公司文件和资料标准化管理制度
公司文件控制管理制度(12篇)
公司文件控制管理制度（12篇）公司文件掌握治理制度11 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之标准化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、公布、归档等文件治理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件治理的标准化、制度化、提高公司文件治理的有效性和适应性。
结合公司实际工作状况，特制定本制度。
2 适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的治理。
3 职责3.1 公司总经办是公司文件治理的归口部门，负责文件治理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监视。
3.2 总经办负责公司质量治理体系、治理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的治理。
3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的治理。
3.4 文件编制、审批、公布的权责3.4.1 总经办负责组织制定公司行政治理、人力资源治理及其他根底性治理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2 财务部负责制定公司财务治理制度文件。
3.4.3 客服部负责制定公司客服治理制度文件。
3.4.4 生产部负责制定公司生产治理制度文件。
3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量治理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6 设计部负责制定公司公司技术治理标准、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、标准测试）等文件。
3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。
3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。
3.4.9 公司及各部门文件分公布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。
3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、公布，依《质量手册》和《文件掌握程序》的规定执行。
文件与资料控制管理制度(3篇)
文件与资料控制管理制度一、总则为了加强对公司文件与资料的控制与管理，规范文件与资料的收集、存储、使用和保护，提高管理效率和信息安全性，特制订本制度。
二、文件与资料的定义1. 文件是指公司内部产生或外部收到的书面、电子、影音等载体上记录的各类信息与数据，包括但不限于计划、报告、备忘录、通知、函件、合同、协议、会议纪要等。
2. 资料是指公司内外所有与业务活动有关的各类文字、图片、声音、视频等信息的载体，包括但不限于公司注册文件、商业秘密、经营报告、市场调研报告、竞争对手分析、员工信息等。
三、文件与资料的分类根据不同的内容和用途，文件与资料分为以下几类：1. 机密文件与资料：包括涉及公司商业秘密、竞争优势、员工隐私等敏感信息的文件与资料。
2. 重要文件与资料：包括公司经营计划、战略规划、财务报告等对公司发展具有重要意义的文件与资料。
3. 一般文件与资料：包括员工档案、会议纪要、工作报告等一般性的文件与资料。
四、文件与资料的管理流程1. 收集公司每个部门负责人按照业务需要收集所需的文件与资料，并加密、压缩或打包处理。
2. 转交部门负责人将收集到的文件与资料按照分类整理，并将重要和机密文件与资料转交给公司管理部门负责人。
3. 存储公司管理部门负责人将收到的文件与资料按照分类进行存储，并记录存储的位置和数量。
4. 使用公司内部员工需要使用文件与资料时，需向公司管理部门负责人提出申请，并经过审核后，方可领取使用。
使用完毕后，须及时归还。
5. 传递公司内部员工需要将文件与资料传递给他人时，须经过公司管理部门负责人的批准，并按照相关流程进行传递。
6. 销毁公司管理部门负责人定期对文件与资料进行清理和销毁，保证文件与资料的整洁和安全。
五、文件与资料的保密措施1. 机密文件与资料应采取加密措施，并限制访问权限。
2. 重要文件与资料应采取备份措施，确保数据安全。
3. 一般文件与资料应妥善保管，防止遗失和泄露。
4. 员工离职时，应归还所有文件与资料，并做好相关记录。
文件标准化管理制度
文件标准化管理制度一、前言。
文件标准化管理制度是企业管理工作的重要组成部分，它对于规范企业文件管理、提高工作效率、保障信息安全具有重要意义。
因此，建立和完善文件标准化管理制度，对于企业的日常管理工作至关重要。
二、文件管理的重要性。
1. 提高工作效率。
文件标准化管理制度可以规范文件的起草、审批、归档等流程，使得文件管理更加规范化和高效化，有助于提高工作效率。
2. 保障信息安全。
通过文件标准化管理制度，可以对文件的保密性、完整性和可用性进行有效管理，保障企业重要信息的安全。
3. 规范文件管理。
建立文件标准化管理制度可以规范文件的命名、存储、归档等方面的管理，使得文件管理更加规范化和标准化。
三、文件标准化管理制度的内容。
1. 文件管理的范围。
文件标准化管理制度应明确规定哪些文件属于管理范围，包括各类文件的管理要求和流程。
2. 文件的起草和审批。
文件标准化管理制度应规定文件的起草和审批流程，包括起草人、审批人、审批程序等内容。
3. 文件的归档和保管。
文件标准化管理制度应规定文件的归档和保管要求，包括文件的存储位置、保管期限、销毁程序等内容。
4. 文件的查询和利用。
文件标准化管理制度应规定文件的查询和利用程序，包括文件的查询权限、利用范围、利用方式等内容。
四、文件标准化管理制度的执行。
1. 文件管理责任。
文件标准化管理制度应明确文件管理的责任部门和责任人，确保文件管理工作的落实。
2. 文件管理培训。
文件标准化管理制度应规定文件管理培训的内容和方式，提高文件管理人员的管理水平和能力。
3. 文件管理的监督和检查。
文件标准化管理制度应规定文件管理的监督和检查程序，确保文件管理工作的规范执行。
五、文件标准化管理制度的完善。
