档案编码规则

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档案编号规则范文

档案编号规则范文
1.全局唯一性：每个档案都需要有一个唯一的编号。

这可以通过不同的规则来实现，例如基于时间顺序、基于主题分类、基于所属单位等。

2.可读性：档案编号应该易于理解和识别，以方便用户进行档案的查询和使用。

一般来说，使用数字、字母等字符的组合进行编码能够提高可读性。

3.分类归档：档案编号规则应该考虑到档案的分类和归档规则，以方便按照不同的主题和目的对档案进行分类和归档。

例如，可以使用前缀或者特定的编码规则表示不同的类别或者主题，如A001表示文书档案，
B001表示人事档案等。

4.可扩展性：档案编号规则需要考虑到档案的扩展性，即能够应对新的档案的增加和变动。

例如，可以使用多级编号规则，其中的每一级可以表示不同的类别、主题、时间段等，以应对档案的不断增加和变动。

5.档案编目信息：档案编号除了能够表示档案的唯一性，还应该能够提供一定的编目信息，以方便用户了解档案的基本情况。

例如，可以在档案编号中添加档案名称、所属单位、创建时间等信息。

根据以上原则，一个具体的档案编号规则可以如下：
1.使用数字和字母的组合进行编码，例如A001、B002等。

2.使用特定的前缀表示不同的类别或者主题，例如A表示文书档案，B表示人事档案等。

5.根据需要，可以使用多级编号规则，以方便按照不同的类别、主题和时间段进行档案的分类和归档。

需要注意的是，不同的机构和组织可能会有不同的档案编号规则，具
体规则的制定需要结合实际情况和需要进行相应的调整和优化。

总体来说，档案编号规则应该简洁、易于操作和维护，并能够满足档案管理的需要。

档案编号规则(完整版)

档案分类编号方案（一）一、分类原则1、档案分类原则是以本单位所形成的全部档案为对象，依据职能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。

2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。

3、本办法适用于对本单位全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。

二、类别设置本单位档案设大类和属类，大类用大写英文字母作代字，属类用阿拉伯数字作代号，本单位全部档案分为八大类，大类和属类设置如下：（1）文书类档案（代字：A）；A1 永久A2 30年A3 10年（2）城市勘测类档案（代字：B）；B1 工程地质B2 水文地质B3 控制测量B4 地形测量B5 摄影测量B6 地图（3）城市规划类档案（代字：C）；C1 国土规划C2 总体规划C3 分区规划C4 详细规划C5 规划基础资料（4）城建管理类档案（代字：D）；D1 土地管理D2 用地规划管理D2.1 建设用地规划管理D2.2 违法用地管理D2.3 选址意见书管理D3 建筑工程管理D3.1 建筑工程规划管理D3.1.1 公共建筑类工程规划管理D3.1.2 联建楼建筑类工程规划管理D3.2 规划设计审批管理D3.3 违法建设管理D3.4 市政基础设施工程管理（5）会计档案（代字：E）；E1 会计报告E2 会计账本E3 会计凭证E4 其他（6）照片类档案（代字：F）;F1 永久F2 长期F3 短期（7）实物类档案（代字：H）；Ｈ１锦旗类Ｈ２奖牌类Ｈ３奖杯类Ｈ４其他类（8）声像类档案（代字：R）；R1 照片（底片）R2 录像带R3 录音带R4 光盘与磁盘三、编号方法1、文书类档案的编号●旧方法: 2007年以前，采用立卷归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号+文件所属年份+案卷号组成。

保管期限代号：永久1，长期2，短期3；永久长期合编为1 2；永久长期短期合编为0。

例：A 1.2004—001案卷号（第1个案卷）年度保管期限代号（永久）大类代字（文书档案）●新方法：2008开始，采用单件归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号＋文件所属年份＋件号组成。

档案管理编码规则

档案管理编码规则
编码形式：
□□ □□□ □ □□□□□□ □□□ □□□
采用18编码：2
位公司简称，3位部门编码，1位档案级别，6位归档日期，3位员工姓名的第一个大写拼音字母，二个字的情况下，第三个用数字8代替，（公司档案的情况下，以“888”代替），3位归档序号。

1、公司简称 BW ：江苏巴威 SF ：上海巴威 SW ：上海巴威管理 AT ：江苏爱伊替 ST ：上海爱伊替 ZQ ：镇江清源 2、部门及类目编号
3、档案级别
档案分以下3个级别：
A：机密级别：需何总批示方可查阅的文件。

