公文与档案管理知识ppt课件
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文书工作与档案管理精品ppt
小刘是经理办公室秘书
对2009年 资料进行 收集整理
项目二：整理档案
4、模拟实训
任务四：文书档案管理
4.3实训设备设施： 电脑、打印机 档案装具、装订工具 录入软件
项目二：整理档案
4、模拟实训
任务四：文书档案管理
4.4.1 准备工具
4.4.3 拟写立卷说明
4.4.2 立卷 （件）（卷）
4.4实 训 步 骤
项目二：整理档案
4、模拟实训
任务四：文书档案管理
4.4.2立卷
（2）分类
（1）装 订
（3）排列
（5）编 目
（4）编 号
（6）装 盒
项目二：整理档案
4、模拟实训（件）
任务四：文书档案管理
①文件排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后； 汉文本在前，少数民族文本、外文本在后； 有文件处理单的，放在最前加盖归档章。
3、知识目标
任务四：文书档案管理
3.3“全宗”的概念 字面意义就是全部卷宗。 全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机关、社会组织或个人形成的具有联系的档案整体。 一般分为两类： 组织全宗：通常情况，一个独立从事活动的单位所形成的档案应组成一个全宗。（独立行文、财权、人事权）而机关内部的组织机构则称“立卷单位”。 个人全宗：对社会有突出贡献或重要影响的个人，其档案才可能成为一个实际的个人全宗。
项目二：整理档案
4、模拟实训
⑶排 列
任务四：文书档案管理
在每件归档文件的首页上端空白处加盖归档章，并填写相关内容。
项目二：整理档案
4、模拟实训
对2009年 资料进行 收集整理
项目二：整理档案
4、模拟实训
任务四：文书档案管理
4.3实训设备设施： 电脑、打印机 档案装具、装订工具 录入软件
项目二：整理档案
4、模拟实训
任务四：文书档案管理
4.4.1 准备工具
4.4.3 拟写立卷说明
4.4.2 立卷 （件）（卷）
4.4实 训 步 骤
项目二：整理档案
4、模拟实训
任务四：文书档案管理
4.4.2立卷
（2）分类
（1）装 订
（3）排列
（5）编 目
（4）编 号
（6）装 盒
项目二：整理档案
4、模拟实训（件）
任务四：文书档案管理
①文件排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后； 汉文本在前，少数民族文本、外文本在后； 有文件处理单的，放在最前加盖归档章。
3、知识目标
任务四：文书档案管理
3.3“全宗”的概念 字面意义就是全部卷宗。 全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机关、社会组织或个人形成的具有联系的档案整体。 一般分为两类： 组织全宗：通常情况，一个独立从事活动的单位所形成的档案应组成一个全宗。（独立行文、财权、人事权）而机关内部的组织机构则称“立卷单位”。 个人全宗：对社会有突出贡献或重要影响的个人，其档案才可能成为一个实际的个人全宗。
项目二：整理档案
4、模拟实训
⑶排 列
任务四：文书档案管理
在每件归档文件的首页上端空白处加盖归档章，并填写相关内容。
项目二：整理档案
4、模拟实训
文书档案管理课件(PPT 56页)
案卷号：案卷排列的顺序号。按照案卷的排列 顺序给每个案卷分别编号，用以固定案卷的位置。 案卷排序：同一保管期限内的案卷，按组织机 构、时间顺序排序。 三种期限各自按流水编号，每一期限内年度与 年度之间相互衔接、连续；案卷号与案卷一一对 应，不重，不空，不漏。
32
5.具体方法—第六步：填写案卷封面
4.交接凭证 双方交接的目录、清册及签字 5.销毁材料 清册、审批、监销签字等销毁材料 6.检查记录 库房安全检查记录
55
6.全宗卷
7.全宗介绍 全宗介绍、组织机构沿革 8、其他 历年统计表、利用效果汇编、利用分析
56
THANKS ^-^
谢
谢
昌平区档案局
业务指导二科
大
8010 3522
家
cpzdek@
按永久、长期、短期的顺序，先摆放永久保存 的案卷。（在永久第一卷前先放全宗卷）。
不同保管期限的案卷盒不能放到同一节柜子里。 根据各档案室空间及档案柜数量，尽量为每一保 管期限的文书档案预留出保存将来三年产生档案 数量的空间。
48
5.具体方法—立附卷
当某一年度归档完毕，又收集到新文件时：
新文件内容与已立卷文件内容相近，且已立 好的案卷方便拆开时，可以加入该卷内重新装订， 之后续编页号，续写卷内目录并做好其他相应更 改； 新文件内容与已立卷文件内容无关，或新文 件内容较多，不方便加入已立卷文件的，可单独 立卷，立为该年度同一保管期限下的附卷，之后 续写该年度案卷目录，案卷号为附1、附2…（所 有年度的附卷大流水排号，不重、不漏）。
9
2.收集工作—要求
③ 档案管理人员要加强收集工作的调查和 指导。
★ 积极的态度，兼顾数量和质量
10
32
5.具体方法—第六步：填写案卷封面
4.交接凭证 双方交接的目录、清册及签字 5.销毁材料 清册、审批、监销签字等销毁材料 6.检查记录 库房安全检查记录
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6.全宗卷
7.全宗介绍 全宗介绍、组织机构沿革 8、其他 历年统计表、利用效果汇编、利用分析
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THANKS ^-^
谢
谢
昌平区档案局
业务指导二科
大
8010 3522
家
cpzdek@
按永久、长期、短期的顺序，先摆放永久保存 的案卷。（在永久第一卷前先放全宗卷）。
不同保管期限的案卷盒不能放到同一节柜子里。 根据各档案室空间及档案柜数量，尽量为每一保 管期限的文书档案预留出保存将来三年产生档案 数量的空间。
48
5.具体方法—立附卷
当某一年度归档完毕，又收集到新文件时：
新文件内容与已立卷文件内容相近，且已立 好的案卷方便拆开时，可以加入该卷内重新装订， 之后续编页号，续写卷内目录并做好其他相应更 改； 新文件内容与已立卷文件内容无关，或新文 件内容较多，不方便加入已立卷文件的，可单独 立卷，立为该年度同一保管期限下的附卷，之后 续写该年度案卷目录，案卷号为附1、附2…（所 有年度的附卷大流水排号，不重、不漏）。
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2.收集工作—要求
③ 档案管理人员要加强收集工作的调查和 指导。
★ 积极的态度，兼顾数量和质量
10
文书工作与档案管理PPT课件
.