文件标准化管理制度应根据实际情况进行不断完善，及时调整和修订，以适应企业管理工作的需要。
六、总结。
文件标准化管理制度对于企业管理工作具有重要意义，建立和完善文件标准化管理制度，是企业管理工作的重要内容。
公司文书资料管理制度
公司文书资料管理制度
制度的核心在于明确责任与权限。
文书资料的管理应指定专责部门，如行政部或档案室，
由专人负责。
该负责人需对文书的接收、分发、归档、借阅和销毁等环节负责，并定期对
文书资料进行盘点，确保资料的完整性和最新性。
文书资料的分类和编码是基础工作。
企业应根据业务需求，将文书资料分为不同的类别，
如财务文件、合同文件、会议记录等，并为每一类文档设计统一的编码规则。
这样不仅便
于检索，也有助于维护文件的系统性和连贯性。
文书资料的存储环境不容忽视。
企业应提供适宜的物理存储空间，如防火、防潮的文件柜，并采取电子备份的方式，利用云存储或其他电子设备，实现双套保存，以防万一。
同时，
对于重要或敏感的文书资料，还应实施加密措施，限制访问权限，确保资料安全。
文书资料的借阅与归还流程也应规范化。
制定明确的借阅程序，包括借阅申请、审批、登
记等步骤，并对借阅期限、续借等做出规定。
归还时，管理人员应检查文件是否完好无损，并及时更新借阅记录。
在文书资料的更新与作废方面，制度应规定定期审查的机制。
对于那些过时或不再具有参
考价值的文件，应及时标记并安排销毁。
销毁过程要有严格的监督和记录，防止误操作或
泄露信息。
制度的执行效果需要通过监督和评估来保障。
企业应定期对文书资料管理进行检查和审计，评估制度的执行情况，并根据实际运作中出现的问题进行调整优化。
文件标准化管理制度
文件标准化管理制度1. 引言文件标准化管理制度是指为了提高文件管理的效率和规范化，制定的一系列文件管理规定和标准。
这些规定和标准适用于各个部门和岗位，在文件的创建、保存、归档、检索等方面进行统一管理，以确保文件的安全、可靠和便捷的使用。
2. 目的本制度的主要目的是：•确保文件管理的高效性和规范性；•提高文件的可靠性和安全性；•保证文件的合规性和完整性；•提升文件的检索和利用效率。
3. 适用范围本制度适用于公司内部所有部门和岗位，包括但不限于行政部门、人力资源部门、财务部门等。
4. 文件的分类和编号规范4.1 文件分类根据文件的性质和用途，文件可以分为以下几类：•行政文件：包括会议纪要、通知公告等；•人事文件：包括招聘文件、员工档案等；•财务文件：包括财务报表、费用报销单等；•项目文件：包括项目计划、进度报告等；•合同文件：包括合同文本、变更申请等。
4.2 文件编号规范为了方便文件的管理和检索，每个文件都应该有唯一的编号，编号规范如下：•行政文件编号规范：ADM/年份-月份/序号；•人事文件编号规范：HR/年份-月份/序号；•财务文件编号规范：FIN/年份-月份/序号；•项目文件编号规范：PRO/年份-月份/序号；•合同文件编号规范：CON/年份-月份/序号。
5. 文件的创建和修改规范5.1 文件的创建在创建文件时，应该按照公司规定的模板进行，确保文件的格式一致性。
同时，应该填写文件名称、编号、日期，以及编制人和审核人的姓名等信息。
5.2 文件的修改对于需要修改的文件，应该采取版本管理的方式进行。
每次修改都应该记录修改的内容、修改人和修改日期，并保存为新版本，并及时归档原版本。
6. 文件的保存和归档规范6.1 文件的保存文件应该保存在公司指定的网络硬盘或服务器上，保证文件的存储安全和可靠性。
同时，不同部门的文件应该分别保存，避免混淆和丢失。
6.2 文件的归档根据文件的重要性和保密级别，文件可以分为不同的归档等级，如：一级归档、二级归档等。
公司文件管理制度及流程
公司文件管理制度及流程一、制度目的本制度旨在建立和完善公司文件管理的标准化、规范化流程，确保文件的合理分类、安全存储与快速检索，同时防止信息泄露，支持决策制定和业务执行。
二、适用范围本制度适用于公司内所有部门和个人，涉及各类纸质及电子文档的创建、接收、使用、保存、归档和销毁等环节。
三、管理原则1. 准确性原则：确保文件内容的真实、准确无误。
2. 系统性原则：文件管理要系统化，便于查阅与追溯。
3. 安全性原则：采取有效措施保障文件的安全，防止丢失和泄露。
4. 及时性原则：文件处理要及时，保证信息的时效性。
四、文件分类根据公司运营需要，将文件分为以下几类：1. 内部文件：包括会议记录、内部通知、工作计划等。
2. 外部文件：包括法律法规、行业标准、合作伙伴来函等。
3. 财务文件：涉及财务报表、会计凭证、税务资料等。
4. 技术文件：包括产品设计图纸、研发报告、测试结果等。
5. 人事文件：员工档案、劳动合同、考勤记录等。
五、文件制作与审批流程1. 文件起草：由责任人或指定人员起草文件，并填写文件审批表。
2. 初步审核：部门负责人对文件进行初步审核，确认内容无误后提交给相关审批人。
3. 审批流转：按照公司审批权限指引，逐级审批至最终批准。
4. 正式发布：经批准的文件方可正式发布或下发至相关部门及个人。
六、文件存储与保管1. 电子文件：统一存放于公司指定的服务器或云端平台，实行权限管理，定期备份。
2. 纸质文件：归档至指定文件柜，按类别、日期顺序排列，并由专人负责管理。
七、文件借阅与复制1. 借阅申请：需提出书面借阅申请，并注明借阅理由及期限。
2. 审批流程：借阅申请须经过部门负责人及相关管理人员审批。
3. 登记备案：借阅文件时需做好登记备案工作，归还时亦需办理相应手续。
八、文件更新与作废1. 文件更新：根据实际需要定期或不定期更新文件，并做好版本控制。
2. 作废处理：对于过时或无效的文件，应予以标记并从系统中移除或销毁实体文件。
标准化管理制度(5篇)
标准化管理制度第一章总则第一条为促进公司技术进步，稳定和改进产品质量，提高公司效益，根据《标准化法》结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度规定了标准化管理工作的目标和任务、标准内容、标准化实施等规定和办法。
第三条公司标准化管理的任务是:在近期内建立起公司的技术标准体系，在此基础上逐步建立健全公司的管理标准和工作标准体系。
技术标准体系是企业标准体系的主体，是企业组织生产、技术和营销活动的技术基础。
第二章机构与职责第四条公司标准化管理工作在技术总监的领导下，由标准化计量管理室(以下简称标准化管理室)归口管理。
各有关部门设立兼职标准化员，其业务工作受标准化管理室领导，兼职标准化员经培训合格后方可上岗。
