高校档案服务模式的创新分析

高校档案服务模式的创新分析

作者：周琴

来源：《办公室业务（下半月）》 2019年第3期

【摘要】本文主要从改变思维模式、提高归档意识,科学进行档案分类、整合档案信息,改

进工作方式、建设信息平台和实行开放管理、加强服务功能4个方面展开高校档案服务模式的

创新分析。

【关键词】档案;归档意识;档案信息化

一、高校档案服务工作的基本概述

档案指各类主体,包括国家机关、社会组织和个人在其实践活动中直接形成的历史记录。档案材料是提供各种证明材料的基础依据,档案材料的形成具有真实性和唯一性,其最本质的属性

和目的就是为社会提供各项服务。而随着我国高等教育的快速发展,做好高校档案的服务工作,

提高高校档案的服务质量,满足全体师生对档案管理服务的不同需求,为高校决策层提供大量的

参考数据来总结经验、解决问题,找到适合的方法,树立以人为本的服务理念显得越来越重要。

二、高校档案服务模式的创新分析

(一)改变思维模式,提高归档意识。所谓归档是指各机关的文件处理部门或业务部门将其在工作、生产活动产生并处理完毕的文件材料整理立卷,定期移交给档案室保存的过程。目前大多数高校档案室处于封闭的静止状态,档案工作停留在被动的收集、整理、剪裁、装订、存储高校各职能部门上交的档案材料,而且还是一而再、再而三催交中运行着。

1.档案工作人员的思维还停留在档案的保密功能上,坐等上门,服务停留在档案材料的复印、出具证明、查阅功能上。信息时代到来,社会对信息的需求空前增加,都要求尽快获取充分准确

的信息,档案作为一种重要信息源,档案工作人员需改变思维,增强人本理念和服务意识,让档案

工作人员从大量简单、机械重复摆放工作转变成主动采集,深入研究,把高校档案室解放出来,让其更好地服务广大师生。现代化的社会发展,要求各高校简化档案的整理过程,深化档案信息检

索功能和扩大档案的开发利用范围,也是档案整理思维模式的发展趋势。

2.档案信息的真实性是所有档案材料的生命,高校档案信息的完整性离不开全体师生的共同努力。这就要求高校加大宣传力度,提高全体师生的档案意识,认真、真实地完成第一手信息材

料的填写。如:人事档案记录每位教职员工个人情况的变化,工作调动、学业晋升、专业技术职

称职务变动、科研成果补充、教研内容的完善等,是随着时间变化连续不断地增加增新,并随人

员的流动而流动。学生档案是反映学生在接受高等教育过程的真实记载,学生的学年鉴定表、在校奖惩材料、各种参赛记录、毕业和就业信息等等材料的充实。要求高校档案部门定期进行档

案知识的培训,让全体师生参与到档案管理工作中来,配合所属部门做好档案的定期收集、定向

收集、随时收集、追踪收集的归档工作。高校各职能部门严格遵守高校档案规章制度,如档案收集归档制度、档案的检查制度、档案保管制度、档案转接制度、档案查(借)阅制度等,并且制定详细的信息采集操作手册和规范的填写手册。

(二)科学档案分类,整合档案信息。高校档案种类繁多、内容繁杂、形式多样,档案数量也

日益递增。这就要求高校档案部门运用科学的工作原则和先进的方法来整合档案。学院的综合

档案室均由高校各职能部门和分院部根据档案室管理要求和方法进行收集整理上交,随意性很大,形成各自为政的局面。高校各职能部门都有自己的办公系统、教师信息系统、人事信息系统、