18
（二）文书与档案的特点
文书
档案
1、法定的作者
1、系统性
2、法定的权威和效力
2、选择性
3、法定的程式性
.
3、保存性
19
（三）文书与档案的作用
文书
1、领导指导
档案
1、 查考依据
2、行为规范
2、 历史凭据
3、公务联系和知照 3、 科学研究
4、凭证记载
5、传递信息、宣传
教育
.
20
三、文书与档案的联系与区别
文书工作标
《文书工作与档案管理》是秘书专业、行政管理 专业的专业必修课程。
该课程主要讲授与学习文书与档案管理工作的基 本概念与一般知识和技能。
1、文书的种类，
2、文书的体式与稿本，
3、文书的形成；
4、文书的处理，
5、文书的整理与归档。
A、档案的收集与鉴定，
B、档案的整理与保管，
.
16
2、档案的类别
（1）文书档案
党政档案
人物档案
家庭档案
（2）科技档案 工程设计技术 地质 水文等
（3）专门档案 会计 地名 诉讼 艺术 教学等
还有：
声像档案 数字档案
.
17
二、文书与档案的性质、特点、作用
（一）文书与档案的性质
文书
档案
原始记录性
现实执行性
利用价值型
科学文化性
政治性、保密性、知识（信息）性
使用的、具有专用性 技术公文：
科研、生产、基建中形成并使用的图纸、图标、计 算材料等
按规范性货规范程度分：
法定公文和非法定公文。
.
13
3.文书、公文、文件的联系与 区别
第九章 专门档案的管理《文书工作与档案管理》PPT课件
01
现实性
02
真实性
03
动态性
04
机密性
9.1 人事档案的管理与利用
9.1.1 人事档案和人事档案工作
➢ 1）人事档案 人事档案的作用
• 人事档案是组织、人事等部门考察、任用员工的重要 依据，是澄清个人问题的凭据，是编写人物传记和专 业史的宝贵史料。
9.1 人事档案的管理与利用
9.1.1 人事档案和人事档案工作
9.1 人事档案的管理与利用
9.1.3 人事档案材料的收集、鉴别和整理
➢ 3）人事档案的整理
人事档案整理的步骤
01
02
03
04
第一步 分类
第二步 复制
第三步 技术 加工
第四步 排序 编号
05
06
07
08
第五步 编制卷 内目录
第六步 打孔与
装订
第七步 书写 卷名
第八步 检查 验收
9.1 人事档案的管理与利用
和人事政策，选贤举能，知人善任，进行社会主义现代化建设 服务的。人事档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案保密的 法规和制度，严格保管，确保人事档案的完整与安全。
9.1 人事档案的管理与利用
9.1.1 人事档案和人事档案工作
➢ 2）人事档案工作 人事档案工作的管理体制与机构
• 在国家档案行政管理部门的管理和组织协调下，干部档案 工作由干部主管部门领导与指导，企业职工档案管理工作 由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同 级档案行政管理部门的监督、指导。
D （4）为研究财政、经济历史和机关发展史提供可靠史料。
9.1 人事档案的管理与利用
9.1.3 人事档案材料的收集、鉴别和整理
机关文书档案的整理 ppt课件
2、跨年度形成的文件
如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度 形成文件，分类时归入办结年度。如跨年度的会 议文件材料，统一在闭幕年归档；跨年度处理的 案件形成的文件材料，统一在结案年归档。
ppt课件
19
3、几份文件作为一件时，“件”的日期
按照《规则》规定，不只是单份文件可作为一件， 正本与定稿、原件与复制件、来文复文等也可作为一 件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的 文件的日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以 正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文 与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一 件，以复文为准。
ppt课件
26
2、按事由的重要程度排列
将主要职能或重要活动形成的文件排在前面。 其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工 作排在前面，具体业务工作排在后面。例如，某局 法规科，可将本年度通过的各项法规文件的相关材 料排在前面，然后再排监督检查等其他工作形成的 文件材料。
在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文
书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或
本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定
文件材料的归档范围和划分档案保管期限。 各机关
应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期
限规定》，结合本机关职能和各部门工作实际，编
制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限
表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
ppt课件
12
一般说，本单位形成的文件、材料最为重要， 绝大多数都属永久。
ppt课件
13
第三步 归档文件的装订
归档文件以“件”为单位进行装订。一般以 每份文件为一件，原件与复制件为一件，转发文 与被转发文为一件，报表、名册、图表等一册 （本）为一件，来文与复文可为一件。
如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度 形成文件，分类时归入办结年度。如跨年度的会 议文件材料，统一在闭幕年归档；跨年度处理的 案件形成的文件材料，统一在结案年归档。
ppt课件
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3、几份文件作为一件时，“件”的日期