第五条标准化管理室职责:(详见标准化计量管理室部门职能)(一)贯彻执行国家有关标准化的法律、法规，制定公司标准化管理制度及其实施细则，并进行监督检查。
(二)组建公司标准化管理组织系统。
(三)承担或指导企业标准文件的拟订和报批工作。
(四)管理公司标准化技术文件。
(五)协助培训部对专(兼)职标准化员进行培训。
(六)承担标准化事宜的对外联络工作。
第六条专(兼)职标准化员的职责是:(一)在标准化管理室指导下，协助所在部门领导做好本部门标准化管理工作。
(二)在本部门内贯彻执行公司标准化管理制度及有关规定。
(三)承担或协助本部门负责的标准文件的拟订、报送初审工作。
(四)监督本部门实施有关标准的情况，及时向本部门领导或标准化管理室汇报。
(五)收集本部门对标准化管理工作的建议和要求，负责提出本部门修改、增定标准文件的报告。
(六)积极接受标准化培训，努力钻研业务工作。
第七条公司标准化管理机构(岗位)图示:第三章技术标准内容第八条技术标准建立的途径与目标:收集国内外有关标准信息，采用或制定出具有国内先进水平的标准。
有关部门提供必要的技术资料，由有关部门分别拟订标准文本草案，最终由标准化管理室规范文本，经批准后组织实施和监督检查。
公司文档及文印管理制度
公司文档及文印管理制度
随着信息技术的飞速发展，企业的文档管理已经不仅仅局限于纸质文件，电子文档的管理同样重要。
因此，公司在制定文档及文印管理制度时，需要兼顾传统与现代技术的结合，确保管理的全面性和有效性。
一、文档管理制度
1. 文档分类与编码：公司文档应根据内容和性质进行分类，每一类文档应有统一的编码规则，以便于检索和管理。
2. 文档创建与审批：所有新创建的文档必须经过相关部门负责人的审批，确保其内容的准确无误后方可正式发布。
3. 文档存储与保密：文档应按照保密等级存放在不同的存储介质中，对于涉密文档，要实行严格的访问控制和权限管理。
4. 文档更新与作废：文档内容如有变更，应及时更新版本，并通知相关人员。
作废的文档要按照公司的保密规定进行处理。
二、文印管理制度
1. 打印权限与审核：为了节约资源，减少不必要的打印，员工在进行文档打印前需获得上级的审批。
2. 设备使用与维护：公司应定期对文印设备进行维护和检修，确保设备的正常运行。
员工在使用设备时需遵守操作规程，避免造成设备损坏。
3. 耗材管理：文印耗材的采购、存储和使用应建立严格的管理制度，防止浪费和滥用。
4. 环保意识：鼓励员工采用双面打印等节约纸张的方式，提高环保意识，共同构建绿色办公环境。
三、监督与执行
1. 监督责任：公司高层管理者需定期检查文档及文印管理制度的执行情况，确保制度的有效性。
2. 违规处理：对于违反管理制度的行为，公司应当设立相应的惩罚措施，以此来维护制度的严肃性。
3. 持续改进：公司应根据实际情况和员工反馈，不断完善文档及文印管理制度，以适应企业发展的需要。
总结：。
公司常用的文件管理制度
公司常用的文件管理制度我们需要明确文件管理制度的目标。
制度的设计应致力于实现文件资料的规范化存储、快速检索和安全保密。
为此，公司应制定一套完整的文件分类体系，包括但不限于行政文件、财务文件、人事文件、业务文件等，每类文件应有明确的归档标准和保管期限。
文件的创建与审批流程也是制度设计中的重点。
每份文件从创建到最终归档，应经过严格的审批流程。
例如，文件的初稿由相关部门负责人起草，随后提交给上级领导进行审阅和修改，最后由授权人签字确认后方可正式发布。
这一过程不仅保证了文件内容的准确性，也确保了信息的适当层级传递。
电子文档的管理同样重要。
随着信息技术的发展，电子文档的使用越来越普遍。
公司应建立电子文档管理系统，确保所有电子文件都有备份，并且定期更新防病毒软件，防止数据丢失或被恶意软件侵害。
同时，对于敏感或重要的电子文件，应实行访问权限控制，仅允许授权人员访问。
文件的存储与保管也是不可忽视的环节。
实体文件应存放在指定的文件柜中，并有专人负责管理。
对于需要长期保存的文件，应考虑使用防潮、防火的材料进行包装，并定期检查其完整性和安全性。
电子文件则应存储在公司服务器或云端，确保有足够的存储空间和数据保护措施。
在文件的检索与使用方面，公司应提供便捷的检索系统，使员工能够快速找到所需文件。
这可能涉及到文件命名的规范性、关键词标注的准确性以及检索系统的用户友好性。
同时，鼓励员工在使用文件时保持原文件不变，如需修改则应创建副本进行操作，以维护文件的原始性和完整性。
文件的销毁与更新也应纳入制度之中。
对于过期或不再具有保存价值的文件，应及时进行清理和销毁。
销毁过程应遵循相关法律法规，并有记录可查。
同时，对于仍在使用中的文件，应根据实际变化及时更新内容，确保信息的时效性和准确性。
公司标准文件管理制度范本
第一章总则第一条为加强公司标准化管理工作，确保公司各项标准文件的制定、执行、修订和归档工作规范化、系统化，提高公司管理水平和工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有标准文件的制定、执行、修订和归档工作。
第三条公司标准文件是指在公司内部使用的、具有普遍约束力的规范性文件，包括但不限于以下几类：1. 管理制度；2. 技术规范；3. 操作规程；4. 质量标准；5. 安全规范；6. 财务制度；7. 人力资源管理制度；8. 其他需要统一规定的文件。
第二章标准文件的制定第四条公司标准文件的制定应当遵循以下原则：1. 符合国家法律法规和行业标准；2. 体现公司发展战略和经营目标；3. 简明扼要，易于理解；4. 具有可操作性和实用性；5. 与公司现有制度协调一致。
第五条标准文件的制定程序：1. 提出需求：各部门根据工作需要提出标准文件制定需求；2. 制定初稿：由相关部门或专人负责制定标准文件初稿；3. 审核修改：初稿经相关部门负责人审核后，进行修改完善；4. 审批发布：经公司总经理或授权的领导审批后，正式发布。
第三章标准文件的执行第六条公司标准文件发布后，各部门应立即组织学习和培训，确保全体员工了解和掌握文件内容。
第七条各部门在执行标准文件时，应严格按照文件规定执行，不得擅自变更或降低标准。
第八条公司设立标准文件执行监督小组，负责监督各部门标准文件的执行情况，并对违反规定的行为进行纠正。
第四章标准文件的修订第九条标准文件如需修订，应按照以下程序进行：1. 提出修订申请：相关部门或专人提出修订申请，并说明修订原因；2. 制定修订稿：由相关部门或专人负责制定修订稿；3. 审核修改：修订稿经相关部门负责人审核后，进行修改完善；4. 审批发布：经公司总经理或授权的领导审批后，正式发布修订后的标准文件。
第五章标准文件的归档第十条公司设立标准文件档案室，负责标准文件的归档和管理。
