2015届毕业生学籍档案归档要求【模板】

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毕业生登记表写法和要求【模板】

毕业生登记表写法和要求《毕业生登记表》是毕业生在校入档案的最重要的资料之一，请各位同学高度重视，务必按照登记表上的填表说明认真填写。

只允许用黑色钢笔或黑色水笔、签字笔填写，不允许用圆珠笔填写。

注意字迹整洁，文句通顺，语言尽量朴实，态度诚恳，实事求是，请先打好草稿，切忌涂抹。

封面：“学校”一栏填写：**大学或**大学；“学习形式”一栏填写：业余；“专业”一栏：按照自己的专业名称填写，务必写上全称；专升本、高起本专业名称全称：工商管理、会计学、计算机科学与技术、国际经济与贸易；专科专业名称全称：会计、工商企业管理、计算机信息管理（农大）、金融管理与实务、计算机应用技术（华电）、国际经济与贸易、人力资源管理学制：2.5年【**大学】；3年【**大学】在籍时间：2.5年(2009.02--2011.07)【**大学】；3年(2009.02--2011.12)【**大学】姓名：按学籍注册名字填写（已交更改信息证明的同学，按改后名字填写）填表日期统一写成：2011年6月10日第一页：健康状况为“良好”，照片处贴近期1寸正面半身免冠彩色照片。

如所填栏无填写内容则写“无”，关于处分一栏均填“无”。

毕业实习单位和主要内容：按本人《毕业实习鉴定表》所填写单位填写，主要内容可填写从事行业及工作性质。

毕业论文题目或毕业设计：按本人实际选题为依据填写。

专业特长：“专业特长”、“懂何种外语及程度如何”等栏目应如实填写。

毕业生自我鉴定写毕业生在校3年中的表现（只写大学阶段），要求字数在300字左右（至少要写满该页），毕业生自我鉴定具体内容写以下几个方面（仅供参考，根据本人情况灵活掌握）：（一）思想道德素质方面：1、对党的领导和党的路线、方针、政策等方面的理解和认识，参加学校组织的各项思想政治教育活动及政治表现；2、遵守国家、学校的各种法规和制度的表现；3、参加政治理论、形势政策等思想道德修养类课程的学习情况。

（二）专业素质方面（学习）：1、学习态度和学习自觉性方面的表现；2、学习成绩和专业知识的掌握程度、学习能力、英语三级、计算机能力等；3、科学研究活动成果及创新能力、实验、实践动手能力方面的表现。

学籍档案归档与整理要求

学籍档案归档与整理要求
第1条归档材料的质量要求：
一、手工书写应用不褪色的黑色、蓝黑色墨水，不
得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写，字迹工整清晰。

二、去掉材料上的大头针、曲别针、订书针等金
属物。

三、学生休学、退学、复学、转学、辅修、转系、
出国、提前毕业等情况要在学籍表中注明。

四、学籍表中的照片要用原件。

五、毕业审查和学位评定的栏目中，要填写毕业
审查和学位评定结果并盖章。

六、电子档案与纸质档案双套保存，确保内容一
致。

第2条整理要求：
一、整理单位
学籍档案按班或专业为单位进行整理。

一个学校
应统一采用一种整理方法。

二、检查与编写页号
(一)立卷前检查：核准毕业生人数，审批手续是
否完备，归档材料是否齐全，排列顺序是否正确。

(二)编写页号：凡有文字的页面都需要编写页号。

正面写在右下脚距边20mm处，背面写在左下脚距边20mm处。

学籍档案归档范围及保管期限

学籍档案归档范围及保管期限
学籍档案的归档范围及保管期限：
一、学生入学登记表(永久)；
二、新生录取名册(永久)；
三、学籍簿(永久)；
四、选拔、保送学生名单(永久)；
五、选拔、保送学生登记表(长期)；
六、中考或高考成绩单(永久)。

；
七、学籍变动情况及奖惩材料(长期)；
八、学生参加各种竞赛获奖名单、成绩、奖杯等，重要的(永久)，一般的(长期)；
九、优秀学生、优秀学生干部名单及获奖证书复印件，重要的(永久)，一般的(长期)；
十、学生体育达标、军训、体质健康检测材料(短期)；十一、学生典型试卷(长期)；
十二、成绩表、年度考核表(永久)；
十三、学生实践环节考核情况(短期)；
十四、本科生优秀学士论文及评语(长期)；
十五、研究生论文审批材料及学位授予材料(长期)；
十六、毕业生登记表(永久)；
十七、毕业生审批名册、集体及毕业生个人照片(永久)；十八、学生毕业证书、学位证书或结业证书发放名册(永久)；
十九、学位证书验印名册(永久)；
二十、补发各种证书证明材料(长期)；
二十一、毕业生质量跟踪调查材料及毕业生去向(长期)；二十二、毕业生派遣报到证(长期)；
二十三、长期、预科留学生的个人申请材料(长期)；
二十四、其他具有保存价值的材料。