按照《规则》规定，不只是单份文件可作为一件， 正本与定稿、原件与复制件、来文复文等也可作为一 件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的 文件的日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以 正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文 与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一 件，以复文为准。
ppt课件
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2、按事由的重要程度排列
将主要职能或重要活动形成的文件排在前面。 其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工 作排在前面，具体业务工作排在后面。例如，某局 法规科，可将本年度通过的各项法规文件的相关材 料排在前面，然后再排监督检查等其他工作形成的 文件材料。
在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文
书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或
本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定
文件材料的归档范围和划分档案保管期限。 各机关
应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期
限规定》，结合本机关职能和各部门工作实际，编
制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限
表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
ppt课件
12
一般说，本单位形成的文件、材料最为重要， 绝大多数都属永久。
ppt课件
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第三步 归档文件的装订
归档文件以“件”为单位进行装订。一般以 每份文件为一件，原件与复制件为一件，转发文 与被转发文为一件，报表、名册、图表等一册 （本）为一件，来文与复文可为一件。
收发文及档案管理 ppt课件
每项均需 完成填写
7
公文管理——发文办理
部门发文流程：
以各部门为名义制发的文件，按照发文审批单格式要 求及流程，由拟办部门负责人签署意见后送综合管理部核 稿人核稿。由各部门兼职收发文人员将公文定稿及电子版 进行编号、印发、存档。
8
公文管理——发文办理
三、核 稿
拟办部门负责人应对公文进行严格把关，对文稿的内 容、文字的正确性、语句的合理性、段落的连贯性以及数字 的真实性和准确性等负责。
核稿人员对内容空洞、文字冗长的公文，应要求拟办 部门拟稿人员进行修改；对修改较多、辨认困难的公文，应 先退拟办部门清稿。拟办部门清稿最迟在1个工作日内完成； 退回改写的公文，拟办部门应在3个工作日内完成。
9
公文管理——发文办理
四、校 对
实行拟稿人校核制度，原则上需校对3次，拟稿人须对公文 的准确性负责。
•
中心支公司应设立综合档案室，配备相应数量的专(兼)职档案工
作人员。
• 第十条 各级机构的各部门应指定专人负责本部门档案的收集、保存、 整理和归档，制定档案管理人员岗位责任制，保证档案管理人员切实 履行职责。
18
档案管理——重点内容
第十三条 各门类档案归口管理部门
（一）文书档案：分别由各级机构综合管理部负责收集、整理、保管、 统计、利用、鉴定、销毁等日常工作，于每年六月份前完成前一年文 件归档工作；
（二）实物、声像、照片档案分别由各级机构的各部门负责收集、整理、 保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作，并于每年三月份前完成前一 年的归档工作：
（三）会计档案：由财务部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、 销毁等工作；
（四）人事档案：由人力资源部负责收集、整理、保管、统计、利用、 鉴定、销毁等工作；
文书工作与档案管理课件
领导指导
文书 公务联系和知照 凭据记载、行为规范
文书工作与档案管理 第一章 概述
（二）档案 1. 概念 2.档案的作用
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成 的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方 式和载体的历史记录。概括地说，档案是原始的 历史记录。
查考依据作用
档案 历史凭据作用 科学研究基础、条件
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
（九）请示
根据《办法》规定，请示“适用于向上级机关请求指示、 批准”。 请示的种类有三类： 1.求示性请示，如因工作中遇到不易解决的难题、无章 可循的新问题，或由于意见分歧无法统一行动时，向上 级部门递送的要求给予解决办法的请示。 2.求助性请示，如要求增补经费、增加设备、划拨款项、 划拨指标的请示。 3.求准性请示。请求批准。
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
（七）议案
根据《办法》规定，议案“适用于各级人民政府按照法 律程序向同级人民代表大会和同级人民代表大会常务委 员会提请审议事项” 议案有四类： 1.法规性议案 2.条约性议案。 3.事务性议案。 4.任免性议案。
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
（八）报告
（二）文书工作的组织形式
在一些比较大的机关里，设立文书工作的专门 机构，归机关中心机构，即办公室负责领导。 在县级和县级以上的领导机关文书工作的主要 部分，是由机关的办公厅（室）负责，其下面 可设秘书处（室）、信访处（室）、机要室、 打字室、印刷厂、收发室、等文书工作机构。 在一些比较小的机关或者基层单位，不需要专门 设立文书工作部门。县以下机关，如乡镇、街道、 学校，一般都只在办公室中设有专职或兼职人员 负责文书工作。小型企业只设一二个专职或兼职 的文书人员就行了。（此类人即“文书”）
文书与档案管理基础知识（第二版）教学课件ppt作者邹绮第四章档案收..
