关于印发合同管理办法的通知

****股份有限公司文件

字[2012]08号

关于印发《合同管理办法》的通知

公司各部门、单位：

为明确公司重大经济合同管理流程，规范合同管理，特制定公司《合同管理办法》，请各单位、部门遵照执行。

特此通知。

***股份有限公司

二O一二年六月二十四日

主题词：合同管理通知

***股份有限公司办公室二O一二年六月二十四日印

共印5份

***股份有限公司

合同管理办法

为规范公司各类合同的签订、审批、合同档案管理、合同履行等行为，加强合同管理，严肃公司管理制度，维护公司的合法权益，特制订本办法。

第一节适用范围

本办法所定义的合同包括：以本公司名义对外签署的经营性委托书、合作意向书、合作协议、建筑施工合同、补偿协议、销售合同、租赁合同、买卖合同、咨询合同、保密协议、业务承诺书、确认书、担保书、招投标文件，与合同有关的补充协议、会议纪要、决定等其他有效文件。本定义不包括员工劳动合同。

本办法定义的公司包括：***股份有限公司本部及各分、子公司。

第二节合同的谈判

（一）授权

本公司谈判人员代表我方参加谈判，应取得公司董事长相应的授权，并在授权范围内行使职权；被授权人员谈判取得结果后，应将谈判情况书面报告公司，经审核流程、公司董事长签批后，被授权签订正式合同。

（二）公司利益

在合法的基础上，必须保证公司的利益，不得以任何形式损害公司的利益。

（三）谈判代表

合同谈判必须有公司相关人员二人或二人以上（其中必须有专业技术人员），方能进行谈判；谈判前参加谈判人员应在负责主谈人员主持下，统一意见，各自做好相应准备工作。主谈人员对谈判负责，并应遵守上述（一）、（二）原则。公司其他谈判人员有维护公司利益的权利和义务。

第三节合同联审制度

公司合同的审批流程原则上适用“三核一批”原则，即业务部门（或分、子公司）、法律顾问、财务部门书面审核，公司董事长签批后由法人代表或授权负责人签订（附表一、附表三）。第四节业务部门（分、子公司）审核

（一）首先由合同经办人员，向部门负责人（或分、子公司总经理）提交合同签订的参考资料，资料应包括：合同签订依据，合同价格依据、合同草案包括附件等；部门（或分、子公司）对项目合同具体条款约定、风险控制措施等进行会审评估。部门负责人（或分、子公司总经理）根据公司的授权，在授权范围内对合同进行审核（分、子公司组织合同会审），并签署审核意见（附表二）；

（二）部门负责人（或分、子公司会审）审核同意的，合同则进入法律审核流转程序；反之经办人按部门（或公子公司主管领导）要求进行相关的处理；

（三）合同进入法律审核程序的，经办人员应将合同草案和相关附件移送法律顾问，同时与法律顾问交换意见,办理相关的登记手续；

（四）合同内容、文字包括资料应确保准确，完整；

（五）部门（分、子公司）审批期限原则上为三个工作日以内。特殊情况的具体审批期限按董事长要求执行。

第五节法务审核

（一）法律顾问按照公司的授权，审核部门（或分、子公司）提交的合同；

（二）审核期限一般为三个工作日，部门（或分、子公司）有特殊要求的，根据实际情况有效处理；

（三）合同需法律顾问修改的，期限根据合同实际情况一般为三至五个工作日；特殊情况经沟通后确定；

（四）法律顾问审核合同依据：国家法律规范，包括法律、法规、规章、政策；公司有关规章制度，包括公司制度、公司有效文件、公司会议决定和纪要、公司负责人审批决定、公司招投标有效文件；相关部门指示，包括主管行政部门，控股公司等对公司的指导文件和要求；公司已签署的框架合同；公司规定的其他依据；法律文书和企业法律文书的基本构成和要求等；

（五）审核内容：依据上述合同审核依据，审核合同要素的准确性，完整性，并提出法律审核建议。

第六节财务负责人审核

公司财务负责人依据公司有关授权和公司有关规定对合同进行审核。审核财务风险主要是评价合同的资金调拨、付款条件和财务费用。

1、评价付款条件：对于销售合同，根据对方的信用等级评价合同的付款条件，可以有效的降低企业的财务风险；对于采购合同，采用有利的付款条件，可以降低企业的资金成本，并提高公司的资金周转率。因此，财务部门必须审核合同的付款条件，并提出审核意见。

2、评价合同的资金调拨：财务部门需要根据公司的资金状况对合同的资金调拨提出建议，使合同执行中资金的流入、流出满足公司整体的资金计划安排。

3、评价合同的赢利性：以贷款方式支付合同货款或其它费用时，必须考虑资金成本，从财务角度对合同的赢利性进行预测。因此，财务部门必须在考虑了财务费用的基础上，对合同的盈亏进行预测，从财务角度提出合同赢利性的意见。

4、评价税务风险的规辟和票据的开具：规范、完善合同中与税务、票据开具相关的具体条款，规避企业风险。

第七节合同签批

财务部门完成审核后，将合同所有资料包括本部门认为应提交的资料移送公司董事长审批，进入合同审批决定环节。

合同签批由公司董事长负责签批决定。公司承接工程、销售产品、提供技术服务等项目，合同标的20万元以上由经营班子会议决定，董事长签批；合同标的20万元（含50万）以下，董事长签批决定。

第八节合同的签署

（一）合同签字，合同应按公司相关授权由公司法定代表人或经其正式授权的代表签署，注明签字日期；

（二）合同签字后，合同资料移交公司办公室，合同加盖公司合同章，由公司办公室办理；合同需加盖公司法人章的，办公室凭合同审核意见和公司签批意见，到财务部盖章；

（三）合同的签署、变更、终止（中止）一般统一由公司办公室负责办理，程序参照本办法执行。

第九节合同的档案管理

（一）一般情况，公司保留合同原件两份，一份由财务部门随合同联审单第一联留存，另一份交经办部门随卷保存；

（二）合同履行完毕的，依据公司的档案管理规定办理，按年份将合同移交公司办公室（档案管理部门）。

第十节本办法自颁发之日起生效。

附表：一、合同审批流程表

二、业务部门（分、子公司）合同会审表

三、重大经济合同审批表

附件一：