第十一条标准文件的归档应当遵循以下原则：1. 分类存放：按照文件类型、部门、年度等进行分类存放；2. 完整性：归档文件应当齐全、完整，不得缺失；3. 保密性：涉及保密内容的文件，应采取保密措施；4. 可追溯性：归档文件应便于查阅和追溯。
安全质量标准化档案资料管理制度(三篇)
安全质量标准化档案资料管理制度一、总则为规范和加强企业的安全质量标准化档案资料管理工作，保证档案资料的安全、完整和有效性，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本企业所有的安全质量标准化档案资料管理工作。
三、管理机构本企业设立安全质量标准化档案管理委员会，负责统筹和协调档案管理工作，由企业领导亲自领导，相关部门负责人、专业人员组成。
四、档案资料的分类及管理1. 档案资料的分类根据安全质量标准化的不同方面和内容，将档案资料分为以下几类：（1）标准化管理文件：包括标准、规范、作业指导书等；（2）检测记录：包括产品检测报告、质量抽检记录等；（3）安全事故报告及处理记录；（4）安全质量培训记录；（5）企业安全质量评估报告；（6）其他相关资料。
2. 档案资料的管理（1）档案管理负责人应制定详细的档案管理办法，明确档案资料的收集、整理、存储、借阅和销毁等各个环节的具体要求；（2）档案管理负责人应指定专人负责档案资料的收集与整理工作，并负责建立档案库房，保证档案资料的安全、完整与清晰可读；（3）档案资料采用电子化管理，要求实行权限分级管理，确保档案资料的机密性和安全性；（4）档案库房应设立专门的防火、防潮、防尘等设施，定期进行环境检测和维护；（5）档案资料的借阅应有明确的程序和控制措施，借阅者必须签订借阅协议，并履行相应的借阅手续；（6）档案资料的销毁应按照相关法律法规和本制度的要求进行，销毁过程应有相关人员进行监督和记录。
五、档案资料的保管期限根据不同的档案资料种类和要求，制定相应的档案保管期限：（1）标准化管理文件：永久保管；（2）检测记录、安全事故报告及处理记录：保管期限为5年；（3）安全质量培训记录、企业安全质量评估报告：保管期限为3年；（4）其他相关资料：根据具体情况确定保管期限。
六、档案资料的移交和接收当出现以下情况时，档案管理负责人应及时组织档案资料的移交和接收工作：（1）相关责任人变动；（2）企业重大项目结束；（3）企业清算或关闭。
文件标准化管理制度
文件标准化管理制度在一个组织中，文件是信息的重要形式之一，管理好文件对组织的正常运转至关重要。
为了确保文件的有效管理和使用，文件标准化管理制度应运而生。
本文将从不同角度讨论文件标准化管理制度的重要性、内容和具体实施方法。
一、重要性1. 提升工作效率文件标准化管理制度规范了文件的命名、分类和存储方式，使得文件的查找和使用更加便捷。
工作人员在需要文件时，不再需要费时费力地搜索和整理，提高了工作效率。
2. 降低错误率文件标准化管理制度规定了文件的格式和内容要求，减少了错误的发生。
标准的文件格式和清晰的内容，有助于避免误解和混淆，提高了文件的准确性。
3. 提升信息共享能力文件标准化管理制度确保了文件的一致性和规范性，使得信息共享更加顺畅。
各个部门或个体可以更加容易地找到相关文件，并且可以准确理解文件内容，促进了团队协作和知识共享。
二、内容1. 文件命名规范文件命名规范是文件标准化管理制度的基础。
文件命名应该简明扼要，能够准确表达文件的内容和分类。
例如，根据文件类型、日期和主题进行命名，确保文件易于查找和管理。
2. 文件分类与归档文件分类与归档规定了文件的组织结构和存储位置。
根据文件的性质和用途，将文件进行分类，并将其存储在指定的位置。
例如，可以按照部门、项目或时间进行分类，确保文件在正确的位置，并方便查阅和使用。
3. 文件格式要求文件格式要求规定了文件的书写规范和必要的格式要素。
例如，规定字体、字号、行间距等方面，提高文件的美观度和易读性。
同时，还需要规定必要的标点符号和段落结构，确保文件的逻辑清晰和信息准确。
4. 文件审批与流转文件审批与流转规定了文件的审批流程和文件传递的方式。
在文件需要经过多个人或部门审批的情况下，需要规定明确的审批顺序和流程，以及相应的文件传递方式，确保文件在合适的人员手中进行审批和流转。
5. 文件保密与备份文件保密与备份规定了文件的保密程度和备份措施。
根据文件的敏感性和重要性，对文件进行相应的保密措施，确保文件不会被非授权人员访问。
企业标准化管理制度
企业标准化管理制度篇一：企业标准化管理办法企业标准化管理规定企业标准化管理办法企业标准化管理规定1 范围本标准规定了企业标准化工作的基本要求与任务，标准化机构、人员素质与职责、企业标准化规划与计划的管理、企业标准的制修订管理、企业标准体系总要求、贯彻实施各级标准的管理、标准实施监督检查的管理、标准及标准化信息资料的管理、企业标准化人员培训的管理、采用国际标准工作的管理、企业标准化成果的管理等规定。
本标准适用于公司的企业标准化工作管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单或修订版均不适用于本标准，凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 1.1 标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则GB/T 15496-2003 企业标准体系要求GB/T 15497-2003 企业标准体系技术标准体系的构成和要求GB/T 15498-2003 企业标准体系管理标准工作标准体系的构成和要求GB/T 19273-2003 企业标准体系评价与改进Q/G CS 002 企业标准化管理办法企业标准体系表与企业标准体系的构成和编制要求Q/G CS 003 企业标准化管理办法企业技术标准体系与技术标准制修订管理标准Q/G CS 004 企业标准化管理办法管理标准体系与管理标准制修订管理标准Q/G CS 005 企业标准化管理办法工作标准体系与工作标准制修订管理标准Q/G CS 006 企业标准化管理办法企业标准体系自我评价与改进3 企业标准化工作的基本要求与任务3.1 企业标准化工作的基本要求企业标准化是企业科学管理的基础，每个企业的生产都与外部环境有着密切的联系，并存在许多影响企业生产经营管理的约束条件，而在企业内部各部门、各环节之间又是一个相互依存、相互制约有机整体。
所有这些外部约束和内部依存制约关系，只有通过制定和实施一整套标准（包括国家、行业、企业的技术标准，企业管理标准及企业工作标准）才能实现企业与外部环境的协调和企业内部的协调，从而建立起最佳生产经营秩序。