毕业生档案材料整理归档流程

毕业生档案材料整理归档流程
嘿，毕业生们！今天咱就来讲讲毕业生档案材料整理归档流程那些事儿。

想想看啊，毕业生档案就像是你大学生涯的一个大宝藏，里面装满了你
的各种重要“宝贝”，比如成绩单、奖惩材料啥的呀！（就像你收集的各类宝贝卡片一样。

）
首先呢，咱得把那些散落在各处的档案材料都搜罗起来，这可不能马虎，要仔仔细细的哟！（就像你找你最心爱的玩具一样，得认真呀！）你可别小瞧这一步，要是落下点什么，那不就不完美啦？
然后呀，就是要分类整理啦！把成绩单放一块儿，奖状证书放一块儿，
有序得很呢！（这不就好像把你书架上的书按照类别放整齐一样嘛！）这时候就得有点耐心，可别急急忙忙的。

接着呢，要给这些整理好的材料编个号，这样以后找起来就方便多啦，
多清晰明了呀！（就像给你的小伙伴们编个号，一下子就能找到想找的那个啦。

）
之后，就是小心地把它们装进档案袋里。

哎呀，这可不能粗鲁，得轻拿轻放。

（就像对待你最喜欢的易碎品一样，小心翼翼的呢！）
你说，要是这档案整理不好，以后要用的时候找不到咋办呀？那多闹心呀！所以呀，大家都要认真对待这个过程哟！
我的观点就是：毕业生档案材料整理归档流程真的超级重要！它关系到你未来的很多事情，一定不能掉以轻心，得好好完成每一个步骤，给自己的大学生涯留下一个完美的“档案纪念”！。

学籍表填写注意事项【模板】

附件2：学籍表填写注意事项毕业生学籍表需要上交**学院档案馆，作为永久性的存档材料。

档案馆对归档的学籍表有专门的、严格的要求。

各站点一定认真对待，积极配合，严格按照要求完成此项工作。

具体要求如下：一、毕业学员填写学籍表，用黑色墨水的钢笔或签字笔填写，一式两份（每份只能使用一张），一份装入毕业档案，一份归档案馆永久存档。

二、关于成绩部分的填写，按照教学计划开设的实际课程填写完整，如果某一专业的课程较多，分布多学期开设的同一门课程，成绩平行填写。

填写要整齐规范，不能有涂改的痕迹。

其中5年制的一定不能落下第4、第5学年的成绩。

检查成绩表是否填写完整（应与学制一致）。

原则上，本科须有毕业论文成绩。

三、学籍表粘贴标准的二寸近期免冠浅蓝色照片，使用高质量的相纸，劣质及其他材质的相纸不能使用，比如，不能使用电脑打印纸；不能使用脸部不清晰等有问题照片。

照片必须粘贴牢固，包括边边角角，都要涂抹胶水粘贴。

必须使用胶水，不能使用双面胶及浆糊等。

双面胶或者用浆糊粘贴的照片，不符合档案管理规定。

双面胶粘贴的照片，大多数会在给档案馆提交时，就脱落了。

用浆糊粘贴的照片，经过一段时间在一定环境下会发霉变质。

四、填写学籍表内的相关内容，如姓名、性别、出生日期、入学时间、毕业时间、专业、层次、学号、学习形式、学制以及毕业证号码等，一定要认真核实，认真填写，这是非常重要的信息，要准确无误，信息全面详尽。

学籍表第一页需要填写的表格不要空着，可以写“无”。

不能有涂改现象。

如有任何涂改，皆需加盖学校公章。

五、每一份学籍表，盖章必须包括：**学院继续教育学院、以下空白和同意毕业，做到缺一不可，而且每一个章都要做到字字清晰，不能有模模糊糊现象。

章盖的位置要合乎要求（成绩页中“以下空白”章盖在紧接最后一项成绩的下一行，不要盖住有字行，也不要有空行；如满行了，就不用盖此章了；2.5年和3年制的，不能加页，如写不开，则写在格下方即可。

“继续教育学院”章一般盖在成绩的中间位置；如成绩有改动，则盖在改动的位置；首页右下方则应盖住日期和毕业证号）。

一、学生档案须归档内容

一、学生档案须归档内容：1、毕业研究生登记表2、报到证（白联）3、专业学位硕士研究生学位申请书及研究生归档成绩单4、学位授予决定5、在读期间的奖、惩材料6、入党材料7、档案投递通知单第二联二、学院工作流程：1、档案馆领取学生档案、资料袋、转递通知单。

2、各院系必须和学生仔细核对工作单位是否具有档案人事权以及能否投递机要文件，没有档案接收人事权的单位，档案寄单位主管部门或受委托代理人事关系的当地人才交流服务中心。

档案（机要）寄递范围只到县级。

（注：此项工作由学生根据三方协议上签约单位提供的档案投递地址统一登记）。

3、档案封面必须用毛笔、钢笔、签字笔书写清楚、规范，不得随便涂改和补贴，不得使用非正式简化字。

4、收件单位名称必须书写清楚，不得用邮政信箱或街道门牌、楼号代替寄件单位名称。

（注意：a)某市某路某号写第一行，单位名称写第二行b)需要填写单位全称，如打印需要用大号字）5、将旧的档案袋放入新袋，硕士期间资料放在新袋中。

6、封袋前填写转递通知单，第二联放入档案袋。

7、各院系移交毕业生档案时，应按学号顺序排列，并在寄发档案的信封上注明学号和姓名，以便核对查询。

8、档案转递单上请写清学号和姓名，凡是档案内装有入党材料的学生，请在回执单入党材料一栏打“√”，以防止和接收单位因材料不全而发生纠纷。

将回执单放在档案与信封口袋之间，以便单位收到档案后，回执能及时返回我校。

9、每人一只档案封面信封。

凡不需转寄档案的同学（录取本校研究生、留校工作或延长学制），不要装信封口袋，分类交学生档案室。

三、学生档案出档流程（档案馆相关通知）：详见下一页东南大学毕业生办理档案转递流程图注意：1、毕业生毕业时，必须等所在院系将有关材料收集齐全归档后，档案馆学生档案室才会通过南京市机要局寄往接收单位。