教务管理系统、科研统计系统、OA办公系统、资产入库系统等等,如:人事部门形成的人事档案

包括:员工入职基本信息登记表、年终考核表、外出学习培训进修材料、专业技术职务晋升材料、

劳动合同台账、人才引进等等基础材料。科研部门形成的教师学术论文,个人出版专著、专利,课题项目材料等。组织统战部门形成的党员材料、干部任免材料、党代会的相关材料等重要材料。教务部门形成的教师教学档案材料,学科建设材料、教学大纲材料、学科竞赛材料等基础信息材料。学工部门形成的学生在校期间的学习成绩单,奖励和处分记载表,生源地助学贷款、社团活动等材料。如此零散的档案,其完整性和一致性难以得到保障,还会造成材料的重复上交,造成不必要的重复劳动。这要求高校档案部门沟通协调各职能部门,科学分类整合档案材料,做到分类准确、编排有序、目录清晰,装订规范。

(三)改进工作方式,建设信息平台。目前,大多数高校档案室的管理仍旧停留在手工操作阶段,以纸质档案的保存方式为主。随着高校改革步伐的加快,人才流动也越来越频繁,档案数量递增、分类更广、内容更复杂、形式更多样。无纸化办公形式出现后,缩微档案、声像档案及电子档案等大量出现。所谓电子档案:一是网络环境下直接产生大量电子文件、在线或离线方式归档以后转化为电子档案。二是将馆藏电子化,将原来纸张等档案转化成数字信息形成电子档案。对档案的保存方式也提出新要求。为了提高档案管理服务质量,在科学的档案分类基础上,利用数字网络平台,建立一套完整的高校档案信息数据库,计算机网络平台将档案信息进行资源处置、管理和服务。借助计算机全方位数据处理和数据检索,多层次信息整合,将复杂的人工处理的各种人事档案进行完整、准确、动态、立体管理,让人事档案在增减变化、接收情况、登记使用的动态情况一目了然。一般信息可以在数据库中获得,这样减少对原始纸质材料翻查使用,降低磨损。信息化档案建设,利用多种档案信息资源的储存及检索功能,扩大档案的服务范围,从而为提高档案信息的利用率提供物质保障。

(四)实行开放管理,加强服务功能。档案工作最根本的目的就是提供档案为社会服务,高校档案为全体师生的各项社会实践活动提供多方位服务。

1.为学院领导提供决策服务。科学的决策和管理离不开大量的参考信息。而高校的档案材料中记载国家各项方针政策,记录全体师生工作、学习的方方面面,反映整个高校的发展过程。丰富的档案资源,既可以为学院的改革和发展提供理论支持,又可以为领导在作决策时提供大量依据。

2.高校是先进文化的发源地、先进技术的摇篮,高校档案中蕴含着丰富的资源和信息,高校也一直处于科技发展的前沿领域,每年形成的专题研究成果、研究论文、实验记录、发明专利、专著教材等科技档案数量逐渐增多。这些第一手档案材料具有先进性、权威性和科学性,是经济发展可充分利用的重要信息资源。

3.高校人事档案信息数据库,协助高校制定各种优化方案。档案库中的每一位教职工形成独立的全方位的立体综合动态档案信息。以提供更多样化的服务方式。第一,优化人事培训进修计划。大数据的分析帮助人事部门更好地了解每位教职工的各类短期、中期培训明细记载,结合社会对人才知识的需求、业务技能的更新、学科专业发展方向的相关关系,为教职员工定制合理的培训进修计划。第二,通过分析现任教职员工的专业结构情况,结合当前社会产业结构的宏观数据,制定合理的中长期师资引进储备计划,对于符合国家产业结构调整的专业,即便目前并不热门也要做好相应的人才储备;相应的对于当前热门招生专业、但不久即将没落的专业,不可盲目引进人才,而采取聘请兼职教师来解决师资问题,避免造成办学成本的增加。第三,对于已经离职的教职员工,也可通过数据分析客观找出影响其离职的内在因素,避免在今后日常管理中出现类似情况。同时也督促高校人事部门更完善各种规章制度。

4.学生的学籍档案库、优秀学生档案、优秀毕业论文数据库、校友档案数据库等为学生提供查询服务,通过展览的形式陈列优秀学生的照片、证书等风采展览,可以激励在校学生更好地奋发向上,积极进取。高校学生档案信息也方便学生进行信息查询,如学籍档案数据库,既能方便