公司档案资料管理制度(5篇)
公司档案资料管理制度第一条为了规范公司档案资料管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理。
2、综合办公室负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的内勤负责本部门档案资料的使用管理。
第三条归档制度1、凡是属于公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件、制度、资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合办公室保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由经营管理部按《中华人民共和国会计法》的相关规定保存原件；属于人力资源方面的资料，由综合办公室人力资源保存原件；属于工程建设方面的，由工程后勤部保存原件。
6、公司对外签订的经济合同，应由经营管理部及合同执行(或签订)部门各保存一份。
特殊情况只有一份原件时，由经营管理部保存原件。
7、归档范围外的资料包括各部门收集的客史档案、客情通报、经营数据分析、部门下发的内部通启、工作联络单、以及经营部门的小票等由各部门自行保管。
第四条档案资料保管制度1、公司要设立存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学，以便于查找。
3、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年终据此进行整理、剔除。
4、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。
销毁的档案清单由档案员永久保存。
5、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
一家公司的资料管理制度
第一章总则第一条为确保公司资料的安全、完整和有效利用，提高资料管理工作的规范化、标准化水平，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有纸质和电子资料的管理，包括但不限于合同、文件、档案、技术资料、市场资料、人力资源资料等。
第三条公司资料管理工作应遵循以下原则：1. 安全原则：确保资料安全，防止失密、泄密和损坏。
2. 完整原则：确保资料完整无缺，便于查阅和使用。
3. 效率原则：提高资料管理效率，缩短查阅时间。
4. 规范原则：严格执行国家法律法规和公司内部管理规定。
第二章资料分类与归档第四条公司资料按以下类别进行分类：1. 合同类：包括公司签订的所有合同文本及相关附件。
2. 文件类：包括公司内部文件、会议纪要、通知等。
3. 档案类：包括公司历史档案、重要文件、荣誉证书等。
4. 技术资料类：包括产品设计、工艺流程、技术规范等。
5. 市场资料类：包括市场调研报告、客户信息、竞争对手分析等。
6. 人力资源资料类：包括员工档案、薪酬福利、培训记录等。
第五条资料归档应遵循以下要求：1. 按类别、年份、编号顺序排列。
2. 纸质资料应装订整齐，电子资料应建立目录。
3. 资料归档后，应在封面注明归档日期、归档人等信息。
第三章资料保管与查阅第六条资料保管应遵循以下规定：1. 设立专门的资料室或资料柜，专人负责管理。
2. 资料室应保持清洁、通风、干燥，防止资料霉变、虫蛀。
3. 资料应定期检查，发现破损、缺失等情况应及时修复或补充。
第七条资料查阅应遵循以下程序：1. 查阅人需填写《资料查阅申请表》，说明查阅目的和所需资料。
2. 资料管理员根据申请表内容进行审核，确保查阅人身份合法、目的正当。
3. 经审核通过的，资料管理员负责提供所需资料，并做好登记工作。
4. 查阅人应妥善保管资料，不得擅自复制、涂改或带走。
第四章资料保密第八条公司资料涉及商业秘密、国家秘密或其他敏感信息的，应严格保密。
1. 资料管理员应对涉及保密的资料进行特殊标识。
公司档案资料管理制度(五篇)
公司档案资料管理制度适应企业现代化、规范管理的需要和上级关于档案工作有关规定，结合我公司的实际情况，现作如下规定：一、公司内部文件记录、合同文本、技术图纸、工艺配方等资料一律由办公室专人负责收集、整理、建档、保存。
二、公司所属各单位必须坚持文件材料形成、积累、整理和归档的制度，归档的材料要齐全、完整、字迹工整、图样清晰。
三、公司领导及科室工作人员因公外出参观学习、考察、参加各种会议，所获取的文件材料要按照归档范围的规定及时交档案室归档。
四、因工作需要借阅档案时，档案资料原则上不得带出档案室；特殊情况下，报请公司主管领导批准后方可带出时，最多不超过一个月，如到期不能归还，严格履行检查程序。
五、借阅人员，不经档案部门同意，不准复印、抄录。
六、借阅人员必须爱护所借阅档案，不得擅自涂改、撕毁、损坏档案，不得随意将档案转借他人，不得泄密。
对于丢失、损坏、破坏档案资料的有关人员，按其程度和价值给予相应的经济处罚和行政处罚。
七、对于需要复制的图纸和文件材料，必须经公司主管领导批准后方可复制，不经批准的一律不能复制。
九、档案管理工作是现代化管理的一项重要内容，各级领导干部、各部门都必须高度重视和支持。
公司档案资料管理制度（二）是为了保障公司档案资料的安全、完整和可查阅性，规范公司档案资料的创建、整理、存储、借阅和销毁等一系列工作流程而制定的规章制度。
一、档案资料的创建与整理1. 标准化的文件模板：公司内部各种文件、报告和合同等资料的创建应遵循标准化的文件模板，确保文档格式一致、内容清晰。
2. 档案编号与命名规则：每份档案资料都应有唯一的档案编号，并按照一定的命名规则进行命名，便于检索和管理。
3. 定期整理：定期对档案资料进行整理，清除过期和无效的文件，确保档案资料的及时更新和整齐有序。
二、档案资料的存储与保管1. 存储设施：公司应提供专门的档案室或档案柜，配备防火、防潮和防蛀等设施，并定期进行检查和维护。
2. 分级存储：根据档案的重要性和保密级别，进行分级存储，将核心资料和重要档案储存在安全级别较高的区域。
办公室标准化管理制度
办公室标准化管理制度在当今的工作环境中，一个高效、有序的办公室对于企业的成功运营至关重要。
为了实现这一目标，建立一套完善的办公室标准化管理制度是必不可少的。
本制度旨在规范办公室的各项工作流程、行为准则和资源管理，以提高工作效率、保证工作质量、维护良好的工作环境。