档案馆收到各院系送来的毕业生档案后，会及时将档案转递。

毕业生不必自己到档案馆学生档案室交任何材料，如有疑问请与本人所在院系学办联系；2、档案馆一般每周四上午去南京市机要局寄档（寒暑假和法定节假日除外），请各院系在周二下班前，将本周四需寄档案送档案馆。

各学院学籍材料归档要求【模板】

各学院学籍材料归档要求1、各学院学籍材料（含毕业生成绩单、论文评定表、优秀毕业论文、毕业生合影等）一般由教学秘书负责整理组卷，在学生毕业后半年内完成档案移交工作。

2、需归档的毕业生成绩单和论文评定表要求以班级为单位组卷，每卷档案包括3部分：卷内目录、卷内材料和备考表。

3、卷内材料：要求齐全完整，按学号排序，并用黑色碳素笔在材料页面右下角标注页码。

特别注意以下事项：（1）退学、征兵入伍的学生成绩单和论文评定表按其原来班级存档。

（2）留降级、转专业、休学的学生成绩单和论文评定表按其毕业班级存档。

（3）交换生成绩单包括在本校学习成绩单和交换期间外校学习成绩单两部分，外校学习成绩单可到教务处复印并加盖教务处公章。

（4）国外合作办学学生成绩单包括本校学习成绩单和国外上学成绩单两部分，国外上学成绩单可到国际合作处复印并加盖国际合作处公章。

4、卷内目录制作：从“**大学档案馆”主页“资料下载”栏目下载“卷内目录录入模板（未组卷）”，录入内容包括：所属年度、责任者、文号、题名、文件形成日期、页数共6项内容。

卷内目录要求以学生为单位录入，具体说明如下：（1）年度：学生毕业年度。

（2）责任者：各学院名称（全称）。

（3）文号：毕业生学号。

注意：学号应保持连续，未报到学生可以空号，但需在备考表中注明。

（4）题名：按以下格式录入：“××专业××班×××成绩单”，“××专业××班×××毕业论文评定表”，学生姓名必须与卷内材料一致，不得含有空格，例如“张山”，以免检索不到。

（5）文件形成日期：档案材料上标注的日期；（6）页数：每份材料的页数。

5、填写备考表（1）每卷备考表要填写“本卷共页。

”（2）有学籍异动情况的要标注学籍异动信息，具体要求如下：学号不连贯时，要逐一标注原因，如未报到、留降级、转专业、休学等。

【归档文件整理规则2015】归档文件整理规则

【归档文件整理规则2015】归档文件整理规则《归档文件整理规则》实施细则2004-4-5 17:42:001 范围本细则规定了归档文件整理的原则和方法。

本细则适用于各级机关、团体和其他社会组织。

2 定义本细则采用下列定义。

2．1 归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2．2 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

2．3 件归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件。

文件正本与定稿为—件，定稿过厚不宜装订的也可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等)的，可将正本与历次稿本各为一件。

正文与附件为一件，如附件数量较多或者太厚不宜装订的也可各为一件。

正文与重要的文件处理单、发文稿头纸、签批条等为一个。

原件与复制件为一件。

转发文与被转发文作为一件。

报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件。

同一问题的来文与复文(包括请示与批复、报告与批示、函与复函等)可为一件。

会议记录应以每次会议为一件。

3 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4 质量要求4．1 归档文件应齐全完整。

已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

4．2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5 整理方法5．1 装订归档文件应按件装订：装订时，正本在前，定稿在后：正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

方式与用材的选择：保管期限为永久或长期的归档文件，可根据件内文件的厚薄而定，件内文件较厚的，可用三孔一线的装订方式；件内文件较薄的，可采用缝纫机轧边等方式。

装订时以文件的左侧为装订边。

保管期限为短期的归档文件，不拆钉，保持原貌。

学校档案归档范围和保管期限表(最新)

