文秘接待工作(PPT30页)
文秘 秘书日常接待工作
《秘书实训实习教程》本书注重实用性和操作性,适宜模拟情景教学,设有多种形式的训练。
本书共有十个章节,包括接待工作技能训练,事务管理技能训练,会务工作技能训练,秘书写作技能训练等,本学期大致先上前五个章节的内容。
秘书日常接待工作教学目标:1、知识与能力:通过学习,让“准秘书们”掌握在日常接待工作当中的相关理论和技能知识。
2、过程与方法:让“准秘书们”将“做”、“思”、“学”这三者融为一体,在此过程中提高专业核心能力——接待能力。
3、情感态度与价值观:创设情景,为能力培养提供平台,借此提高“准秘书们”的团队合作能力、分析能力、综合表达能力;小组讨论培养“准秘书们”团结合作精神。
教学重点:如何结合礼仪等相关知识,熟悉接待工作的具体环节和操作方法。
教学难点:秘书人员如何结合礼仪和接待的相关知识完成情景模拟。
教学流程:一.新课导入2008年奥运会是一场举世盛会,尤其是她的开幕式,我相信给每一位同学都留下了深刻的印象。
它展现的是我们中华民族五千年的源远留长的文化历史。
特别是其中的一个节目“击缶”。
这个活动的安排是2008名演员一边击缶,一边吟诵孔子脍炙人口的名句“有朋自远方来,不亦乐乎”。
那么张艺谋导演为什么要安排这个情节?目的何在?(回答)中国素称“礼仪之邦”,其中,“击缶”向世人展现了中国最古老迎接贵宾的喜庆仪式,两千五百年前的孔子语录道出了中华民族的好客和有善,这样的安排能够体现了中国人一贯热情好客的传统美德。
1、请同学们想一想,议一议你们以前是怎么接待亲朋好友的。
(学生先分组讨论,然后各组派代表回答)2、以上讲的是接待亲朋好友的一些基本礼貌礼节。
那么,作为一名公司或者单位的秘书人员在接待来宾的时候又该怎么做呢?这就是今天学习的任务——如何做好秘书日常的接待工作。
3、接待工作的程序和接待礼仪的要求1)、接待总体原则:诚恳热情、讲究礼仪、细致周到、按章办事、保守秘密。
2)、对已经预约的来访者,应立即通报领导,没有领导的确切答复,不能擅自予以引见。
秘书接待工作
秘书的款待工作第—节款待的准备工作文秘人员热情、礼貌、耐心、认真的款待能使客人有亲如一家的感觉,从而留下美好的印象。
来访客人则由此观察到单位认真慎重的工作作风和蓬勃向上的精神风范,所以在无形中间也提高了本单位的有名度和美誉度,扩大了单位的影响。
反之,若是秘书的态度冷漠、言行举止莽撞,那么,来访的客人就会认为这个单位整体水平太差而对单位失去相信。
秘书要做好款待工作,先期的准备工作是特别重要的,它是做好款待工作的前提条件。
秘书应该从款待工作的环境、物质与心理三个方面进行准备。
一、做好款待工作的环境准备企业的前台、会客室、办公室是显现企业形象的窗口,秘书应该使这些地方保持干净、光明、整齐、雅观,让来访者一进门就能感觉这里工作规范有序。
同时,办公室内部工作人员之间也应热情大方地互相当合,给来访者留下优异的印象。
办公室、会客室的环境一般可分为硬环境和软环境。
1.硬环境硬环境包括办公室、会客室的空气、光辉、颜色、办公设备及会客室的部署等外在客观条件。
(1)绿化环境。
办公室、会客室内的绿化是相当重要的,应合适地摆放一些花卉或绿色植物;室外周围环境应力求做到草坪、花木相映生辉,绿意盎然,富饶生气与活力。
(2)空气环境。
空气环境包括空气的温度、湿度、流通与味道四个因素,它的利害对人的行为和心理有着很大的影响。
所以,应在室内安装通风设备和空调,做好空气的调治,并且经常打开门窗透气,保持空气清爽。
同时,也可合适洒些气味淡雅大方的空气清爽剂。
(3)光辉环境。
室内要有合适的照明,以自然光源为主,人造光源为辅。
切勿使光辉过强,省得刺激眼睛。
但光辉也不应过弱,太暗会引起人的视觉疲倦或心情压迫。
(4)声音环境。
室内要保持庄严、平易,这样才能使客人心情快乐。
同时也能使秘书人员集中精力做好款待工作,有助于工作效率的提高。
反之,办公室声音喧杂,会令人心烦意乱。
(5)办公室部署。
办公桌、文件柜、复印机等大件物品要摆放合理,书报、文件、文具等物品要归类摆放整齐;墙上可挂日历、企业徽标等,也可挂上市场网络图和宣传照片等。
市政府礼仪接待工作总结PPT
加强与内外部相关部门的沟通与协作,充分 整合资源,形成合力。
CHAPTER 04
接待工作案例分享
成功案例介绍
案例一
某市举办国际商务论坛,市政府礼仪接待团队精心策划,从场地布置、餐饮安 排到活动流程,每个环节都细致入微,确保了论坛的顺利进行和与会者的满意 反馈。