第四章教学目标⏹解档案收集工作的主要内容⏹掌握机关档案室档案收集工作的范围及方式。
⏹了解企业档案的收集来源和范围⏹了解档案馆档案收集工作的接收规定第四章档案收集第一节机关档案室的档案收集第一节教学目标⏹1．掌握档案的收集范围⏹2. 了解归档的时间⏹3. 掌握归档文件的质量要求第一节机关档案室的档案收集教学重点档案的定收集范围、归档时间、质量要求教学难点：档案的收集范围、质量要求。
⏹复习提问：档案工作的主要内容是什么？⏹展示已归档的档案和零散的文件，提问：档案工作的第一步是什么？引入新课⏹档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动。
⏹档案接收，是指档案馆（室）收存档案的活动过程，它是整个档案收集工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主渠道。
⏹档案征集，是指档案馆按照国家规定征收散存或散失在社会上的档案和有关文献的活动，它是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道。
⏹档案的收集工作主要包括国家机关、企事业单位以及档案馆的档案收集三个主要方面。
⏹收集范围： 凡是反映本单位职能活动的各种载体的文件材料都要收集齐全。
⏹具体接收范围按1987年12月14日国家档案局颁发的《机关文件材料归档与不归档的范围》和其他档案管理办法的有关规定执行。
⏹归档时间⏹归档时间是指文书处理部门将需要归档的文件材料向档案室移交的时间。
⏹《机关档案工作条例》规定在第二年六月份以前向档案部门移交档案。
某些专业性文件、机密性文件、特殊载体文件驻地分散的机关文件、形成规律较为特殊的文件，为了便于实际工作查考利有，也可据相关规定灵活处理。
⏹归档的质量要求：⏹ 1. 归档的文件材料种类、份数、页数都应齐全完整。
⏹ 2. 归档文件材料应组成保管单位。
⏹据实际情况，保管单位可以是单份的文件，也可以是案卷。
⏹ 3. 不同年度的文件一般不得放在一起归档整理。
⏹ 4. 卷内文件材料应区别情况依序排列。
⏹ 5. 卷内文件应按序依次编写页号或件号。
第一节 机关档案室的档案收集⏹归档质量要求：⏹ 6. 永久、长期和短期案卷须按规定格式逐件填写卷内文件目录，卷内文件目录放在卷首。
文书与档案管理 文书处理PPT课件
---------------------------------------------------------------最新资料推荐------------------------------------------------------ 文书与档案管理文书处理PPT课件第三章文书处理学习要求：理解和掌握文书处理的程序及其各环节的要求；能够根据文书处理程序的要求分析案例；把握文书立卷的分类方法及组合方式。
第三章文书处理第一节概述第二节登记收发第三节分发传阅第四节拟办批办第五节承办催办查办第六节核稿签发第七节缮印校对盖印第八节注办第九节信访文书的处理第十节电子文件的处理第十一节文书的立卷与归档第一节概述公务文书的撰写是机关或企事业单位的日常工作之一，有着特定的公务目的，其重要性不言而喻。
但平时撰写的文书如何整理，又怎样向档案部门移交？收到的文书如何处理？这些对正确撰写公务文书，做好单位的日常工作同样重要。
这是文书处理的程序问题。
为了建立机关的正常工作秩序，提高机关的办事效率，科学地组织和安排文书处理程序是十分必要的。
文书处理程序指的是在一个机关内部，按照制发、办理与管理文件的规律，对文书工作的一系列环节所安排的工作顺序。
其全部程序包括对本机关发文、内部文件的撰制，对机关收文的处理，以及对各类文件的日常管理等一系列工作环节，通常可分为收文和发文两方面的处理程序。
1 / 101 收文处理程序：包括文件的收进、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、查办、注办、清退、归卷等需要办复的文件和需要向外转发的文件，从拟稿起进入发文处理程序。
2 发文处理程序：包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、盖印、登记、装封、发出、注发、归卷等。
文书处理的各个环节之间有密切的关系，一环扣一环，相互制约。
虽不同机关对于某个环节的具体做法可以有所不同，但其基本环节的安排是不可以随意删减或削弱的，更不能违反规律颠倒安排，否则会影响文书处理的正常运转和工作秩序。
公文收发处理和档案管理ppt课件
11
收文登记方法主要有两种：
流水式登记法。就是将收到文件按照时间顺序 不分种类依次登记，同时将文件办理过程和转 送手续简要记载在同一登记簿上。
分类式登记法。就是根据本单位确定 的文件分 类标准分类进行登记。如，可分为银监局、市 委市政府、省联社、下设分支机构、其他收文 等。
12
登记信息
☻收文日期 ☻收文编号 ☻原文件文号 ☻文。分为两种情况： （１）制发公文答复 （２）复印批件交办 （二）口头答复。分以下两种情况： （１）电话答复。 （２）面谈答复
20
发文处理 程 序
（一）拟稿
1.拟稿人和拟稿过程
2. 发 文 稿 纸
21
发文稿纸形式
22
（二） 发文审核
1.发文审核的含义和意义 （1）控制发文总量 （2）促进政策协调 （3）确保文书质量 （4）减轻领导负担 2.文书审核的步骤。 一般分为两步。第一步为通读，第二部为正式审核，
24
（五） 编 号
1.编号的含义:是指由综合办公室对需要 发出的文书统一编排发文字号。
2.编号的方法
(1) 按任职届别编号
（2）按单位连续编号
（3）按年份编号: ①总流水编号法
②分类流水编号
25
3.字体的要求
26
（六）用印
1.用印 （1）应以行领导在公文原稿上的意见为依据。