××××学校文件归档范围与文书档案保管期限表一、文书材料归档范围与文书档案保管期限表（一）党支部1.成立支委会的报告、批复及启用党支部印信的通知、印模式样（永久）2.校党支部工作计划、总结、会议活动记录（永久）3.校党支委员会会议记录、发言、纪要、决议（1）党支委员扩大会、党政联席会、党支部民主生活会（永久）（2）党支部召开的一般的、专题性的工作会议（30年）4.上级党组织关于本校党支部换届选举结果、组织机构设置、调整、干部任免的决定、通知、请示、报告、批复、批示（永久）5.校党支部发布的决定、规定、规章制度（1）全局性、综合性的需要长期贯彻执行的（永久）（2）专题性的只需短期贯彻执行的（10年）6.校党支部成员分工、党员花名册、组织统计年报（永久）7.校党组织关系转入、转出介绍信、存根及党员党费管理材料（永久）8.上级党组织关于本校发展新党员、预备党员转正、党员退党的通知书（永久）9.上级党组织关于本校先进集体、个人表彰的决定、通知（1）市级及上的（永久）（2）市级以下的（30年）10.上级党组织、本校党支部关于党员违纪处分的决定、通报、审查材料（1）受到警告（不含）以上处分的（永久）（2）受到警告处分的（30年）11．上级党组织与本校签订党风廉政、综合治理、计划生育目标管理责任书（30年）12.本校党支部办理的群众来信、来访及处理材料（30年）13.本校党支部组织的各类庆祝、纪念、学习活动材料（1）表彰、评比结果等（30年）（2）活动通知、安排等过程材料（10年）14.本校新党员发展计划、党员目标管理、民主评议汇报、总结（30年）15.本校党支部情况反映、工作简报等（10年）16.本校党风廉政建设、党纪宣传教育工作报告、总结等材料（30年）17.上级党组织关于党的组织建设、党员管理、纪检、监察、信访、宣传、统战、综合治理、民主党派工作方面的政策性文件材料（10年）18.上级党委领导检查、视察本校形成的文件材料（1）省部级(含)以上的（永久）（2）省部级以下的（30年）（二）办公室1.学校工作计划、总结（永久）2.学校校长办公会议、行政会议、纪要（永久）3.校专题工作会议工作记录、决定、纪要或通过的文件材料（30年）4.校行政管理规章制度、政策性文件（1）有关学校主要职能工作全局性、综合性的需要长期贯彻执行的（永久）（2）专题性的只需短期贯彻执行的（10年）5.本校机构设置、人员编制、干部任免的决定、通知、请示、报告、批复、批示（永久）6.本校教育事业改革、发展规划、计划、方案及上级批复（永久）7.本校教育事业、人事、劳动工资、专技人员、职务、档案等年度报表、各类人员变动情况表（永久）8.本校法人年度报告书、法人变更登记书（永久）9.本校20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证资格证等的审批、管理文件材料（永久）10.本校20年以下10（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（30年）11.本校10年以下有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（10年）12.本校全校教职工花名册、退休人员花名册（年度）（永久）13.本校与有关单位签订的合同、协议书、意向书、备忘录等文件材料（1）重要的（永久）（2）一般的（10年）14.本校教职工调动材料(1) 调进调出工作介绍信、工资关系介绍信及存根 (永久) （2）借调合同、协议（永久）15.本校教职工录用、转正、聘任、调资、定级、辞职、离职、解除（终止）聘用关系、停薪留职、离退休、死亡、伤残、丧葬费、抚恤金审批表、合同、协议、证明（永久）16.本校全员聘用合同鉴定材料（1）本校与教职工签订的事业单位聘用书（大合同）、鉴证名册、变更汇总（永久）（2）本校与教职工签订的单位岗位聘用合同书（小合同）（10年）（3）本校与临时签订的经劳动部门签证的聘用、劳动合同书（30年）17.本校校长及教职工年度考核表、州级、校级考核优秀通报(永久）18.州职改办等部门关于本校教职工的职称任职资格、聘任批复、专业技术考核登记表、各类上岗证资格认定等材料（永久）19.本校评选各种先进集体、先进个人材料（永久）20.本校人事考核、职称评审工作通知、安排、指标、统计表等过程材料（10年）21.本校大事记、年鉴、组织机构沿革、历届校领导人员一览表、校史、校志、成果汇编（永久）22.本校教师各级各类获奖通知、获奖证书、申报表、发表论文证书、论文复印件及统计表（永久）23.本校助残日、周年校庆材料（永久）24.本校接受捐赠明细表材料（永久）25.本校接收和发出的贺信、贺电、题词、礼品登记册（30年）26.本校有关问题的请示、报告与上级机关的批复、批示（1）重要业务问题的（永久）（2）一般业务问题的（30年）27.本校行政办理的群众来信、来访及处理材料（30年）28.本校校级领导在全校师生大会上的讲话稿（永久）29.本校德育、法制、心理健康等专项工作计划、总结（10年）30.本校国旗下讲话、德德育征文、社会实践、环保、心理健康等德育、法制活动的材料（10年）31.本校开学、毕业典礼安排、讲话稿（30年）32.