案例二
某市接待外国元首访问,礼仪接待团队在前期调研、文化交流和安全保障等方 面做了充分准备,展现了城市的良好形象和国际化水平。
失败案例分析
案例一
某市在举办大型文化活动时,由 于场地布置和接待流程出现混乱 ,导致嘉宾和观众体验不佳,对 城市形象造成负面影响。
案例二
某市在接待外国代表团时,由于 沟通不畅和安排不周,导致一些 重要活动被迫取消或推迟,给双 方带来不便。
案例总结和启示
成功案例的共同点在于前期策划周密、 团队协作默契、细节处理到位。应学习 这些优点,提高接待工作的整体水平。
确定接待规格
根据接待对象的重要程度 和级别,确定相应的接待 规格,确保接待工作的规 范化和专业化。
协调各方资源
与相关部门和单位协调配 合,确保接待工作的顺利 进行,包括交通、安全、 宣传等方面。
接待流程和规范
迎接宾客
安排活动
根据宾客的行程安排,安排工作人员前往 机场、火车站等交通枢纽迎接宾客,并按 照接待计划将宾客送至住宿地点。
资源整合
在接待过程中,对内外部 资源的整合不够充分,影 响了接待效率和效果。
接待工作的改进和提升
强化服务培训
定期开展服务技能培训,提高团队成员的服 务意识和专业水平。
加强应急预案建设
制定更加完善的应急预案,提高应对突发事 件的能力和水平。
办公室事务-秘书接待工作共20页PPT
•
6、黄金时代是在我们的前面,而不在 我们的 后面。
•
7、心急吃不了热汤圆。
•
8、你可以很有个性,但某些时候请收 敛。
•
9、只为成功找方法,不为失败找借口 (蹩脚 的工人 总是说 工具不 好)。
•
10、只要下定决心克服恐惧,便几乎 能克服 任何恐 惧。因 为,请 记住, 除了在 脑海中 ,恐惧 无处藏 身。-- 戴尔. 卡耐基 。
66、节制使快乐增加并使享受加强。 ——德 谟克利 特 67、今天应做的事没有做,明天再早也 是耽误 了。——裴斯 泰洛齐 68、决定一个人的一生,以及整个命运 的,只 是一瞬 之间。 ——歌 德 69、懒人无法享受休息之乐。——拉布 克 70、浪费时间是一桩大罪过。——卢梭
秘书接待工作(ppt48张)
接待计划与接待实施
接待咨询工作 对来访者所反映的问题和要求处理原则: 要求合理、按政策应当解决的问题: "分级负责, 归口办理" 要求合理、但由于现行政策不允许或现实情况还 难以解决的问题:解释说明 要求过高、按照政策规定无法解决的问题:说服 放弃
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接待过程礼节
称谓礼节: 先生、太太、小姐、女士 先生、夫人 阁下 陛下、殿下 职衔——学衔、军衔、技术职称 、职务称呼
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接待过程礼节
见面礼节 致意:见面时问好、点头、举手、抬身、脱帽等都 是致意 握手: “尊”先“卑”后 与多人握手时应遵守先高后低,先长后幼,先主后 宾,先女后男的原则 引见介绍 自我介绍 介绍他人:先“卑”后“尊” 递接名片
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接待工作环境准备
基本要求—— 清洁、明亮、整齐、美观
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接待工作环境准备
注意事项: 在接待工作中要加强门卫登记制度。 办公室的设备、文件、档案及其它重要财产, 应该实行严格的安全防护ngfeng@
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接待工作
接待准备 接待过程 接待计划与接待实施
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接待准备
接待工作环境准备 接待工作物质准备 接待工作心理准备(个人礼仪)
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接待工作心理准备——个人礼仪
办公室秘书课件接待工作
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• (二)签字仪式的正式程序 • 1、签字仪式正式开始 • 2、签字人正式签署合同文本 • 3、签字人正式交换已经由各方正式签署的
合同文本
