004-1-1到2004-12-1)统计用户发信和收信的数量和大小。

使用情况报表：系统用户使用时间段情况报表, 可以安时间段(比如从2004-1-1到2004-12-1 0点到23点之间)统计用户发信和收信的数量和大小19、退出：退出系统Ⅲ、详细操作介绍3.1用户注册（图1注册及登录）如图1，点击[注册]即可进入用户注册页（图2）。

用户在注册前请仔细阅读《个人免费服务协议》，用户注册所需填写的容，注意带“**”的选项必须填写。

正确填写后[提交]就完成了用户的注册并可以直接使用。

用户名：用户名由英文字母、阿拉伯数字、下划线“_”组成，并且只能以英文字母开头（不区分大小写），长度为1~50个字节。

密码：由英文字母及阿拉伯数字组成，长度为1~50个字节。

其他按实填写即可。

注意：注册时输入“用户名”后先点击其右侧的[检查用户]，及时检查您所填的用户名是否存在。

用户名填写时还要选择相应的域名（因本系统支持多域名）。

(图2 用户注册)3.2用户登录如图1，首先正确输入用户名（如果系统有多个域名请在后面的下拉列表中选择正确的域名），再输入密码，选择风格与语言（可用默认设置），然后点击[登录]，如果填写不正确将有错误提示，如果填写正确就登录成功并进入系统的主菜单页面(如图3)主菜单分两个部分，左侧是主菜单，右侧默认页为各的基本情况。

(图3)3.3检查新检查新是检查当前用户POP3是否有新，并且在右侧将所有列出。

当用户登录时系统将自动从POP3检查并收取新，并在右侧显示。

3.4发发是指给一个或多个发送新。

首先写，再发送或者保存新到草稿箱。

草稿箱的使用请见。

发新、回复及转发。

3.4.1发新首先写，再发送。

写：点击图3左侧主菜单的[发]就进入了写页面，如图4。

图4顶端为四个按扭，分别是[发送]、[预览]、[存为草稿]、[重写]。

[发送]顾名思义为发送，点击此按扭即为发送；[预览]是在本地查看所写，预览时背景图片不被显示；[存为草稿]是将所写存入待草稿箱以备日后发送或编辑；[重写]是将所写容清空，再次填写。

写时包括目的地址（收件人、抄送、暗送）、标题、正文、正文背景、语言设置、附件、签名、附加个人文档、要求对方发送收到收条、重要度设置等容。

（图4）目的地址：由收件人、抄送、暗送组成，三者都可以填多个地址，其间以逗号“，”分开。

地址可直接输入也可通过通讯薄图标“”进入通讯薄选择地址。

进入通讯薄选择地址时，只要点击E-mail列中的Email地址即可。

标题：即为的主题。

在列表中只显示标题，不显示正文，所以标题是非常重要的。

正文：即为的主要容。

1、普通文本编辑正文：如图4中间输入框，直接输入文字即为正文容。

2、超文本编辑正文：通过正文框左侧的“编写HTML代码”进入超文本编辑如图5。

（图5）如图5所示，编写HTML代码页由两个部分组成，顶部的三条工具栏、中间的正文书写区。

编写HTML代码时，可以直接如同操作WORD文字处理软件一样，也可以选中图下侧的“直接使用HTML语言书写”就可以用HTML语法格式书写正文正文背景图：通过正文框右上侧的“背景图”选择框选择所需背景图片。

如果选择了背景图，在预览时图片将不被显示。

语言设置：通过正文框右下侧的“语言设置”选择框设置。

附件：即与正文同时传送到目的地址的文件。

附件的总量、个数由系统管理员设置。

增加附件时点击附件框后的[浏览]进入附加文件的选择并[确认]，再点击[添加为附件]，增加的附件将在下一行的[请选择附件]下拉框中显示，是如图6。

删除附件时，从[请选择附件]下拉框中选择要删除的附件，再点击右侧的[删除此附件]，就能删除附件。

（图6）附加签名：附加签名，主要是满足容、格式统一的签名而设置的，减少了重复劳动，提高工作效率。

点击正文左下侧的[签名]选择框即可。

若要更改签名容可点击正文框右下侧的进入修改，也可通过主菜单的[个人设置]中[签名设置]进行增加、修改。

附加个人文档：是指为了让用户更方便的使用各种文档资料，提高工作效率而设置的功能。

默认情况下系统管理员分配给用户存储文档的空间为50M。

个人文档管理从主菜单的[个人设置]-[个人文档管理]进入。

要求对方发送收到收条:（图7）是指系统能在对方阅读信件后自动发送对方的阅读信息回来，以便确认。

如图7该选项默认为不发送收条，只要点击其后的“未选择框”就设置为发送收条。

收条是以的方式收取，收条主题是“已读：”+“原主题”；收条的容中将显示对方打开的时间。

重要度：的重要度选择。

重要度分为5级，从高到低分别为最高、高、一般、低、很低，如图8。

系统按照从高到低的顺序处理信件的。

（图8）发送方式：发送方式包括立即发送和定时发送，立即发送是指在写好点击[发送]后系统马上发送；定时发送是指在写好并在“指定时间”里设置发送的未来时间，点击[发送]后系统不立即发送，而要等到“指定时间”时再发送。

预览：预览是指在写完之后，可以通篇浏览正文，方便勘误及修改。

预览时不显示背景图片及附件。

存为草稿：存为草稿，是指将当前撰写的存到“草稿箱”里，用于再次使用或记录、存档等3.5收件箱收件箱，是存放的地方。

收件箱将显示的数量、未读的数量、的大小、使用情况、所有的主题、发件人、发件日期、收件日期、大小、附件情况，并可以对进行转发、删除、全删、移动、复制等。

删除、全删：删除仅对已经选中的进行删除，可以同时选择一个或者多个；全删是指对当前的所有进行删除，而且不能恢复。

请用户谨慎使用。

拒收：是指拒收该发件人的信，把发件人加入拒收列表。

注意：一般情况下收到的都会保存在“收件箱”里，但是如果在“过滤器”的“自动处理”设置将符合规则的保存到“个人”时，符合规则的将直接保存在“个人”里，“收件箱”不显示。