B：重要级别：需部门总监批示方可查阅的文件。

C：一般级别：查本部门资料无需批示，查其他部门资料需要部门总监批示。

4、归档日期
各部门档案管理员收到需归档文件时的日期为归档日期，以日期后六位为编码。

5、归档编号
由001开始的3位数字依次排序，不得重复。

例：BWD01A111024888001此编码表示：
BW D01 A 111024 888 001：江苏巴威资料关于采购合同机密文件，归档日期为2011年10月24日第一个文件。

档案编码规则

档案编码规则一、档号结构全宗号（公司+部门/项目代码）—类别号（年度类别〃分类代码）—案卷号—件号（一）全宗号（公司+部门）：全宗号为档案保管机构代码，用拼音字母与阿拉伯数字标识。

字母为公司代码，数字为部门代码；字母用公司中文简称的首位拼音表示。

如：集团总部行政部，其全宗号为“JT03”（“JT”表示集团总部，“03”行政部）。

项目（公司）代码由拼音字母与阿拉伯数字共同组成，例如：项目1表示为XM01，其全宗号为“ZDXM01”。

（详见附件4-1《全宗代码一览表》）（二）年度类别·分类代码：年度用后两位阿拉伯数字表示，如：09、11等。

分类代码由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成，可根据需要灵活设置类别的层级，不同层级的类别之间用“〃”隔开。

可通过《各部室档案标准目录库》查看各分类层级与分类代码，例如：（三）案卷号：案卷号用两位阿拉伯数字表示，同一分类下的案卷依排列次序按流水编号，不应有空号。

（四）件号：件号同样用阿拉伯数字表示，按照文件顺序由“001”开始往下排列。

通过以上四部分实现档号的唯一性，使档号与每份档案一一对应。

范例1：集团总部各部门JT03 —12WD〃01 —01 - 001件号（第1件）案卷号（第1卷外部收文）类别号（2012年行政文档类〃01公文）全宗号（集团总部行政部）范例2：集团下属各公司WY01 —12SW —02 - 001件号（第1件）案卷号（第2卷捐赠纪念品）类别号（2012年实物档案）全宗号（北京XX物业管理有限公司行政部）范例3：公司各项目ZDXM01 —WD〃02 —02 - 001件号（第1件）案卷号（第2卷资产档案（包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公设备的驱动程序等））类别号（分类代码（行政文档库资产管理类文件））全宗号（XX股份有限公司加项目代码）。

档案名称编码规则

档案名称、编号规则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。

1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

4.档案编号规则4.1.公司内归档文件的档号结构为“公司名称—一级目录—二级目录—三级目录加流水号”。

具体编码表见附件二（档案分类编码表）。

4.1.1.“公司名称”表示文档归属公司名称,用公司名称的主体部分的拼音缩写形式表示。

各公司名称的缩写见附表一。

4.1.2.“一级目录”表示文档归属类别号。

如：行政管理类、经营管理类、基本建设类等等。

4.1.3.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如三会文件类下面的股东大会、董事会、监事会。