本校家长学校工作计划、总结（30年）33.本校档案、综合治理、爱国卫生、红十字会等工作计划、总结、目标责任书等文件材料（10年）34.本校安全保卫、校园安全、交通安全、消防、人防等工作计划、总结等相关材料（10年）35.有关本校学生医保的材料（10年）36.本校校长任期目标责任书（30年）37.本校与上级部门签订的年度目标管理责任书（30年）38.本校与各科室签订的目标管理责任书（10年）39.本校校历、月工作安排、作息时间、值班表、统计表（10年）40.本校计划生育工作计划、总结、台账、目标管理责任书等文件材料（10年）41.上级部门和本校对本校先进集体、个人的表彰决定、通知（1）市级（州委、州政府）及以上的（永久）（2）州级以下的（30年）42.上级部门及本校对本校学生先进集体、个人的表彰决定以及各级各类竞赛获奖通知（1）省部级（含）以上的（永久）（2）省部级以下的（30年）43.本校教职工受处分的决定、复查、撤销处分材料（1）受到警告（不含）以上处分的（永久）（2）受到警告处分的（30年）44.本校学生处分、撤销处分决定、登记审核表、检查材料（1）受到警告（不含）以上处分的（永久）（2）受到警告处分的（30年）45.上级行政部门关于学校行政管理工作方面的政策性文件材料（10年）46.本校各级各类创建、验收评估的申报表、批文、汇报材料等（1）州级（含）以上的 (永久) （2）州级以下的（10年）47.本校财产物资清单、盘点表、移交清册及其有关的协议合同等凭证（永久）48.本校财产物资等公物管理、使用制度办法等文件材料（30年）49.上级领导来校视察，检查工作中形成的材料、照片及本校专项工作的调查、检查、普查材料（1）重要的（30年）（2）一般的（10年）50.各类报刊登载有关本校情况的通报、报道和上级领导对本校的重要题词（30年）51.图书馆书刊登录帐（永久）52.图书工作规章制度（30年）53.图书工作计划、总结（30年）54.医务室工作计划、总结、健康档案、各类报表（30年）(三)工会1.本校工会工作计划、总结（永久）2.本校工会工作台账、会议记录（永久）3.上级部门关于本校工会换届选举结果、组织机构设置、调整、干部任免的决定、通知、请示、报告、批复、批示（永久）4.本校教职工代表大会的文件材料（1）大会的请示、通知、议程、大会组织机构、工作报告、领导讲话稿、重要贺信、贺电、会议简报、选举结果、讨论通过的文件、决议和上级批复（永久）（2）大会的小组会议记录、提案及办理情况等文件材料（10年）5.上级部门关于本校工会、计划生育工作先进集体、个人的表彰决定、通知（1）市级（市委、市政府）及以上的（永久）（2）市级以下的（30年）6.校工会组织开展的各类庆祝、评比通知、安排、成绩统计表（10年）7.本校工会工作管理材料（10年）8.上级部门关于工会工作方面的政策性文件材料（10年）（四）团队1.本校团支部工作计划、总结（永久）2.本校团支部会议记录（永久）3.本校少先队工作计划、总结、工作台账、会议记录（30年）4.上级部门关于本校团支部换届选举结果、组织机构设置、调整、干部任免决定、通知、请示、报告、批复（永久）5.本校团干部、团员花名册、组织统计年报（永久）6.本校团组织关系介绍信、存根及图案及变更材料 (永久)7.本校团支部批准新团员通知、名单（永久）8.上级团组织关于本校团支部工作先进集体、个人表彰决定（1）市级（含）及以上的（永久）（2）市级以下的（30年）9.本校新团员发展计划、有关团费收缴使用管理材料（30年）10.本校团支部少先队社会实践活动材料（10年）11.本校团支部、少先队组织开展的各类竞赛、评比活动的通知、成绩、统计（10年）12.上级部门关于共青团、少先队工作方面的政策性文件材料（10年）二、教学文件归档范围与教学档案保管期限表1.上级教育主管部门下发的课程设置、教学安排、教学管理、政治思想工作等文件材料（1）重要的（长期）（2）一般的（短期）2.本校制定的各种教学制度、办法、规定、校历及教育管理办法（长期）3.本校教改方案、汇报课教学教案、教师备课方案（短期）4.本校招生计划、新生录取名册（长期）5.本校学生花名册及变动情况统计（长期）6.本校学生入学通知书存根（长期）7.本校毕业生学籍册（长期）8.本校毕业生花名册及情况统计表（长期）9.本校毕业生毕业证书存根（长期）10.毕业生去向表（按年度统计）、本校毕业生质量跟踪调查（长期）11.本校学生学籍变动：休学、退学、留级、复学、转学、缀学、开除学籍等材料（长期）12.学生个人档案（永久）13.本校教学计划、总结课程安排、教师代课一览表、班级课程表（长期）14.本校各教研组计划、总结（长期）15.本校二课堂计划、总结及活动材料（长期）16.巴州残疾人职业技能培训中心工作计划、总结、汇报材料（长期）17.巴州残疾人职业技能培训中心职业课实施方案、美画、美甲、景泰蓝、玉雕、推拿按摩教学计划、总结及课程表安排（长期）18.本校各科教学计划、总结（短期）19.巴州残疾人职业技能培训中心学员花名册、学员登记表、收费登记表（长期）20.巴州残疾人职业技能培训中心学员回访（短期）21.本校各科试卷样卷（短期）22.