• 4、共饮香槟酒互相道贺
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第二节 庆典活动与剪彩仪式
• 一、庆典活动 • (一)庆典活动的类型 • 1、开业典礼 • 2、周年纪念庆典 • 3、竣工典礼 • 4、本单位荣获某项荣誉的庆典活动
•
“我先说几条信息请领导们参考:一是我国粮食进入国际市场后,粮
价上调的趋势十分明显;二是国际上几个主要粮食进口量大的国家今年
均遭自然灾害,国际性粮食歉收趋势已定;三是供应我厂工业粮食原料
产量区今年都遭到严重的水灾;第四,今年又是乡镇企业发展很快的一
年,这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿
益。然后再把获得的盈利投入技术改造;由于经济实力增强了,我们进
行技术改造的起点可以更高些,最好能达到国际先进水平。这样,就为
我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。……”
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• 卢主任的发言结束后,会场一片寂静。领导们有的拿出计算器仔 细地算着;有的掏出钢笔,在本子上写着;还有的托着腮在沉思
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第一节 秘书的参谋工作
• 一、秘书的参谋作用
• (一)秘书参谋作用
• (二)秘书参谋作用在具体工作中的体现
• 二、秘书参谋工作的要领
• (一)秘书如何正确发挥参谋职能
• (二)秘书参谋六忌
• 1、忌妄自出谋划策
• 2、忌传讲待行决策
• 3、忌炫耀参谋成果
• 4、忌显示先见之明
五、秘书的接待工作
秘书的接待工作第—节接待的准备工作文秘人员热情、礼貌、耐心、细致的接待能使客人有宾至如归的感觉,从而留下美好的印象。
来访客人则由此观察到单位认真严谨的工作作风和蓬勃向上的精神风貌,因而在无形当中也提高了本单位的知名度和美誉度,扩大了单位的影响。
反之,如果秘书的态度冷漠、言行举止粗鲁,那么,来访的客人就会认为这个单位整体水平太差而对单位失去信赖。
秘书要做好接待工作,前期的准备工作是非常重要的,它是做好接待工作的前提条件。
秘书应该从接待工作的环境、物质与心理三个方面进行准备。
一、做好接待工作的环境准备公司的前台、会客室、办公室是展示公司形象的窗口,秘书应当使这些地方保持清洁、明亮、整齐、美观,让来访者一进门就能感到这里工作规范有序。
同时,办公室内部工作人员之间也应热情大方地互相配合,给来访者留下良好的印象。
办公室、会客室的环境一般可分为硬环境和软环境。
1.硬环境硬环境包括办公室、会客室的空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。
(1)绿化环境。
办公室、会客室内的绿化是相当重要的,应适当地摆放一些花卉或绿色植物;室外周围环境应力求做到草坪、花木相映生辉,绿意盎然,富有生气与活力。
(2)空气环境。
空气环境包括空气的温度、湿度、流通与味道四个因素,它的好坏对人的行为和心理有着很大的影响。
因此,应在室内安装通风设备和空调,做好空气的调节,并且经常打开门窗透气,保持空气清新。
同时,也可适当洒些气味淡雅大方的空气清新剂。
(3)光线环境。
室内要有适当的照明,以自然光源为主,人造光源为辅。
切勿使光线过强,以免刺激眼睛。
但光线也不应过弱,太暗会引起人的视觉疲劳或心情压抑。
(4)声音环境。
室内要保持肃静、安宁,这样才能使客人心情舒畅。
同时也能使秘书人员集中精力做好接待工作,有助于工作效率的提高。
反之,办公室声音嘈杂,会使人心烦意乱。
(5)办公室布置。
办公桌、文件柜、复印机等大件物品要摆放合理,书报、文件、文具等物品要归类摆放整齐;墙上可挂日历、公司徽标等,也可挂上市场网络图和宣传照片等。
办公室秘书课件接待工作-PPT
互赠 礼品
制定 方案
宴请
正式 会谈
欢送 来宾
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三、接待工作中的技巧
当客人要求面见主要领导时 当领导临时因事外出时 当客人贸然来访时 当来了不受欢迎的客人时
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谢谢听课,再见!