4.1.4.“三级目录”表示更细分的类别，4.1.5.“流水号是在三级目录下，以文件首次发行日期的时间为顺序排序。

4.2.每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放置存档。

4.3.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。

4.4.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

4.5.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

5.。

人事档案编号规则

人事档案编号规则1. 简介人事档案编号规则是指在企业或组织中管理和归档员工的个人信息和相关文件时，为每个员工设立一个独特的编号。

该编号用于标识和检索员工的档案信息，确保档案的准确性、完整性和可追溯性。

2. 目的人事档案编号规则的主要目的是简化人事管理过程，提高文件检索效率，并保护员工个人隐私。

通过统一的编号规则，可以快速定位和访问需要的档案信息，并确保档案数据的安全性。

3. 编号规则原则在制定人事档案编号规则时，应遵循以下原则：3.1 唯一性每个员工应有唯一的编号，不同员工之间不能重复。

这样可以避免混淆和错误，并方便快速查找。

3.2 可读性员工及相关部门应能够根据编号快速判断其含义。

因此，建议采用易读且有意义的编码方式，如结合部门、职位等信息进行编码。

3.3 可扩展性由于企业或组织可能会不断扩大或调整组织架构，编号规则应具有一定的可扩展性，以适应未来的变化。

3.4 保密性人事档案中包含员工的个人隐私信息，编号规则应确保员工信息的保密性，避免泄露和滥用。

4. 编号规则示例以下是一个示例的人事档案编号规则：AA-BBB-CCCCAA: 部门代码（2位）- 标识员工所属部门的代码。

例如：HR（人力资源部）、IT（信息技术部）等。

BBB: 职位代码（3位）- 标识员工所担任职位的代码。

例如：MGR（经理）、ENG（工程师）等。

CCCC: 序列号（4位）- 标识员工在同一部门和职位下的唯一序列号。

根据入职顺序或其他标准进行分配。

例如，某公司人力资源部经理的编号为：HR-MGR-00015. 使用与管理5.1 新员工入职当新员工入职时，人事部门根据编号规则为其分配一个唯一的编号，并将其个人信息与档案进行关联。

5.2 档案管理使用电子或纸质档案管理系统，将每个员工的档案信息与对应的编号关联起来，并建立索引以便快速检索。

5.3 档案更新当员工的个人信息发生变化时，如职位晋升、调动等，人事部门应及时更新档案信息，并保持编号的一致性。

基础档案编码规则

基础档案编码规则面料、里料编码：采用七位编码，第一位为大类，区分面料、里料、辅料饰品类，二三位为类别代码，后四位为序列号。

结构图：大类：M 面料 L 里料 F 辅料 P 配饰类面料类别：01-毛呢料 02-皮类 03-牛仔 04-棉布 05-化纤 06-针织 07-雪纺 08-毛织 09-麻料10-真丝 11-皮草 12-罗纹 13-填充 14-人造毛序列号：0001-9999辅料编码：采用六位编码，第一位为大类，区分面料、里料、辅料、饰品类，第二位为类别代码，后四位为序列号。

结构图：大类：M 面料 L 里料 F 辅料 S 饰品类辅料类别：D-垫料：服装垫料是指在服装的特定部位，利用制成的用以支撑或铺衬的物品，使该特定部位能够按设计要求加高、加厚、平整、修饰等，为了保证服装造型要求并修饰人体的垫物，以使服装穿着达到合体挺拔、美观、加固等的效果。

（1）按使用材料分：棉及棉布垫泡沫塑料垫羊毛与化纤下脚针刺垫（2）按使用部位分：肩垫胸垫领垫C-衬料：包括衬与衬垫两种，在服装衣领、袖口、袋口、裙裤腰、衣边及西装胸部加巾的衬料为衬布，一般含有胶粒，通常粘合衬，有有纺衬布（梭织与针织）与无纺衬布两大类。

在肩部为了体现肩部造型使用的垫肩及胸部为增加服装挺皓饱满风格使用的胸衬均属衬垫材料，一般没有胶。

衬料是服装的骨骼，能够增强服装的强力，并使服装饱满美观；另外衬布的使用还可以增强服装的可缝纫性能，易于缝纫操作。

K-扣类：虽指把衣服等纺织品扣起来的小形片状物或球状物，一般带孔眼，有明、暗眼之另，也有无眼上下按全的四件敲扣、子母纽扣、四合扣、工字扣等。

按材料分有不锈钢、铜、电化铝等金属纽扣，胶纽、电玉扣、苯塑（聚苯乙烯）、珠光有机玻璃、尼龙、聚酯、环氧树脂、人造骨扣等塑料纽扣，此外还有贝壳纽扣、竹木扣、骨角扣、皮革扣、玻璃扣为材料制成的纽扣，以及与面料匹配，用手工制作的包布扣、盘花编结纽扣等。

其中聚酯纽扣和人造骨纽扣用于高档服装。

学生档案编号规则

学生档案编号规则1. 规则目的学生档案编号的规则是为了确保学生档案管理的准确性和便捷性。

每个学生都会被分配一个独特的档案编号，用于识别和检索其相关档案信息。

2. 编号结构学生档案编号由以下几个部分组成：2.1 学校代码学校代码是一个唯一标识学校的数字或字母组合。

每个学校都有自己的特定代码。

例如，ABC学校的代码可以是ABC。

2.2 入学年份入学年份是一个四位数，表示学生的入学年份。

例如，2022年入学的学生的入学年份部分为2022。

2.3 班级代码班级代码是一个数字或字母组合，用于标识学生所在的班级。

例如，一年级一班的班级代码可以是1A。

2.4 流水号流水号是一个数字序列，从0001开始逐步递增，用于区分同一班级内的不同学生。

每个学生在班级内应有一个唯一的流水号。

例如，1A班的第一个学生的流水号可以是0001，第二个学生的流水号可以是0002，依此类推。

3. 示例以下是一个示例学生档案编号的结构：- 学校代码：ABC- 入学年份：2022- 班级代码：1A- 流水号：0001那么，该学生的学生档案编号为ABC-2022-1A-0001。