本校各科试卷分析表（短期）23.本校各科总评成绩统计（短期）24.本校新教师培训材料（短期）25.本校各科教师竞赛材料（短期）26.本校学生参加学校各类文体活动竞赛的材料（短期）27.本校三好生、优秀班干、团干部、先进集体及各方面获奖名单及典型材料（长期）28.本校自编、合编教材、大纲、讲义、典型教案、习题集等（长期）29.本校编辑出版的刊物、校本培训教材（永久）30.各科优秀教案及评课稿（短期）31.教师在各种刊物和学术会上发表、翻译的论文、文章、论著、作品及有关专家评价材料 (长期)32.教师业务工作材料及个人教学经验总结等材料 (长期)33.教师个人教改科研内容及其成果、教学成果等材料 (长期)34.本校教师外出讲学、交流教学经验、参加学术活动等材料（1）市级（含）以上（长期）（2）市级以下（短期）35.本校各级学科学术带头人、教育教学能手、教坛新秀等骨干教师的申报、评聘、审批材料（1）州级（含）以上的（永久）（2）州级以下的（长期）36.本校骨干教师培训、攻读硕士、博士学位计划、推荐审批表、录取名单（长期）37.本校教师攻读硕士、博士学位录取通知书、学位证书（复印件）（永久）三、人事文件材料归档范围和人事档案保管期限表1.履历材料、各类人员登记表（永久）2.自传及属于自传性质的材料（永久）3.鉴定、考核、考察材料（永久）4.学历专技职务评聘材料 (永久)5.政审材料（永久）6.党团材料（永久）7.奖励材料（永久）8.惩处材料、取消处分和甄别复查材料（永久）9.干部任免材料、工资变动材料、离退休、退职等审批材料（永久）10.其他可供组织参考的材料（永久）四、业务考绩文件材料归档范围与业务考绩档案保管期限表1.历次专业技术评审表（长期）2.学历、学位证书复印件（长期）3.职称资格证书、聘书复印件（长期）4.教师资格证书、聘书复印件（长期）5.职称计算机合格证（长期）6.普通话证书（长期）7.专业培训证书复印件（长期）8.获奖证书复印件（长期）9.年度考核表复印件（长期）10.学期考核表（长期）11.教育教学论文鉴定表（长期）12.论文获奖证书复印件（长期）13.论文及证明材料（长期）14.班主任聘任材料（长期）15.公开课材料（长期）16.指导学生竞赛获奖材料（长期）17.指导青年教师成绩（长期）18.教育教学成果材料（长期）19.任职期满考核表（长期）五、科技文件材料归档范围与保管期限表（一）基建材料1.项目依据性材料包括项目建议书、可行性研究报告、项目评估、环境预测、调查报告、设计任务书及计划任务书等 (永久) 2.础性材料包括工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、勘查记录、地质图、化验试验报告、重要土、岩样及说明、地形地貌控制点建筑物、构筑物及设备的安装测量定位、观察记录、水文、气象、地震等其他设计基础材料（永久）3.工程设计材料包括本校基建平面图、规划图、红线图、建筑物地上、地下管道设计、施工、竣工验收的文字材料、图纸、工程概、预决算（永久）4.工程管理文件包括征地批准文件、招投标文件、承包合同、施工执照、水、电、气、暖供应协议书、消防、环保、卫生等文件（永久）5.工程施工监理文件包括土地施工、设备及管线安装、电器仪表安装文件以及工程进度、工艺、技术质量、建筑材料质量鉴定、工程质量检查等监理文件（永久）6.工程竣工文件包括全部竣工图、项目竣工验收报告、项目质量评审材料、竣工验收会议决议文件（永久）7.项目基本建设维修改造文件（永久）（二）设备档案1.本校各种贵重教学仪器设备随机文件（设备出厂合格证、图纸、安装说明书、操作使用手册、启动程序光盘、保修卡、质保书等）安装调试报告、维修记录（长期）2.设备开箱、测绘、安装调试、性能鉴定、验收记录（长期）3.设备维修文件材料（长期）六、会计文件材料归档范围与保管期限表（一）会计凭证类1.原始凭证（15年）2.记账凭证（15年）3.汇总凭证（15年）（二）会计账簿类4.日记账（15年）5.总账（15年）6.明细账、分户账或登记薄（15年）7.现金出纳帐、银行存款帐（25年）（三）财务报告类8.预算、决算报表（永久）（四）其他类9.会计移交清册（15年）10.会计档案保管清册（永久）11.会计档案销毁清册（永久）七、声像档案1.记录学校党政工团活动、教育教学活动、上级领导、外宾、兄弟学校、社会各界友好人士来访活动、各级各类创建活动等学校重大活动的录音带、录像带、照片（永久）2.木校在教学、科研等活动中产生的照片、录音带、录像带、幻灯片（30年）3.学校信息中心、校园网管理软件、档案管理软件、人事管理软件、教学管理软件、财务管理软件等学校专用管理软件的数据备份光盘（永久）八、实物文件材料归档范围与实物档案保管期限表1、上级政府部门、教育部门、各主管部门授予学校集体、学生集体的各级各类荣誉证书、奖牌、奖杯（1）州级（州委、州政府）以上的（永久）（2）州级以下的（30年）2.本校法人、组织机构、房产、土地、办学、培训、卫生医疗、银行、工商、税务、收费等有效许可证、代码证、执照、资质证、资格证（1）20年（含）以上未注销或未注明有效期的（永久）（2）20年以下有效期的（30年）。