一、办公环境管理1、清洁与卫生办公室内应保持整洁干净，每日上班前和下班后，员工需清理自己的工作区域，包括桌面、地面和文件柜等。
公共区域如会议室、走廊和休息室等，由专人负责定期清扫。
2、物品摆放办公桌上的物品应摆放整齐，文件、文具等分类放置。
电脑、打印机等设备应放置在规定的位置，不得随意移动。
文件柜内的文件应按照类别和时间顺序进行归档，便于查找和使用。
3、环境布置办公室的装饰和布置应简洁大方，符合公司的形象和文化。
不得在墙壁、门窗等地方张贴与工作无关的物品。
绿色植物的摆放应合理，不得影响工作和通行。
二、办公设备与用品管理1、设备采购办公室设备的采购应根据工作需求和预算进行，采购前需填写采购申请单，经审批后由专人负责采购。
采购时应选择质量可靠、价格合理的产品，并确保有良好的售后服务。
2、设备使用员工应正确使用办公设备，遵守操作规程，不得擅自拆卸或损坏设备。
如设备出现故障，应及时通知技术人员进行维修。
3、设备维护定期对办公设备进行维护和保养，延长设备的使用寿命。
维护工作包括清洁、检查、调试等，由专人负责执行。
4、用品采购办公用品的采购应根据库存情况和使用需求进行，定期盘点库存，避免浪费和积压。
采购时应选择性价比高的产品，并控制采购成本。
5、用品领用员工领用办公用品时需填写领用申请单，注明领用的物品名称和数量。
领用后应妥善保管和使用，不得浪费或转借他人。
三、文件管理1、文件分类对办公室内的文件进行分类，如按照部门、业务类型、时间等进行分类。
分类后的文件应放入相应的文件夹或文件柜中，并贴上清晰的标签。
2、文件编号对重要文件进行编号，便于查找和管理。
公司资料文件管理制度模版
公司资料文件管理制度模版一、目的确立统一的文件管理规范，以保障文件的安全、完整和可检索性，进而提升工作效率和质量。
二、适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工，涉及所有书面文件、电子文档以及其他形式的记录材料。
三、文件分类与编码1. 文件应根据内容性质分为不同的类别，如行政文件、财务文件、人事文件等。
2. 每类文件应有统一的编码系统，便于识别和检索。
四、文件创建与审批1. 文件的创建应遵循“必要性原则”，仅当必要时才进行编写。
2. 文件在正式发布前需经过相关部门负责人的审批。
五、文件存储与保管1. 纸质文件应归档至指定位置，电子文档应保存在公司指定的服务器或云端。
2. 对于涉密文件，应采取加密或其他安全措施，限制访问权限。
六、文件更新与作废1. 文件内容如有变更，应及时更新并记录版本号。
2. 作废的文件应明确标记，并在规定时间内销毁或转移存储。
七、文件检索与使用1. 建立有效的文件检索系统，确保员工能快速找到所需文件。
2. 使用文件时，应遵循“最小必要权限”原则，仅在必要时方可访问相关文件。
八、文件备份与灾难恢复1. 定期对重要文件进行备份，防止数据丢失。
2. 制定灾难恢复计划，确保在突发事件中能迅速恢复文件系统的正常运行。
九、监督与审计1. 设立专责团队负责监督文件管理制度的执行情况。
2. 定期进行内部审计，评估制度的有效性并提出改进建议。
十、违规处理对于违反文件管理制度的行为，应根据情节轻重进行相应的处理。
十一、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释和修订。
文件资料标准化管理制度
文件资料标准化管理制度1 目的为进一步加强文件管理，规范文件流程，提高工作效率和办文效率，充分发挥文件上传下达的作用，确保公司政令畅通，特制定本制度。
2 适用范围2。
1 本制度适用于公司文件资料的管理.2.2 本制度指的文件资料包括公文、管理制度、计划、外来文件和资料等.3职责权限3。
1行政办负责以公司名义上报、下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、归档和销毁。
3。
2 其它各部门负责以部门名义上报、下发的各类文件资料的管理，行政办负责文件资料审查、打印、校对工作。
3。
4各部门的对外文件，经行政部文字格式的审核，上报主管副总经理审批。
4 术语定义4.1 公文——指总公司在处理各种公务时使用的应用型文书，包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
4.2 管理制度——指要求公司成员共同遵守，按一定程序工作、达到一定标准，并进行考核的文件.4.3 计划——指总公司为完成一定时期内的工作任务，而事先做出安排的文件。
5 工作内容及程序5.1 文件资料的编写格式5.1.1 文件资料的用纸标准型纸张。
图样表格等不宜减小时,该页必须按以上尺寸折叠装订.一般用型A45.1。
2 文件和资料章、条、款的编排规则5。
1.2。
1 根据文件内容的编排划分,章就是一个章节，包括条和款，条是章的一个部分，款就是章或条的一个层次.5.1。
2。
2 章用阿拉伯数字表示,第一章就用“1”表示，以下按顺序依次类推。
“章"应左起空两格书写，右侧空一格写该章的标题,该标题一行书写不够，可另起一行，但这一行的第一个字与该标题的第一个字平排书写.章与章之间应空一行编排.5。
1.2.3 “条”用阿拉伯数字表示，分开章的标题另起一行，先左起空两格，书写该条所处章的编号，后加一个小圆点再写该条在该章所处的顺序，如第“4”章第一条，就用“4。
1”表示,右侧空一格书写该条的标题内容。
一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条，其编号表示方法同上,如第4章第2条，再分3小条，则分另表示为“4.2。
工作文档标准化管理制度
第一章总则第一条为加强公司工作文档的管理，提高工作效率，确保工作文档的准确性和完整性，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有工作文档的编制、收集、整理、归档、借阅、销毁等环节。
第三条工作文档的管理应遵循以下原则：1. 真实性原则：工作文档必须真实、准确、完整地反映工作情况。
2. 完整性原则：工作文档应包含所有必要的文件和资料，确保工作过程的完整性。
3. 及时性原则：工作文档的编制、整理和归档应及时，以便于查阅和使用。
4. 保密性原则：工作文档涉及公司秘密的，应严格保密，防止泄露。
第二章文件分类与编码第四条工作文档分为以下类别：1. 行政文件：包括公司规章制度、会议纪要、通知等。
2. 人事文件：包括员工招聘、培训、考核、晋升等文件。
3. 财务文件：包括财务报表、审计报告、发票等。
4. 技术文件：包括产品设计、工艺流程、设备操作手册等。