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第十章商务活动与商务旅行
开放参观与签约仪式 庆典活动与剪彩仪式 新闻发布会 商务旅行
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教学目的
通过教学使学生熟悉 商务活动和商务旅行的基本 内容,掌握商务活动和商务 旅行的操作程序。解决商务 活动和商务旅行的实际操作 能力问题。
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第一节 秘书的参谋工作
❖ 一、秘书的参谋作用
❖ (一)秘书参谋作用
❖ (二)秘书参谋作用在具体工作中的体现
❖ 二、秘书参谋工作的要领
❖ (一)秘书如何正确发挥参谋职能
❖ (二)秘书参谋六忌
❖ 1、忌妄自出谋划策
❖ 2、忌传讲待行决策
❖ 3、忌炫耀参谋成果
❖ 4、忌显示先见之明
❖ 5、忌简单询问请示
第九章 接待工作
第一节 接待工作概述 第二节 接待工作的基本程序 第三节 接待礼仪
1
接待工作
❖接待工作,指的是社会组织在交 往和联络中所进行的迎送招待、 联系洽谈等服务性活动。属秘书 部门的日常工作。
2
第一节 接待工作概述
一、接待工作的内容 二、接待工作的类型 三、日常一般性个体接待 四、接待工作的原则与要求
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❖ (二)剪彩仪式的程序 ❖ 1、会场设立主席台 ❖ 2、请来宾就座 ❖ 3、宣布剪彩仪式开始 ❖ 4、奏国歌 ❖ 5、领导致辞 ❖ 6、剪彩 ❖ 7、陪同参观
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第三节 新闻发布会
❖ 一、发布会前的准备工作 ❖ 1、确定新闻发布会的主题
秘书实务第四章接待工作ppt
会标:一般用红底贴白字的横式布幅制成 会徽:悬挂在主席台的天幕中央,形成会议视觉中心 标语:醒目,一般不超过13个字 旗帜:主席台上多选用红旗悬挂在会徽两侧;会场上红旗、彩旗交叉悬挂 花卉:主席台前摆放我国原产的兰花、梅花、牡丹、月季等,大量绿叶植物
小型会议会场座次排列
按照实际情况演练替上司进行“挡驾”的基本方法。
四、实训提示 1.除开个别极为特殊的情况,上司在办公室时应该向上司
请示,不要仅仅根据自己个人的判断,就将客人回绝掉,说上 司不在。在那些被秘书“看不上眼”客人身上,很可能就有上司 所需要的信息。
2.即使是在拒绝对方时,也应该注意礼节,说话要留有余 地,说不定以后还有机会。由于代表的是上司,如果秘书举止 得体,就会在无形中增加客户对公司的好感。
1.迎候客人 2.引导客人 3.灵活处理 4.送别客人 (三)无约接待 1.了解来意 2.分流处理 3.送别客人 (四)相关事宜 1.交换名片 2.做好记录
实训1:迎接招待客人
一、实训目标 通过本实训掌握迎接招待客人的一般方法。
二、实训背景 一天,张洁正在整理下周开会的资料,总经理打电话
请她到公司门口去迎接一位重要客户。张洁在公司门口迎 到客人,请客人坐电梯到公司所在的十六楼,并将客人带 到会客室,为客人倒茶,请客人看公司的宣传材料。 三、实训内容
宴请的三个环节