档案归档要求

工会工作: 1、上级工会颁发的针对本校工会工作并要求贯彻执行的文件 2、工会、职（教）代会成立、换届选举及结果、领导职务任免的请示、批复、报告、总结等文件材料 3、召开工会、职（教）代会的通知、议程、领导述职报告、评议、报告、讲话、总结、决议等文件材料 4、工会、职（教）代会年度工作计划、总结、会议记录等文件材料 5、工会、职（教）代会会员名册、年度统计报表 6、工会、教职工活动的安排、工作小结等文件材料
德育教育类 1、学校学生会团委、少先队及德育教育的计划、总结、报告等文件 2、学生操行评语成绩的材料 3、上级有关部门关于德育教育的文件材料 4、学生日常行为规范等材料 5、学生素质教育活动中形成的文件
文卫体教类 1、学校文卫体活动的计划、总结、报告文件 2、参加上级部门主办的体育竞赛名单、成绩、获奖材料 3、学校举办运动会的秩序册、比赛成绩、获奖名单、总结、开幕式和闭幕式领导讲话等文件材料 4、学校参加的文艺汇演自编剧本、名单、奖励材料 5、学生体育达标统计表 6、上级关于文卫体教育的文件材料 7、学生体检表、健康表、疾病防治情况表、视力保护情况记录
13、学校组织机构沿革、人员编制、大事记、校史、校志等材料 14、学校行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 15、上级颁发的，针对本校行政事务要求贯彻执行的文件 16、学校在综合治理、计划生育等单项工作中形成的总结、计划、汇报等文件材料 17、学校各科室年度总结、计划、安排及目标责任书 18、学校工作简报、情况反映、工作信息等材料 19、学校的资金请示、批复、制度、追加预算 20、教职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 ,教职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 21、与有关单位签订的合同、协议、协定等文件材料 22、国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件 23、教师职业道德评估表、教师点名册

学籍归档要求

学籍归档中的相关事宜一、学生成绩登记表(内容与格式)1、封面（标题：黑体小初加黑；表格内标题字体：宋体小二加黑;表格内容字体:仿宋小二）2、学生名单(标题：宋体24加黑；表格内标题字体：宋体16加黑;表格内容字体:宋体12)3、成绩登记表二、学生学籍登记表1、封面（标题：黑体小初加黑；表格内标题字体：宋体小二加黑;表格内容字体:仿宋小二）2、学生名单(标题：宋体24加黑；表格内标题字体：宋体16加黑;表格内容字体:宋体12)3、学籍表三、学士学位审批表1、封面（标题：黑体小初加黑；表格内标题字体：宋体小二加黑;表格内容字体:仿宋小二）2、学生名单(标题：宋体24加黑；表格内标题字体：宋体16加黑;表格内容字体:宋体12)3、学士学位审批表注意：以上三类表册严禁用钉书针装订,请用鱼尾夹或其它活动夹固定。

待归档后由档案馆统一装订。

四、毕业照片收集毕业班毕业合影照的收集工作，具体要求如下：(一)、收集范围：1、凡毕业的班级，以班为单位的全班合影照片；2、尺寸为10寸；3、归档照片不过塑；4、附名单一份(具体按“(二)名单”要求)；(二)、名单：1、名单纸张大小为：A4纸的一半、所有内容居中、姓名与姓名间空一个汉字符2、字体：宋体字号：标题(小三号加黑) ，名单(小四号)行距：1.5倍行距顺序：以从上至下每行、由左至右3、例样：╳╳╳╳学院╳╳专业╳班20╳╳届毕业合影照名单行排列顺序：由左至右：第四行：╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳第三行：╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳第二行：╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳第一行：╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳注：如每行人数较多，名单需占两行排列，请按“第四行”格式。

毕业生档案转递申请书模板(3篇)

第1篇尊敬的学院领导：您好！我是贵院XX级XX专业XX班的毕业生，学号：XXXXXXXX，身份证号：XXXXXXXXXXX。

在即将走出校门，踏上人生新的征程之际，我谨向学院领导提交此份毕业生档案转递申请书，恳请领导审批。

一、档案转递的必要性1. 完善个人档案。

根据《高校毕业生就业管理规定》和《档案管理规定》，毕业生必须将个人档案转递至工作单位或户籍所在地的人才服务机构，以完善个人档案，便于今后就业、职称评定、出国留学等方面的工作。

2. 保障个人权益。

档案是个人重要的历史资料，转递档案有助于保障个人权益，避免因档案遗失或损坏而带来的不便。

3. 促进就业发展。

将档案转递至工作单位，有助于用人单位全面了解毕业生的学习、工作经历，为毕业生提供更好的就业机会。

二、档案转递的具体情况1. 毕业生姓名：XXX2. 学号：XXXXXXXX3. 身份证号：XXXXXXXXXXX4. 专业：XX专业5. 毕业院校：XX学院6. 毕业时间：XXXX年XX月7. 档案转递去向：XXXX市XXXX区XXXX街道XXXX社区人才服务机构三、档案转递的相关手续1. 已与XXXX市XXXX区XXXX街道XXXX社区人才服务机构联系，确认档案转递手续。

2. 已准备好相关材料，包括本人身份证、户口簿、毕业证书、学位证书等。

3. 已向学院提交《毕业生档案转递申请表》。

四、档案转递的承诺1. 我保证所提交的档案转递申请材料真实、完整。

2. 我将积极配合学院完成档案转递手续。

3. 我承诺在档案转递过程中，不泄露任何个人信息。

五、请求学院领导审批鉴于以上情况，我恳请学院领导审批我的毕业生档案转递申请，并协助我完成档案转递手续。

在此，我衷心感谢学院领导对我的关心与支持！特此申请！申请人：XXX申请日期：XXXX年XX月XX日附件：1. 毕业生档案转递申请表2. 个人身份证复印件3. 户口簿复印件4. 毕业证书复印件5. 学位证书复印件敬请领导审批！此致敬礼！XXX学院XXXX年XX月XX日注：本模板仅供参考，具体内容可根据实际情况进行调整。