根据行领导批示和工作需要将公文及时送传阅对 象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公 文去向，不得漏传、误传、延误
17
催办
及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部 门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人 负责催办。
18
答复
收文登记方法主要有两种：
流水式登记法。就是将收到文件按照时间顺序 不分种类依次登记，同时将文件办理过程和转 送手续简要记载在同一登记簿上。
分类式登记法。就是根据本单位确定 的文件分 类标准分类进行登记。如，可分为银监局、市 委市政府、省联社、下设分支机构、其他收文 等。
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登记信息
☻收文日期 ☻收文编号 ☻原文件文号 ☻文。分为两种情况： （１）制发公文答复 （２）复印批件交办 （二）口头答复。分以下两种情况： （１）电话答复。 （２）面谈答复
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发文处理 程 序
（一）拟稿
1.拟稿人和拟稿过程
2. 发 文 稿 纸
21
发文稿纸形式
22
（二） 发文审核
1.发文审核的含义和意义 （1）控制发文总量 （2）促进政策协调 （3）确保文书质量 （4）减轻领导负担 2.文书审核的步骤。 一般分为两步。第一步为通读，第二部为正式审核，
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（五） 编 号
1.编号的含义:是指由综合办公室对需要 发出的文书统一编排发文字号。
2.编号的方法
(1) 按任职届别编号
（2）按单位连续编号
（3）按年份编号: ①总流水编号法
②分类流水编号
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3.字体的要求
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（六）用印
1.用印 （1）应以行领导在公文原稿上的意见为依据。
根据行领导批示和工作需要将公文及时送传阅对 象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公 文去向，不得漏传、误传、延误
17
催办
及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部 门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人 负责催办。
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答复
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- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
• 一是对本机关需要归档档案的接收 工作。
• 二是对各现行机关和撤销机关具有 长久保存价值的档案的集中和 接收工作。
• 三是对历史档案的接收和征集工 作。
• 档案的收集工作是档案业务工作的 基础
• 1．文书档案收集工作是文书档案 管理工作的前提和基础
• 2．文书档案收集工作的质量决定 了文书档案管理工作的质量
(三)文书档案鉴定工作的方法和步骤
1．文书档案鉴定工作的方法 • 鉴定文书档案价值的基本方法就是直接，具体地审查档案，
通常这种方法也被称为直接鉴定法。 2．文书档案鉴定工作的步骤 • 第一步，在文件归档时确定是否属于归档范围，剔除一部 分没有保存价值的文件，由机关文书处理部门或业务部门保 存一、二年后销毁。 • 第二步，对归档文件确定其保管期限，即确定档案的“生 存期”。 • 第三步，到一定年限后对档案的价值进行复审。
(2)运用公文主要类型立卷
2．公文立卷操作程序
(二)文件级公文整理方法
1.文件归档方法：运用自然件归档
2．归档文件整理的方法
(1)检查、调整卷内公文 (2)排列卷内公文 (3)卷内公文编号 (4)填写卷内公文目录 (5)填写卷内备考表 (6)拟写案卷题名 (7)填写案卷封面
(1)修整 (2)装订 (3)分类 (4)排列 (5)编号 (6)编目 (7)装盒
(一)声像材料的收集工作 将分散在各部门、个人手中的具有保存价值的声像材料，收集、集中 到档案馆、室，实行统一管理，是声像档案管理的首要工作环节。
(二)声像材料的归档制度 1．声像材料的归档范围 声像材料的归档，也要强谓“以我为主”即本单位形成的并反映本单 位工作活动的声像材料，是归档的重点。 2．声像材料的归档时间
照片所 底片所在卷 在页号 号底片号
1—3 4—5 6—8
2 181—188
2 189--192
2 193—206
备注
(3)特殊规格的照片整理方法 这些照片往往规格幅面不一，无法插放在规范的照片册芯页内。因此，这些照片的 整理要注意从实际出发，一般方法是：
①小于照片册芯页的照片(约8－10寸)，可采用空白芯页插放。并以每张为单元填 写文字说明。
②超大，超长的照片，可装盒或装袋平放，但是盒内或袋内要有照片的编号和文字 说明。
档案管理
Ⅰ 档案的收集
一、档案收集工作的内容和重要性
• (一) 档案收集工作的内容
• (二) 档案收集工作的重要性
• 档案的收集工作，就是按照党和 国家的规定，通过例行的接收制度 和专门征集的办法，把分散在各机 关、个人手中和散失在其他地方的 档案分别集中到各有关机关档案室 和各级各类档案馆的工作。