4. 使用和管理学生档案编号应在学生入学时进行分配，并在学生档案管理系统中进行记录。

每当有新的学生入学时，应根据规则生成新的学生档案编号，并将其与学生的个人信息关联起来。

在查询、存档或修改学生档案时，可以通过学生档案编号快速准确地定位到该学生的相关信息。

5. 结论学生档案编号规则的实施可以提高学生档案管理的准确性和便捷性，有助于学校更好地管理学生档案。

通过遵守规则并妥善管理学生档案编码系统，可以有效地维护学生档案的完整性和可追溯性。

公司档案编码管理制度

公司档案编码管理制度一、总则为规范公司档案编码管理工作，提高档案管理的效率和质量，便于档案的检索和利用，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有部门和岗位的档案管理工作。

三、档案编码原则1. 档案编码应当简单、规范、便于辨认和记忆。

2. 档案编码应当按照一定的分类和顺序规则进行，以利于档案的整理和检索。

3. 档案编码应当包括档案所属部门、档案类型、档案年份等信息，以便清晰表明档案的归属和属性。

四、档案编码规则1. 档案编码由数字和字母组成，数字表示档案所属部门和档案年份，字母表示档案类型。

2. 档案所属部门采用公司的部门编码，如人事部为01，财务部为02，市场部为03等。

3. 档案年份采用四位数字表示，如2022年为2022。

4. 档案类型采用字母表示，如合同类档案为C，财务类档案为F，人事类档案为P等。

5. 档案编码示例：人事部2022年合同类档案编码为012022C。

五、档案编码管理1. 档案编码由公司档案管理员负责制定和管理，确保档案编码的准确性和规范性。

2. 档案编码应当在档案建立时进行，由档案管理员记录和归档。

3. 档案编码可根据需要进行修改和调整，但应当及时通知相关人员。

4. 档案编码应当在档案管理系统中进行记录和查询，以便随时查阅和审阅。

5. 档案编码应当定期进行审查和整理，确保档案编码的统一和连续性。

六、违规处理对档案编码违规的个人和部门，公司将进行相应的纪律处分，情节严重者将给予停职或开除处理。

七、附则本制度自发布之日起正式实施，如有需要修改或完善，应当经过档案管理部门的审核和批准。

公司档案编码管理制度将有助于规范公司档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，便于档案的检索和利用。

希望全体员工能够严格遵守制度规定，共同维护公司档案管理工作的正常秩序。

档案盒个数的编码

档案盒个数的编码
档案盒个数的编码可以采用以下方法：
1. 直接数字编码：将档案盒数量直接用数字表示，如1、2、3、…。

这种编码方式简单明了，易于理解和记忆。

但当档案盒数量较大时，数字编码可能会变得较长，不够简洁。

2. 字母编码：将档案盒数量用字母表示，如A、B、C、…。

这种编码方式在档案盒数量较多的情况下更为简洁，同时也方便进行分类管理。

但需要注意的是，字母编码可能会与文件编号等其他编码产生冲突。

3. 混合编码：将数字和字母组合起来进行编码，如1A、2B、3C、…。

这种编码方式可以结合数字和字母的优点，既方便理解记忆，又不会与其他编码产生冲突。

但需要注意的是，混合编码可能会使得编码较为复杂，需要仔细设计编码规则。

无论采用何种编码方式，都需要确保编码的唯一性，以避免混淆和管理错误。

同时，为了方便管理，可以建立相应的编码规则和记录制度，使得每个编码都对应一个特定的档案盒。

文书档案盒盒号的填写要求

文书档案盒盒号的填写要求1. 任务背景在日常工作中，对于文书档案的管理是非常重要的。

每一个文书档案都需要有一个唯一的标识，以方便查找和归档。

其中，文书档案盒盒号就是其中一个重要的标识。

本文将介绍文书档案盒盒号的填写要求，包括其格式、编码规则和填写注意事项等内容。

2. 文书档案盒盒号格式文书档案盒盒号一般由数字和字母组成，具体格式如下：•目前采用的格式为：YYYY-NNNNN•YYYY代表年份，占4位，取值范围为1900至9999年•NNNNN代表序列号，占5位，取值范围为00001至99999例如：2023-00001 表示2023年第一个文书档案盒。