5. 合同文件：包括与公司业务相关的各类合同、协议等。
第五条文件编码采用统一编码体系，编码格式为“类别代码+年份+流水号”。
第三章文件编制与整理第六条文件编制应遵循以下要求：1. 格式规范：文件格式应符合国家或行业规定，使用规范的公文格式。
2. 内容准确：文件内容应准确无误，避免出现错别字、语法错误等。
3. 及时完成：文件编制应在规定时间内完成，确保工作进度。
第七条文件整理应遵循以下要求：1. 分类存放：根据文件类别进行分类存放，便于查阅和管理。
2. 标识清晰：文件应标注文件名称、编号、编制人、编制日期等信息。
3. 归档及时：文件整理后应及时归档，确保档案的完整性。
第四章文件归档与保管第八条文件归档应遵循以下要求：1. 归档范围：所有公司内部产生的文件，除法律规定不需要归档的外，均应归档。
2. 归档时间：文件归档应在文件形成后一个月内完成。
3. 归档质量：归档文件应完整、准确、规范。
第九条文件保管应遵循以下要求：1. 安全保管：文件应存放在安全、干燥、通风的地方，防止损坏和丢失。
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公司文件和资料标准化管理制度1．目的通过对公司文件资料的有效控制，确保工作现场使用唯一有效的文件资料，并形成统一规范的编写格式及处理程序。
2．适用范围本制度适用于公司所有公务文书、文件和资料的管理。
3．术语和定义3．1 公文：指公司在处理各种公务时使用的应用文书，包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函（电报）、会议纪要。
3．2 制度（程序）：指要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件。
3．3 办法：指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件。
3．4 标准：指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件。
3．5 规章制度：公司各种制度、规定、办法的泛称。
3．6 记录：指公司对某项活动的各工作环节、结果进行记录，可供事后追溯该项活动完成质量的证据性文件，主要为表格形式。
4．职责权限4．1 经理负责公司制度、办法、标准、计划、记录和以公司名义下发的公文的批准。
4．2 管理者代表负责制度、办法、标准、计划、记录的审核。
4．3 各单位负责本单位相关文件资料的编写、审核、打印、校对工作。
4．4 总经办负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档，负责对各单位文件资料管理情况进行监督检查。
4．5 各单位负责以本单位名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档。
5．工作程序5．1 文件资料的编写格式5．1．1 文件资料的用纸标准：公司各类文件资料的正式编印一般用a4（210mm×297mm）型纸张。
图纸表格等不宜减小时，该页应按以上纸型尺寸折叠装订。
张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
5．1．2 文件和资料章、条、款的编排规则：5．1．2．1 根据文件内容的编排划分，“章”就是一个章节，包括条和款，“条”是章的一个部分，“款”是章或条的一个层次。
章、条均用阿拉伯数字编号。
5．1．2．2 “章”应左起空两格书写，如第1章用“1”标注，右侧空一格写该章的标题，标题一行书写不够时，可另起一行，这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写。
章与章之间应空一行编排。
5．1．2．3 “条”在“章”的编号右下加一个小圆点，再写该条在该章所处的顺序，如第4章第1条，用“4．1”表示，后空一格书写该条的标题。
如果一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条，其编号表示方法同上，如第4章第2条，再分3小条，则分另表示为“4．2．1”、“4．2．2”、“4．2．3”，如果“4．2．1”再分为2个小条，则分别表示为“4．2．1．1、4．2．1．2”；条一般只划分到第三层次，即只以4位数字表示为限，下一层次的内容用“款”的形式进行叙述，可用英文字母编号。
5．1．2．4 “章条”编号最未阿拉伯数字右下角不加小圆点，编号顶格书写，“章条”具体内容的第一行应从左起空两格书写，第二行起均应顶格书写。
5．1．3 文件资料的字体、排版、装订标准。
5．1．3．1 公文类文件资料的字体、排版、装订标准:a标题应采用二号宋体加黑，正文采用三号仿宋字；b纵向行文排版时，a4型纸页边距分别为:上边距为37mm、下边距为35mm、左边距为28mm、右边距为26mm,上下行跨为1．5倍行跨；c横向行文排版时，a4型纸页边距分别为:上边距为28mm、下边距为20mm、左边距为26mm、右边距为26mm,上下行跨为1．5倍行跨；d非国际红头公文排版按印刷的标准纸张使用，字体、行距应符合以上要求。
文件资料标题一般采用小二号黑体、正文采用小四号宋体字。
章的标题采用小四号黑体字；记录编号应在右上角，用四号黑体字。
5．1．3．2 一般文件资料（包括制度/程序、办法、标准、规程）的字体、排版、装订标准:a封面:公司名称用二号黑体加黑书写,标题采用小初宋体加黑书写,文件编号采用三号宋体加黑书写；b修改号:标题采用小二宋体加黑书写,表格采用小四宋体1．5倍行距；c正文标题应采用小二宋体加黑,正文应采用小四号宋体字,页眉页脚采用五号黑体加黑书写；d纵向行文排版时,a4型纸页边距分别为上页边距为30mm、下页边距为24mm、左页边距为28mm、右页边距为26mm,上下行距为单倍行距,页眉为1．7mm,页脚为1．5mm；e横向行文排版时,a4型纸页边距分别为上页边距为20mm、下页边距为15mm、左页边距为26mm、右页边距为26mm,上下行距为单倍行距；f章的标题采用小四号宋体加黑；g页码从修改页算起；h记录编号应在右上角,用五号黑体加黑。
5．1．3．3 文件资料一般左侧死页装订，一些处于需持续改进或修订的文件资料可采用活页装订，但应确保文件资料的完整。
5．2 文件资料的撰写格式及内容5．2．1 格式及内容：由前言、质量方针目标、组织机构、质量管理体系、管理职责、资源管理、产品实现、测量分析和改进、质量管理手册的管理等内容构成。