案卷号 案卷 题名
顺序号 文号 责任者 文件题名
起止日期
卷内 页数
柜号
日期
页号 备注
Ⅲ 档案的鉴定和统计
文书档案的鉴定工作就是鉴别和判定文书档案的价值，挑 选有价值的档案由档案机构继续保管，剔除无保存价值的档案 予以销毁的工作。鉴定工作直接决定档案的存毁，是文书档案 管理中非常重要同时也是难度最大的一项工作。
三、公文办理工作程序
(一)发文办理程序 1．草拟 2．审核 3．签发 4．复核 5．缮印 6．校对 7．用印 8．登记 9．分发
(二)收文办理程序 1．签收 2．登记 3．审核 4．拟办 5．批办 6．承办 7．催办 8．注办
二、公文整理方法
(一)案卷级公文整理方法
1.公文立卷方法(1)运用公文主要特征立卷
• 另一种形式是将一部分案卷目录与其卷内文件目录合订，上 面一小部分为案卷目录，下面大部分为它们的卷内文件目录， 在案卷目录的备注栏内，列出其卷内文件目录所在的页次， 在卷内文件的备注栏上填上案卷号。
• 如下图：
案卷 号
案卷 题名
顺序 号
文号
责任者
文件题名
起止日期
Байду номын сангаас
卷内 页数
保管 期限
日期
页号 备注
(2)照片的整理方法、要求 ①照片的分类、组卷②照片排列③照片编号④填写照片说明⑤填写照片册卷内目录
照片档案卷内目录
照片号
照片题名
1—8 9—12 13--20
××局2000年工 作会议的照片
××局如开×× 研讨会的照片
××局召开双先 表彰会的照片
拍摄时间 2000.5.8 2000.7.16 2000.10.20
1．照片档案的结构 传统的照片档案是由底片、照片及文字说明构成的。
2．照片档案的整理 照片档案的整理，要符合国家标准《照片档案管理规范》(GB／T1182—89)的要求，即 应有利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,便于为利用者提供服务。
(1)底片的整理方法、要求 对照片档案整理，首先要进行底片的整理，整理时要注意一个全宗的底片要单独整理， 不要分散。不同全宗的底片不要混杂。 ①底片分类②底片排列、编号③底片装袋插册④填写底片册芯页
声像档案的管理
一、声像档案的概念和特点
(一)声像档案的概念 声像档案是指国家机构，社会组织以及个人在
社会活动中形成的，有保存价值的，以音响、形象 等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历 史记录。 (二)声像档案的特点 1．直观的形象性 2．收集、保管的特殊性 3．是其他载体档案的必要补充
二、声像材料的收集归档
“两段式归档对间”。一是声像材料要随时归档，。二是部分声像材料 年终归档 3．声像材料的归档要求 (1)归档的声像材料应力求是原底片、原件(原声磁带)。要尽量避免复 制版或复制件。 (2)归档的声像材料要齐全完整、照片归档时，应同时有底片及文字说 明。录音、录像磁带归档时，也要附有简要的文字说明。 (3)对归档的声像材料要进行选择和鉴别。
期限的档案每五年或十年编制一本目录。这种方法可以减少
目录的数量，方便管理，一般较适用于档案年形成量不大的
单位。但混年度编制不便于插卷和案卷的随时调整，因此使
用这种方法时应注意几个问题：一是要按照分类方法的顺序 排列案卷，每个年度内分类方法的顺序应基本固定；二是每 本目录中的案卷号应用自然数列法编制，不能重复；三是案 卷号不应过长，尽量不突破四位数。
(二)案卷的排列 • 文书档案案卷的排列就是根据一定的方法，确定每类内案卷的前后次序和存
放位置，保持案卷之间的有机联系。 • 基本方法有：
1．按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列。 2．按照文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列。 3．按照案卷所属的时间顺序排列。 (三)档号的编制 • 1．档号编制的原则 唯一性原则。合理性原则。稳定性原则。简明性原则。 • 2．档号编制的方法 (1)全宗号的编制(2)案卷目录号的编制(3)案卷号的编制(4)件(页)号的编制 (四)档案检索工具的编制
(二)档案统计的内容
• 1．档案数量的统计。
• 2．档案业务管理工作质量的统计。
• 3．档案开发利用工作情况的统计。
• 4．档案工作条件的统计。
(三)《全国档案事业统计年报制度》主要内容和填写注意事项
• 1．填报范围2．主要内容
• 3．注意事项(1)统计数据要真实(2)统计数据要准确(3)填写要 符合要求
档案检索工具是记录和标识档案的特征及存放位置，为查找档案提供指 引、依据的各种文字材料的总称。档案室常用的检索工具有案卷目录、全引 目录、专题目录(卡片)、文号目录与索引、人名目录等。
1．案卷目录
•
案卷目录也称案卷名册，是著录案卷内容和成分并按一
定次序编排的一览表。它是档案室最基本的检索工具。
• 案卷目录的编制方法
Ⅱ 档案的整理
文书档案的整理工作，就是对零乱的和需要进一步条理的档 案进行基本的分类、排列和编目，使之组成有序体系的过程。
一、文书档案整理工作的内容和原则
(一)文书档案整理工作的内容 文书档案的系统化和基本编目
(二)文书档案整理工作的原则 1．充分利用原有的整理基础。 2．保持文件之间的历史联系。 (1)文件在来源方面的联系。 (2)文件在时间方面的联系。 (3)文件在内容方面的联系。 (4)文件在形式方面的联系，指文件在种类、名 称、载体或记录方式等方面的联系。 3．便于保管和利用。
二、公文的分类 三、常用公文文种