3. 文书档案盒盒号编码规则为了保证文书档案盒盒号的唯一性和易读性，在编码时需要遵循以下规则：3.1 年份编码规则年份部分采用四位数进行表示。

年份应当按照实际情况进行填写，不得造假或者误填。

3.2 序列号编码规则序列号部分采用五位数进行表示。

序列号从00001开始，依次递增。

同一年度内的文书档案盒盒号序列号应当连续，不得有遗漏或重复。

3.3 填写要求•文书档案盒盒号必须清晰、准确地填写在文书档案盒上，并且不得涂改。

•文书档案盒盒号的字体大小应与其他标识信息相同，以保证整体美观。

•文书档案盒盒号应使用黑色墨水或打印机进行填写，以保证清晰可辨认。

•盒号应位于文书档案盒的正面中上部分，以方便查找和辨认。

4. 填写注意事项在填写文书档案盒盒号时，需要注意以下事项：4.1 格式正确性确保文书档案盒盒号按照规定的格式进行填写，包括年份和序列号的正确顺序、分隔符的使用等。

4.2 唯一性每一个文书档案盒都应有唯一的文书档案盒盒号，不得重复使用。

在编制新的文书档案盒盒号时，应先进行查询，确保该盒号尚未被使用。

4.3 顺序性文书档案盒盒号的序列号应按照顺序递增，不得跳号或错位。

4.4 清晰可辨认性填写文书档案盒盒号时，要求字迹清晰、规范，以便于查找和辨认。

如有需要，可以使用打印机进行填写。

工程档案编码规则

工程档案编码规则在工程档案管理中，编码规则是至关重要的一环。

为了确保档案的唯一性、可读性、兼容性、可扩展性、简化性、易记性以及科学性，以下制定了一套编码规则。

1. 唯一性原则编码的唯一性是确保档案分类和管理准确性的关键。

为此，我们采用一物一码的原则，为每个档案分配一个唯一的编码，以确保在所有情况下都能准确识别该档案。

2. 可读性原则编码应当使用易于阅读的格式，方便管理人员快速准确地理解档案内容。

我们建议使用简短明了的编码格式，以减小阅读难度，提高工作效率。

3. 兼容性原则为了与现有系统兼容，避免历史档案管理的混乱，新的编码系统应尽量沿用旧有的编码规则，以便于历史档案的管理与继承。

4. 可扩展性原则考虑到未来可能新增的档案类型和管理员，编码应当具备可扩展性，以便于系统能够轻松地扩展。

为此，我们采用模块化的编码方式，为每个档案类型和管理员预留一定的扩展空间。

5. 简化性原则编码应使用简单的格式，避免过多的细节和冗余信息，以提高编码的效率。

同时，简单的编码格式也有助于减小阅读难度，便于快速准确地使用。

6. 易记性原则为了方便快速和准确地使用编码，编码应当容易记住和识别。

我们建议采用有一定规律的编码格式，以方便记忆和查找。

7. 科学性原则编码应当基于科学的理论，避免主观性和猜测，以确保编码的可信度和准确性。

在制定编码规则时，我们需要充分考虑档案管理学的理论和实践经验，以确保编码的科学性和实用性。

总之，工程档案编码规则的制定应当充分考虑以上原则，以提高档案管理工作的效率和质量。

同时，我们应当根据实际情况灵活调整编码规则，以满足不同工程项目的需求。

公司档案文件编码规则

1.1.1.文件编号例：
HJ-XZ05-2017-001
文件顺序号
年份
文件类别
公司简写
意为菏建行政通知、通告类2017年001号文件
二、类目表
一级类目
（代码）
二级类目
（代码）
归档范围
行政
XZ
证照
01
各种证照（营业执照正副本，组织机构代码证正副本，税务登记证，生产许可证，注册证，获奖证，商标证等）
公司战略
合同、协议
04
签订的工程供货合同、协议（含材质证明、出厂合格证明、复试报告等）
废旧物资
05
工程废旧物资处理台账
其他
06
供货商名录、供货商评价报告等
财务
CW
按财务要求
技术
JS
专业深化设计