(1)排好菜单 (2)定好形式 (3)排好座次
宴请座次排定图
1.桌次排列: 主桌位置,圆厅居中为上,横排以右为上,纵排以远为上(指的是距离门的位置),有 讲台
时临台为上。其它以离主桌位置的远近确定定,近高远低,右高左低。
(桌数较多时,要摆桌次牌、通常安排每桌10人)。 2.座次排列: 只有一位主人时,1号来宾坐在主人右侧,2号来宾坐主人左侧,其余人员依次就坐。 当有两位主人时, 1号来宾坐第一主人的右侧,2号来宾坐第一主人的左侧,3号来宾坐
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(四)会见与会谈的区别
❖ 1. 身份的要求不同 ❖ 会见时,双方的身份可以是不同的,但会谈时双方的身
份除特殊情况外通常应为对等。
❖ 2. 目的不同 ❖ 会见的目的较广泛,不要求达成书面协议。但会谈的目
的是通过交换意见达成共识或书面协议。 ❖ 3. 约束力不同 ❖ 会见一般是以口头的方式达成谅解或共识,且无严格约
❖
涉外会见时,如果双方身份相当,可在宾主
就座的两侧放置两国国旗。可以是落地旗架悬挂,
也可以用小旗架放置在主人和主宾之间的茶几上。
但如果双方身份不同,则不挂国旗或只挂主方国
旗。涉外会谈一般都要求悬挂或放置国旗。
(四)会见座次安排示意图
记录 德
翻译 中
客人
主人
大门
❖ 讨论:
❖ 俄罗斯总统普京访华期间访问北大,由 国务委员唐家旋陪同。那么在他们到达北大, 首先要进行宾主间的介绍。这个时候的介绍
能的重要体现。
❖ (一) 类型:接待工作可以分为多种
❖
按接待对象可分为外宾接待和内宾接待;
❖
按相互关系可分为上级来访接待、下级来访接待和平行单位
来访接待;
❖
按接待内容可分为工作接待、生活接待和事务接待。
(三) 秘书人员在接待活动中的职责
秘书部门的接待工作有两个方面:一是招待来客,为来
访者实现其目的提供服务,使其满意而归;二是为领导提供辅助服 务。包括对领导时间的管理、为领导挡驾以至为领导直接做辅助工 作。
❖ 2. 实质性会见
(三)会谈的组织和安排
❖ 1. 明确会谈目的 ❖ 2. 确定会谈议题 ❖ 3. 收集和分析信息 ❖ 4. 统一口径 ❖ 5. 确定参加人员(主谈人、其他谈判人员) ❖ 6. 确定会谈时间、地点 ❖ 7. 通知对方 ❖ 8.会谈现场布置 会谈现场布置 ❖ 9.会谈结束
10.整理会谈文件
案例
❖ 初萌是公司的一名新员工,她在前台负责接待来访的 客人和转接电话,还有一个同事小石和她一起工作。每天 上班后一到两个小时之间是她们最忙的时候,电话不断, 客人络绎不绝。一天,有一位与人力资源部何部长预约好 的客人提前20分钟到达。初萌马上通知人力资源部,部 长说正在接待一位重要的客人,请对方稍等。初萌转告客 人说:“何部长正在接待一位重要的客人,请您等一下。 请坐。”正说着电话铃又响了,初萌匆匆用手指了一下椅 子,赶快接电话。客人面有不悦。小石接完电话,赶快为 客人送上—杯水,与客人闲聊了几句,以缓解客人的情绪。
❖ (二)举止礼仪 ❖ (三)表情礼仪
❖ 眼神;笑容;面容
❖ (四)服装礼仪
❖ 1.整洁大方;2.整体和谐;3.展示个性 4. 佩饰礼仪
接待的工作程序?
了解来访者情况 确定接待规格
制定接待计划
接待工作总结
接待计划的实施 做好接待准备工作
❖ 问:接机两次?值班员及N市市委办公室有 无责任?