从公文的形成与使用范围上 划分，公文可分为通用公文 与专用公文两大类。 从公文的行文关系和运行方 向上划分，公文可分为上行 文、平行文、下行文三种 从公文的机密程度和阅读范 围上划分，公文可分为公布 公文、内部公文、机密公文 三大类。 在一个机关内，从公文的来 源和去向上划分，公文可分 为发文、收文和内部公文三 种。
二、档案统计工作
•
档案统计工作是以表册、指标、数字等形式揭示档案和档
案工作有关情况的一项业务工作，包括档案的基本登记和综合
统计两部分。基本任务是对档案和档案工作的发展情况进行统
计调查和统计分析，提供统计资料，实行统计监督。
(一)档案统计工作体系
• 我国档案工作的统计体系基本上分为四个层次： 1．全国2．专 业系统3．地方4．档案馆、室(包括各专门档案室)档案工作情 况统计
公文与档案管理
I 公文的概念与分类
一、公文的概念
公文，即公务文书,是国家机关及其他社会组织为处理公务、 行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。 (一)公文是由法定作者制成的 (二)公文具有法定的权威和特定的效用 (三)公文具有法定的规范体式 (四)公文具有规定的处理程序
(五)公文与文件、文书的联系与区别
三、声像档案的整理、鉴定和编目
(一)照片档案的整理、鉴定、编目 照片档案可以分为两类：传统的照片档案、新型的照片档案。传统的照片档案是指以感 光材料为载体，以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。新型照片档案是指运用数 码影像技术与计算机技术形成的照片档案。它属于电子档案，其形成、传输、存储和利 用都离不开计算机等现代化技术和设备。
• 二是对各现行机关和撤销机关具有 长久保存价值的档案的集中和 接收工作。
• 三是对历史档案的接收和征集工 作。
• 档案的收集工作是档案业务工作的 基础
• 1．文书档案收集工作是文书档案 管理工作的前提和基础
• 2．文书档案收集工作的质量决定 了文书档案管理工作的质量
(三)文书档案鉴定工作的方法和步骤
1．文书档案鉴定工作的方法 • 鉴定文书档案价值的基本方法就是直接，具体地审查档案，
通常这种方法也被称为直接鉴定法。 2．文书档案鉴定工作的步骤 • 第一步，在文件归档时确定是否属于归档范围，剔除一部 分没有保存价值的文件，由机关文书处理部门或业务部门保 存一、二年后销毁。 • 第二步，对归档文件确定其保管期限，即确定档案的“生 存期”。 • 第三步，到一定年限后对档案的价值进行复审。
(2)运用公文主要类型立卷
2．公文立卷操作程序
(二)文件级公文整理方法
1.文件归档方法：运用自然件归档
2．归档文件整理的方法
(1)检查、调整卷内公文 (2)排列卷内公文 (3)卷内公文编号 (4)填写卷内公文目录 (5)填写卷内备考表 (6)拟写案卷题名 (7)填写案卷封面
(1)修整 (2)装订 (3)分类 (4)排列 (5)编号 (6)编目 (7)装盒
(一)声像材料的收集工作 将分散在各部门、个人手中的具有保存价值的声像材料，收集、集中 到档案馆、室，实行统一管理，是声像档案管理的首要工作环节。
(二)声像材料的归档制度 1．声像材料的归档范围 声像材料的归档，也要强谓“以我为主”即本单位形成的并反映本单 位工作活动的声像材料，是归档的重点。 2．声像材料的归档时间
照片所 底片所在卷 在页号 号底片号
1—3 4—5 6—8
2 181—188
2 189--192
2 193—206
备注
(3)特殊规格的照片整理方法 这些照片往往规格幅面不一，无法插放在规范的照片册芯页内。因此，这些照片的 整理要注意从实际出发，一般方法是：
①小于照片册芯页的照片(约8－10寸)，可采用空白芯页插放。并以每张为单元填 写文字说明。
②超大，超长的照片，可装盒或装袋平放，但是盒内或袋内要有照片的编号和文字 说明。
档案管理
Ⅰ 档案的收集
一、档案收集工作的内容和重要性
• (一) 档案收集工作的内容
• (二) 档案收集工作的重要性
• 档案的收集工作，就是按照党和 国家的规定，通过例行的接收制度 和专门征集的办法，把分散在各机 关、个人手中和散失在其他地方的 档案分别集中到各有关机关档案室 和各级各类档案馆的工作。
案卷号 案卷 题名
顺序号 文号 责任者 文件题名
起止日期
卷内 页数
柜号
日期
页号 备注
Ⅲ 档案的鉴定和统计
文书档案的鉴定工作就是鉴别和判定文书档案的价值，挑 选有价值的档案由档案机构继续保管，剔除无保存价值的档案 予以销毁的工作。鉴定工作直接决定档案的存毁，是文书档案 管理中非常重要同时也是难度最大的一项工作。
三、公文办理工作程序
(一)发文办理程序 1．草拟 2．审核 3．签发 4．复核 5．缮印 6．校对 7．用印 8．登记 9．分发
(二)收文办理程序 1．签收 2．登记 3．审核 4．拟办 5．批办 6．承办 7．催办 8．注办
二、公文整理方法
(一)案卷级公文整理方法
1.公文立卷方法(1)运用公文主要特征立卷
• 另一种形式是将一部分案卷目录与其卷内文件目录合订，上 面一小部分为案卷目录，下面大部分为它们的卷内文件目录， 在案卷目录的备注栏内，列出其卷内文件目录所在的页次， 在卷内文件的备注栏上填上案卷号。
• 如下图：
案卷 号
案卷 题名
顺序 号
文号
责任者
文件题名
起止日期
Байду номын сангаас
卷内 页数
保管 期限
日期
页号 备注
(2)照片的整理方法、要求 ①照片的分类、组卷②照片排列③照片编号④填写照片说明⑤填写照片册卷内目录
照片档案卷内目录
照片号
照片题名
1—8 9—12 13--20
××局2000年工 作会议的照片
××局如开×× 研讨会的照片
××局召开双先 表彰会的照片
拍摄时间 2000.5.8 2000.7.16 2000.10.20