01
专业深化设计方案、竣工图
技术文件
02
需交公司存档的施工技术文件如：施工方案（作业指导书、新工艺、工程总结等。
规程、规范
入职薪酬及薪酬调整台账
员工入、离职
05
员工入职及离职相关手续
员工档案、简历
06
员工档案、简历台账
外协单位名录
07
外协施工队伍名录、合作单位名录
其他
08
经营预算
JY
市场开发
01
工程项目的开发调研、跟踪、立项报告、请示、批复等
合同、协议
02
招投标及有关谈判材料、签订的施工合同、协议
项目预算书
03
工程项目预算书清单
项目结算书
04
工程项目结算书清单
外协队伍结算
05
外协队伍工程项目结算书清单
统计工作
06

档案名称编码规则

档案名称、编号规则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。

1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

4.档案编号规则4.1.公司内归档文件的档号结构为“公司名称—一级目录—二级目录—三级目录加流水号”。

具体编码表见附件二（档案分类编码表）。

4.1.1.“公司名称”表示文档归属公司名称,用公司名称的主体部分的拼音缩写形式表示。

各公司名称的缩写见附表一。

4.1.2.“一级目录”表示文档归属类别号。

如：行政管理类、经营管理类、基本建设类等等。

4.1.3.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如三会文件类下面的股东大会、董事会、监事会。

4.1.4.“三级目录”表示更细分的类别，4.1.5.“流水号是在三级目录下，以文件首次发行日期的时间为顺序排序。

4.2.每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放置存档。

4.3.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。

4.4.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

4.5.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

附件一附件二：档案分类编码表第11 页。

文档档案编号管理制度

文档档案编号管理制度一、总则为了规范文档档案的编码管理工作，提高文档档案管理的效率和质量，保障文档档案的安全和完整性，特制订本管理制度。

二、适用范围本管理制度适用于所有单位内部的文档档案管理工作，包括纸质档案和电子档案的管理。

三、文档档案编码的原则1.编码应简单明了，易于识别和管理；2.编码应具有唯一性，避免重复；3.编码应规范统一，统一规则适用于所有文档档案。

四、文档档案编码规则1.纸质档案编码规则：（1）档案编号由单位代码+档案类别+档案流水号组成，中间用“-”符号分隔；（2）单位代码为单位的唯一标识符，由单位名称首字母组成，如公司名称为ABC公司，则单位代码为ABC；（3）档案类别为档案的分类标准，如A表示行政档案，B表示财务档案，C表示人事档案等；（4）档案流水号为每个类别下的档案顺序号，每年从1开始编码，递增。

2.电子档案编码规则：（1）电子档案采用统一的编号系统管理，编号规则类似于纸质档案编码规则，由单位代码+档案类别+档案流水号组成；（2）电子档案编号应与纸质档案编号对应，保持一致。

五、文档档案编码管理流程1.文档档案编码申请：（1）单位负责人或档案管理员向档案管理部门提交文档档案编码申请；（2）档案管理部门审核申请内容，确认符合编码规则后，进行编码。