❖ 如果有,哪一环节工作不够到位?
(一) 接待活动的基本要素
1.来访者
2.来访意图
3.接待者
4.接待任务
5.接待方式
(二)接待工作的作用
1.扩大交往合作
2.树立良好形象
3.保障活动效果
4.解决实际问题
办公室接待工作
❖ 一、接待工作概述
❖
接待,是对来访者的迎送、接洽和招待等各项工作的统称,
是人们以及社会组织相互交往的一种方式,它是秘书部门履行职
❖ 请问秘书初萌有什么不妥的地方?秘书接待应做好哪几 方面的准备工作?
商务接待
❖ 结合以上案例,说说如何做好商务接待 参观
❖ 至少做到以下几点:
1. 充分了解来访人员情况:身份、目的、人数 等
2. 制定好完善的接待计划,接待周全。
3. 从严控制参观对象,做好参观地点的选择、 线路的设计
会见和会谈中的事务
❖ 1、确定接待规格 ❖ 2、注意乘车次序 ❖ 3、讲究宴请礼仪
❖ (三)涉外接待礼仪
❖ 1.国际礼仪的基本原则
❖ (1)在人际交往中,应遵守“信守时间”的原则 ❖ (2)在公共场合中,应遵守“不妨碍他人”的原则 ❖ (3)在社交活动中,应遵守“女士优先”的原则 ❖ (4)在相互关系中,应遵守“不得纠正”的原则 ❖ (5)在言语谈话中,应遵守“维护个人隐私”的原则 ❖ (6)在位置排列中,应遵守“以右为尊”的原则 ❖ (7)在日常生活中,应遵守“保护环境”的原则 ❖ (8)在对外交往中,应遵守“爱护动物”的原则
❖ (一)会见的含义及相关术语 ❖ 1、会见的含义 ❖ 会见指与别人会面、相见,多指外交场合,亦称
会晤。
❖ 2、相关术语 ❖ (1)接见、召见 (2)拜见、拜会 ❖ (3)谒见、觐见 (4)回拜 、回访 ❖ (5) 拜访
(二)会见的类型
❖ 1. 礼节性会见(一般时间较短,通常在 半小时以内,属于礼貌性的应酬)
❖ 2. 涉外接待工作的原则 ❖ (1)统一管理,服从政治 ❖ (2)热情友好,礼遇适度 ❖ (3)相互尊重,不卑不亢 ❖ (4)内外有别,区别对待 ❖ (5)遵守纪律,不牟私利 ❖ (6)有的放矢,三、秘书人员的礼仪形象要求
❖ (一)仪容礼仪
❖ 头发;面容;手臂;腿部;化妆
(四) 接待服务的原则
❖ 1、平等待人 ❖ 2、热情周到 ❖ 3、内外有别 ❖ 4、相互尊重 ❖ 5、精简务实 ❖ 6、确保安全 ❖ 7、合理“挡驾”
二、接待服务的基本礼仪
1.称呼与问候
办
2.介绍
公 室
(1)自我介绍
日
(2)他人介绍
常
3.握手
交
4.电话的使用
往
5.名片的使用
礼
仪
(二) 接待迎送礼仪
主要有以下职责:
(1)帮助领导者分析来访者的来访意图及背景材料,确定接待任 务和方式。
(2)做好接待活动的各项准备工作,如拟写接待材料、拟选接待 礼物、拟订接待方案、落实各项接待事项等。
(3)为领导者正式出面接待与对方进行事先磋商,确定具体的接 待日程和地点。
(4)保证接待活动的顺利进行。 (5)做好接待活动的善后工作。
束力。而会谈达成的书面协议具有严格的约束力,受法律保 护。
❖ 答案要点:
❖ 从上例可以看出,会谈中环境、桌子和座次安排 的重要性。
❖ 多边会谈时,可采用椭圆形桌或圆桌,座位 摆成圆形、方形或T形等. 座次排定后,秘书人员 应按双方人员的姓名制作名牌。如果是多边会谈,
名牌的两面分别用英文和会谈者本国文字书写, 并仍将本国文字书写的一面朝向会谈者本人。