1．照片档案的结构 传统的照片档案是由底片、照片及文字说明构成的。
2．照片档案的整理 照片档案的整理，要符合国家标准《照片档案管理规范》(GB／T1182—89)的要求，即 应有利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,便于为利用者提供服务。
(1)底片的整理方法、要求 对照片档案整理，首先要进行底片的整理，整理时要注意一个全宗的底片要单独整理， 不要分散。不同全宗的底片不要混杂。 ①底片分类②底片排列、编号③底片装袋插册④填写底片册芯页
声像档案的管理
一、声像档案的概念和特点
(一)声像档案的概念 声像档案是指国家机构，社会组织以及个人在
社会活动中形成的，有保存价值的，以音响、形象 等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历 史记录。 (二)声像档案的特点 1．直观的形象性 2．收集、保管的特殊性 3．是其他载体档案的必要补充
二、声像材料的收集归档
“两段式归档对间”。一是声像材料要随时归档，。二是部分声像材料 年终归档 3．声像材料的归档要求 (1)归档的声像材料应力求是原底片、原件(原声磁带)。要尽量避免复 制版或复制件。 (2)归档的声像材料要齐全完整、照片归档时，应同时有底片及文字说 明。录音、录像磁带归档时，也要附有简要的文字说明。 (3)对归档的声像材料要进行选择和鉴别。
期限的档案每五年或十年编制一本目录。这种方法可以减少
目录的数量，方便管理，一般较适用于档案年形成量不大的
单位。但混年度编制不便于插卷和案卷的随时调整，因此使
用这种方法时应注意几个问题：一是要按照分类方法的顺序 排列案卷，每个年度内分类方法的顺序应基本固定；二是每 本目录中的案卷号应用自然数列法编制，不能重复；三是案 卷号不应过长，尽量不突破四位数。
(二)案卷的排列 • 文书档案案卷的排列就是根据一定的方法，确定每类内案卷的前后次序和存
放位置，保持案卷之间的有机联系。 • 基本方法有：
1．按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列。 2．按照文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列。 3．按照案卷所属的时间顺序排列。 (三)档号的编制 • 1．档号编制的原则 唯一性原则。合理性原则。稳定性原则。简明性原则。 • 2．档号编制的方法 (1)全宗号的编制(2)案卷目录号的编制(3)案卷号的编制(4)件(页)号的编制 (四)档案检索工具的编制
(二)档案统计的内容
• 1．档案数量的统计。
• 2．档案业务管理工作质量的统计。
• 3．档案开发利用工作情况的统计。
• 4．档案工作条件的统计。
(三)《全国档案事业统计年报制度》主要内容和填写注意事项
• 1．填报范围2．主要内容
• 3．注意事项(1)统计数据要真实(2)统计数据要准确(3)填写要 符合要求
档案检索工具是记录和标识档案的特征及存放位置，为查找档案提供指 引、依据的各种文字材料的总称。档案室常用的检索工具有案卷目录、全引 目录、专题目录(卡片)、文号目录与索引、人名目录等。
1．案卷目录
•
案卷目录也称案卷名册，是著录案卷内容和成分并按一
定次序编排的一览表。它是档案室最基本的检索工具。
• 案卷目录的编制方法
Ⅱ 档案的整理
文书档案的整理工作，就是对零乱的和需要进一步条理的档 案进行基本的分类、排列和编目，使之组成有序体系的过程。
一、文书档案整理工作的内容和原则
(一)文书档案整理工作的内容 文书档案的系统化和基本编目
(二)文书档案整理工作的原则 1．充分利用原有的整理基础。 2．保持文件之间的历史联系。 (1)文件在来源方面的联系。 (2)文件在时间方面的联系。 (3)文件在内容方面的联系。 (4)文件在形式方面的联系，指文件在种类、名 称、载体或记录方式等方面的联系。 3．便于保管和利用。
二、公文的分类 三、常用公文文种
从公文的形成与使用范围上 划分，公文可分为通用公文 与专用公文两大类。 从公文的行文关系和运行方 向上划分，公文可分为上行 文、平行文、下行文三种 从公文的机密程度和阅读范 围上划分，公文可分为公布 公文、内部公文、机密公文 三大类。 在一个机关内，从公文的来 源和去向上划分，公文可分 为发文、收文和内部公文三 种。
二、档案统计工作
•
档案统计工作是以表册、指标、数字等形式揭示档案和档
案工作有关情况的一项业务工作，包括档案的基本登记和综合
统计两部分。基本任务是对档案和档案工作的发展情况进行统
计调查和统计分析，提供统计资料，实行统计监督。
(一)档案统计工作体系
• 我国档案工作的统计体系基本上分为四个层次： 1．全国2．专 业系统3．地方4．档案馆、室(包括各专门档案室)档案工作情 况统计
公文与档案管理
I 公文的概念与分类
一、公文的概念
公文，即公务文书,是国家机关及其他社会组织为处理公务、 行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。 (一)公文是由法定作者制成的 (二)公文具有法定的权威和特定的效用 (三)公文具有法定的规范体式 (四)公文具有规定的处理程序
(五)公文与文件、文书的联系与区别
三、声像档案的整理、鉴定和编目
(一)照片档案的整理、鉴定、编目 照片档案可以分为两类：传统的照片档案、新型的照片档案。传统的照片档案是指以感 光材料为载体，以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。新型照片档案是指运用数 码影像技术与计算机技术形成的照片档案。它属于电子档案，其形成、传输、存储和利 用都离不开计算机等现代化技术和设备。