2.文档档案编码管理：（1）根据编码规则对文档档案进行编码；（2）录入档案信息到档案管理系统，并进行备份。

3.文档档案编号使用：（1）单位内部使用文档档案时，应根据编号查找目标档案；（2）对相关档案进行借阅、复制等操作时，应记录借阅、复制情况，并及时归还或销毁。

六、文档档案编号管理的责任1.单位负责人：（1）制定文档档案编号管理制度，督促全员执行；（2）对文档档案编码工作进行监督和检查。

2.档案管理员：（1）负责文档档案编号管理工作，确保编码准确无误；（2）对档案管理系统进行维护和更新。

3.全员：（1）严格遵守文档档案编号管理规定，不得私自更改编码；（2）积极配合档案管理工作，确保文档档案的安全和完整。

各类档案的分类编号方案

各类档案的分类编号方案档案的分类编号方案是将档案按照一定的规则进行编码，以便于管理、检索和利用。

不同机构、行业、国家或地区可能拥有不同的分类编号方案，下面将介绍一些常见的档案分类编号方案。

一、按照档案种类分类编号1.文书档案：按照文件类型进行分类，如公文、函件、备忘录等。

2.图像档案：按照图像的类型进行分类，如照片、绘画、地图等。

3.音频档案：按照声音的特征和用途进行分类，如录音、音乐、广播等。

4.视频档案：按照视频内容和类型进行分类，如电影、纪录片、电视节目等。

二、按照组织机构分类编号1.中央档案：按照中央政府的机构组织进行分类，如国务院、中央军委等。

2.地方档案：按照地方政府的机构组织进行分类，如省、市、县等。

3.企事业单位档案：按照企事业单位的组织结构进行分类，如部门、科室、项目等。

4.学校档案：按照学校的组织结构进行分类，如学院、系、班级等。

三、按照主题分类编号1.行政管理档案：按照行政管理活动的内容和类型进行分类，如规章制度、办公室文件等。

2.经济管理档案：按照经济管理活动的内容和类型进行分类，如财务会计档案、采购档案等。

3.人力资源档案：按照人力资源管理活动的内容和类型进行分类，如人事档案、培训档案等。

4.科研档案：按照科研活动的内容和类型进行分类，如科研项目档案、科技成果档案等。

四、按照时间分类编号1.年代档案：按照年代进行分类，如20世纪50年代、21世纪等。

2.年度档案：按照每年的时间进行分类，如2024年、2024年等。

3.季度档案：按照每个季度的时间进行分类，如第一季度、第二季度等。

4.月份档案：按照每个月的时间进行分类，如1月、2月等。

五、按照地理位置分类编号1.国家档案：按照国家进行分类，如中国档案、美国档案等。

2.省市档案：按照省市进行分类，如北京档案、上海档案等。

3.区县档案：按照区县进行分类，如朝阳区档案、徐汇区档案等。

4.乡村档案：按照乡村进行分类，如村级档案、户级档案等。

公司档案文件编码规则

公司档案文件编码规则一、档案文件分类1.行政类：包括公司管理体系文件、内部规章制度、行政决策文件等。

2.人事类：包括员工档案、薪酬福利文件、招聘培训文件等。

3.财务类：包括会计凭证、报表、税务文件等。

4.销售类：包括销售合同、客户档案、市场调研文件等。

5.技术类：包括产品研发文件、技术规范、专利文件等。

1.顶层文件夹：将不同分类的文件放置在不同的顶层文件夹下，以便管理和检索。

例如：行政类文件放置在"01_行政类"文件夹下，人事类文件放置在"02_人事类"文件夹下。

2.二级文件夹：在每个顶层文件夹内，可以进一步细分为二级文件夹，以更加准确地分类文件。

例如：在"01_行政类"文件夹下，可以设立"01_公司管理体系文件"文件夹和"02_内部规章制度"文件夹。

3.编码格式：可以根据实际情况制定文件编码格式，一种常用的格式是采用数字和下划线的组合。

例如：公司管理体系文件的编码可以是"0101"，内部规章制度的编码可以是"0102"。

4.文件命名：每个文件都需要有一个唯一的文件名来区分。

建议采用简洁明了的文件名，尽量避免使用过长或重复的文件名。

例如：公司管理体系文件的文件名可以是"公司管理体系.docx"。

5.文件版本控制：对于经常需要修改和更新的文件，建议使用版本控制的方式进行管理。

可以在文件名中加入版本号或日期信息。

例如：公司管理体系文件第一版可以命名为"公司管理体系_v1.docx"，第二版可以命名为"公司管理体系_v2.docx"。

6.文件索引：可以使用文档索引表格来记录文件的编码和文件名，以方便快速检索和管理。

例如：编码，文件------，-------------------------0101 ，公司管理体系.doc0102 ，内部规章制度.doc0201 ，员工档案_张三.doc0202 ，员工档案_李四.doc0301 ，会计凭证_2024-01.pd0401 ，销售合同_2024-01.doc0501 ，产品研发计划.doc以上是一个简单的公司档案文件编码规则示范，根据实际情况和需要，可以进行适当的修改和调整。