高中生毕业档案模板

山东省
姓名
刘香新
学籍号
09
科目
修习模块数
过程评
等级数
考试成绩等级数
获得学分
必
修
选
修
选
修
C
D
必修
选修
选修
必
修
选
修
选
修
A
B
C
D
A
B
C
D
A
B
C
D
语文
5
2
0
6
0
0
0
5
0
0
0
2
0
0
0
0
0
10
4
0
英语
5
3
0
7
0
0
0
5
0
0
0
3
0
0
0
0
0
10
5
0
数学
5
5
2
11
0
0
0
5
0
0
0
5
0
0
0
2
0
10
8
2
思想政治
4
0
0
3
0
0
山东省
（州）（市、区）学籍号：
姓名
性别
出生年月日
民族
政治面貌
籍贯
家庭
住址
入校时间
所学外语语种
学历
入高中前
学校类别
所在学校
担任过
何种职务
受过何种
奖励、处分
入团时间
成绩
升高中
政史
语文

二、本科毕业生人事档案材料要求【模板】

二、本科毕业生人事档案材料要求
1.材料内容
（1）高中阶段形成的材料
高中毕业生登记表；家庭情况调查表；团员材料；高考志愿卡；高考体检表；其它材料。

（2）大学阶段形成的材料
**大学学生登记表、**大学新生入学资格审查表、入校体检表、奖惩材料、党团员材料、高校毕业生登记表、学籍卡、就业通知单、离校体检表、毕业生鉴定表、其它材料(实习协议、实习通知)。

2、注意事项
1．各院系在整理分装毕业生人事档案时，要认真负责，杜绝错装和遗漏材料。

填写粘贴单时，字迹要工整，地址不能简化和省略，不清楚的地方要及时与档案馆学生档案室联系。

2．档案袋封面目录必须用钢笔填写。

3．高等学校毕业生登记表中须贴近期一寸冠彩色照片一张，表中所填写的学号应与学籍卡上的学号一致，院系意见一栏填写：经审查以上内容属实并加盖院系党委公章，学校一栏填写：政审合格，准予毕业，加盖学校党委学工部公章。

4．毕业生成绩单须有填表人签字、加盖院、系领导印章及院系公章。

5．毕业生离校后，请院系在五日内将全部毕业生人事档案送至学校档案馆学生档案室（包括缓发、退学等档案），以便统一转递、保存。

《归档文件整理规则》2015

国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知2015-11-16档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）（代替DA/T 22—2000）经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016年6月1日起实施。

归档文件整理规则1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。

其他门类档案可以参照执行。

企业单位有其他特殊规定的，从其规定。

2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3.1 归档文件archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

3.2 整理arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

3.3 件item归档文件的整理单位。

3.4 档号archival code在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

4 整理原则4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

2015届毕业生人事档案归档迁移工作流程及应注意事项

2015届毕业生人事档案归档迁移工作流程及应注意事项各学院：毕业生人事档案归档迁移工作即将开始，为顺利完成毕业生档案材料的整理、归档和迁移工作，结合档案馆在整理转递2013、2014届毕业生档案过程中所遇到的问题，现将学生档案迁移工作流程总结如下，希望各学院按此流程开展学生档案迁移的各项工作，以免给毕业生带来不便。

工作流程及应注意事项总结如下：一、工作流程完成材料的整理、初次装袋和移交→配合档案馆完成二次装袋→提交《大学生档案邮政特快专递交寄明细单》及《未能按时毕业学生基本情况表》（一）到档案馆领取档案袋，完成材料的整理、初次装袋和移交1、归档范围（1）毕业生材料：包括学生入学登记表、成绩单、高等学校毕业生登记表、普通高等学校毕业生就业通知书（存根），学位授予通知书、论文答辩情况表等；（2）奖惩材料：获得院、校级及以上的奖励审批材料；违反校规、校纪，触犯国家法律等行为被处理的各类处分材料（警告、严重警告、记过、留校察看和开除学籍）；（3）组织发展材料：加入中国共产党、共青团（入党、入团志愿书、申请书、自传、转正申请书）或民主党派的相应申请及组织审批材料；（4）学籍变动材料：转专业、休学、退学、复学、转学、入伍、出境或死亡等原因引起的学籍变动材料；（5）其他供组织人事部门参考的应归档材料。

2、初次装袋、移交（1）本、专科毕业生应归档毕业生材料整理→到档案馆领取《云南师范大学学生档案袋》→将打印、剪裁好的《学生基本情况简表》贴在所领取的学生档案袋上（该表请准备一式两份，一份张贴档案内袋，另一份张贴档案外袋左下角）→将所有学院形成的应归档材料装袋、在档案袋上标清“份数”（没有的材料在“份数”栏内划“\”）→填写、打印《大学生档案邮政特快专递交寄明细单》一式二份→以班级为单位捆绑后移交档案馆→档案馆签收。

（2）毕业研究生按照研究生部相关要求完成材料整理→填写、打印《大学生档案邮政特快专递交寄明细单》一式二份→以班级、专业为单位捆绑后移交档案馆→档案馆签收。