5．2．2 公文格式及内容：5．2．2．1 国际红头公文格式及内容：a国际红头公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关，印发机关和印发日期等部分组成。
b发文机关应当写全称或者规范化简称，如果是联合行文，主办机关应当排列在前。
c公司的国际红头文件一律统一式样，文件头与正文用红线隔开，红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整,排列对称，间距恰当：正文采用3号仿宋字体。
d发文字号，包括机关代字年号发文序号。
年号一律用全称，并用方括号<>。
联合行文，须标明主办机关。
e上报的公文，汉文应当在首页红线上方发文字号右侧注明签发人姓名。
f国际红头文件标题应当准确扼要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关（红头文件标题中，发文机关可省去），并准确标明公文种类，标题中除引用法规、规章名称时需加书名号外，一般不用标点符号。
g主送机关，一般写在公文标题下、正文之前，顶格书写，后加冒号。
主送机关的全称、特称、简称，均应使用统一的表达形式。
公文不得多头主送。
h国际红头公文如有附件，应当在正文之后、印发机关和时间之前注明附件顺序和名称。
i成文日期，以领导签发日期为准。
联合行文，其成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。
j公文除会议纪要外，应当加盖印章，加盖印章的位置应与印发机关和成文时间相叠。
联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关均应加盖公章，主办机关的印章应排列在前。
5．2．2．2 一般公文格式及内容：a一般公文一般由标题、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、印发机关和印发日期等部分组成。
b发文机关应当写全称或者规范化简称，如果是联合行文，主办机关应当排列在前。
c一般公文如有附件，应当在正文之后、印发机关和时间之前注明附件顺序和名称。
d成文日期，以领导签发日期为准，联合行文，其成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。
e应当加盖印章，加盖印章的位置应与印发机关和成文时间相叠。
5．2．3 规章制度格式及内容：规章制度根据具体需要一般应包括标题、目的、适用范围、职责权限、程序条款、执行标准、颁布者（机构）和生效时间等组成内容。
5．2．4 记录格式5．2．4．1 公司各单位负责与本单位相关的记录（表格）的设计、编制，要注明版本号并以适用性为原则。
5．2．4．2 记录（表格）一经确定，应具有一定稳定性，并能形成公司表格管理标准。
由总经办负责记录（表格）样本的备案。
5．3 文件资料的办理程序5．3．1 公文办理程序公文办理分为收文和发文。
收文办理一般包括签收、登记、拟办、传递、批办、承办、催办、分发、立卷、归档、销毁等；发文办理一般包括拟稿、打字、校对、审核、签发、印刷、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等。
5．3．2 公文行文规则5．3．2．1 公司需要向上级机关请求解决的问题，凡属上级职能部门职权范围以内的事，应直接向上级职能部门行文；各单位需请同级部门解决的问题，应当直接向同级职能部门行文。
5．3．2．2 明确发文权限：属于全局性的、重要的、方针政策性的文件，以公司名义行文；属于在既定方针、政策范围内，各单位主管职权范围内的日常业务性文件，可以本单位名义直接行文。
5．3．2．3 向下级单位的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。
5．3．2．4 必要时两个以上单位可以联合行文，但单位不宜过多，联合行文单位应是同级单位。
5．4 文件和资料的拟写要求：5．4．1 符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定。
若提出新的政策规定，要切实可行、并加以说明。
5．4．2 情况确实、观点明确、条理清晰，文字精炼、书写工整、标点准确，篇幅力求简短。
5．4．3 用词用字准确，人名、地名、数字、引文规范。
文内若使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
引用公文应当先引用标题，后引用发文字号，日期应当写具体的年月日。
5．4．4 须使用国家法定计量单位。
5．4．5 文件资料中的数字，除成文日期、词、词组、惯用词，以及具有修辞色彩的句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
5．4．6 文件资料送领导批准之前，应当由有关领导或职能部门进行审核，审核的重点是：是否需要行文；是否符合国家的法律法规、方针政策及有关规定；是否要与有关部门、地区协商、会签；文字表述、文种使用、行文格式等是否符合本制度的有关规定。
5．5 文件资料的审批程序5．5．1 公文审批要求。
5．5．1．1 公司各单位根据职责权限起草的国际红头公文，应填写《发文单》，经部门领导审核，主管领导批准后，由总经办加盖公司印章并印发。
5．5．1．2 上行公文必须由总经理签发。
5．5．2 公司各单位根据职责权限起草的与公司各部门相关的公文，应填写《发文单》，经部门领导审核，主管领导批准后，由本单位按要求印刷，由总经办盖公司印章下发。
5．5．3 公司各单位根据职责权限起草本单位相关公文，经部门领导审核，主管领导批准后，由本单位加盖本部门印章并印发。
5．5．4 规章制度审批要求。
5．5．4．1 公司管理体系文件由相关部门组织起草，应填写《发文单》或文件资料修改通知单，经部门领导、技术中心、主管领导审核，管理者代表批准后，由总经办按《发文单》或文件资料修改通知单要求的印发数量和发文流向盖公司受控印章印制下发。
5．5．4．2 临时性管理文件由相关部门组织起草，经部门领导审核，主管领导批准实施。
5．5．5 记录审批要求公司各单位根据工作需要设计的具有稳定性的记录，由设计部门向技术中心申请记录编号，并报管理者代表审批，技术中心负责记录（表格）样本的备案（含电子版）。
5．5．6 外来文件资料处理5．5．6．1 对国家、地区、政府部门、集团公司及其它外单位来文，由总经办在收文登记表中做好收文登记，在文件资料首页贴附并填写文书处理单，由总经办主任批示拟办意见后，报相关领导阅批。