档案怎么编号管理制度

档案怎么编号管理制度一、总则为规范档案管理工作，提高档案管理效率，确保档案的安全性和完整性，制定本档案编号管理制度。

二、适用范围本制度适用于单位内所有档案的编号管理工作，包括电子档案和实体档案。

三、编号规则1、档案编号由统一的编号单位负责编制和管理，编号由数字、字母或符号组成，严格区分大小写；2、档案编号应具有唯一性，不得重复使用，以防混淆和遗失；3、档案编号应具有时效性，根据档案的存储周期，确定编号的有效期；4、档案编号应具有跟踪性，方便对档案的流转和使用进行监管和追踪。

四、编号管理流程1、档案的建立（1）申请建立档案：单位内需要建立档案的部门或个人，应向编号单位提交档案申请表；（2）审批：编号单位根据申请表内容对档案进行审批，并确定档案编号；（3）登记：登记档案编号及相关信息，并通知申请单位。

2、档案的归档（1）入库：完成档案存档工作后，编号单位将存档档案移交至存档室，进行入库操作；（2）备案：备案将档案编号及相关信息录入存档系统，并生成档案存档清单；（3）归类：按照档案分类标准，对档案进行分类、整理和归类；（4）封存：对已归档的档案进行封存处理，保证档案的安全性和完整性。

3、档案的借阅和归还（1）借阅申请：单位内有权限的人员可向存档室提出借阅申请，填写档案借阅申请表；（2）查找档案：存档室根据档案编号或关键词查询档案，确定是否借阅；（3）借阅管理：存档室记录借阅人员、借阅事由、借阅时间等信息，并监管借阅情况；（4）归还档案：借阅人员在规定时间内将档案归还存档室，并填写归还登记表。

五、档案管理责任1、编号单位：负责统一编制和管理档案编号，保证档案编号的唯一性和正确性；2、存档室：负责档案的存储、归类、整理和管理，保障档案的安全性和完整性；3、借阅人员：借阅档案必须遵守相关规定，不得私自调取、复制和传播档案信息；4、档案管理员：负责监督和检查档案管理工作，发现问题及时整改和上报。

六、档案编号管理制度的宣传和培训1、定期组织档案编号管理制度培训和宣讲，提高相关人员的档案管理意识和技能；2、通过内部通知、培训讲座、宣传栏等形式，向全体员工宣传档案编号管理制度，促进制度的落实和执行。

档案实体分类编号规范

档案实体分类编号规范摘要本文旨在通过制定档案实体分类编号规范，规范化对档案实体的分类和编号工作，提高档案管理效率和档案检索的准确性。

本规范适用于各类机构和组织的档案管理工作，旨在促进档案管理工作的规范化、标准化和系统化。

一、引言档案实体是档案管理工作的基本单位，对档案实体进行分类和编号是档案管理工作中非常重要的环节。

通过规范档案实体的分类和编号，可以方便档案管理人员进行档案存储、检索和利用，节约管理时间和提高工作效率。

二、档案实体分类编号原则1. 分类原则•按内容特征分类：档案实体的分类应以其内容特征为主要依据，根据档案的内容、形式和属性等特点进行分类。

•按机构属性分类：根据档案实体所属的机构、部门或单位属性进行分类，便于机构内部管理和组织档案工作。

2. 编号原则•唯一性原则：每个档案实体应具有唯一的分类编号，避免重复或缺失。

•层次性原则：分类编号应具有一定的层次结构，方便查找和管理档案实体。

三、档案实体分类编号规范1. 档案实体主要分类根据档案实体的内容特征，可将档案实体主要分类为以下几类：文书档案、图像档案、音视频档案、电子档案、科研档案等。

2. 档案实体分类编号规则•文书档案：以字母或数字开头，后接一定的分类编码，例如A001、B002等。

•图像档案：以图像类型简写开头，后接一定的分类编码，例如IMG001、IMG002等。

•音视频档案：以音视频类型简写开头，后接一定的分类编码，例如AV001、AV002等。

•电子档案：以“E”开头，后接一定的分类编码，例如E001、E002等。

•科研档案：以“R”开头，后接科研领域简写和分类编码，例如R-BIO001、R-CHE002等。

3. 档案实体分类编号示例•文书档案示例：A001（文件A的第一份档案）、B002（文件B的第二份档案）。

•图像档案示例：IMG001（图像文件的第一份档案）、IMG002（图像文件的第二份档案）。

•音视频档案示例：AV001（音视频文件的第一份档案）、AV002（音视频文件的第二份档案）。