公司企业文件和资料管理制度

1. 目的

本规程对公司文件的分类、编写、更改、审核、批准、发放、作废、文件编号的申请、记录管理等进行了规定，确保公司所有文件都受控，各部门及各岗位都使用文件的有效版本，并在实际工作中有效实施。

2. 适用范围

本规程适用于公司各部门及所有文件和资料的管理。

3. 术语和定义

参见ISO9000:2000之规定。

4. 职责

各部门按职能负责行使文件和资料的归口管理工作，总经理办公室负责对各部门的文件管理进行指导和监督；各部门负责所起草文件和资料的统一标识、协调、发放、回收、销毁等控制工作；

各部门按其主管业务范围负责有关公司文件的编写/审核/批准，负责贯彻执行批准发布的文件；

各部门负责本部门记录表格的审核、批准和发放；

各部门负责对本部门持有文件进行有效管理并保证其有效实施；

各部门应密切关注文件的执行情况和反馈信息并及时组织修改；

全员执行过程中发现文件存在问题时，应及时填写信息反馈表交其部门负责人审阅后，由其传送文件编制的责任部门。

5.工作程序

文件的分类

一级文件：质量手册；

二级文件：程序文件；

三级文件：作业指导书；

记录表格

规范、标准

a.包装材料检验标准（包括包装材料通用标准、包装物料产品标准等）；

b.化工原、辅料检验标准；

c.成品质量标准/产品内控标准；

d.已备案的企业标准；

e.工艺技术文件；

f.引用国家、行业或其它标准，目前正作为公司产品的执行标准；

g.国家强制执行的有关标准；

顾客提供的文件和资料（包括图样）

法律、法规（包括产品质量法、消费者权益保护法等）。

公司内部各项管理规范、制度

公司内部各部门之间、与公司外部之间的发出公文。

文件的编写、审核和批准

文件审核

文件批准

文件标识

文件标识的内容包括文件编号、受控状态及文件的有效性标识，以上所有标识对该文件而言都是唯一的。

编号格式为：

Q/BB XXX-YYYY

其中：

Q-企业内部标准代号

BB-公司代码：

GL—xx化妆品有限公司（广州工厂）

SL—xx化妆品有限公司（汕头工厂）

LC—xx化妆品有限公司（广州工厂和汕头工厂）

XXX-顺序号（001-999）

YYYY-年号（以自然年号为准）

编号格式为BBDDAAATTXXXVV格式。

修正号（VV）

顺序号（XXX）

部门下一级机构（TT）

部门代号（AAA）

文件类别（DD）

公司代码（BB）

其中：

● BB —公司名称代号:

GL —xx 化妆品有限公司（广州工厂） SL —xx 化妆品有限公司（汕头工厂）

LC —xx 化妆品有限公司（广州工厂和汕头工厂）

● DD —文件类别（详见附表1：本公司一般性技术标准、管理规范和制度编号）

● AAA —提出该作业指导书的部门

● TT —部门下一级机构的编号（如车间、科、室等）可以是从01—99之间的任何数字

● XXX 顺序号，可以是从000—999之间的任何数字

● VV 修正号，如是新作业指导书，则定义VV 为00，作业指导书每修正一次，VV 则递增01，VV 可以是从00—99之间的任何数字。 FE 字（BBBB ）XXX 号 其中：

F-部门英文缩写

MG-总经理办公室；PD-生产部；PMC-PMC 部；HR-人力资源/行政部；MRK-销售部；

FIN-财务部；QT-品质/技术部

E-公文种类简称，如：联络书简称为联。 BBBB-公元年号 XXX-顺序号

“受控”和“非受控”。所有文件必须标识受控状态，盖蓝色“受控”或蓝色“非受控”章。印章格式如下：

“作废”章；印章格式如下：

XX XX

文件管理专用XX XX 文件管理专用

XX XX 文件管理专用

文件发布、发放

所有管理文件由各部门文件管理员按《文件分发清单》发放到相应部门文件管理员，再按部门内部《文件分发清单》再发放到相应的工作岗位人员手中；“作废”章并妥善保存；

文件更改

“文件更改申请单”说明更改原因，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据,将所有与文件更改相关的资料汇总，提交品质/技术部，再由品质/技术部将需更改的信息传达到文件的原编写部门，由编写部门提出更改、更新意见并对原文件进行更改，同时按规定进行；

管理文件需更改、更新时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写“文件更改申请单”说明更改原因，将所有与文件更改相关的资料汇总，提交原编写部门，由编写部门提出更改、更新意见并对原文件进行更改，同时按规定进行；

文件、资料更改的审批应由原审批人或相应职权的人员进行，同时应获得原始审批资料。

文件、资料更改批准后，才允许发布。文件更改时注明更改标记和更改生效时间，由品管部文件管理员按照规定的原发放清单发放修正后的文件、资料，同时回收原文件、资料并对回收文件进行“作废”标识。对重要更改还应发放“文件更改通知单”告知文件、资料使用人。

。

文件作废及处理

各部门文件管理员必须控制现场的作废文件、资料，所有使用现场不允许出现任何作废的文件（包括已经作废但未标识的文件）。

作废或换版前的文件、资料由各部门文件管理员按“文件管理台帐”收回并记录，进行“作废”印章标识；质量体系文件由各部门文件管理员上交品质/技术部文件管理员进行“作废”印章标识；绝不允许现场出现任何“作废”文件，以防误用。

各部门文件管理员每年的7月份汇总所有的作废文件，统一填写“文件销毁申请单”，说明作废及销毁原因，报各部负责人审核后，需有两人在场完成销毁工作。需作资料保留的作废文件，文件管理员需填写“作废文件留用申请单”，经各部负责人同意后，方能留档备存，原则上所作废销毁的文件都必须保留2份作为历史档案以备查。

文件保管、复制、贮存、归档

文件管理员对文件的管理必须建立《文件管理台帐》，文件的收、发、销毁、更改的信息都必须在台帐上进行登记。

文件的复制者必须申请，填写《文件复制、补发申请表》，经部门负责人审核批准后，由文件管理员登记并向各部文件管理员索取文件原件进行复制，任何单位和个人不得随意复制任何文件，所有文件上只允许原始的文件管理专用章出现，而不允许有任何复印的文件管理专用章出现，否则视为违规。

文件存载的媒体

本公司所有文件所采用的媒体可以是计算机软件、软盘、光盘和书面文件，在目前公司MIS系统不健全的情况下，一律使用书面文件形式，同时完成签名手续。

6.支持性文件

质量手册管理操作规程

作业指导书管理操作规程